Руководство по цифровизации для лиц, принимающих решения — Больше ясности на практике

Для кого написана эта статья?

Вы являетесь ответственным лицом в сервисной компании, например, в строительной или телекоммуникационной отрасли, и вам поручено реализовать проект цифровизации. И вы хотите реализовать свой проект наилучшим образом. Эта статья призвана дать вам полное представление о том, над какими задачами вам нужно работать на соответствующих этапах и какую информацию вам нужно предоставить, чтобы во время внедрения все шло «гладко».

Я специально структурирую свои статьи по этапам оцифровки. Практические примеры всегда берутся из моей консалтинговой практики.

Эта статья также написана для практикующих врачей. Я буду упоминать теоретические основы, но все всегда сводится к правильному применению, поэтому я ориентируюсь на практическое использование основ. Еще один момент, касающийся тона этой статьи: я не думаю о мягком подходе, но и не думаю о высокомерном отношении свысока. Статья написана прямо и без прикрас. Ничего не замалчивается и ничего не преувеличивается. Все, кто хочет подойти к цифровизации с прагматическим и практическим подходом, находятся в правильном месте!

Начало оцифровки

И здесь мы уже находимся на начальном этапе оцифровки. Здесь следует помнить о двух вещах:

1. Вы просто должны начать оцифровку.
2. Вы должны сами дать определение оцифровке.

Для 1. необходимо просто начать оцифровку.

Начало оцифровки не впечатляет. Для этого нужно только одно: ваше решение. И это должно быть серьезное решение. Серьезно, потому что при принятии этого решения вы сознательно решаете несколько вещей:

1. Цифровизация проникает в вашу компанию. Вы хотите осуществить цифровую трансформацию своей компании. От успешной компании, которая работает с аналоговыми инструментами, до инновационной компании, которая работает с новейшими инструментами и может предоставить вашим клиентам различные или дополнительные продукты и услуги в будущем. Здесь цифровизация является первым шагом.
2. Пункт 1 подразумевает, что вы предоставляете пространство для цифровизации. Пространство означает, что в будущем вы отводите каждой предпринимательской мысли небольшое свободное место и помещаете туда цифровую мысль. Звучит абстрактно? Возможно.
3. Можете ли вы сделать это на практике? Если вы хотите, то ДА! Везде, где вы слышите или читаете в СМИ и профессиональной литературе гулкое слово «цифровой менталитет», это именно то, что оно означает.
   С пространством вы должны предоставить больше ресурсов. Я говорю о деньгах для инвестиций в программное обеспечение, оборудование и в людей. О том, как рассчитать инвестиции в цифровизацию, я расскажу в одной из следующих статей блога.
4. Люди — ваш самый важный ресурс в оцифровке. Вы можете написать об этом на своем сайте или в брошюрах. Только теперь все зависит от того, имеете ли вы это в виду. Люди, участвующие в проектах по оцифровке, нуждаются в поддержке, причем не только со стороны начальства, но и со стороны всех коллег. Потому что на этих людей обрушивается новый мир. Большинство сотрудников моих клиентов давно не сталкивались и не имели дела с таким количеством новых влияний и впечатлений, информации, которую нужно обработать, или основной работы.
5. Никто не говорит вам, что вам придется расстаться с целым рядом людей и вещей. В конце концов, цифровизация отделяет пшеницу от плевел и действует как лекарство для обновления. Старые программные модули, риски, зависимости, неправильные основные данные, плохие процессы, а также сотрудники, которые не хотят идти навстречу изменениям. В случае с последними, однако, дигитализация никогда не является причиной увольнения, а, как правило, следствием. Объяснение этому также последует в одной из следующих записей блога.

Пока все хорошо. Начало положено. Решение было принято, ваше решение. Давайте перейдем ко второму пункту.

Вы должны сами дать определение цифровизации

Вот два определения цифровизации, которые я смог найти:

«Оцифровка компании может быть ориентирована на внутренний рынок, например, когда бизнес-процессы оцифровываются с целью снижения затрат, повышения эффективности и производительности. Однако более серьезной проблемой цифровизации является требование к компаниям внедрять инновации вместе с разработкой продуктов и/или услуг, чтобы увеличить продажи и завоевать долю рынка в долгосрочной перспективе». [Kofler, T., Das digitale Unternehmen — systematische Vorgehensweise zur zielgerichteten Digitalisierung, 2018, Springer-Verlag GmbH Germany].

«Оцифровка […] сама по себе является лишь процессом сжатия аналоговых носителей в биты и байты (или другие формы 0 и 1, такие как дымовые сигналы). Это простое отображение информации в версии 0 и 1, соответственно, называется оцифровкой». [Talin, B., Digitalisation Vs. Digital Transformation — Difference And Definition, 2021].

И помогает ли это вам внедрить цифровизацию в вашей компании?

Я так и думал. Таким образом, определения не являются ошибочными. Но: Цифровизацию больше не нужно объяснять, а вот ее внедрение — нужно.

И это подводит нас к вопросу: «Как я могу оцифровать свою компанию?

Поэтому в первую очередь необходимо выработать свое определение цифровизации. Некоторые люди также говорят о разработке цифровой стратегии. Опять же, на практике существует множество различных определений. Но начало цифровой трансформации начинается с оцифровки бизнес-процессов.

Почему?

Если компания находится в процессе цифровой трансформации, необходимо учитывать стартовую позицию. Во многих случаях, которые я знаю из практики, последняя крупная цифровизация была проведена несколько десятилетий назад. Правильно. Почти всегда на рубеже тысячелетий (некоторые до сих пор знают его как миллениум или смену тысячелетий, т.е. около 2000 года) SAP представлялась как ERP-система. После этого мало что произошло в плане использования программных инструментов. Компания быстро росла, число сотрудников и текучесть кадров увеличивались, но инструменты оставались прежними. С тех пор сложные файлы Excel или базы данных Access характеризуют повседневную работу.

Поэтому цифровизация начинается с бизнес-процессов. И начинать нужно не с любых процессов, а с тех, которые наиболее важны для создания стоимости. Это приводит к следующим последствиям:

1. В компании создается платформа как основа для будущего развития
2. В среднесрочной перспективе качество данных будет улучшено путем очистки и централизации в максимально возможной степени (в основном это мусор!).
3. Стандартизация процессов наконец-то может быть осуществлена
4. Можно значительно улучшить коммуникацию с клиентами, поставщиками и субподрядчиками
5. Теперь можно собирать новые данные
6. Появляется возможность предлагать новые продукты и услуги

Оцифровка управления заказами для сервисных компаний

Для сервисных компаний таким процессом является процесс управления заказами. Здесь промышленность почти не играет роли. Заказ проходит через одни и те же этапы снова и снова:

1. Создание заказа по заказу клиента (исключением здесь могут быть операции по устранению неисправностей, здесь технический и коммерческий заказ обычно размещается по рамочному соглашению, а так называемое обращение к контингенту рамочного соглашения может происходить и после устранения неисправностей). — сбор информации из заказа клиента и «женитьба» этой информации с существующими данными о мастере, оборудовании и материалах.
2. Подготовка к работе — здесь выполняются все мероприятия, чтобы можно было запланировать и выполнить заказ на работу.
3. Планирование — назначение заказа на выполнение работ сотруднику так называемой «полевой службы». Это люди, которые «выходят на улицу» для сервисных компаний и выполняют работу на объекте заказчика. Другими словами, люди, которые генерируют оборот для компании и которые активно создают и поддерживают ценность. Этим сотрудникам необходима определенная информация: о заказе, о клиенте, об оборудовании и системах, о линиях, сетях и т.д. Им также необходимо знать о клиенте. В конце исполнения всегда есть сообщение о подтверждении и завершении ордера.
4. Запись услуг — выполненные услуги собираются в отчет. Здесь играют роль размеры и масса, цены, штуки и погонные метры. Эта информация должна быть доступна и выбираема в каталоге услуг. Этот отчет, например, называемый измерением, затем отправляется заказчику с просьбой об утверждении.
5. Биллинг — запрос на биллинг содержит услугу, выписанную клиентом.
6. Завершение заказа — этот этап звучит довольно незрелищно и на практике выполняется нечасто. Здесь вся информация, записанная во время выполнения заказа (например, изображения, файлы, формы, утверждения и т.д.), должна быть сохранена юридически безопасным способом. В конце концов, обычно не только налоговая служба хочет иметь возможность вести учет оказанных услуг в течение десяти лет. В случае возникновения спора другие инстанции, например, суды, также должны иметь возможность проследить, что было сделано и с какой тщательностью выполнялась работа. Строительные компании знают об этом слишком хорошо, поскольку в отрасли существует пятилетняя гарантия для строителей.
7. Архивирование — вот и все, теперь заказ можно убрать в архив. Но как именно? И здесь для каждого типа документа необходимо индивидуально решить, каким образом он будет архивироваться в цифровом виде. Причем таким образом, чтобы потом его уже нельзя было изменить.

В этом списке я лишь слегка поцарапал поверхность процесса управления заказами. Но этого достаточно, чтобы дать вам представление о сложности, которая вас ожидает, если вы захотите полностью оцифровать его.

Критерии для индивидуального определения цифровизации

Поэтому оцифровка самого важного процесса создания стоимости — это один из способов, с помощью которого вы можете подойти к оцифровке. Определение во многом зависит от этих факторов:

• Исходная ситуация и доступные ресурсы (персонал, ноу-хау, бюджет, время, архитектура ИТ-системы и т.д.)
• Денежный рычаг или эффект (ROI)
• Стратегия развития корпорации/рынка
• Интенсивность изменений для организации
• Жизненные циклы продукции
• Культура лидерства
• Структура и взаимоотношения с поставщиками
• Качество данных
• Структура заинтересованных сторон
• Прошлые попытки оцифровки

Список может быть неполным, поэтому не стесняйтесь обращаться ко мне и комментировать эту статью.

Тем не менее, он уже предлагает множество легко проверяемых указателей, которые вы можете непосредственно включить в свои рассуждения.

Это позволит вам в кратчайшие сроки получить представление о том, какие возможности следует использовать для оцифровки и что вообще имеет смысл делать, исходя из вышеупомянутых критериев.

Заключение

После того как эти соображения были сделаны, а полученные результаты задокументированы и проанализированы, вы можете приступать к реализации своего первого конкретного проекта по оцифровке. Идет ли речь о разработке цифровой стратегии или о цифровизации бизнес-процессов, в каждой компании по-разному. Некоторые вещи, конечно, можно делать параллельно, если а) имеется достаточно ресурсов и б) все инициативы направлены на достижение общей стратегической цели. Если вы будете действовать таким образом, то уже сейчас (по состоянию на лето 2021 года) вы будете лучше, чем 80% конкурентов на вашем рынке.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.