Explicação do processo de tomada de decisão orientado por dados: Tomar decisões empresariais mais inteligentes utilizando a Data-Driven Decision-Making
O que é a Tomada de Decisões com base em dados, e porque deve começar a tomar decisões mais inteligentes com base em dados e conhecimentos.
Explicamos a tomada de decisões baseada em dados (DDDM) e porque é importante para os executivos. Compreender como começar a utilizar dados para decisões estratégicas e superar a sua concorrência com os conhecimentos certos.
Tomar decisões empresariais inteligentes é essencial para o sucesso de qualquer empresa – penso que todos podemos concordar com este facto. Mas como é que se tomam decisões estratégicas e importantes? A maioria dos CEOs e executivos de alto nível tomam decisões com base na sua experiência e intuição. E embora isto possa por vezes funcionar, contar apenas com estes dois factores não é suficiente – nem por sombras. Não admira que as empresas que utilizam a tomada de decisões baseada em dados (Data-Driven Decision-Making, DDDM) tenham 19 vezes mais probabilidades de serem lucrativas do que os seus pares que não dependem de dados para tomar decisões críticas. (Fonte: McKinsey)
É aqui que entram os dados. Ao analisar dados, pode compreender melhor o que se passa no seu negócio. Para tomar as melhores decisões, é necessário ter dados precisos e oportunos. Estes dados podem provir de várias fontes, incluindo inquéritos a clientes, relatórios financeiros, e análises de websites. Este artigo irá discutir como utilizar os dados para tomar decisões empresariais mais inteligentes.
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Utilizar dados para tomar decisões?
Tomar decisões é difícil. Pode ser difícil saber qual é a coisa certa a fazer. Mas e se pudesse usar a informação para ajudar a tomar as suas decisões? É isso que é a tomada de decisões baseada em dados. Utiliza dados de diferentes fontes para o ajudar a fazer melhores escolhas. Isto pode incluir dados da ciência, análise de negócios, e inteligência empresarial.
Há muitos benefícios na tomada de decisões baseada em dados. Por um lado, pode ajudá-lo a tomar decisões mais rapidamente. Isto é porque tem toda a informação de que necessita mesmo à sua frente. Não há necessidade de ir e recolher mais dados ou tentar interpretá-los você mesmo. Isto pode poupar muito tempo a longo prazo.
Outro benefício é que pode ajudá-lo a tomar decisões mais precisas. Isto é porque não está a contar com o seu instinto ou intuição. Está a basear as suas decisões em factos e provas. Isto pode conduzir a melhores resultados para o seu negócio.
O que é a tomada de decisão orientada por dados (“Data-Driven Decision-Making” – DDDM)?
A tomada de decisão orientada por dados (“Data driven Decision-Making” – DDDM) é o processo de utilização de dados e estatísticas para informar e orientar as decisões empresariais. O DDDM pode incluir tudo, desde compreender o que aconteceu no passado, o que está a acontecer actualmente, e o que pode acontecer no futuro, utilizando modelos de aprendizagem por máquina para analisar dados. Tipicamente, estes modelos são construídos utilizando um algoritmo de aprendizagem de máquina num conjunto de dados que foi anotado com os resultados desejados (decisões). O modelo pode então ser utilizado para prever os resultados para novos conjuntos de dados.
As empresas sempre utilizaram dados de uma forma ou outra para tomar decisões, mas o termo “tomada de decisões baseada em dados” refere-se normalmente ao uso crescente de análise de dados e modelação preditiva nos últimos anos. Graças aos grandes dados, as empresas têm agora acesso a mais dados do que nunca, e estão cada vez mais a recorrer a ferramentas e técnicas analíticas para dar sentido a tudo isto.
No cerne da tomada de decisão orientada pelos dados está a parte analítica. Isto envolve a recolha, limpeza, análise e visualização de padrões sobre os quais a gestão pode tomar decisões. O objectivo é utilizar estes dados para compreender o que está a acontecer no seu negócio e tomar melhores decisões.
A análise pode ser utilizada para tudo, desde descobrir que produtos vender até compreender o comportamento do cliente. Ao analisar os dados, as empresas podem identificar tendências e determinar as acções que precisam de tomar para as capitalizar. Por exemplo, se uma empresa notar que as suas vendas estão a aumentar durante uma determinada altura do ano, poderá decidir aumentar os seus esforços de marketing durante esse período.
Os benefícios de uma tomada de decisão baseada em dados são claros. Ao utilizar a análise, as empresas podem melhorar o seu processo de tomada de decisões, tornar-se mais eficientes e ganhar mais dinheiro. Para tirar partido destes benefícios, as empresas devem recolher e utilizar os dados correctos de forma eficaz.
As empresas devem estar conscientes de algumas limitações ao processo de tomada de decisão orientado pelos dados. Em primeiro lugar, os dados podem ser mal interpretados. É importante lembrar que os dados são apenas uma parte do quadro e não podem ser utilizados cegamente. Além disso, os dados podem ser enviesados se não forem recolhidos ou analisados correctamente. E finalmente, as empresas podem não ter todos os dados relevantes disponíveis, o que pode dificultar a sua capacidade de tomar decisões informadas.
Apesar destas limitações, a tomada de decisões baseada em dados continua a ser uma ferramenta poderosa que as empresas podem utilizar para melhorar o seu desempenho. Estando conscientes destas limitações e tendo-as em conta, as empresas podem tomar melhores decisões e ver resultados reais.
Orientado para a informação vs. orientado para os dados
Os termos “orientado para a perceção” e “orientado para os dados” podem parecer sinónimos para muitos, mas referem-se a duas abordagens diferentes à utilização da informação numa empresa.
Uma empresa orientada para os dados centra-se principalmente na recolha, armazenamento e análise de grandes quantidades de informação. Estas empresas concentram-se em aspectos de dados e gestão de dados, assegurando que grandes quantidades de informação estão disponíveis para a tomada de decisões.
Por outro lado, as empresas orientadas para o conhecimento vão um pouco mais longe. Concentram-se principalmente em informações accionáveis para permitir a tomada de decisões a todos os níveis. Estas informações fornecem uma compreensão clara dos padrões, tendências e potenciais resultados futuros, permitindo às organizações tomar decisões estratégicas informadas de forma proactiva. Estas informações accionáveis podem ser provenientes de fontes internas ou externas.
Quais são os benefícios da tomada de decisão baseada em dados?
As empresas que utilizam a tomada de decisões baseada em dados podem beneficiar de várias vantagens em relação aos seus concorrentes. Não é apenas o conteúdo dos dados, mas também o que eles fazem aos gestores e decisores de toda a organização que permite que o DDDM seja tão eficiente.
Alguns dos benefícios mais importantes são:
Aumento da eficiência
A tomada de decisões baseadas em dados ajuda as empresas a evitar perder tempo e recursos com estratégias ineficazes. Também permite às empresas adaptarem-se mais rapidamente às mudanças do mercado ou do ambiente.
Decisões mais rápidas
A tomada de decisões baseada em dados pode ajudar as empresas a tomar decisões mais rapidamente, uma vez que têm ao seu alcance toda a informação de que necessitam. Isto é especialmente útil em indústrias ou mercados de ritmo acelerado, onde decisões rápidas baseadas em sentimentos puros podem ser dispendiosas.
Precisão melhorada
Os dados fornecem uma base factual para a tomada de decisões, que pode melhorar a exactidão dessas decisões. Isto melhora os resultados e, portanto, também a confiança nas decisões. Desta forma, as empresas podem acelerar o processo de decisão e evitar erros dispendiosos baseados em preconceitos, armadilhas mentais, ou sentimentos intestinais.
Melhores decisões
Ao ter mais factos a que recorrer, as empresas podem tomar melhores decisões com mais probabilidades de sucesso. Isto leva a um aumento dos lucros e da competitividade. A qualidade das decisões tornar-se-á significativamente melhor e mais fiável.
Melhoria do serviço ao cliente e da experiência
A tomada de decisões baseada em dados pode ajudar as empresas a compreender melhor as necessidades e preferências dos seus clientes, permitindo-lhes fornecer um nível mais elevado de serviço ao cliente. Desta forma, é possível personalizar as ofertas, aumentar a retenção de clientes e mesmo aumentar o Valor de Vida do Cliente (CLV) ao longo do tempo, oferecendo melhores serviços, comunicação, e muito mais.
Planeamento estratégico melhorado
Ter acesso aos dados permite às empresas desenvolver planos a longo prazo com mais probabilidades de sucesso do que aqueles desenvolvidos sem análise de dados. A Gestão Estratégica orientada por dados e o Planeamento Estratégico orientado por dados pode ser uma pedra angular importante para as empresas que queiram superar as outras. Mas também, aqui, é necessário mencionar que os gestores devem compreender o possível enviesamento de dados ou desafios nas previsões, e não cair em análises erradas.
Mais agilidade
A tomada de decisões baseada em dados permite às empresas serem mais ágeis e adaptarem-se rapidamente às mudanças do mercado ou da indústria. Ao obter dados quase em tempo real, as mudanças na dinâmica do mercado podem ser observadas e tratadas proactivamente. Isto pode ajudar a manter-se à frente do mercado e evitar ser apenas reactivo.
Aumento da confiança nas decisões
Com dados para apoiar as suas decisões, você e a sua equipa podem ter uma maior confiança nas suas escolhas. Isto pode levar a uma moral e motivação melhoradas para tomar decisões mais rápidas e mais corajosas que ajudem a organização. Geralmente, a direcção tende a ficar mais satisfeita na tomada de decisões, uma vez que pode confiar nos dados em vez de precisar de justificar as suas decisões com base em sentimentos instintivos.
Atribuição mais eficiente de recursos
Os dados podem ajudá-lo a compreender onde os seus recursos são mais bem empregues e onde os seus esforços se devem concentrar. Isto permite-lhe afectá-los de forma mais eficiente e eficaz, aumentando os lucros. Além disso, evita o melhor projecto que tem pouco impacto na empresa.
7 Passos para Começar com a Tomada de Decisão Orientada por Dados
Globalmente, a tomada de decisões baseada em dados (data-driven decision-making, DDDM) não é assim tão complicada para começar. Contudo, os gestores devem estar cientes das armadilhas e assegurar que a organização está pronta a apoiar o DDDM. Há quatro passos chave no processo DDDM: aquisição de dados, limpeza e preparação de dados, análise de dados, e tomada de decisões.
1. Estabelecer metas e objectivos claros
Sem objectivos claros, não seria fácil saber que tipo de dados recolher e como analisá-los. Os gestores devem trabalhar com as suas equipas para estabelecer objectivos específicos que o DDDM possa ajudar a atingir.
2. Adquirir os dados certos
Uma vez estabelecidos os objectivos, os gestores devem identificar os dados necessários para apoiar a tomada de decisões. Isto inclui dados internos (por exemplo, registos financeiros, análises de websites, inquéritos a clientes) e dados externos (por exemplo, tendências de mercado, meios de comunicação social, e relatórios de estudos de mercado). Os dados devem ser exactos e oportunos; caso contrário, não serão úteis para a tomada de decisões.
3. Preparar e limpar os dados
Após a aquisição dos dados necessários, é necessário limpá-los e prepará-los para análise. Isto inclui a formatação dos dados, os valores em falta e a detecção de anomalias. Estas etapas são importantes para assegurar que os dados estejam prontos para uma análise mais aprofundada.
4. Efectuar a análise dos dados
Uma vez os dados limpos e preparados, podem ser analisados para apoiar a tomada de decisões. Isto inclui análise exploratória de dados, modelação estatística, e análise preditiva. O objectivo é encontrar insights que possam ajudar os gestores a tomar melhores decisões.
5. Partilhar as percepções
Após a análise dos dados, é importante partilhar os conhecimentos com as partes interessadas relevantes. Estas partes interessadas incluem gestores, empregados e outros decisores. Uma excelente forma é incluí-los nas ferramentas existentes que os interessados utilizam no seu trabalho quotidiano. Os conhecimentos devem ser apresentados de forma clara e concisa para que possam ser facilmente compreendidos e utilizados para a tomada de decisões. Também ajuda a visualizar os dados e a criar relatórios fáceis de compreender que serão partilhados internamente.
6. Tomar decisões
Com a base de dados e conhecimentos adequados, os gestores podem tomar decisões informadas. Isto inclui decisões estratégicas (por exemplo, que novos produtos a desenvolver) e decisões operacionais (por exemplo, como melhorar o serviço ao cliente).
7. Monitorizar e ajustar
Finalmente, é importante controlar os resultados das decisões e ajustá-los em conformidade. Este ciclo de feedback é importante para assegurar que as decisões são eficazes e para fazer mais melhorias.
Criação de uma cultura de empresa orientada por dados
A cultura da empresa orientada pelos dados é essencial para tirar o máximo partido da tomada de decisão orientada pelos dados. Uma empresa que não é movida por dados não poderá utilizar dados para tomar melhores decisões de forma eficaz. A tomada de decisões baseada em dados pode ajudar uma empresa a identificar oportunidades e problemas, mas se a cultura não apoiar a análise de dados, estes conhecimentos ficarão por utilizar.
Para ser bem sucedida, uma cultura orientada para os dados deve ter as seguintes características:
1. Os líderes precisam de estar preparados e habilitados
Os líderes devem receber as ferramentas e a formação necessárias para utilizar os dados no seu processo de tomada de decisões de forma eficaz. Sem isto, não poderão tirar o máximo partido da tomada de decisões baseada em dados.
Mas, os líderes também precisam de ser responsabilizados pela tomada de decisões baseadas em dados. Esta responsabilização pode assumir a forma de Indicadores de Desempenho Chave (KPIs) e de outras medidas que permitam verificar se os dados estão ou não a ser utilizados de forma eficaz. Se os líderes não forem preparados ou responsáveis, a tomada de decisões baseada em dados não será bem sucedida.
2. Formação dos funcionários
Todos os empregados precisam de receber formação para utilizar os dados nas suas tomadas de decisão. Esta formação deve abranger desde a alfabetização básica de dados até técnicas analíticas mais avançadas. Sem esta formação, os funcionários não poderão fazer pleno uso de dados para a tomada de decisões. Podem até não estar cientes das oportunidades que os dados podem proporcionar.
3. Encontrar e capacitar os defensores dos dados internos
Os defensores dos dados podem ser difíceis de encontrar, mas são essenciais para a condução de uma cultura baseada em dados. Estas pessoas serão responsáveis por evangelizar a utilização de dados e análises dentro da empresa. Os defensores dos dados precisam de ser capazes de comunicar os benefícios de uma tomada de decisões baseada em dados a outras pessoas de forma eficaz e dar-lhes o poder de utilizar os dados da forma correcta.
4. Integrar dados em toda a parte – torná-los “normais”.
Para criar uma cultura orientada pelos dados, as empresas precisam de integrar dados em todos os aspectos do seu funcionamento, desde reuniões a propostas de projectos até ao planeamento estratégico. Ao fazê-lo, todos na empresa compreenderão a importância dos dados e como estes podem ajudá-los a tomar melhores decisões.
5. Infra-estruturas e processos precisam de estar prontos
A tomada de decisões baseada em dados requer muitos dados, infra-estruturas, e recursos. Desde a recolha, limpeza, análise e integração nas tarefas quotidianas, as infra-estruturas e processos necessários devem estar implementados para apoiar uma cultura baseada em dados. Se algum destes elementos faltar, os funcionários podem ficar frustrados e voltar a “sentir o instinto de tomar decisões”.
Conclusão
A tomada de decisões com base em dados sólidos é necessária para as organizações que procuram prosperar no futuro. Com tanta mudança e volatilidade a acontecer no panorama empresarial actual, é mais importante do que nunca tomar decisões baseadas em dados. Ter uma cultura baseada em dados garante que todos os membros da sua organização pensem criticamente e tomem decisões informadas. A implementação destas práticas não será fácil, mas um planeamento e execução cuidadosos podem ajudar a sua empresa a manter-se relevante e bem sucedida no futuro.
Agora é uma boa altura para começar com decisões estratégicas orientadas por dados, construir os primeiros modelos, começar de forma pequena e molhar os pés. Muitas empresas têm enormes potenciais que podem desbloquear usando apenas alguns dados e alguns conhecimentos para melhor investir em projectos que são importantes e criar o maior impacto para a organização.
Autor: Benjamin Talin, CEO MoreThanDigital
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