Explicación de Insights Driven Organization (IDO) – El futuro de la gestión de negocios y empresas
El poder de los datos, la IA y la información: Construir una organización impulsada por la información
Descubre la importancia de convertirse en una Organización Impulsada por la Información (Insights-Driven Organization, IDO) y aprende las estrategias para hacer la transición y prosperar en este mundo impulsado por los datos.
Estamos en una época impulsada por la innovación digital y los nuevos logros tecnológicos. De la noche a la mañana, se hace obligatorio que las empresas se conviertan en Organizaciones Impulsadas por el Conocimiento (Insights-Driven Organization, IDO). Una IDO es una empresa que utiliza datos, análisis y, en algunos casos, inteligencia artificial (IA) para mejorar los procesos de toma de decisiones, impulsar la innovación, obtener más información sobre la empresa y también impulsar el crecimiento mediante los análisis adecuados. Un Insights-Driven Organization (IDO) es más que una decisión estratégica: se está convirtiendo en algo imprescindible para las empresas que quieren seguir el ritmo de la velocidad y la complejidad.
En general, las Organizaciones Impulsadas por la Información (IDO) tienen varias ventajas. Una mejor analítica e insights pueden aumentar la eficacia operativa (Sobrevivir), identificar nuevas oportunidades de crecimiento (Expandir) y también impulsar un cambio completamente transformador (Transformar). – Más información sobre el modelo de gestión SET.
Por tanto, no es sorprendente que, más allá de las empresas de TI, varias empresas de diversos sectores ya hayan empezado a aprovechar los conocimientos, los datos y la analítica. Especialmente con el reciente auge de la IA y, en concreto, de la IA generativa, el tema de las «Decisiones Basadas en Datos» y la «Gestión Basada en Datos» ha crecido rápidamente. Así que, al tiempo que se le ha dado bombo y platillo, también se ha puesto el foco en el valor de los datos, la analítica y las percepciones que se derivan de ellos.
Sin embargo, una cosa es cierta: convertirse en una Organización Impulsada por los Conocimientos (IDO) no se consigue de la noche a la mañana. Requiere una estrategia cuidadosamente estudiada, un cambio de cultura y la adopción de nuevas tecnologías y procesos. Este exhaustivo artículo pretende descifrar el concepto de IDO, explicar cuál es la diferencia entre «impulsada por los datos» e «impulsada por los conocimientos», explorar las dimensiones clave de los conocimientos y proporcionar una hoja de ruta para las empresas en vías de convertirse en una organización impulsada por los conocimientos.
Índice
¿Qué es una Organización Basada en el Conocimiento (ODI)?
Una organización impulsada por la información (Insights-Driven Organization, IDO) utiliza los resultados del análisis de datos. Utilizando desde modelos estadísticos y algoritmos hasta inteligencia artificial, se pueden extraer conocimientos de los datos para respaldar las decisiones estratégicas. A diferencia de las organizaciones basadas en datos, que se centran principalmente en recopilar y analizar grandes cantidades de datos, las IDO hacen hincapié en comprender el «por qué» de los datos. Tratan de descubrir patrones, predecir tendencias futuras y utilizar estos conocimientos para impulsar su negocio. Estos conocimientos no tienen por qué proceder necesariamente de datos y herramientas internos.
Dado que las IDO utilizan específicamente resultados en lugar de big data, esto también es más fácil de aplicar para las PYMES. Mientras que las empresas impulsadas por los datos pueden necesitar recopilar y analizar grandes cantidades de datos, las IDO también pueden obtener sus conocimientos del exterior. Las empresas pueden trabajar con socios externos o comprar perspectivas a proveedores externos para complementar sus capacidades internas de datos y análisis. Esto puede ser especialmente valioso para las empresas que no disponen de una gran cantidad de datos internos.
Por ejemplo, una pequeña empresa puede utilizar estudios de mercado externos para conocer las tendencias de los consumidores, o un hospital puede utilizar datos sanitarios de terceros para comprender mejor los resultados de los pacientes. Estos datos externos pueden combinarse con los internos para apoyar la toma de decisiones y la estrategia.
Hay varias ventajas cuando hablamos de convertirnos en una Organización Impulsada por la Perspectiva:
- Ventaja competitiva: Los conocimientos basados en datos permiten a las empresas aprovechar los datos para descubrir nuevas oportunidades, diferenciarse de la competencia e impulsar innovaciones que nadie podría predecir o prever.
- Mejor (y más rápida) toma de decisiones: Las OID son capaces de tomar decisiones basadas en datos que reducen la incertidumbre, mejoran los resultados de esas decisiones y, en la mayoría de los casos, las toman más rápidamente. Esto evita costosos errores y permite tomar decisiones con más confianza.
- Eficacia y productividad: una OID puede mejorar la eficacia operativa identificando cuellos de botella, prediciendo problemas y revisando el posicionamiento estratégico. Estos conocimientos pueden aumentar la productividad, permitir una toma de decisiones estratégicas más holística y mejor, y permitir a las empresas desplegar mejor los recursos. Además de todas las oportunidades estratégicas, el ahorro de costes y la mejora de la eficacia operativa también pueden repercutir en el negocio.
- Mejora de la experiencia del cliente: Al poder comprender también los datos de los clientes y su comportamiento, las empresas pueden ofrecer mejores experiencias, lo que conduce a una mayor satisfacción y fidelidad de los clientes.
- Mitigación de riesgos: Al predecir tendencias, detectar vulnerabilidades y prever problemas, las empresas pueden prepararse mejor para los riesgos (empresariales) y mitigarlos.
Diferencia «impulsado por los datos» frente a «impulsado por los conocimientos»
Los términos «impulsado por los datos» e «impulsado por los conocimientos» suelen utilizarse indistintamente, ya que a menudo se emplean mal con fines de marketing y SEO. Si somos precisos, existe una diferencia entre ambos términos que es importante para las empresas o, especialmente, para la gestión.
Una empresa basada en datos hace hincapié en la recopilación y el análisis de datos en sus procesos de toma de decisiones. Este tipo de empresa utiliza los datos para establecer hechos y comprender tendencias. Las organizaciones basadas en datos suelen recopilar tantos datos como sea posible para cubrir todas las áreas y proporcionar información para los distintos aspectos de su trabajo.
Sin embargo, la organización impulsada por los datos a veces puede dar lugar a una cantidad abrumadora de información, no toda ella necesariamente útil o procesable. Las grandes cantidades de datos también pueden ocultar tendencias o hechos importantes y provocar una especie de «parálisis por análisis» cuando hay demasiados datos para tomar decisiones claras.
Una organización impulsada por la información, por otra parte, va un paso más allá y se centra no sólo en la recopilación y el análisis de datos, sino específicamente en la interpretación de los datos y la extracción de información procesable a partir de ellos. La diferencia clave es que la atención se centra en el significado de los datos y no en los datos en sí. Las empresas más pequeñas, en particular, no suelen disponer de grandes fuentes de datos y, por tanto, dependen también de las percepciones externas.
Mientras que la organización impulsada por los datos consiste en recopilar y analizar datos, la organización impulsada por el conocimiento consiste en comprender, interpretar y utilizar esos datos para emprender acciones significativas. Ambos enfoques son importantes en el panorama actual basado en los datos, pero para la mayoría de las PYMES el enfoque basado en los datos puede no ser factible, por lo que utilizan perspectivas de plataformas externas para impulsar sus decisiones.
Dimensiones clave de una organización impulsada por la información (IDO)
Datos y análisis
Los datos y la analítica forman la columna vertebral de una IDO, e identificar la información subyacente es clave. Por eso, uno de los primeros pasos para convertirse en una organización impulsada por los datos y los insights es contar siempre con la base de datos adecuada. Las dimensiones importantes en las capacidades de datos y análisis son:
- Gobernanza e Intercambio de Datos: Deben implantarse estructuras eficaces de gobierno de los datos para garantizar su exactitud, coherencia y seguridad. Esto incluye definir cómo se intercambian los datos entre las distintas partes de la organización.
- Abastecimiento y estrategia de datos: Los datos deben obtenerse estratégicamente, teniendo en cuenta qué tipos de datos pueden proporcionar los conocimientos más valiosos para la organización.
- Habilitación tecnológica y ciencia de datos: Hay que aprovechar la tecnología para gestionar grandes volúmenes de datos, y aplicar métodos de ciencia de datos para extraer perspectivas significativas.
- Cumplimiento y seguridad de los datos: El cumplimiento de la normativa sobre protección de datos y un fuerte enfoque en la seguridad de los datos son vitales para mantener la confianza de las partes interesadas y evitar las violaciones de datos.
Operaciones y procesos
La eficiencia operativa y los procesos bien definidos son el núcleo de una organización impulsada por la información. Midiendo las dimensiones de procesos y operaciones, las empresas pueden comprender dónde pueden mejorar la eficiencia y eficacia de sus organizaciones. Estas son las dimensiones más importantes:
- Gestión y Definición de Procesos: Se necesitan procesos claros y eficaces para gestionar la afluencia de datos y transformarlos en insights procesables. Esto implica definir los pasos para la recopilación, el análisis, la interpretación y la aplicación de los datos.
- Habilitación tecnológica: Debe existir la tecnología adecuada para habilitar estos procesos, garantizando un flujo de datos sin fisuras y la accesibilidad para la toma de decisiones.
- Agilidad: Una OID es intrínsecamente ágil, se adapta rápidamente a los nuevos conocimientos y los utiliza para perfeccionar y actualizar sus procesos.
- Comunicación y colaboración: La comunicación y la colaboración efectivas son cruciales para integrar los conocimientos en los procesos de toma de decisiones en todos los departamentos y equipos.
Tecnología y TI
La tecnología es un habilitador del enfoque basado en la información y también un habilitador de nuevos modelos empresariales (digitales), capacidades organizativas y también la base de la innovación:
- Estrategia y Gestión de TI: La estrategia de TI debe alinearse con los objetivos empresariales generales, garantizando que se dispone de la tecnología adecuada para facilitar la recopilación y el análisis de datos.
- Herramientas e infraestructura de TI: Invertir en las herramientas y la infraestructura de TI adecuadas puede permitir la gestión y el análisis de datos sin fisuras.
- Tecnología e innovación: La innovación tecnológica continua puede proporcionar nuevas formas de recopilar, procesar e interpretar los datos.
- Seguridad informática: Deben establecerse fuertes medidas de seguridad informática para proteger los datos y los sistemas de las infracciones.
Personas y cultura
El cambio a una organización impulsada por la información supone un cambio cultural significativo. Para convertirte en una organización impulsada por los insights y los datos, tienes que preparar a tus empleados. Hay mucho que tener en cuenta, desde la identificación de las carencias de habilidades hasta el fomento de una cultura de cambio que acoja con agrado la información y los datos. He aquí las dimensiones clave para las personas y la cultura:
- Colaboración, Cultura y Mentalidad: La clave es una cultura de colaboración que valore la información basada en datos. Los empleados de todos los niveles deben adoptar una mentalidad que valore la toma de decisiones basada en datos.
- Liderazgo y gestión: El liderazgo tiene un papel fundamental a la hora de impulsar el cambio para convertirse en un IDO, dar ejemplo y gestionar la transición.
- Desarrollo y Retención del Talento, Identificación y Adquisición: Es vital identificar, adquirir y retener talentos con las habilidades necesarias para interpretar y aplicar las perspectivas de los datos.
- Gestión del Conocimiento y la Sucesión: Los conocimientos sobre datos y perspectivas deben compartirse en toda la organización, con un plan de sucesión que garantice la continuidad.
Estrategia e innovación
Después de preparar la eficacia, las personas y reunir las capacidades de datos y análisis, se da el impacto para las decisiones estratégicas basadas en datos e insights. He aquí las dimensiones más importantes que permiten innovar a las Insights Driven Oraganizations (IDOs):
- Estrategia: La estrategia global debe incorporar el uso de datos y analítica para orientar la toma de decisiones.
- Digitalización: Adoptar la digitalización puede mejorar las capacidades de recopilación y análisis de datos.
- Innovación: La innovación continua, impulsada por el conocimiento de los datos, puede dar lugar a nuevos productos, servicios o formas de trabajar.
Clientes y compromiso
El enfoque basado en la información también está impulsado en parte por los clientes. Por tanto, las empresas deben adoptar el enfoque en el cliente y verlo como parte del viaje de la información para comprender y analizar a sus clientes, sus experiencias y crear un nuevo compromiso con el cliente basado en la información.
- Enfoque y comprensión del cliente: Los conocimientos pueden proporcionar una comprensión más profunda de las necesidades, preferencias y comportamientos de los clientes, lo que permite ofrecer experiencias más personalizadas.
- Experiencia / Compromiso del cliente: La información basada en datos puede utilizarse para mejorar la experiencia de los clientes y fomentar su compromiso.
- Ciclo de vida del cliente y coinnovación: La información puede orientar las decisiones en cada etapa del ciclo de vida del cliente, e incluso puede impulsar la coinnovación con los clientes, dando lugar a productos y servicios que satisfagan mejor sus necesidades.
Análisis e información financiera
La analítica financiera representa un componente crítico de una Organización Impulsada por la Perspectiva. Comprender las métricas financieras es crucial para la toma de decisiones estratégicas y el crecimiento general del negocio.
- Ingresos: Los conocimientos basados en datos pueden ayudar a optimizar los flujos de ingresos y los ingresos mediante la identificación de segmentos rentables, tendencias y áreas de crecimiento potencial. Un análisis detallado también puede ayudar a prever los ingresos futuros, contribuyendo a la planificación estratégica.
- Inversiones estratégicas: El análisis de los datos financieros y de mercado puede informar las inversiones estratégicas, ayudando a las organizaciones a identificar oportunidades prometedoras y mitigar los riesgos. Esto podría significar invertir en nuevas tecnologías, segmentos de mercado o modelos empresariales basados en los conocimientos. Consulta el Modelo SET para obtener más detalles.
- Costes y gastos: Comprender dónde y cómo se utilizan los recursos es esencial para una OID. Controlando el coste y el gasto mediante el análisis de datos, las organizaciones pueden identificar ineficiencias y oportunidades de reducción de costes. También es una parte fundamental de la presupuestación y la planificación financiera.
- Métricas de personal: El conocimiento de los datos también puede orientar las decisiones de RRHH. Métricas como la rotación de personal, la productividad y el coste por contratación pueden proporcionar información valiosa para la gestión del talento, la contratación y la planificación de la plantilla.
- KPI avanzados (financieros): Más allá de las métricas financieras tradicionales, los KPI avanzados pueden incluir información basada en datos, como el valor del ciclo de vida del cliente, la tasa de rotación y la tasa de conversión. Estas métricas ofrecen una comprensión más matizada del rendimiento financiero, especialmente en relación con el comportamiento y el compromiso del cliente.
Retos para convertirse en una IDO
Transformarse en una Organización Impulsada por el Conocimiento (IDO) es un gran proceso, ya que cambia muchas cuestiones tradicionales de la organización. He aquí algunos de los principales bloqueos que hay que comprender antes de adoptar en la práctica el tema de las Organizaciones Impulsadas por la Perspicacia:
Resistencia cultural
Uno de los mayores obstáculos en el camino hacia la IDO es la resistencia cultural dentro de la organización. Los empleados pueden ser reacios a adoptar una nueva forma de trabajar, sobre todo si implica cambios significativos en los procesos y funciones existentes. Aquí también es importante comprender que la resistencia también puede deberse a la falta de comprensión o al miedo a lo desconocido. Por lo tanto, es importante una comunicación regular, entender exactamente si se pueden tomar símbolos de estatus, fomentar la mejora de las cualificaciones y también la «comprensión y que no ocurran demasiadas cosas a la vez».
Lagunas de talento y falta de habilidades
El cambio a un enfoque basado en la información suele requerir competencias que no están presentes en la mano de obra actual, sobre todo si la empresa pertenece a un sector que antes tenía poco que ver con las TI y los datos. La ciencia de los datos, la IA y la analítica son especialidades que requieren una combinación de conocimientos técnicos y empresariales, y actualmente también es difícil conseguir ese talento. A menudo existe una brecha entre la necesidad de estas habilidades y su disponibilidad en la organización, lo que requiere una inversión significativa en adquisición y desarrollo de talento. Para contrarrestarlo, puedes recurrir a proveedores y plataformas externos, porque no todos los conocimientos deben generarse internamente. Esto también evita riesgos y además da acceso a fuentes de datos normalmente más grandes.
Mala calidad de los datos
Sin datos fiables y de alta calidad, las percepciones obtenidas pueden ser inexactas o engañosas. En concreto, las empresas más pequeñas o con poco historial de datos, datos y definiciones incoherentes, conjuntos de datos incompletos e información obsoleta pueden socavar la fiabilidad de las percepciones. Las organizaciones deben invertir en la gestión de la calidad de los datos y crear procesos que garanticen su exactitud y coherencia. Ahí es donde suelen ayudar los conjuntos de datos externos o los proveedores de datos.
Análisis demasiado personalizados
Aunque la personalización puede aumentar la relevancia y utilidad de los análisis, también puede aumentar la complejidad y alargar el tiempo de obtención de información. Las soluciones analíticas excesivamente «personalizadas» pueden añadir una complejidad innecesaria y reducir la agilidad y la flexibilidad. Un enfoque equilibrado, que utilice soluciones comerciales y métricas estándar cuando proceda, puede evitar este escollo, porque para la dirección, el 90% de los problemas suelen ser los mismos o similares, así que no reinventes la rueda y confía en herramientas probadas.
Falta de una «estrategia de insights» para toda la empresa
Por último, una transformación eficaz del IDO requiere una estrategia coherente para toda la empresa sobre cómo incorporarlo, aprovecharlo y también hacerlo avanzar estratégicamente. Sin una visión y un plan compartidos, los esfuerzos analíticos pueden quedar aislados, con la consiguiente duplicación de esfuerzos y pérdida de oportunidades, y la mayoría de las veces, abandono del proyecto. Cuando todas las cuestiones se unen en una estrategia común, entonces es posible a largo plazo incorporar insights a la toma de decisiones y orientar mejor el negocio basándose en los datos y la analítica. Esto incluye planes sobre cómo utilizar los insights en reuniones, talleres estratégicos, pero también en los acuerdos de bonificación de los empleados y más.
Buenas prácticas para convertirse en un IDO
Garantizar el compromiso de la dirección con el cambio.
El cambio a una Organización Basada en la Perspectiva es un reto estratégico y cultural importante. A menos que la dirección manifieste claramente un fuerte compromiso y apoyo desde arriba, la mayoría de las iniciativas fracasarán rápidamente. La dirección debe marcar la pauta destacando el valor de los conocimientos y fomentando su uso en la toma de decisiones estratégicas. También deben estar dispuestos a invertir en los recursos y la infraestructura necesarios para apoyar la transición.
Promover la formación a todos los niveles
El camino hacia una organización basada en la información es un esfuerzo colectivo, y cada empleado es una fuente potencial de datos e información, pero también depende de ellos. Por tanto, la transición debe empezar por educar a todos los empleados sobre la importancia y las ventajas de utilizar insights en su trabajo diario y el impacto en los objetivos empresariales generales. Además, también es aconsejable organizar formaciones y talleres para que los conocimientos se compartan de la mejor manera posible y todos se sientan capacitados para apoyar y formar parte del cambio.
Prioriza la generación de conocimientos sobre el mero cálculo de números
El análisis de datos debe ir más allá del mero cálculo de números. El objetivo es producir perspectivas procesables que puedan apoyar la toma de decisiones e impulsar la innovación. Por lo tanto, también debes establecer objetivos claros desde el principio y tener una estrategia para determinar qué conocimientos son necesarios.
Mejora la calidad y el acceso a los datos
La calidad de la información es esencial para una toma de decisiones precisa y eficaz. Por lo tanto, es importante democratizar el acceso a los datos y la información, y garantizar que la información correcta esté en manos de quienes la necesitan en el momento adecuado. Por lo tanto, considera la posibilidad de poner estos conocimientos a disposición de determinados departamentos o incluso de distribuir partes de los análisis a determinadas personas. Lo mejor es hacer que la información esté disponible donde sea necesaria o relevante para el empleado (por ejemplo, en sistemas ERP, portales internos, etc.).
Utiliza soluciones estándar siempre que sea posible
Para acelerar la transición al IDO, las organizaciones pueden aprovechar las herramientas existentes de análisis empresarial o de análisis y visualización de datos. Estas soluciones listas para usar pueden ser rentables y ahorrar tiempo al eliminar la necesidad de desarrollar herramientas personalizadas desde cero. Además, las herramientas externas pueden disponer a menudo de datos existentes o permitir la evaluación comparativa, lo que añade más valor informativo.
Rompe los silos de análisis y datos
La información debe fluir libremente por toda la organización para proporcionar una visión unificada del negocio y facilitar la toma de decisiones integral. Por lo tanto, los insights generados en los departamentos deben recopilarse siempre de forma centralizada en la empresa para que otros también puedan acceder a ellos. La gestión estratégica es realmente importante aquí.
Mensurabilidad y formulación de las preguntas adecuadas
Sin conocer las preguntas o cuestiones adecuadas y el papel de la mensurabilidad, la evolución hacia una organización impulsada por los insights no tendrá éxito. Existen varios modelos en el mercado que han evolucionado para abordar las cuestiones mencionadas. Por ejemplo, varias empresas han empezado con la analítica. Desde Gartner, hasta IDS, McKinsey, Forrester y MoreThanDigital, se han presentado varios modelos que podrían hacer medibles subáreas o empresas enteras.
Pero más allá de los modelos de gestión, las empresas también deberían plantearse otras preguntas importantes para cuestionar los problemas existentes, desde los procesos hasta la cultura, y replantearse los supuestos tradicionales. Algunas preguntas que sin duda deben hacerse son
- ¿Se dispone de la información adecuada?
- ¿Cómo se está utilizando para contribuir a tus objetivos estratégicos?
- ¿Estamos invirtiendo en los datos como valor?
- ¿Está nuestra dirección preparada para tomar decisiones basadas en datos e información?
- ¿Cómo comunicamos estas decisiones internamente y a las partes interesadas?
- ¿Cuestionas el paradigma de la información?
- ¿Tenemos las herramientas adecuadas y los conocimientos que necesitamos?
Las respuestas a estas preguntas pueden proporcionar información valiosa sobre lo bien que tu organización está utilizando actualmente los datos y poner de relieve áreas de mejora.
La importancia de la mensurabilidad y la comparabilidad
Además de formular las preguntas adecuadas, es importante poner en marcha sistemas para medir el progreso y el éxito (la llamada «medición del impacto»). Esto requiere herramientas y marcos que puedan cuantificar con precisión la madurez de la organización en diversos ámbitos, como la organización, los procesos, la gestión de datos y la capacidad analítica, pero también la innovación y las estrategias.
Herramientas como las encuestas y los mecanismos de retroalimentación también pueden ayudarte a recopilar información directamente de tus empleados, clientes y partes interesadas. Esto te permite evaluar la eficacia de tus estrategias actuales e identificar áreas de mejora.
Medir los datos financieros, como los ingresos, las inversiones estratégicas, los costes y las métricas de personal, también es importante para determinar el impacto financiero de una organización basada en datos. Mediante la supervisión continua de estas métricas, puedes evaluar el impacto a largo plazo y ajustar tus estrategias según sea necesario, que es donde herramientas internas como el software BI, los sistemas ERP o incluso herramientas externas pueden ayudar.
Conclusión
Una cosa es cierta: un enfoque de la toma de decisiones basado en los datos no es sólo un «bien que hay que tener», sino un «deber que hay que tener» para las empresas de hoy en día. Adoptar un enfoque basado en la información es un cambio crítico necesario para las empresas. Más que nunca, los datos correctos deben estar disponibles con rapidez y las decisiones deben tomarse rápidamente y con gran precisión. Las Organizaciones Impulsadas por la Perspectiva (IDO) pueden hacerlo con mayor rapidez y eficacia, y normalmente mucho más rápido que la competencia.
Este cambio no es fácil y no está exento de desafíos. Las empresas tienen que implantar la cultura adecuada, encontrar estrategias y generar los insights con los instrumentos y herramientas adecuados y aplicarlos después. Sólo cuando todos los engranajes pueden funcionar juntos, puede surgir una ventaja estratégica para una empresa y esta ventaja puede cambiar la empresa de forma sostenible.
Autor: Benjamin Talin, Director General de MoreThanDigital
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