Guide de la numérisation pour les décideurs – Plus de clarté dans la pratique

Pour qui cet article est-il écrit ?

Vous êtes décideur dans une entreprise de services, par exemple dans le secteur de la construction ou des télécommunications, et vous vous voyez confier la mise en œuvre d’un projet de numérisation. Et vous souhaitez mettre en œuvre votre projet de manière optimale. Cet article a pour but de vous donner un aperçu complet des tâches que vous devez élaborer à chaque étape et des informations que vous devez fournir pour que la mise en œuvre se déroule « comme sur des roulettes ».

Je construirai mes articles en fonction des phases de la numérisation. Les exemples pratiques sont toujours tirés de ma pratique de conseil.

Cet article est en outre écrit pour les praticiens. Je citerai certes des cadres théoriques, mais il s’agit toujours d’une application correcte, c’est pourquoi je m’oriente vers une utilisation pratique des cadres. Une dernière chose concernant le ton de cet article : je n’aime pas la mièvrerie, mais je n’aime pas non plus une attitude arrogante et méprisante. L’article est écrit de manière directe et sans fioritures. Rien n’est enjolivé, rien n’est exagéré non plus. Toute personne qui souhaite aborder la numérisation avec une approche pragmatique et pratique est au bon endroit !

Démarrage de la numérisation

Et nous voilà déjà au point de départ de la numérisation. Deux choses sont à prendre en compte ici :

1. Vous devez simplement lancer la numérisation.
2. Vous devez définir la numérisation pour vous-même.

Concernant le point 1, vous devez simplement lancer la numérisation.

Le démarrage de la numérisation n’est pas spectaculaire. Il faut une chose : votre décision. Et une décision sérieuse. Sérieusement, parce qu’en prenant cette décision, vous participez consciemment à la décision de certaines choses :

1. La numérisation fait son entrée dans votre entreprise. Vous voulez transformer votre entreprise en numérique. Passer d’une entreprise florissante qui travaille avec des outils analogiques à une entreprise innovante qui utilise les outils les plus récents et qui pourra à l’avenir proposer à vos clients des produits et des services différents ou supplémentaires. Ici, la numérisation est la première étape.
2. Le point 1 implique que vous mettiez un espace à la disposition de la numérisation. Espace signifie qu’à l’avenir, vous accorderez à chaque idée d’entreprise un petit espace libre et que vous y placerez une idée numérique. Cela vous semble abstrait ? Peut-être. Pouvez-vous le faire dans la pratique ? Si vous le voulez, OUI ! Partout où vous pouvez entendre ou lire dans les médias et la littérature spécialisée le mot-clé « Digitales Mindset » ; c’est ce qu’on entend par là.
3. Avec l’espace, vous devriez mettre à disposition d’autres ressources. Je parle d’argent pour investir dans les logiciels, le matériel et les personnes. Je vous présenterai dans un prochain blog post la manière de calculer les investissements pour la numérisation.
4. Les personnes sont votre ressource la plus importante dans la numérisation. Vous l’écrivez peut-être sur votre site web ou dans vos brochures. Seulement maintenant, il s’agit de savoir si vous le pensez vraiment. Les personnes impliquées dans des projets de numérisation ont besoin d’être soutenues, et pas seulement par leurs supérieurs, mais aussi par tous leurs collègues. Car c’est un nouveau monde qui s’abat sur ces personnes. Cela fait longtemps que la plupart des collaborateurs de mes clients n’ont pas vécu ou effectué autant de nouvelles influences et impressions, d’informations à traiter ou de travaux de base.
5. Ce que personne ne vous dit, c’est que vous devez vous séparer de tout un tas de personnes et de choses. La numérisation sépare en effet le bon grain de l’ivraie et agit comme une cure de renouveau. Anciens modules logiciels, risques, dépendances, données de base erronées, mauvais processus, mais aussi collaborateurs qui ne veulent pas suivre le changement. Pour ces derniers, la numérisation n’est jamais une raison de démissionner, mais elle en est souvent la conséquence. Une explication à ce sujet sera également donnée dans un prochain article de blog.

Jusqu’ici tout va bien. Le départ est donné. Une décision a été prise, votre décision. Passons au deuxième point.

Vous devez définir la numérisation pour vous-même

Voici deux définitions que j’ai pu trouver sur la numérisation :

« La numérisation d’une entreprise peut être orientée vers l’intérieur, par exemple lorsque les processus commerciaux sont numérisés afin de réduire les coûts, d’augmenter l’efficacité et d’accroître la productivité. Cependant, un défi plus important de la numérisation est l’exigence des entreprises d’être innovantes avec le développement de produits et/ou de services afin d’augmenter le chiffre d’affaires à long terme et de gagner des parts de marché ». [Kofler, T., Das digitale Unternehmen – systematische Vorgehensweise zur zielgerichtete Digitalisierung, 2018, Springer-Verlag GmbH Deutschland].

« La numérisation […] n’est en soi que le processus de compression des médias analogiques en bits et en octets (ou autres formes de 0 et de 1, comme par exemple les signaux de fumée). Cette simple représentation d’informations dans une version 0 et 1 est donc appelée numérisation ». [Talin, B., Digitalisation Vs. Transformation numérique – Différence Et Définition, 2021].

Et, cela vous aide-t-il à mettre en œuvre la numérisation dans votre entreprise ?

C’est ce que je pensais. Les définitions ne sont donc pas fausses. Mais : si la numérisation n’a plus besoin d’être expliquée, sa mise en œuvre l’est.

Et c’est là que nous en arrivons à la question : « Comment puis-je numériser mon entreprise ?

Le premier travail à faire est donc d’élaborer votre définition de la numérisation. Certains parlent également de l’élaboration d’une stratégie numérique. Là encore, les définitions les plus diverses existent dans la pratique. Mais le début de la transformation numérique commence par la numérisation des processus commerciaux.

Pourquoi cela ?

Lorsqu’une entreprise est sur le point d’aborder la transformation numérique, il faut tenir compte de la situation de départ. Dans de nombreux cas que je connais dans la pratique, la dernière grande numérisation remonte à plusieurs décennies. Vous avez bien lu. Presque toujours, c’était au tournant du millénaire (certains connaîtront encore le millénaire ou le changement de millénaire, c’est-à-dire aux alentours de l’an 2000), avec l’introduction de SAP comme système ERP. Ensuite, il ne s’est pas passé grand-chose en termes d’utilisation d’outils logiciels. La croissance de l’entreprise a été fulgurante, les effectifs et le chiffre d’affaires se sont multipliés, mais les outils sont restés les mêmes. Les fichiers Excel complexes ou les bases de données Access ont depuis lors marqué le travail quotidien.

La numérisation commence donc par les processus commerciaux. Et là, on ne commence pas par n’importe quel processus, mais par ceux qui sont les plus importants pour la création de valeur. Il en résulte les effets suivants :

1. Une plate-forme est créée au sein de l’entreprise pour servir de base au développement futur.
2. La qualité des données est améliorée à moyen terme grâce à un nettoyage et à une centralisation maximale (la plupart du temps, elles sont de mauvaise qualité !).
3. Une standardisation des processus peut enfin avoir lieu
4. La communication avec les clients, les fournisseurs et les sous-traitants peut être nettement améliorée.
5. Il est désormais possible de collecter de nouvelles données
6. Il est possible de proposer de nouveaux produits et services.

Numérisation de la gestion des commandes pour les entreprises de services

Pour les entreprises de services, ce processus est celui de la gestion des commandes. Ici, le secteur d’activité n’a guère d’importance. Une commande passe toujours et encore par les mêmes phases :

1. La création de la commande lors de la commande du client (les interventions de déparasitage peuvent constituer ici une exception ; dans ce cas, la commande technique et commerciale s’effectue généralement par contrat-cadre et le soi-disant appel à un contingent de contrat-cadre peut également avoir lieu après le déparasitage). – la saisie des informations issues de la commande du client et le « mariage » de ces informations avec les données de base, les données relatives aux appareils et aux matériaux existants.
2. Préparation du travail – toutes les mesures sont prises ici pour qu’un ordre de travail puisse être planifié et exécuté.
3. Disposition – l’attribution de l’ordre de travail à un collaborateur de « service sur le terrain ». Il s’agit des personnes qui sont « sur le terrain » pour les entreprises de service et qui effectuent le travail sur place chez le client. Il s’agit donc des personnes qui réalisent le chiffre d’affaires de l’entreprise et qui créent et maintiennent activement la valeur. Ces collaborateurs ont besoin de certaines informations : sur la commande, sur le client, sur les appareils et les installations, sur les lignes, les réseaux, etc. A la fin d’une exécution, il y a toujours la confirmation et l’achèvement d’un ordre.
4. Saisie des prestations – les prestations qui ont été fournies sont rassemblées dans un rapport. Les mesures et les dimensions, les prix, les pièces et les mètres linéaires jouent ici un rôle. Ces informations doivent être cataloguées dans ce que l’on appelle des cahiers des charges et doivent pouvoir être sélectionnées. Ce rapport, appelé par exemple métré, est ensuite envoyé au client avec une demande d’approbation.
5. Facturation – la demande de facturation contient la prestation validée par le client.
6. Clôture de la commande – cette phase semble assez peu spectaculaire et n’est d’ailleurs pas très appréciée dans la pratique. Ici, toutes les informations saisies pendant la commande (telles que les images, les fichiers, les formulaires, les autorisations, etc. En effet, la plupart du temps, l’administration fiscale n’est pas la seule à vouloir conserver une trace des prestations fournies pendant dix ans. En cas de litige, d’autres autorités, comme les tribunaux, doivent également pouvoir retracer les prestations fournies et le soin apporté au travail. Les entreprises de construction ne le savent que trop bien, car dans ce secteur, les constructeurs sont soumis à une obligation de garantie de construction de cinq ans.
7. Archivage – c’est tout, la commande peut maintenant être classée ad acta. Mais comment exactement ? Ici aussi, il faut décider individuellement pour chaque type de document de la manière dont il doit être archivé numériquement. Et ce, de manière à ce qu’il ne puisse plus être modifié par la suite.

Avec cette énumération, je n’ai fait qu’effleurer légèrement la surface du processus de gestion des commandes. Mais suffisamment pour avoir une idée de la complexité qui vous attend si vous souhaitez le numériser entièrement.

Critères pour la définition individuelle de la numérisation

La numérisation du principal processus de création de valeur est donc une manière d’aborder la numérisation. La définition dépend en grande partie de ces facteurs :

• Situation de départ et ressources disponibles (collaborateurs, savoir-faire, budget, temps, architecture du système informatique, etc.)
• Levier monétaire ou effets (ROI)
• Stratégie d’entreprise/de marché
• Intensité du changement pour l’organisation
• Cycles de vie des produits
• Culture de gestion
• Structure et relation avec les fournisseurs
• Qualité des données
• Structure des parties prenantes
• Tentatives de numérisation passées

La liste n’est peut-être pas exhaustive, n’hésitez pas à me contacter et à commenter cet article.

Elle offre cependant déjà de nombreux points de repère facilement vérifiables que vous pouvez directement inclure dans vos réflexions.

Vous pourrez ainsi vous faire une idée en très peu de temps des possibilités à poursuivre dans le domaine de la numérisation et de ce qui fait sens en fonction des critères susmentionnés.

Conclusion

Une fois que ces réflexions ont été faites et que les résultats qui en découlent ont été documentés et analysés, vous pouvez maintenant vous lancer concrètement dans votre premier projet de numérisation. Que ce soit le développement d’une stratégie numérique ou la numérisation de vos processus commerciaux, cela varie d’une entreprise à l’autre. Certaines choses peuvent certainement être développées en parallèle si a) suffisamment de ressources sont disponibles et b) toutes les initiatives s’orientent vers une image d’objectif stratégique commune. Si vous procédez de cette manière, vous êtes actuellement (été 2021) déjà meilleur que 80% des concurrents sur votre marché.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.