RPA – Robotic Process Automation – aber wozu?

Software-Roboter helfen bei monotonen und nervigen Tätigkeiten

Haben Sie schon öfter Daten aus mehreren Excel-Sheets oder PDF – Dateien in eine andere Anwendung übertragen und das mehrmals täglich? Oder müssen Sie Bestellungen aus eingehenden E-Mails regelmäßig in ein Warenwirtschaftssystem übertragen? Wenn Sie diese Tätigkeiten kennen, dann haben Sie nur einen Wunsch. Sie möchten diese zeitraubende Arbeit minimieren oder abgeben. Sie ahnen jetzt, was RPA bedeutet: die automatisierte Ausführung dieser (nervigen) Tätigkeit durch einen Software-Roboter.

Rototic Process Automation (RPA) erklärt

Vernichten die Roboter wirklich Arbeitsplätze? – Wenn ein Software-Roboter sich ständig wiederholende Arbeiten ausführt, dann hat das vor allem einen sehr großen Vorteil: Die Anfälligkeit für Übertragungsfehler sinkt deutlich. Denn ein Roboter lässt sich nicht aus der Ruhe bringen oder verwirren, bspw. durch den Anruf eines Kunden oder Fragen aus dem Kollegium.

Verlorene Zeit beim händischen Übertragen von Daten

Ein geläufiges Beispiel aus der Alltagspraxis in einem Unternehmen: Dort kommen täglich mehr als 50 Bestellungen per E-Mail mit angehängter Bestellung im pdf-Format an. Das Übertragen der Bestellungen in das Warenwirtschaftssystem führt die Vertriebsabteilung in klassischer Manier noch händisch durch. 5 bis 8 Minuten dauert es etwa pro Bestellung.

Ein Werkzeug, das diese Arbeit übernimmt, ist ein RPA Bot mit Künstlicher Intelligenz (KI). Damit werden in der Regel 70-90% der ankommenden Bestellungen automatisch in die Warenwirtschaft eingepflegt und, falls gewünscht, auch gleich die Auftragsbestätigungen verschickt.

Die Vorteile, wenn man solch einen Software-Roboter einsetzt

Der RPA Bot ist ein fleißiger Helfer. Und so vergeuden Ihre Mitarbeiter jetzt viel weniger Zeit mit dem händischen Einpflegen von Daten. Stattdessen haben sie deutlich mehr Zeit, sich ihrer eigentlichen Aufgabe zu widmen, also z. Bsp. dem Vertrieb und damit den Unternehmenszielen. Die positive Folgewirkung außerdem: Mitarbeitende und Geschäftsleitung spüren eine größere Zufriedenheit. Und hinzukommt: Die Fokussierung auf die eigentliche Arbeit führt zu einer Wertsteigerung des Unternehmens.

Damit werden diese automatisierten Prozesse zu erprobten und sehr wirksamen Teilen Ihrer Wertschöpfungskette.

Sinnhaftes Arbeiten führt zu Zufriedenheit

Studien haben ergeben, dass wir Menschen in unserer täglichen Arbeit einen Sinn suchen. Deshalb appelliere ich aus meiner Berufserfahrung heraus dazu, sinnbefreite Arbeiten schnell zu automatisieren. In Vorträgen nutze ich dazu gerne dieses Bild: Vor vier Jahrzehnten hielten Roboter Einzug in die Fertigung produzierender Unternehmen als Ersatz menschlicher Arbeit. Sie ersetzten monotone und repetitive Tätigkeiten. Gleichzeitig erhöhten sie die Qualität der Arbeit.

Wer den Film „Moderne Zeiten“ von und mit Charlie Chaplin kennt, der weiß, was ich meine. Bereits Chaplin führte vor rund 90 Jahren vor, wie existenziell wichtig damals schon – in der zweiten Industrialisierungswelle der 1930er Jahre – die sinnvolle und befriedigende Arbeit für Menschen ist.

Faktencheck: Entscheidung für RPA

Softwareroboter können all jene Arbeiten sinnvoll lösen, die für Menschen einfach und repetitiv sind. Haben Sie diese Arbeitsprozesse identifiziert, können Sie den Einsatz von RPA überprüfen.

Die kostspieligen, händisch durchgeführten Eingabezeiten in unserem oberen Beispiel lassen sich im wahrsten Sinne des Wortes dematerialisieren. Die eingesparte Arbeitszeit lässt sich jetzt verwerten, sei es in Einsparungen oder im Aufbau serviceorientierter Tätigkeiten. So könnte die freigewordene Arbeitszeit für Cross-Selling oder für die Akquise neuer Kunden genutzt werden.

Zusammengefasst:

RPA, also Software-Roboter, egal ob mit oder ohne KI, dienen dazu, Mitarbeitende zu entlasten. Sie sorgen für ein qualitativ besseres Gesamtergebnis und sind ein Erfolgsrezept.

Die Einsatzschwelle – erstaunlich niedrig

Eine Faustformel besagt, dass RPA dann Sinn macht, wenn sich täglich 4 menschliche Arbeitsstunden einsparen lassen.
RPA-Tools sind kostenpflichtig in unterschiedlichen Lizenzmodellen. Wichtig ist es, die Amortisierungs-Laufzeit für das eigene Unternehmen festzulegen! Wichtig zu wissen ist aber auch, dass eine Lizenz nicht selten für weitere Anwendungsgebiete genutzt werden kann, z. B. im Bereich HR, um die diversen Zugänge anzulegen. Dies sollten Sie bei Ihrer Auswahl für ein passendes Tool berücksichtigen.

Also kommt die Frage: Ist RPA nur etwas für Experten der IT?

Klare Antwort: Nein, IT-Kenntnisse sind nicht erforderlich.
Oft wird befürchtet, dass die Einrichtung solcher Techniken sehr zeitintensiv und komplex ist. Das ist meistens ein Trugschluss. Benötigt werden in der Regel ein paar Stunden bis zu 3 Tage, um einen Prozess komplett zu automatisieren. RPA ist kein Hexenwerk, sondern nur eine Aufzeichnung von Arbeitsabläufen mit den entsprechenden Anweisungen, diese Abläufe zu simulieren.

Verständnis von Prozessabläufen

Normalerweise sind keine Programmierkenntnisse notwendig. Wichtig ist vor allem ein Prozessverständnis.

Es ist wichtig, EDV-basierende Prozesse nachvollziehen zu können und deren Auswirkungen zu kennen. Ganz nebenbei werden Optimierungsmöglichkeiten von Verzögerungen in Prozessen erkannt und, in Bezug auf die Möglichkeiten von RPA-Technologien, die repetitive Tätigkeiten freigelegt, die von einem Softwaretool übernommen werden können.

RPA Tools verfügen bspw. über Recorder, die menschliche Arbeitsabläufe aufzeichnen. Deshalb sind in der Regel die Arbeitskräfte gefragt, ihre Arbeiten aufzuzeigen, welche dann auf Automatisierung geprüft werden müssen. Die aufgezeichneten Arbeitsabläufe bilden die Grundlage für die virtuellen Roboter: Diese wiederholen nur die Tätigkeiten, die Menschen ihnen vorgemacht haben.

Natürlich gibt es auch Plausibilitätsprüfungen und Ausstiegspunkte, in welchen Fehler oder nicht abgedeckte Prozesse von Menschen manuell geprüft und korrigiert werden können.

Fazit zu RPA

  • RPA ist eine preiswerte und sehr geschmeidige Alternative zu kostenintensiven und im Endeffekt starren Schnittstellen.
  • Medienbrüche zwischen Anwendungen und auch Betriebssystemen können damit verlässlich und wirksam umgangen werden.
  • Gerade in Zeiten des technologischen Fortschritts können RPA-Lösungen dauerhaft enorme Kosten und Zeiten einsparen.
  • RPA ist eine Erfolgsformel, um die Produktivität in einem Unternehmen verlässlich zu steigern.
  • Die Zufriedenheit von Mitarbeitenden verbessert sich, da repetitive und unangenehme Arbeiten verringert werden.
  • Oft werden neue Kapazitäten freigesetzt und neue Aufgaben können übernommen werden.
  • RPA ist keine Wunderwaffe, aber ein probates Mittel, schnell und einfach System- und Medienbrüche automatisiert und pragmatisch zu überwinden. Und dies in Kombination mit einer – manchmal sogar immensen – Kostensenkung.

 

Autor: Gerhard Krumm (Xing)

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