Falta de compreensão do processo é a principal razão para os “flops” da RPA
Como evitar os fracassos da RPA e como obter uma melhor compreensão do processo através da mineração de processo?
A compreensão dos processos empresariais é mais importante do que nunca para o seu funcionamento eficiente, especialmente em tempos de crise. Um olhar sobre a utilização de tecnologias inovadoras, tais como a mineração de processos, fornece uma visão sobre o valor acrescentado que contribuem para melhorar os processos. E também revela onde as organizações estabelecem prioridades neste processo, onde vêem desafios, e quais são os benefícios.
Em muitas empresas, os processos não funcionam como inicialmente previsto. Pode-se comparar isto com as calçadas ou trilhos que se encontram nos parques públicos, por exemplo. De vez em quando, as pessoas gostam de os utilizar em vez do caminho oficialmente designado – para tomar um atalho ou porque é mais agradável caminhar sobre relva macia do que sobre asfalto. O mesmo se passa com os processos empresariais. Os gestores nem sempre estão conscientes de que os processos definidos muitas vezes não são executados exactamente de acordo com as etapas definidas. Embora na Alemanha, em particular, as regras sejam geralmente seguidas, há sempre excepções em que os empregados se desviam de processos pré-definidos, seja porque são demasiado complexos ou porque precisam de ser adaptados ao cliente.
Segundo um estudo, mais de metade das empresas na Alemanha já estão a utilizar tecnologia para compreender exactamente como são executados os seus processos empresariais. Estão agora cada vez mais conscientes do valor acrescentado da prospecção de processos. Outro quarto dos decisores inquiridos disse que planeia utilizar tecnologias de mineração de processo no futuro. No entanto, de acordo com o estudo, a Alemanha ainda está a ocupar um lugar secundário numa comparação internacional quando se trata da utilização de tecnologias inovadoras como estas. Este é um triste resultado, tendo em conta que a compreensão dos processos empresariais é considerada o principal factor de sucesso dos projectos de automatização nas empresas. Isto porque as tecnologias de mineração de processo são capazes de analisar como funcionam os processos, bem como como se comportam. Como resultado, as empresas adquirem conhecimentos mais profundos para melhorar os seus processos. Além disso, outro benefício empresarial é que as tecnologias de mineração de processo fornecem informação em tempo real sobre o desempenho dos processos e emitem alertas quando as regras do processo não estão a ser seguidas. Ajudam também a resolver problemas automaticamente.
As empresas vêem a RPA como um acelerador de negócios
Está também a tornar-se evidente que a automação de processos robóticos (RPA) está a ser utilizada cada vez mais frequentemente nas empresas. Quase dois terços das empresas na Alemanha já estão a utilizar a RPA ou tencionam fazê-lo nos próximos 12 meses. Os decisores vêem a RPA não só como um meio para tarefas simples e administrativas, mas estão cada vez mais a reconhecer o valor que a RPA contribui para melhorar até mesmo as funções críticas das empresas. Estas incluem, em particular, a melhoria da experiência do cliente, bem como na gestão de serviços de TI e planeamento financeiro. Os líderes empresariais estão também a recorrer às integrações de RPA para casos de utilização empresarial cada vez mais complicados, o que requer tecnologias complementares muito mais inteligentes para executar com sucesso os projectos.
O facto é que uma forte compreensão dos processos empresariais é essencial para as iniciativas de automatização. Isto também é sublinhado por dados empíricos anteriores de processos que já foram automatizados. Foi demonstrado que uma compreensão abrangente dos processos que foram automatizados na sua empresa formaram o principal factor de sucesso para a implementação de iniciativas de RPA.
Como ocorrem os “flops” da RPA? – Processos de compreensão
Mas e o inverso? O que faz com que os projectos da RPA falhem? Por exemplo, um flop RPA pode ser um processo automatizado que acaba por exigir um nível de intervenção humana superior ao originalmente planeado – o próprio objectivo da automatização robótica é evitar que as pessoas sejam sobrecarregadas com tarefas de rotina sem sentido, tais como a correcção de etapas de processo que correm mal. Assim, para evitar um tal fracasso, é antes de mais importante que as empresas obtenham apoio suficiente do seu fornecedor de RPA. Se isto faltar, o sucesso da RPA não é garantia. Outra razão para falhas na utilização de RPA são processos muito complexos e enormemente variáveis. Isto, naturalmente, torna a automatização mais difícil. Além disso, algumas empresas admitem que o aconselhamento externo, que as empresas gostam de trazer, se revela menos útil do que o desejado.
Isto torna ainda mais importante que as empresas não comecem cegamente na jornada da transformação digital e só comecem onde as iniciativas de automação também conduzam ao sucesso, a fim de evitar desapontamentos. Isto significa que, como primeiro passo, devem compreender como funcionam os processos e quais os processos que podem ser automatizados. Com tecnologias inovadoras de mineração de processos, as empresas podem identificar o potencial de automatização de processos empresariais e dar prioridade àqueles com o maior potencial de retorno do investimento. As ferramentas de inteligência de processos são indispensáveis para fornecer às empresas uma visão geral precisa em tempo real dos seus processos e mostrar quais estão a funcionar sem problemas e, mais importante ainda, quais não estão a funcionar correctamente e a criar estrangulamentos. Só com o nível necessário de conhecimento do processo é que as iniciativas de automatização serão bem sucedidas. As tecnologias de processo estão assim a tornar-se uma obrigação, uma vez que podem efectivamente impulsionar a transformação digital nas empresas alemãs.
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