5 pontos para trabalho focalizado em equipas remotas

Em 2016, a palavra “transformação digital” tornou-se uma das palavras mais utilizadas. Muitos apelidaram-na de “palavra do ano”. Desde então, parecia haver quase um cansaço em torno da digitalização nas organizações e entre os funcionários. Inovação, mudança, novo trabalho – palavras-chave da habituação? 

Mas hoje em dia, em Corona, apercebemo-nos mais uma vez: as palavras-chave são importantes motores de movimentos que não estão sem razão. Por vezes, podemos não ver os efeitos imediatamente. No entanto, não devemos simplesmente pô-los de lado porque o negócio actual do dia-a-dia é mais importante. Leia no artigo como a incerteza se torna virtude.

O fim do sorriso longe do Home Office & Co.

Quando se trata de abordagens inovadoras ao trabalho colaborativo, é actualmente surpreendente se as ferramentas apropriadas para reuniões em linha estão disponíveis, se o acesso à Internet por marcação também funciona a partir de um PC empresarial e se a equipa acordou modos de colaboração digital. São as pequenas coisas desde a ligação telefónica até ao início do trabalho digital no escritório em casa que estão agora a ser testadas. As questões de falta de tempo para a instalação e acordo já não são relevantes. Da mesma forma, ninguém está actualmente interessado em saber se o escritório em casa ou o trabalho à distância foi cansado há apenas algumas semanas. Mas longe do passado para as hipóteses do estado real.

Como trabalhamos de uma forma focalizada e colaborativa através dos meios digitais?

1. Respeito pelo tempo dos outros

Quem não o sabe? A reunião está prestes a começar e está sentado em frente ao computador pronto a marcar. Mas não tem de ser o mesmo do outro lado. Todos os anos, até 37 mil milhões de dólares em custos de oportunidade são incorridos nos EUA porque as reuniões começam demasiado tarde (Rogelberg et al., 2013). Perde-se, assim, tempo e recursos valiosos. O tempo não é apenas perdido por aqueles que fazem as pessoas esperar, mas também por todos aqueles que esperam. Os passos importantes para ganhar este tempo, especialmente em reuniões digitais, podem ser

• Verificar 30 minutos antes do início da reunião qual o instrumento de conferência que será utilizado para a reunião. Descarregar e instalar a ferramenta, se necessário, e ligar por razões de segurança.
• Actualize o seu software regularmente.
• Em caso de incerteza, contactar o departamento de TI da empresa para assegurar um início sem problemas da reunião.

2. Início da reunião focalizada

Numa reunião em linha aplicam-se regras semelhantes às de qualquer outra reunião. Mas muitas vezes as reuniões digitais são mais extenuantes do que as reuniões reais. Isto torna ainda mais importante uma estrutura clara, um moderador e um acordo sobre o objectivo da reunião. Dicas para um início bem sucedido da reunião:

• Permitir um minuto silencioso de chegada no início da reunião, durante o qual todos mudam para “Mudo”. Incentivar os participantes a chegar completamente à reunião nesta acta e fechar as janelas do navegador que não sejam relevantes para a reunião. Isto aumenta tremendamente o foco da reunião.
• Como facilitador*, partilhar uma agenda e acordar um objectivo comum com os participantes*.
• Clarificar também a documentação dos resultados.

3. utilizar ferramentas de colaboração digital

Scrums diários, reuniões de stand-up matinais, Kanban e muito mais tornaram-se uma rotina diária para muitas empresas. A visualização de projectos, objectivos e progresso facilita a colaboração e agilidade do pessoal do projecto. As vantagens destes métodos não têm de ser ignoradas nas reuniões digitais. Pelo contrário: facilitam a coordenação e o registo dos resultados desenvolvidos em conjunto.

• Ferramentas de gestão de projectos como Asana e Co. podem ser facilmente partilhados através do ecrã do moderador, permitindo-lhe registar as próximas etapas do projecto e as tarefas acordadas em coordenação.
• Miro oferece modelos úteis para Scrum Boards, Ideation Boards, Business Model Canvases, etc. Ao mesmo tempo, vários utilizadores podem marcar no quadro ao mesmo tempo no Miro através da aplicação desktop e da aplicação e assim trabalhar em conjunto em colaboração. Não há mais limites para o pensamento do design digital.
• Zoom, Hangouts e muitos outros fornecedores estão actualmente a actualizar as suas ofertas. Informe-se aqui sobre as novas possibilidades constantes de colaboração digital.

4. Menos é mais

Todas estas formas facilitam a condução de reuniões orientadas para objectivos e focalizadas. Mas as reuniões – sejam elas digitais ou reais – custam tempo e energia. A situação actual é também uma oportunidade para cada indivíduo olhar conscientemente para o calendário e considerar quais as reuniões a que realmente precisa de assistir.

• Concentre-se no essencial e cancele as reuniões para as quais já sabe antecipadamente que não pode dar um contributo valioso.
• Em vez de grandes rondas digitais, sugerir diálogos em pares, se possível. Desta forma, pode reduzir a frequência das reuniões juntamente com os seus colegas*.
• Como consequência da digitalização, estamos agora a utilizar cada vez mais canais, o que leva à confusão e sobrecarga. A clareza sobre os canais importantes e menos importantes reduz a “pressão de desempenho” de ter de responder imediatamente a todas as mensagens.

5. atenção digital? – Sim, claro!

A incerteza e os medos estão muito presentes hoje em dia. Os meios de comunicação e a 1.000ª representação de uma curva que se vai tornar mais plana exageram o nosso sistema. Ao mesmo tempo, a atenção e a consciência estão a tornar-se mais importantes do que nunca. A atenção pode expressar-se a muitos níveis:

• Individual: Faça uma pausa durante o dia de vez em quando para inspirar e expirar conscientemente e profundamente. É melhor sair para o ar fresco. Isto revigora o corpo e a mente e é bom para as vias respiratórias. É também uma forma fácil de se distanciar do fluxo de notícias.
• Juntos: Pergunte aos seus companheiros de equipa* com atenção e conscientemente como se estão a sair. Isto também pode ser bem feito através de canais digitais. E esclarecer como uma equipa como lidar com a situação noticiosa actual, de modo a que se possa perceber conjuntamente a incerteza mas não a transformar em pânico.
• Todos: Dêem espaço para o optimismo na equipa e no resto da organização. O riso é bom para a alma e fortalece o sistema imunitário!

Em resumo, a agitação actual pode também desenvolver um grande poder nas organizações. A colaboração consciente e atenta – digital ou real – é essencial no novo mundo do trabalho. Através da apreciação do tempo e da união, concentrando-se no essencial e na clareza na colaboração, os projectos podem agora tornar-se possíveis que nunca teria visto antes. Façamos juntos uma virtude a partir da incerteza.

Muita alegria e optimismo no crescimento em conjunto.

Dr. Martina Weifenbach

Dr. Martina Dopfer verknüpft digitale Innovation, Entrepreneurship und Achtsamkeit. Ihre Promotion (Universität St. Gallen, UC Berkeley) handelte von Geschäftsmodellinnovationen. Die Neurowissenschaft ergänzt ihren Zugang zu Change – wichtig bei der Gestaltung von NewWork. Sie ist Autorin von “Achtsamkeit und Innovation in integrierten Organisationen”, Speaker, Coach und Gründerin von myndway: Bietet achtsamen und digitale Trainings für Unternehmen.