Ръководство за цифровизация за лицата, вземащи решения – повече яснота на практика

Как вие като ръководител можете да подходите просто към сложната тема за цифровизацията

Дигитализацията е изключително двусмислена тема. Това напомня на дискусията за Индустрия 4.0 и също е резултат от нея. Но какво означава дигитализацията за вас и вашата компания? Как започвате и с коя тема се захващате първо? Тази практически ориентирана статия ви предоставя най-важната информация в компактна форма.

За кого е написана тази статия?

Вие сте лице, което взема решения в компания за услуги, например в строителния сектор или в телекомуникационната индустрия, и ви е поверено изпълнението на проект за цифровизация. И искате да реализирате проекта си по най-добрия възможен начин. Тази статия има за цел да ви даде изчерпателен преглед на задачите, по които трябва да работите в съответните фази, и на информацията, която трябва да предоставите, за да вървят нещата „гладко“ по време на внедряването.

Ще структурирам статиите си конкретно по фазите на цифровизацията. Практическите примери винаги идват от моята консултантска практика.

Тази статия е написана и за практикуващи лекари. Ще споменавам теоретични рамки, но винаги става въпрос за правилното им прилагане, затова се ориентирам към практическото им използване. И още нещо за тона на тази статия: не смятам, че е много меко казано, но не смятам и че е много арогантно да се гледа надолу. Статията е написана директно и без украшения. Нищо не се премълчава и не се преувеличава. Всеки, който иска да подходи към цифровизацията с прагматичен и практичен подход, е на правилното място!

Началото на цифровизацията

И тук вече сме в началната точка на цифровизацията. Тук трябва да се имат предвид две неща:

  1. Просто трябва да започнете цифровизацията.
  2. Трябва сами да определите цифровизацията.

За 1. просто трябва да започнете цифровизацията.

Началото на цифровизацията не е впечатляващо. Нуждае се от едно нещо – вашето решение. И това трябва да е сериозно решение. Сериозно, защото с това решение вие съзнателно решавате няколко неща:

  1. Дигитализацията навлиза във вашата компания. Искате да трансформирате компанията си в цифрова среда. От успешна компания, която работи с аналогови инструменти, до иновативна компания, която работи с най-новите инструменти и може да предложи на клиентите ви различни или допълнителни продукти и услуги в бъдеще. Тук първата стъпка е цифровизацията.
  2. Точка 1 предполага, че предоставяте пространство за цифровизация. Пространството означава, че в бъдеще ще отделяте на всяка предприемаческа мисъл малко свободно пространство и ще поставяте там цифрова мисъл. Звучи ви абстрактно? Може би. Можете ли да направите това на практика? Ако искате, ДА! Навсякъде, където чуете или прочетете в медиите и в професионалната литература модната дума „цифрово мислене“, тя означава именно това.
  3. Трябва да осигурите повече ресурси за пространството. Говоря за пари за инвестиции в софтуер, хардуер и хора. Ще представя как да изчислите инвестициите за цифровизация в един от следващите броеве на блога.
    Хората са най-важният ви ресурс при цифровизацията. Може да напишете това на уебсайта си или в брошурите си. Само че сега зависи дали го мислите сериозно. Хората, участващи в проекти за
  4. цифровизация, се нуждаят от подкрепа не само от началниците, но и от всички колеги. Защото новият свят се стовари върху тези хора. Повечето от служителите на моите клиенти отдавна не са се сблъсквали с толкова много нови влияния и впечатления, информация, която трябва да се обработи, или основна работа.
  5. Това, което никой не ви казва, е, че трябва да се разделите с много хора и вещи. В края на краищата цифровизацията отделя зърното от плявата и действа като лекарство за обновяване. Стари софтуерни модули, рискове, зависимости, грешни основни данни, лоши процеси, но и служители, които не искат да се съгласят с промяната. В последния случай обаче цифровизацията никога не е причина за отказ, а обикновено е следствие. Обяснение за това ще бъде дадено в един от следващите броеве на блога.

Досега всичко е наред. Началото е готово. Решението е взето – вашето решение. Нека преминем към втората точка.

Трябва сами да дефинирате цифровизацията

Ето две определения за цифровизацията, които намерих:

„Цифровизацията на една компания може да бъде насочена навътре, например когато бизнес процесите се цифровизират, за да се намалят разходите, да се повиши ефективността и да се подобри производителността. По-голямото предизвикателство на цифровизацията обаче е изискването компаниите да въвеждат иновации заедно с разработването на продукти и/или услуги, за да увеличат продажбите и да спечелят пазарен дял в дългосрочен план.“ [Kofler, T., Das digitale Unternehmen – systematische Vorgehensweise zur zielgerichteten Digitalisierung, 2018, Springer-Verlag GmbH Germany].

„Цифровизацията […] сама по себе си е само процес на пресоване на аналогови носители в битове и байтове (или други форми на 0 и 1, като например димни сигнали). Това просто пренасяне на информацията във версия 0 и 1 съответно се нарича цифровизация.“ [Talin, B., Digitalisation Vs. Digital Transformation – Difference And Definition, 2021].

И дали това ви помага да внедрите цифровизацията във вашата компания?

Мислех така. Следователно определенията не са погрешни. Но: вече не е необходимо да се обяснява цифровизацията, а нейното прилагане.

И това ни води до въпроса: „Как мога да дигитализирам моята компания?

Така че работата, която трябва да се свърши, е първо да се определи вашето определение за цифровизация. Някои хора говорят и за разработване на цифрова стратегия. Отново, в практиката има много различни определения. Но началото на цифровата трансформация започва с цифровизацията на бизнес процесите.

Защо е така?

Ако дадена компания е в процес на дигитална трансформация, трябва да се вземе предвид началната позиция. В много случаи, които познавам от практиката, последната голяма цифровизация е била преди няколко десетилетия. Точно така. Почти винаги около началото на хилядолетието (някои все още го познават като хилядолетие или промяна на хилядолетието, т.е. около 2000 г.) SAP е въведена като ERP система. След това не се случи много по отношение на използването на софтуерни инструменти. Компанията се разрастваше бързо, броят на служителите и оборотите се увеличаваше, но инструментите оставаха същите. Оттогава насам сложните файлове на Excel или базите данни на Access са характерни за ежедневната работа.

Така че дигитализацията започва с бизнес процесите. И там не започвате с каквито и да е процеси, а с процесите, които са най-важни за създаването на стойност. Това води до следните ефекти:

  1. Създава се платформа в рамките на компанията като основа за бъдещо развитие
  2. Качеството на данните се подобрява в средносрочен план чрез прочистване и централизиране във възможно най-голяма степен (те са предимно ненужни!)
  3. Стандартизацията на процесите най-накрая може да се осъществи
  4. Комуникацията с клиентите, доставчиците и подизпълнителите може да бъде значително подобрена.
  5. Вече могат да се събират нови данни
  6. Възниква възможност за предлагане на нови продукти и услуги

Цифровизация на управлението на поръчките за фирми за услуги

За компаниите за услуги този процес е процесът на управление на поръчките. Тук индустрията почти не играе роля. Поръчката преминава през едни и същи фази отново и отново:

  1. Създаване на поръчка с поръчка на клиента (изключение могат да бъдат операциите по отстраняване на неизправности, като в този случай техническата и търговската поръчка обикновено се възлага чрез рамково споразумение, а така нареченото извикване на контингент по рамково споразумение може да се осъществи и след отстраняване на неизправностите). – събирането на информация от поръчката на клиента и „свързването“ на информацията със съществуващите данни за главния изпълнител, оборудването и материалите.
  2. Подготовка за работа – тук се извършват всички мерки, за да може да се планира и изпълни поръчка за работа.
  3. Планиране – възлагане на работната поръчка на така наречения служител за обслужване на място. Това са хората, които са „навън“ за сервизните компании и извършват работата на място при клиента. С други думи, хората, които генерират оборот за компанията и които активно създават и поддържат стойност. Тези служители се нуждаят от определена информация: за поръчката, за клиента, за оборудването и системите, за линиите, мрежите и т.н. Те трябва да знаят и за клиента. В края на изпълнението винаги има съобщение за потвърждение и завършване на поръчката.
  4. Регистриране на услуги – извършените услуги се събират в отчет. Тук роля играят размерите и масите, цените, бройките и линейните метри. Тази информация трябва да бъде налична и да може да се избира в каталог на услугите. След това този доклад, наречен например измерване, се изпраща на клиента с искане за одобрение.
  5. Фактуриране – заявката за фактуриране съдържа услугата, освободена от клиента.
  6. Завършване на поръчката – този етап звучи доста невзрачно и не се прилага често на практика. Тук цялата информация, записана по време на поръчката (като изображения, файлове, формуляри, одобрения и т.н.), трябва да бъде съхранена по правно сигурен начин. В края на краищата обикновено не само данъчната служба иска да може да съхранява данни за предоставените услуги в продължение на десет години. В случай на спор други органи, като например съдилищата, също трябва да могат да проследят какво е направено и каква грижа е положена при работата. Строителните компании знаят това твърде добре, тъй като в бранша строителите са обвързани с петгодишна строителна гаранция.
  7. Архивиране – това е всичко, поръчката вече може да се архивира. Но как точно? И тук трябва да се реши индивидуално за всеки вид документ как да бъде архивиран в цифров вид. И то по такъв начин, че да не може да бъде променен след това.

С този списък само леко надрасках повърхността на процеса на управление на поръчките. Но това е достатъчно, за да ви даде представа за сложността, която ви очаква, ако искате да го дигитализирате изцяло.

Критерии за индивидуално определяне на цифровизацията

Затова цифровизацията на най-важния процес на създаване на стойност е един от начините, по които можете да подходите към цифровизацията. Определението зависи до голяма степен от следните фактори:c

  • Първоначална ситуация и налични ресурси (персонал, ноу-хау, бюджет, време, архитектура на ИТ системата и т.н.)
  • Паричен ливъридж или ефекти (ROI)
  • Стратегия за корпоративно/пазарно развитие
  • Интензивност на промяната за организацията
  • Жизнени цикли на продукта
  • Култура на ръководство
  • Структура и взаимоотношения с доставчиците
  • Качество на данните
  • Структура на заинтересованите страни
  • Предишни опити за цифровизация

Възможно е списъкът да не е пълен, затова не се колебайте да се свържете с мен и да коментирате тази статия.

Въпреки това той вече предлага много лесно проверими насоки, които можете да включите директно в своите разсъждения.

Това ще ви даде възможност за нула време да се ориентирате какви възможности трябва да използвате в областта на цифровизацията и какво изобщо има смисъл от посочените по-горе критерии.

Заключение

След като тези съображения са направени, а получените резултати са документирани и анализирани, вече можете да започнете първия си проект за цифровизация в конкретика. Дали става въпрос за разработване на цифрова стратегия или за цифровизация на бизнес процесите, е различно за всяка компания. Някои неща със сигурност могат да се правят паралелно, ако: а) са налични достатъчно ресурси и б) всички инициативи са ориентирани към обща стратегическа цел. Ако действате по този начин, в момента (от лятото на 2021 г.) вече сте по-добри от 80% от конкурентите на вашия пазар.

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.

Comments are closed.

This website uses cookies to improve your experience. We'll assume you're ok with this, but you can opt-out if you wish. Accept Read More