Guía de la digitalización para los responsables de la toma de decisiones – Más claridad en la práctica

¿A quién va dirigido este artículo?

Usted es un responsable de la toma de decisiones en una empresa de servicios, por ejemplo, en el sector de la construcción o de las telecomunicaciones, y se le encomienda la ejecución de un proyecto de digitalización. Y usted quiere implementar su proyecto de la mejor manera posible. Este artículo pretende ofrecerle una visión general de las tareas que debe realizar en las respectivas fases y de la información que debe proporcionar para que todo vaya «sobre ruedas» durante la aplicación.

Estructuraré mis artículos específicamente según las fases de la digitalización. Los ejemplos prácticos provienen siempre de mi práctica de consultoría.

Este artículo también está escrito para los profesionales. Mencionaré marcos teóricos, pero siempre se trata de la aplicación correcta, por lo que me oriento en el uso práctico de los marcos. Una cosa más sobre el tono de este artículo: no pienso mucho en la suavidad, pero tampoco en una actitud arrogante de desprecio. El artículo está escrito directamente y sin adornos. No se pasa nada por alto ni se exagera nada. Quien quiera abordar la digitalización con un enfoque pragmático y práctico está en el lugar adecuado.

El inicio de la digitalización

Y aquí estamos ya en el punto de partida de la digitalización. Hay que tener en cuenta dos cosas:

1. Simplemente hay que empezar a digitalizar.
2. Tienes que definir la digitalización por ti mismo.

Re 1. simplemente hay que iniciar la digitalización.

El inicio de la digitalización es poco espectacular. Necesita una cosa: su decisión. Y su decisión es muy seria. En serio, porque con esta decisión ayudas conscientemente a decidir algunas cosas:

1. La digitalización se abre paso en su empresa. Quiere transformar digitalmente su empresa. De una empresa de éxito que trabaja con herramientas analógicas a una empresa innovadora que trabaja con las últimas herramientas y que puede ofrecer a sus clientes productos y servicios diferentes o adicionales en el futuro. Aquí, la digitalización es el primer paso.
2. El punto 1 implica que se proporcione un espacio para la digitalización. El espacio significa que en el futuro le das a cada pensamiento empresarial un pequeño espacio libre y colocas allí un pensamiento digital. ¿Suena abstracto? Tal vez. ¿Se puede hacer eso en la práctica? Si quieres, ¡SI! Siempre que se oye o se lee la palabra de moda «mentalidad digital» en los medios de comunicación y en la literatura profesional; eso es lo que se quiere decir.
3. Con el espacio, debe proporcionar más recursos. Me refiero a dinero para inversiones en software, hardware y en personas. En una de las próximas entradas del blog presentaré cómo calcular las inversiones para la digitalización.
4. Las personas son el recurso más importante en la digitalización. Puede escribirlo en su sitio web o en sus folletos. Sólo que ahora depende de si lo dices en serio. Las personas que participan en proyectos de digitalización necesitan el apoyo, no sólo de sus superiores, sino de todos sus compañeros. Porque un nuevo mundo está cayendo sobre esta gente. La mayoría de los empleados de mis clientes no han experimentado o tratado con tantas influencias e impresiones nuevas, información que procesar o trabajo básico durante mucho tiempo.
5. Lo que nadie te dice es que tienes que desprenderte de un montón de personas y cosas. Al fin y al cabo, la digitalización separa el trigo de la paja y actúa como una cura de renovación. Módulos de software antiguos, riesgos, dependencias, datos maestros erróneos, malos procesos, pero también empleados que no quieren acompañar el cambio. Sin embargo, en el caso de estos últimos, la digitalización nunca es el motivo de la renuncia, sino que suele ser el efecto. En una de las próximas entradas del blog también se explicará esto.

Hasta aquí todo bien. El comienzo está hecho. Se ha tomado una decisión, su decisión. Pasemos al segundo punto.

Hay que definir la digitalización por uno mismo

He aquí dos definiciones que he podido encontrar sobre la digitalización:

«La digitalización de una empresa puede ser interna, por ejemplo cuando se digitalizan los procesos empresariales para reducir costes, aumentar la eficiencia y mejorar la productividad. Sin embargo, un reto mayor de la digitalización es la exigencia de las empresas de innovar junto con el desarrollo de productos y/o servicios para aumentar las ventas y ganar cuota de mercado a largo plazo». [Kofler, T., Das digitale Unternehmen – systematische Vorgehensweise zur zielgerichteten Digitalisierung, 2018, Springer-Verlag GmbH Germany].

«La digitalización […] en sí misma no es más que el proceso de convertir los medios analógicos en bits y bytes (u otras formas de 0 y 1, como las señales de humo). Este mero mapeo de la información en una versión 0 y 1 se denomina, en consecuencia, digitalización». [Talin, B., Digitalisation Vs. Digital Transformation – Difference And Definition, 2021].

Entonces, ¿le ayuda esto a implantar la digitalización en su empresa?

Me lo imaginaba. Por tanto, las definiciones no son erróneas. Pero: la digitalización ya no necesita ser explicada, pero sí su aplicación.

Y eso nos lleva a la pregunta: «¿Cómo puedo digitalizar mi empresa?

Por tanto, lo primero que hay que hacer es elaborar la definición de digitalización. Algunos hablan también de elaborar una estrategia digital. Una vez más, hay muchas definiciones diferentes en la práctica. Pero el inicio de la transformación digital comienza con la digitalización de los procesos empresariales.

¿Por qué?

Si una empresa está abordando la transformación digital, hay que tener en cuenta la posición de partida. En muchos casos que conozco en la práctica, la última gran digitalización fue hace varias décadas. Así es. Fue casi siempre en torno al cambio de milenio (algunos lo seguirán conociendo como el cambio de milenio, es decir, alrededor del año 2000) cuando se introdujo SAP como sistema ERP. Después de eso, no pasó mucho en cuanto al uso de herramientas de software. El crecimiento de la empresa fue rápido, las cifras de empleados y de facturación se multiplicaron, pero las herramientas siguieron siendo las mismas. Los complejos archivos de Excel o las bases de datos de Access han caracterizado el trabajo diario desde entonces.

Así que la digitalización comienza con los procesos empresariales. Y ahí no se empieza con cualquier proceso, sino con los procesos más importantes para la creación de valor. Esto provoca los siguientes efectos:

1. Se crea una plataforma dentro de la empresa como base para el desarrollo futuro
2. La calidad de los datos se mejora a medio plazo mediante su depuración y centralización en la mayor medida posible (¡la mayoría son basura!)
3. La normalización de los procesos puede por fin tener lugar
4. La comunicación con los clientes, proveedores y subcontratistas puede mejorar considerablemente
5. Ahora se pueden recoger nuevos datos
6. Surge la posibilidad de ofrecer nuevos productos y servicios

Digitalización de la gestión de pedidos para empresas de servicios

Para las empresas de servicios, este proceso es el de gestión de pedidos. En este caso, la industria apenas desempeña un papel. Un pedido pasa por las mismas fases una y otra vez:

1. Creación de un pedido con el pedido del cliente (la excepción pueden ser las operaciones de liquidación de averías, aquí el pedido técnico y comercial suele realizarse mediante un acuerdo marco y la llamada llamada a un contingente de acuerdo marco también puede tener lugar después de la liquidación de averías). – la recogida de información del pedido del cliente y el «casamiento» de la información con los datos maestros, de equipo y de material existentes.
2. Preparación del trabajo: aquí se llevan a cabo todas las medidas para poder programar y ejecutar una orden de trabajo.
3. Programación: asignación de la orden de trabajo a un empleado del llamado «servicio de campo». Son las personas que están «fuera» de las empresas de servicios y hacen el trabajo en el sitio del cliente. Es decir, las personas que generan el volumen de negocio de la empresa y que crean y mantienen activamente el valor. Estos empleados necesitan cierta información: sobre el pedido, sobre el cliente, sobre los equipos y sistemas, sobre las líneas, las redes, etc. Al final de una ejecución, siempre aparece el mensaje de confirmación y finalización de una orden.
4. Registro de servicios: los servicios que se han realizado se recogen en un informe. Las dimensiones y las masas, los precios, las piezas y los metros lineales juegan aquí un papel importante. Esta información debe estar disponible y ser seleccionable en un catálogo de servicios. Este informe, denominado por ejemplo medición, se envía al cliente con la solicitud de aprobación.
5. Facturación: la solicitud de facturación contiene el servicio liberado por el cliente.
6. Finalización de la orden: esta fase parece poco espectacular y no suele realizarse en la práctica. Aquí, toda la información registrada durante el pedido (como imágenes, archivos, formularios, aprobaciones, etc.) debe guardarse de forma legalmente segura. Al fin y al cabo, no sólo la Agencia Tributaria quiere poder conservar un registro de los servicios prestados durante diez años. En caso de litigio, otras autoridades, como los tribunales, también deben poder rastrear lo que se ha hecho y el cuidado puesto en la obra. Las empresas constructoras lo saben muy bien, porque en el sector existe una obligación de garantía de construcción de cinco años para los constructores.
7. Archivar: ya está, el pedido puede archivarse. ¿Pero cómo exactamente? También en este caso hay que decidir individualmente para cada tipo de documento cómo se va a archivar digitalmente. Y de tal manera que ya no se pueda cambiar después.

Con esta lista, sólo he arañado ligeramente la superficie del proceso de gestión de pedidos. Pero es suficiente para que te hagas una idea de la complejidad que te espera si quieres digitalizarlo por completo.

Criterios para la definición individual de la digitalización

La digitalización del proceso de creación de valor más importante es, por tanto, una forma de abordar la digitalización. La definición depende en gran medida de estos factores:

• Situación inicial y recursos disponibles (personal, conocimientos técnicos, presupuesto, tiempo, arquitectura del sistema informático, etc.)
• Apalancamiento o efectos monetarios (ROI)
• Estrategia de desarrollo empresarial/de mercado
• Intensidad del cambio para la organización
• Ciclos de vida de los productos
• Cultura de liderazgo
• Estructura y relación con los proveedores
• Calidad de los datos
• Estructura de las partes interesadas
• Intentos anteriores de digitalización

La lista puede no estar completa, así que no dude en ponerse en contacto conmigo y comentar este artículo.

Sin embargo, ya ofrece muchas indicaciones fácilmente verificables que puede incluir directamente en sus consideraciones.

Esto le permitirá hacerse una idea en un abrir y cerrar de ojos de las posibilidades que debe perseguir en la digitalización y de lo que tiene sentido en absoluto a partir de los criterios mencionados anteriormente.

Conclusión

Una vez hechas estas consideraciones y documentadas y analizadas las conclusiones resultantes, ya puede empezar a concretar su primer proyecto de digitalización. El desarrollo de una estrategia digital o la digitalización de sus procesos empresariales es diferente en cada empresa. Algunas cosas pueden hacerse ciertamente en paralelo si a) se dispone de recursos suficientes y b) todas las iniciativas se orientan hacia un objetivo estratégico común. Si procede así, actualmente (a partir del verano de 2021) ya es mejor que el 80% de los competidores de su mercado.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.