Explicação da Organização Orientada por Insights (IDO) – O futuro da gestão de negócios e empresas
O poder dos dados, da IA e dos conhecimentos: Construir uma organização orientada para as informações
Descubra a importância de se tornar uma Organização Orientada por Insights (IDO) e aprenda as estratégias para fazer a transição e prosperar neste mundo orientado por dados.
Estamos numa época impulsionada pela inovação digital e pelas novas conquistas tecnológicas. De um dia para o outro, torna-se obrigatório que as empresas se tornem organizações orientadas para o conhecimento (Insights-Driven Organization, IDO). Uma IDO é uma empresa que utiliza dados, análises e, nalguns casos, inteligência artificial (IA) para melhorar os processos de tomada de decisões, impulsionar a inovação, obter mais informações sobre a empresa e também impulsionar o crescimento através das análises correctas. Uma Insights Driven Organization (IDO) é mais do que uma decisão estratégica – está a tornar-se uma obrigação para as empresas que querem acompanhar a velocidade e a complexidade.
De um modo geral, as organizações orientadas para os conhecimentos (Insights-Driven Organization, IDO) têm várias vantagens. Melhores análises e insights podem aumentar a eficiência operacional (Sobreviver), identificar novas oportunidades de crescimento (Expandir) e também conduzir a mudanças completamente transformadoras (Transformar). – Mais informações sobre o modelo de gestão da SET.
Por conseguinte, não é surpreendente que, para além das empresas de TI, várias empresas de diversos sectores já tenham começado a tirar partido dos conhecimentos, dados e análises. Especialmente com o recente boom em torno da IA e, especificamente, da IA generativa, o tópico “Decisões baseadas em dados” e “Gestão baseada em dados” tem vindo a crescer rapidamente. Por isso, embora tenha sido exagerado, também colocou a tónica no valor dos dados, da análise e dos conhecimentos que daí advêm.
No entanto, uma coisa é certa: tornar-se numa Organização Orientada para a Obtenção de Informações (OMI) não acontece de um dia para o outro. Requer uma estratégia cuidadosamente ponderada, uma mudança cultural e a adoção de novas tecnologias e processos. Este artigo abrangente tem como objetivo descodificar o conceito de IDO, explicar qual é a diferença entre “orientada por dados” e “orientada por conhecimentos”, explorar as principais dimensões dos conhecimentos e fornecer um roteiro para as empresas no caminho para se tornarem uma organização orientada por conhecimentos.
Index
O que é uma Organização Orientada para o Insight (IDO)?
Uma organização orientada por insights (Insights-Driven Organization, IDO) utiliza os resultados da análise de dados. Utilizando tudo, desde modelos estatísticos e algoritmos até à inteligência artificial, é possível obter informações a partir dos dados para apoiar decisões estratégicas. Ao contrário das organizações orientadas para os dados, que se concentram principalmente na recolha e análise de grandes quantidades de dados, as IDOs dão ênfase à compreensão do “porquê” por detrás dos dados. Procuram descobrir padrões, prever tendências futuras e utilizar estes conhecimentos para impulsionar o seu negócio. Estas informações não têm necessariamente de provir de dados e ferramentas internas.
Uma vez que as IDOs utilizam especificamente resultados em vez de grandes volumes de dados, também é mais fácil para as PMEs aplicarem esta abordagem. Embora as empresas orientadas para os dados possam necessitar de recolher e analisar grandes quantidades de dados, as IDOs também podem obter os seus conhecimentos a partir do exterior. As empresas podem trabalhar com parceiros externos ou adquirir informações de fornecedores terceiros para complementar os seus dados internos e capacidades de análise. Isto pode ser especialmente valioso para as empresas que não dispõem de uma grande quantidade de dados internos.
Por exemplo, uma pequena empresa pode recorrer a estudos de mercado externos para obter informações sobre as tendências de consumo ou um hospital pode utilizar dados de cuidados de saúde de terceiros para compreender melhor os resultados dos doentes. Estas informações externas podem depois ser combinadas com dados internos para apoiar a tomada de decisões e a estratégia.
Existem várias vantagens quando falamos de nos tornarmos uma organização orientada para o conhecimento:
- Vantagem competitiva: As informações baseadas em dados permitem que as empresas aproveitem os dados para descobrir novas oportunidades, diferenciar-se da concorrência e impulsionar a inovação que mais ninguém poderia prever.
- Melhor (e mais rápida) tomada de decisões: As IDOs são capazes de tomar decisões baseadas em dados que reduzem a incerteza, melhoram os resultados dessas decisões e, na maioria das vezes, tomam decisões mais rápidas. Isto evita erros dispendiosos e permite que as decisões sejam tomadas com mais confiança.
- Eficiência e produtividade: um IDO pode melhorar a eficiência operacional, identificando estrangulamentos, prevendo problemas e revendo o posicionamento estratégico. Estes conhecimentos podem levar a um aumento da produtividade, permitir uma tomada de decisões estratégicas mais holística e melhor e permitir às empresas uma melhor afetação dos recursos. Para além de todas as oportunidades estratégicas, as poupanças de custos e a melhoria da eficiência operacional também podem ter um impacto na empresa.
- Melhoria da experiência do cliente: Ao poderem também compreender os dados dos clientes e o seu comportamento, as empresas podem proporcionar melhores experiências, conduzindo a uma maior satisfação e fidelização dos clientes.
- Redução de riscos: Ao prever tendências, identificar vulnerabilidades e prever problemas, as empresas podem preparar-se melhor e atenuar os riscos (comerciais).
Diferença entre “orientado para os dados” e “orientado para os conhecimentos”
Os termos “orientado para os dados (Data-Driven)” e “orientado para os conhecimentos (Insights-Driven)” são muitas vezes utilizados indistintamente, uma vez que são frequentemente utilizados de forma incorrecta para fins de marketing e SEO. Se formos precisos, há uma diferença entre os dois termos que é importante para as empresas ou especialmente para a gestão.
Uma empresa orientada para os dados dá ênfase à recolha e análise de dados nos seus processos de tomada de decisão. Este tipo de empresa utiliza dados para estabelecer factos e compreender tendências. As organizações orientadas para os dados recolhem frequentemente o máximo de dados possível para cobrir todas as áreas e fornecer informações para diferentes aspectos do seu trabalho.
No entanto, a organização orientada para os dados pode, por vezes, resultar numa quantidade avassaladora de informação, nem toda ela necessariamente útil ou acionável. Grandes quantidades de dados podem também ocultar tendências ou factos importantes e conduzir a uma espécie de “paralisia da análise”, quando há demasiados dados para tomar decisões claras.
Por outro lado, uma organização orientada para o conhecimento vai mais longe e concentra-se não só na recolha e análise de dados, mas especificamente na interpretação dos dados e na extração de conhecimentos accionáveis. A principal diferença é que o foco está no significado dos dados e não nos dados em si. As empresas mais pequenas, em particular, não dispõem normalmente de grandes fontes de dados e, por conseguinte, dependem também de informações fornecidas externamente.
Enquanto a organização orientada para os dados tem a ver com a recolha e análise de dados, a organização orientada para os conhecimentos tem a ver com a compreensão, interpretação e utilização desses dados para tomar medidas significativas. Ambas as abordagens são importantes no atual cenário orientado por dados, mas para a maioria das empresas PME a abordagem orientada por dados pode não ser viável, pelo que utilizam informações de plataformas externas para orientar as suas decisões.
As principais dimensões de uma organização orientada para os conhecimentos (IDO)
Dados e análises
Os dados e a análise constituem a espinha dorsal de uma IDO e a identificação da informação subjacente é fundamental. É por isso que um dos primeiros passos para se tornar uma organização orientada para os dados e para o conhecimento é sempre a base de dados correcta. As dimensões importantes das capacidades de dados e de análise são:
- Governação e intercâmbio de dados: Devem ser implementadas estruturas eficazes de gestão de dados para garantir a exatidão, a consistência e a segurança dos dados. Isto inclui a definição da forma como os dados são trocados entre as diferentes partes da organização.
- Estratégia e obtenção de dados: Os dados devem ser obtidos estrategicamente, considerando quais os tipos de dados que podem fornecer as informações mais valiosas para a organização.
- Capacitação tecnológica e ciência dos dados: A tecnologia deve ser aproveitada para gerir grandes volumes de dados e os métodos de ciência de dados devem ser aplicados para extrair informações significativas.
- Conformidade e segurança dos dados: A conformidade com os regulamentos de proteção de dados e uma forte ênfase na segurança dos dados são vitais para manter a confiança das partes interessadas e evitar violações de dados.
Operações e processos
A eficiência operacional e os processos bem definidos estão no centro de uma organização orientada para os insights. Ao medir as dimensões dos processos e operações, as empresas podem compreender onde podem melhorar a sua eficiência e eficácia nas suas organizações. Estas são as dimensões mais importantes:
- Gestão e definição de processos: São necessários processos claros e eficazes para lidar com o afluxo de dados e transformá-los em informações accionáveis. Isto envolve a definição de passos para a recolha, análise, interpretação e aplicação de dados.
- Capacitação tecnológica: A tecnologia correcta deve estar implementada para permitir estes processos, garantindo um fluxo de dados contínuo e a acessibilidade para a tomada de decisões.
- Agilidade: Uma IDO é inerentemente ágil, adaptando-se rapidamente a novos conhecimentos e utilizando-os para aperfeiçoar e atualizar os seus processos.
- Comunicação e colaboração: A comunicação e a colaboração eficazes são cruciais para integrar as informações nos processos de tomada de decisão entre departamentos e equipas.
Tecnologia e TI
A tecnologia é um facilitador da abordagem baseada em conhecimentos e também um facilitador de novos modelos de negócio (digitais), capacidades organizacionais e também a base para a inovação:
- Estratégia e gestão de TI: A estratégia de TI deve estar alinhada com os objectivos empresariais globais, garantindo a existência da tecnologia certa para facilitar a recolha e análise de dados.
- Ferramentas e infra-estruturas de TI: O investimento nas ferramentas e infra-estruturas de TI adequadas pode permitir uma gestão e análise de dados sem descontinuidades.
- Tecnologia e inovação: A inovação tecnológica contínua pode proporcionar novas formas de recolher, processar e interpretar dados.
- Segurança informática: Devem ser adoptadas fortes medidas de segurança informática para proteger os dados e os sistemas contra violações.
Pessoas e cultura
A mudança para uma organização orientada para as informações é uma mudança cultural significativa. Para se tornar uma organização orientada para as informações e os dados, é necessário preparar os seus empregados. Desde a identificação de lacunas de competências até à promoção de uma cultura de mudança e de uma cultura que acolha as informações e os dados, há muito a considerar. Eis as principais dimensões das pessoas e da cultura:
- Colaboração, cultura e mentalidade: Uma cultura de colaboração que valorize as informações baseadas em dados é fundamental. Os funcionários, a todos os níveis, devem adotar uma mentalidade que valorize a tomada de decisões com base em provas.
- Liderança e gestão: A liderança tem um papel fundamental na condução da mudança para se tornar uma IDO, dando o exemplo e gerindo a transição.
- Desenvolvimento e retenção de talentos, identificação e aquisição: É vital identificar, adquirir e reter talentos com as competências necessárias para interpretar e aplicar as informações dos dados.
- Gestão do conhecimento e da sucessão: Os conhecimentos sobre dados e informações devem ser partilhados por toda a organização, com um plano de sucessão para garantir a continuidade.
Estratégia e inovação
Depois de preparar a eficiência, as pessoas e a recolha de dados e capacidades analíticas, o impacto das decisões estratégicas baseadas em dados e conhecimentos é dado. Aqui estão as dimensões mais importantes que permitem às Insights Driven Oraganizations (IDOs) inovar:
- Estratégia: A estratégia global deve incorporar a utilização de dados e análises para orientar a tomada de decisões.
Digitalização: A adoção da digitalização pode melhorar as capacidades de recolha e análise de dados.
Inovação: A inovação contínua, impulsionada por informações de dados, pode levar a novos produtos, serviços ou formas de trabalhar.
Clientes e envolvimento
A abordagem orientada para os conhecimentos também é parcialmente impulsionada pelos clientes. Por isso, as empresas devem abraçar a focalização no cliente e encará-la como parte da jornada de conhecimentos para compreender e analisar os seus clientes, as experiências dos clientes e criar novos compromissos com os clientes com base em conhecimentos.
- Foco no cliente e compreensão: Os insights podem fornecer uma compreensão mais profunda das necessidades, preferências e comportamentos dos clientes, permitindo a entrega de experiências mais personalizadas.
- Experiência do cliente/envolvimento: As informações baseadas em dados podem ser utilizadas para melhorar as experiências dos clientes e promover um maior envolvimento dos mesmos.
- Ciclo de vida do cliente e co-inovação: As informações podem orientar as decisões em todas as fases do ciclo de vida do cliente e podem mesmo conduzir à co-inovação com os clientes, conduzindo a produtos e serviços que satisfaçam melhor as suas necessidades.
Análise financeira e conhecimentos
A análise financeira representa uma componente crítica de uma organização orientada para os conhecimentos. Compreender as métricas financeiras é crucial para a tomada de decisões estratégicas e para o crescimento global do negócio.
- Receitas e rendimentos: As informações baseadas em dados podem ajudar a otimizar os fluxos de receitas e os rendimentos, identificando segmentos rentáveis, tendências e potenciais áreas de crescimento. Uma análise detalhada pode também ajudar a prever receitas futuras, ajudando no planeamento estratégico.
- Investimentos estratégicos: A análise de dados financeiros e de mercado pode informar os investimentos estratégicos, ajudando as organizações a identificar oportunidades promissoras e a reduzir os riscos. Isto pode significar investir em novas tecnologias, segmentos de mercado ou modelos de negócio baseados em conhecimentos. Para mais pormenores, consulte o modelo SET.
- Custos e despesas: Compreender onde e como os recursos estão a ser utilizados é essencial para uma IDO. Ao monitorizar os custos e as despesas através da análise de dados, as organizações podem identificar ineficiências e oportunidades de redução de custos. É também uma parte essencial da orçamentação e do planeamento financeiro.
- Métricas de pessoal: As informações dos dados também podem orientar as decisões dos RH. Métricas como a rotatividade dos empregados, a produtividade e o custo por contratação podem fornecer informações valiosas para a gestão de talentos, o recrutamento e o planeamento da força de trabalho.
- KPIs avançados (financeiros): Para além das métricas financeiras tradicionais, os KPI avançados podem incluir informações baseadas em dados, como o valor do tempo de vida do cliente, a taxa de rotatividade e a taxa de conversão. Estas métricas oferecem uma compreensão mais matizada do desempenho financeiro, especialmente em relação ao comportamento e envolvimento do cliente.
Desafios para se tornar uma IDO
Transformar-se numa Insights Driven Organization (IDO) é um grande processo, uma vez que altera muitas questões tradicionais da organização. Aqui estão alguns dos principais obstáculos que devem ser compreendidos antes de adotar o tema das Organizações Orientadas para o Conhecimento na prática:
Resistência cultural
Um dos maiores obstáculos no caminho para o IDO é a resistência cultural dentro da organização. Os funcionários podem estar relutantes em adotar uma nova forma de trabalhar, especialmente se envolver mudanças significativas nos processos e funções existentes. Neste caso, é importante compreender que a resistência pode também dever-se a uma falta de compreensão ou ao medo do desconhecido. Por conseguinte, é importante que haja uma comunicação regular, que se compreenda exatamente se os símbolos de estatuto podem ser adoptados, que se incentive a melhoria das competências e também a “compreensão”, e que não haja demasiadas coisas a acontecer ao mesmo tempo.
Lacunas de talento e de competências
A mudança para uma abordagem orientada para a perceção requer muitas vezes competências que não estão presentes na força de trabalho atual, especialmente se a empresa estiver numa indústria que pouco tinha a ver com TI e dados anteriormente. A ciência dos dados, a IA e a análise são especialidades que exigem uma combinação de conhecimentos técnicos e comerciais e, atualmente, também é difícil obter esses talentos. Muitas vezes, existe uma lacuna entre a necessidade destas competências e a sua disponibilidade na organização, o que exige um investimento significativo na aquisição e desenvolvimento de talentos. Para contrariar esta situação, poderá querer recorrer a fornecedores e plataformas externas, uma vez que nem todos os conhecimentos têm de ser gerados internamente. Isto também evita riscos e dá acesso a fontes de dados normalmente maiores.
Má qualidade dos dados
Sem dados fiáveis e de alta qualidade, as informações obtidas podem ser inexactas ou enganadoras. Especificamente, as empresas mais pequenas ou as empresas com pouco histórico de dados, dados e definições inconsistentes, conjuntos de dados incompletos e informações desactualizadas podem comprometer a fiabilidade dos conhecimentos. As organizações devem investir na gestão da qualidade dos dados e criar processos que garantam a exatidão e a consistência dos dados. É aqui que os conjuntos de dados externos ou os fornecedores de dados costumam ajudar.
Análises demasiado personalizadas
Embora a personalização possa aumentar a relevância e a utilidade da análise, também pode aumentar a complexidade e prolongar o tempo de obtenção de informações. A “personalização” excessiva das soluções analíticas pode acrescentar uma complexidade desnecessária e reduzir a agilidade e a flexibilidade. Uma abordagem equilibrada, que utilize soluções prontas a utilizar e métricas normalizadas sempre que adequado, pode evitar esta armadilha, uma vez que, para a gestão, 90% dos problemas são normalmente os mesmos ou semelhantes, pelo que não se deve reinventar a roda e confiar em ferramentas comprovadas.
Falta de uma “estratégia de conhecimentos” a nível de toda a empresa
Por último, uma transformação eficaz do IDO requer uma estratégia coerente a nível da empresa para o incorporar, aproveitar e também para o fazer avançar estrategicamente. Sem uma visão e um plano partilhados, os esforços de análise podem ficar isolados, resultando em esforços duplicados e oportunidades perdidas e, na maioria das vezes, no abandono do projeto. Quando todas as questões estão unidas numa estratégia comum, é possível, a longo prazo, incorporar as informações na tomada de decisões e orientar melhor a empresa com base nos dados e na análise. Isto inclui planos sobre a forma de utilizar os conhecimentos em reuniões, workshops estratégicos, mas também em acordos de bónus dos empregados e muito mais.
Melhores práticas para se tornar um IDO
Garantir o compromisso da liderança com a mudança.
A mudança para uma Organização Orientada para o Insight é um grande desafio estratégico e cultural. A menos que a liderança dê claramente um forte compromisso e apoio a partir do topo, a maioria das iniciativas falhará rapidamente. A liderança deve dar o tom, enfatizando o valor dos conhecimentos e encorajando a sua utilização na tomada de decisões estratégicas. Devem também estar dispostos a investir nos recursos e infra-estruturas necessários para apoiar a transição.
Promover a formação a todos os níveis
A transição para uma organização orientada para os conhecimentos é um esforço coletivo e todos os funcionários são uma fonte potencial de dados e conhecimentos, mas também dependem deles. Por conseguinte, a transição deve começar por educar todos os funcionários sobre a importância e os benefícios da utilização de informações no seu trabalho diário e o impacto nos objectivos empresariais globais. Além disso, também é aconselhável organizar formações e workshops para que o conhecimento seja partilhado da melhor forma possível e para que todos se sintam capacitados para apoiar e fazer parte da mudança.
Dar prioridade à geração de conhecimentos em vez da mera análise de números
A análise de dados deve ir para além da mera contabilização de números. O objetivo é produzir conhecimentos práticos que possam apoiar a tomada de decisões e impulsionar a inovação. Por conseguinte, deve também definir objectivos claros desde o início e ter uma estratégia para as informações necessárias.
Melhorar a qualidade e o acesso aos dados
A qualidade das informações é essencial para uma tomada de decisões exacta e eficaz. Por conseguinte, é importante democratizar o acesso aos dados e às informações e garantir que as informações correctas estão nas mãos de quem precisa delas no momento certo. Por conseguinte, considere a possibilidade de disponibilizar estas informações em departamentos específicos ou mesmo de distribuir partes da análise a indivíduos específicos. É preferível disponibilizar as informações onde forem necessárias ou relevantes para o empregado (por exemplo, em sistemas ERP, portais internos, etc.).
Utilizar soluções prontas a utilizar sempre que possível
Para acelerar a transição para o IDO, as organizações podem tirar partido da análise empresarial existente ou das ferramentas de análise e visualização de dados. Estas soluções prontas a utilizar podem ser rentáveis e poupar tempo, eliminando a necessidade de desenvolver ferramentas personalizadas de raiz. Além disso, as ferramentas externas podem muitas vezes ter dados existentes ou permitir o benchmarking, o que acrescenta mais valor informativo.
Eliminar a análise e os silos de dados
As informações devem fluir livremente através da organização para proporcionar uma visão unificada da atividade e facilitar a tomada de decisões abrangentes. Por conseguinte, os conhecimentos gerados nos departamentos devem ser sempre recolhidos de forma centralizada na empresa, para que outros possam também ter acesso a eles. A gestão estratégica é muito importante neste domínio.
Mensurabilidade e fazer as perguntas certas
Sem saber quais são as perguntas certas, ou questões, e o papel da mensurabilidade, a evolução para uma organização orientada para o insight não será bem sucedida. Existem vários modelos no mercado que evoluíram para resolver as questões acima mencionadas. Por exemplo, várias empresas começaram com a análise. Desde a Gartner, à IDS, McKinsey, Forrester e MoreThanDigital, foram apresentados vários modelos que podem tornar mensuráveis sub-áreas ou empresas inteiras.
Mas para além dos modelos de gestão, as empresas devem também colocar a si próprias outras questões importantes para desafiar os problemas existentes, desde os processos à cultura, e repensar os pressupostos tradicionais. Algumas das perguntas que devem ser feitas são
- A informação correcta está disponível?
- A forma como está a ser utilizada contribui para os seus objectivos estratégicos?
- Estamos a investir nos dados como um valor?
- A nossa direção está preparada para tomar decisões baseadas em dados e conhecimentos?
- Como é que comunicamos estas decisões internamente e às partes interessadas?
- Está a questionar o paradigma da informação?
- Temos as ferramentas correctas e os conhecimentos de que necessitamos?
As respostas a estas perguntas podem fornecer informações valiosas sobre a forma como a sua organização está atualmente a utilizar os dados e destacar as áreas a melhorar.
A importância da mensurabilidade e da comparabilidade
Para além de fazer as perguntas certas, é importante criar sistemas para medir o progresso e o sucesso (a chamada “medição do impacto”). Para tal, são necessárias ferramentas e quadros que possam quantificar com precisão a maturidade da organização em vários domínios, como a organização, os processos, a gestão de dados e a capacidade analítica, mas também a inovação e as estratégias.
Ferramentas como inquéritos e mecanismos de feedback podem também ajudá-lo a recolher informações diretamente dos seus empregados, clientes e partes interessadas. Isto permite-lhe avaliar a eficácia das suas estratégias actuais e identificar áreas a melhorar.
A medição de dados financeiros, como receitas, investimentos estratégicos, custos e métricas da força de trabalho, também é importante para determinar o impacto financeiro de uma organização orientada para os dados. Ao monitorizar continuamente estas métricas, pode avaliar o impacto a longo prazo e ajustar as suas estratégias conforme necessário, e é aí que as ferramentas internas como o software de BI, os sistemas ERP ou mesmo as ferramentas externas podem ajudar.
Conclusão
Uma coisa é certa: uma abordagem de tomada de decisão orientada por dados não é apenas um “bom ter”, mas um “must-have” para as empresas actuais. A adoção de uma abordagem orientada para os conhecimentos é uma mudança crítica que é necessária para as empresas. Mais do que nunca, os dados correctos devem estar disponíveis rapidamente e as decisões devem ser tomadas rapidamente e com grande precisão. As organizações orientadas para o conhecimento (Insights-Driven Organization, IDO) podem fazer isto de forma mais rápida e eficiente e, normalmente, muito mais rápida do que a concorrência.
Esta mudança não é fácil e não está isenta de desafios. As empresas têm de implementar a cultura correcta, encontrar estratégias e gerar os conhecimentos com os instrumentos e ferramentas adequados e implementá-los posteriormente. Só quando todas as engrenagens funcionam em conjunto é que pode surgir uma vantagem estratégica para uma empresa e esta vantagem pode mudar a empresa de forma sustentável.
Autor: Benjamin Talin, Diretor Executivo da MoreThanDigital
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