Guia para a digitalização para decisores – Mais clareza na prática

Para quem é escrito este artigo?

É um decisor numa empresa de serviços, por exemplo, na indústria da construção ou na indústria das telecomunicações, e está encarregado da implementação de um projecto de digitalização. E quer implementar o seu projecto da melhor forma possível. Este artigo destina-se a dar-lhe uma visão global das tarefas em que precisa de trabalhar nas respectivas fases e das informações que precisa de fornecer para que as coisas funcionem “sem problemas” durante a implementação.

Vou estruturar especificamente os meus artigos ao longo das fases de digitalização. Os exemplos práticos provêm sempre da minha prática de consultoria.

Este artigo é também escrito para profissionais. Mencionarei os quadros teóricos, mas resume-se sempre à aplicação correcta, razão pela qual me oriento para a utilização prática dos quadros. Mais uma coisa sobre o tom deste artigo: não penso muito em “soft-pedalling”, mas também não penso muito numa atitude arrogante de olhar para baixo. O artigo é escrito directamente e não embelezado. Nada é brilhante e nada é exagerado. Quem quiser abordar a digitalização com uma abordagem pragmática e prática está no sítio certo!

O início da digitalização

E aqui estamos nós já no ponto de partida da digitalização. Há duas coisas que precisam de ser consideradas aqui:

1. Basta começar a digitalizar.
2. É preciso definir a digitalização por si próprio.

Re 1. basta iniciar a digitalização.

O início da digitalização não é espectacular. Precisa de uma coisa: a sua decisão. E a sua decisão é uma decisão séria. A sério, porque com esta decisão ajuda-se conscientemente a decidir algumas coisas:

1. A digitalização está a abrir caminho para a sua empresa. Quer transformar digitalmente a sua empresa. Desde uma empresa de sucesso que trabalha com ferramentas analógicas até uma empresa inovadora que trabalha com as ferramentas mais recentes e pode fornecer aos seus clientes produtos e serviços diferentes ou adicionais no futuro. Aqui, a digitalização é o primeiro passo.
2. O ponto 1 implica que se proporcione um espaço para a digitalização. Espaço significa que, no futuro, se dá a cada pensamento empresarial um espaço pequeno e livre e se coloca ali um pensamento digital. Soa abstracto? Talvez. Pode realmente fazer isso na prática? Se quiser, SIM! Em todo o lado se ouve ou lê a palavra “mentalidade digital” nos meios de comunicação e na literatura profissional; é isso que ela significa.
3. Com espaço, deverá fornecer mais recursos. Estou a falar de dinheiro para investimentos em software, hardware e em pessoas. Apresentarei como se calculam os investimentos para a digitalização numa das próximas publicações no blogue.
4. As pessoas são o seu recurso mais importante na digitalização. Poderá escrever isso no seu website ou nas suas brochuras. Só agora depende se é a sério. As pessoas em projectos de digitalização precisam de apoio, não só dos superiores, mas de todos os colegas. Porque um novo mundo está a afundar-se sobre estas pessoas. A maioria dos empregados dos meus clientes não experimentou ou lidou com tantas influências e impressões novas, informação a ser processada ou trabalho básico durante muito tempo.
5. O que ninguém lhe diz é: tem de se separar de um monte de pessoas e coisas. Afinal, a digitalização separa o trigo do joio e actua como uma cura de renovação. Módulos de software antigos, riscos, dependências, dados mestres errados, processos errados, mas também empregados que não querem alinhar com a mudança. No caso desta última, porém, a digitalização nunca é a razão para desistir, mas geralmente o efeito. Uma explicação disto seguir-se-á também numa das próximas entradas do blogue.

Até agora, tudo bem. O início está feito. Foi tomada uma decisão, a sua decisão. Passemos ao segundo ponto.

Tem de definir a digitalização por si próprio

Aqui estão duas definições que pude encontrar sobre digitalização:

“A digitalização de uma empresa pode ser orientada para o futuro, por exemplo, quando os processos empresariais são digitalizados a fim de reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar a produtividade. Um maior desafio da digitalização, contudo, é a exigência das empresas de inovar em conjunto com o desenvolvimento de produtos e/ou serviços, a fim de aumentar as vendas e ganhar quota de mercado a longo prazo”. [Kofler, T., Das digitale Unternehmen – systematische Vorgehensweise zur zielgerichteten Digitalisierung, 2018, Springer-Verlag GmbH Alemanha].

“A digitalização […] em si mesma é apenas o processo de pressionar meios analógicos em bits e bytes (ou outras formas de 0 e 1, tais como sinais de fumo). Este mero mapeamento da informação numa versão 0 e 1 é, por conseguinte, denominado “digitalização”. [Talin, B., Digitalisation Vs. Digital Transformation – Difference And Definition, 2021].

E isto ajuda-o a implementar a digitalização na sua empresa?

Foi o que eu pensei. As definições não estão, portanto, erradas. Mas: a digitalização já não precisa de ser explicada, mas a sua implementação sim.

E isso leva-nos à questão: “Como posso digitalizar a minha empresa?

Assim, o trabalho que precisa de ser feito em primeiro lugar é a elaboração da sua definição de digitalização. Algumas pessoas também falam sobre a elaboração de uma estratégia digital. Mais uma vez, há muitas definições diferentes na prática. Mas o início da transformação digital começa com a digitalização dos processos empresariais.

Porquê?

Se uma empresa está em vias de enfrentar a transformação digital, a posição de partida deve ser tida em conta. Em muitos casos que conheço da prática, a última grande digitalização foi há várias décadas atrás. É isso mesmo. Foi quase sempre por volta da viragem do milénio (alguns ainda a conhecerão como a mudança de milénio ou de milénio, ou seja, por volta do ano 2000) quando o SAP foi introduzido como um sistema ERP. Depois disso, não aconteceu muito em termos da utilização de ferramentas de software. O crescimento da empresa foi rápido, multiplicaram-se os números de empregados e de rotatividade, mas as ferramentas permaneceram as mesmas. Os complexos ficheiros Excel ou bases de dados Access têm caracterizado o trabalho quotidiano desde então.

Assim, a digitalização começa com os processos empresariais. E aí não se começa com qualquer processo, mas com os processos que são mais importantes para a criação de valor. Isto resulta nos seguintes efeitos:

1. É criada uma plataforma na empresa como base para o desenvolvimento futuro
2. A qualidade dos dados é melhorada a médio prazo através de limpeza e centralização na maior medida possível (é sobretudo lixo!)
3. A normalização do processo pode finalmente ter lugar
4. A comunicação com clientes, fornecedores e subempreiteiros pode ser significativamente melhorada
5. Novos dados podem agora ser recolhidos
6. Surge a possibilidade de oferecer novos produtos e serviços

Digitalização da gestão de encomendas para empresas de serviços

Para as empresas de serviços, este processo é o processo de gestão de encomendas. Aqui, a indústria dificilmente desempenha um papel. Uma encomenda passa pelas mesmas fases uma e outra vez:

1. Criação de encomenda com encomenda do cliente (a excepção pode ser operações de eliminação de falhas, aqui a encomenda técnica e comercial é normalmente colocada por acordo-quadro e a chamada chamada para um contingente de acordo-quadro também pode ter lugar após a eliminação de falhas). – a recolha de informação da encomenda do cliente e o “casamento” da informação com o mestre, equipamento e dados materiais existentes.
2. Preparação do trabalho – todas as medidas são aqui realizadas para que uma ordem de trabalho possa ser agendada e executada.
3. Agendamento – atribuição da ordem de trabalho a um empregado chamado “serviço de campo”. Estas são as pessoas que estão “lá fora” para as empresas de serviços e fazem o trabalho no local do cliente. Por outras palavras, as pessoas que geram o volume de negócios para a empresa e que criam e mantêm activamente valor. Estes empregados precisam de certas informações: sobre a encomenda, sobre o cliente, sobre equipamento e sistemas, sobre linhas, redes, etc. Eles também precisam de saber sobre o cliente. No final de uma execução, há sempre a mensagem de confirmação e conclusão de uma ordem.
4. Registo de serviços – os serviços que foram realizados são recolhidos num relatório. As dimensões e massas, preços, peças e metros lineares desempenham aqui um papel. Esta informação deve estar disponível e ser seleccionável num catálogo de serviços. Este relatório, por exemplo, chamado medição, é então enviado ao cliente com o pedido de aprovação.
5. Facturação – o pedido de facturação contém o serviço disponibilizado pelo cliente.
6. Conclusão da encomenda – esta fase parece bastante pouco espectacular e não é muitas vezes feita na prática. Aqui, todas as informações registadas durante a encomenda (tais como imagens, ficheiros, formulários, aprovações, etc.) devem ser guardadas de uma forma juridicamente segura. Afinal, normalmente não é apenas a administração fiscal que quer poder manter um registo dos serviços prestados durante dez anos. Em caso de litígio, outras autoridades, tais como os tribunais, devem também ser capazes de rastrear o que foi feito e o cuidado tomado no trabalho. As empresas de construção sabem isto demasiado bem, porque na indústria existe uma obrigação de garantia de construção de cinco anos para os construtores.
7. Arquivamento – é isso, a ordem pode agora ser arquivada. Mas como exactamente? Também aqui, deve ser decidido individualmente para cada tipo de documento como deve ser arquivado digitalmente. E de tal forma que já não pode ser alterado posteriormente.

Com esta lista, apenas risquei ligeiramente a superfície do processo de gestão de encomendas. Mas o suficiente para lhe dar uma ideia da complexidade que o espera se quiser digitalizá-la completamente.

Critérios para a definição individual de digitalização

A digitalização do processo de criação de valor mais importante é, portanto, uma forma de abordar a digitalização. A definição depende em grande medida destes factores:

• Situação inicial e recursos disponíveis (pessoal, know-how, orçamento, tempo, arquitectura do sistema informático, etc.)
• Alavancagem ou efeitos monetários (ROI)
• Estratégia de desenvolvimento de negócios/mercados
• Intensidade de mudança para a organização
• Ciclos de vida do produto
• Cultura de liderança
• Estrutura e relação de fornecedores
• Qualidade dos dados
• Estrutura das partes interessadas
• Tentativas passadas de digitalização

A lista pode não estar completa, por isso não hesite em contactar-me e comentar este artigo.

No entanto, já oferece muitas indicações facilmente verificáveis que pode incluir directamente nas suas considerações.

Isto permitir-lhe-á ter uma ideia num instante das possibilidades que deve procurar na digitalização e do que faz todo o sentido a partir dos critérios acima mencionados.

Conclusão

Uma vez feitas estas considerações e documentados e analisados os resultados resultantes, pode agora iniciar o seu primeiro projecto de digitalização em termos concretos. Se isto é o desenvolvimento de uma estratégia digital ou a digitalização dos seus processos empresariais é diferente em cada empresa. Algumas coisas podem certamente ser feitas em paralelo, se a) estiverem disponíveis recursos suficientes e b) todas as iniciativas forem orientadas para um objectivo estratégico comum. Se proceder desta forma, já é actualmente (a partir do Verão de 2021) melhor do que 80% dos concorrentes no seu mercado.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.