O projecto de digitalização em risco de falhar? – 5 passos simples para uma reviravolta
O que causa o fracasso dos projectos de digitalização e como pode o fracasso ser reconhecido numa fase inicial?
Os projectos de digitalização têm uma complexidade tremenda que quer ser gerida. Nenhuma tecnologia ou modelos de dados podem gerir esta complexidade, bem como as próprias pessoas. Mas para que isto aconteça, as pessoas têm de funcionar bem em equipa. Neste artigo, aprenderá o que normalmente causa o fracasso dos projectos de digitalização, como pode reconhecer o fracasso numa fase inicial e como pode tomar cinco passos simples para garantir que não tem de abandonar o seu projecto.
Index
Introdução
Por vezes ouço dizer que a maioria dos projectos de digitalização (artigo sobre isto: Guia de Digitalização para Decisores – Mais Clareza na Prática) são apenas projectos de TI disfarçados de qualquer forma, como eram há 20 ou 30 anos atrás. As mesmas pessoas asseguram-me então repetidamente que é bastante normal se apenas uma fracção do âmbito funcional puder ser implementada. Exactamente. A única coisa que tais participantes de projecto produzem são projectos instáveis que estão à beira do fracasso.
Neste artigo, gostaria de saber como se pode reconhecer um projecto em dificuldades numa fase inicial e como se pode tomar rapidamente contramedidas e conseguir uma reviravolta. Ao fazê-lo, eu poderia entrar em muitas coisas. Modelos de dados, arquitecturas de sistema, histórias de utilizadores, desenvolvimento de projectos ágeis, tecnologias e assim por diante. Mas o meu foco está unicamente nas pessoas envolvidas. Porque é aí que se esconde a maior alavanca para o sucesso do projecto. Esta é, aliás, a grande diferença em relação aos bons velhos projectos informáticos dos anos 2000 e anteriores. Como regra, as pessoas não eram o centro das atenções. Tratava-se de software, funções, tecnologias. E o resto da energia foi depois afundada na gestão do projecto. Só com o enfoque nas pessoas sob a forma de utilizadores, clientes e outros interessados no início dos anos 2010 e com o estabelecimento do modelo de negócio de lona é que as massas compreenderam a importância das pessoas nesta fórmula.
Infelizmente, muitos projectos de digitalização ainda falham, o que é particularmente dispendioso para as empresas alemãs. Por conseguinte, analisamos agora os indicadores iniciais mais importantes em tais projectos.
Porque é que os projectos de digitalização correm mal
Deve ficar claro para todos que os projectos de digitalização não são autopropulsores. E no entanto pode influenciar fortemente se um projecto terá ou não sucesso. Deve-se ter em conta que são sobretudo as pessoas que são a causa de projectos falhados.
Os factores mais importantes são estes:
- Equipas inexperientes
- Má comunicação
- Complexidade subestimada
Equipas inexperientes são um importante factor de incerteza. Na sua maioria, essas equipas de projecto são seleccionadas primeiro de acordo com a disponibilidade e depois de acordo com as competências. Afinal, quem ainda não o experimentou: mesmo em empresas com entre 500 e 1.500 empregados, são normalmente as mesmas caras que se vêem quando se inicia um novo projecto. É óbvio que estas equipas não estão repletas de experiência. Se não tiver alguém que possa formar e liderar uma tal equipa no mais curto espaço de tempo possível, terá um problema a curto prazo.
O segundo factor é a má comunicação. Mais uma vez, o factor humano é crucial. O tipo de comunicação que tem lugar na sua empresa relativamente ao seu projecto de digitalização pode ser facilmente reconhecido e deduzido da comunicação na equipa do projecto. Se a equipa comunicar mal, a comunicação para o exterior não pode ser melhor.
O terceiro factor pelo qual os projectos de digitalização podem correr mal é devido a uma avaliação errada da complexidade. É quase irrelevante qual dos seus processos empresariais quer digitalizar, normalmente tem interfaces em quase todas as áreas de negócio da sua empresa. Finanças, controlo, compras, logística de armazém, RH, criação de valor. Todos eles estão normalmente envolvidos. Se julgar mal esta complexidade, você e a sua equipa de projecto serão simplesmente ultrapassados.
Claro que existem outros factores de influência que podem lançar projectos deste tipo em tumulto. Sinta-se à vontade para escrever as suas experiências nos comentários. Tenho a certeza de que pode fazer um favor a outra pessoa.
Como pode reconhecer o desequilíbrio do seu projecto numa fase inicial
Para aprofundar e mostrar o que se pode fazer para dar a volta ao seu projecto, precisamos de entrar em mais detalhes sobre as causas de raiz. A ocorrência dos seguintes pontos é um sinal seguro de que o seu projecto estará em breve em apuros ou está bem encaminhado para lá.
1. Nenhuma visão comum
Se você e a sua equipa não forem claros sobre o que querem alcançar juntos, como é que os outros interessados saberão? Fornecedores de serviços externos, o seu próprio pessoal, os seus próprios departamentos de TI e técnicos. Todos eles dependem de informações da equipa do projecto. Se daí vier informação contraditória, não pode surgir um caminho comum. Oiça a sua organização cedo e regularmente. Estão todos no alvo?
2. Sem compromisso na equipa
“Sim, vou chegar a isso!” Espera que as tarefas sejam feitas. E a tempo. Mas se não houver um objectivo comum, o empenho na equipa não pode aumentar. É uma conclusão inevitável que haverá cada vez menos empenho na equipa, o que reduzirá drasticamente a velocidade e a qualidade do trabalho. Em breve chegará a um impasse.
3. Sem cultura de conflito
Se notar que os conflitos estão a ferver na equipa mas não estão a ser tratados por ninguém, esteja avisado. O equilíbrio na equipa já não é o correcto. E isso raramente corre bem. Ou já alguma vez viu um carro com três pneus ganhar uma corrida?
4. Nenhuma confiança
Agora tem todos os ingredientes juntos. Se não houver um objectivo comum, não pode haver muito empenho na equipa. O desempenho da equipa cai. Se não houver compromisso, nenhuma cultura de conflito pode desenvolver-se. O passo para a falta de confiança não é então um grande passo. A equipa desconfia uns dos outros. Desenvolve-se uma espiral descendente que quase não produz quaisquer resultados úteis. O projecto começa a vacilar.
5. Os ruídos perturbadores aumentam
Esteja preparado para tudo agora! Nunca deveria ter chegado a este ponto, mas entretanto prestar especial atenção ao que está a acontecer fora do projecto. Porque uma coisa é clara. Tal como o sucesso do projecto não permanece oculto, o fracasso também se torna visível para os outros. Como resultado, outros projectos recebem subitamente maior prioridade, os recursos tornam-se escassos para todos, passo a passo, e os marcos maiores são mais frequentemente não alcançados. Chegou o momento de contrariar esta situação.
O que pode fazer agora
Depois de ter compreendido que o seu projecto foi manobrado para uma situação difícil, deve agir com rapidez e prudência. Fiz uma lista dos passos para si e descrevi-os brevemente. 1.
1. Travar, encostar, sair do carro
O mais importante agora é manter a calma. Travar e fazer uma pausa nos negócios do dia-a-dia do projecto com a sua equipa. Crie o espaço para a sua equipa saber que entretanto precisa de uma reviravolta para poder continuar.
2. Inventário e imagem-alvo
Analisar agora em workshops (por exemplo, com uma retrospectiva) o que o levou a ter de sair entretanto de uma situação difícil. Sejam honestos uns com os outros e apreciem-se uns aos outros. Tome também nota das coisas que até agora têm corrido bem. Com certeza encontrará algo. Em seguida, elaborar um quadro de objectivos comuns nesta base. O que é que pretende alcançar? O que deveria ter melhorado após a digitalização? Pode ser mais específico aqui. Não é apenas uma visão inalcançável.
3. Gestão de equipas
Olha para a tua equipa e analisa o que falta à tua equipa. Existem grandes conflitos não resolvidos? Existem recursos suficientes? A equipa é demasiado pequena, ou mesmo demasiado grande? Tome as decisões certas de forma atempada e certifique-se de que a sua equipa é tão apaixonada pelo sucesso do projecto como você.
4. Comunicação
Ponha a sua comunicação numa nova base. A comunicação interna da equipa do projecto, bem como a comunicação com as partes interessadas, é importante e um factor de sucesso. Não subestime isto. Assegurar uma comunicação regular que seja adequada ao grupo-alvo. Isto cria transparência e transparência tranquiliza e motiva todos os envolvidos.
5. Controlo
Mantenha-se a par do seu desenvolvimento. Não é necessária uma construção de cálculo complicada para isto. Concentre-se nos resultados a alcançar. Como se podem expressar estes resultados em números? Como pode tornar estes números interpretáveis em Indicadores de Desempenho Chave (KPIs) facilmente compreensíveis?
Quando nada ajuda
Faça um favor a si próprio, à sua equipa e à sua empresa. Se todas as medidas falharem, considerar abandonar o projecto. É melhor um fim com horror do que o horror sem fim.
Isto aumentará a sua credibilidade como gestor capaz na empresa e, portanto, as hipóteses de lhe ser confiado o próximo projecto.
Uma paragem de projecto tem muitas facetas. Os erros de planeamento estão entre as causas mais comuns. Portanto, não deixe que a capacidade de inovação e transformação digital da sua empresa falhe ao montar um cavalo morto.
Conclusão sobre a reviravolta dos projectos digitais
Os projectos são geralmente desafiantes. Os projectos de digitalização são ainda mais propensos ao fracasso devido à sua elevada complexidade. Assim, se se encontrar numa situação em que repara que algo não está certo no seu projecto de digitalização, mas ainda não consegue fundamentar o seu instinto com números, dados e factos, então tome este artigo como um guia e verifique calma e prudentemente onde se encontra o seu projecto.
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