O que são sistemas ERP? – Significado, introdução e sugestões para a implementação de software ERP

No mundo atual, os dados desempenham um papel cada vez mais central na orientação das empresas e organizações. À medida que as empresas se tornam mais integradas com outros sistemas, como o serviço ao cliente, a contabilidade e a gestão de stocks, têm de gerir a crescente complexidade das suas operações. É aqui que entram em jogo os sistemas de planeamento de recursos empresariais (ERP).

Os sistemas ERP fornecem uma visão abrangente de todos os recursos disponíveis numa organização, de modo a que os gestores possam tomar decisões informadas sobre a melhor forma de os utilizar para obter a máxima eficiência e produtividade. A integração de vários processos num sistema unificado permite às empresas aceder a informações em tempo real sobre as suas operações a partir de qualquer local. Este artigo explica o que são os sistemas ERP, como funcionam em diferentes ambientes empresariais e porque é que pode querer considerar um depois de o ler.

O que é um sistema ERP (Enterprise Resource Planning)?

Um sistema de planeamento de recursos empresariais (ERP) é uma solução de software abrangente que integra as várias operações e funções de uma organização. O sistema fornece uma plataforma única e centralizada para gerir toda a empresa, desde as finanças às vendas, gestão da relação com o cliente, inventário, armazéns, compras, gestão de projectos, gestão de recursos humanos e muito mais. Os sistemas ERP permitem que todas as partes interessadas acedam a dados em tempo real a partir de qualquer local e são normalmente a base para a tomada de decisões orientada por dados nas empresas.

Explicação simples dos sistemas ERP

Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) é algo como o sistema nervoso central de uma empresa. Tal como o cérebro integra e coordena todas as funções do corpo, o software ERP integra vários processos empresariais num sistema racionalizado. Trata-se de um conjunto de diferentes aplicações que gerem operações-chave, incluindo planeamento de produtos, compras, gestão de stocks, finanças, recursos humanos e relações com os clientes. Pense no sistema como uma base de dados central a que todos os departamentos de uma organização podem aceder, atualizar, interligar e partilhar dados em tempo real. Isto elimina os chamados “silos de dados”, onde apenas algumas pessoas têm acesso aos dados, e promove uma melhor comunicação, eficiência e tomada de decisões em toda a empresa.

Uma breve história dos sistemas ERP

Os sistemas ERP têm uma longa história e evoluíram drasticamente ao longo do tempo. Nas décadas de 1970 e 1980, as soluções ERP dependiam fortemente de computadores mainframe de grandes dimensões e a sua aquisição e instalação eram dispendiosas. Este enorme custo de investimento para a programação e funcionamento de servidores do tamanho de uma sala significava que apenas as maiores empresas podiam pagar um livro-razão central para gerir a empresa eletronicamente.

Contudo, à medida que a tecnologia foi melhorando, os sistemas ERP tornaram-se mais acessíveis e menos dispendiosos. Na década de 1990, surgiram soluções baseadas no cliente-servidor, permitindo que empresas de todas as dimensões beneficiassem das vantagens de um sistema ERP. Além disso, com a introdução de serviços baseados na nuvem no século XXI, o custo dos sistemas ERP diminuiu significativamente. As empresas mais pequenas podem agora tirar partido de características e capacidades anteriormente apenas disponíveis para organizações maiores. Esta maior disponibilidade de soluções ERP significa que mais empresas podem experimentar os benefícios de um sistema de informação integrado. Novas soluções baseadas em SaaS, Cloud ou mesmo open source tornaram-se populares após a década de 2010 e a ascensão das plataformas de software.

Importância do ERP nas operações empresariais modernas

Os sistemas ERP estão a tornar-se cada vez mais importantes e integrais nas empresas modernas, uma vez que são essenciais para gerir operações complexas, fornecer informações em tempo real e simplificar processos. As soluções ERP fornecem às organizações uma visão abrangente dos seus recursos para que os gestores possam tomar decisões informadas para obter a máxima eficiência e produtividade. Os sistemas ERP também permitem uma maior integração entre diferentes departamentos e equipas, ajudando a garantir que todos trabalham em conjunto e na mesma página.

Para muitas empresas, a conformidade com os impostos locais ou a necessidade de integração com os sistemas governamentais é outra razão pela qual adoptam sistemas digitais ou ERP, porque a integração fiscal em tempo real só é possível quando todos os dados são recolhidos centralmente.

As vantagens dos sistemas ERP para diferentes ambientes empresariais

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) beneficiam as empresas em vários ambientes empresariais, desde as finanças e contabilidade ao fabrico e distribuição, marketing e serviço ao cliente.

Processos simplificados e redução de custos

Uma das vantagens mais significativas de um sistema ERP é o facto de permitir às organizações racionalizar processos, eliminando tarefas ou actividades redundantes e reduzindo o esforço manual necessário para gerir recursos. Além disso, com uma plataforma centralizada de partilha de dados, as empresas podem poupar nos custos associados à existência de vários sistemas.

Automatização de processos manuais

As soluções ERP podem reduzir significativamente a quantidade de esforço manual necessário para gerir as operações do dia a dia. Com ferramentas e processos automatizados, as organizações podem otimizar o seu fluxo de trabalho, reduzindo o tempo gasto em tarefas mundanas e permitindo que o pessoal se concentre em iniciativas mais estratégicas.

Aumento da eficiência operacional

Ao simplificar os processos, eliminar tarefas redundantes e fornecer informações em tempo real sobre as operações, as soluções ERP ajudam as organizações a aumentar a sua eficiência operacional. As vantagens podem ter impacto no serviço ao cliente, no aumento das receitas de vendas e num melhor desempenho geral da empresa.

Obter informações accionáveis a partir dos dados para impulsionar o crescimento da empresa

Os sistemas ERP também podem fornecer às organizações uma visão sem precedentes das suas operações através da recolha e análise de dados. Estes dados e informações permitem que os gestores tomem melhores decisões sobre a afetação de recursos e a promoção do crescimento da empresa. Ao aproveitar o poder dos dados, as soluções ERP podem ajudar as organizações a maximizar o seu potencial de sucesso.

Percepções em tempo real

As soluções ERP também fornecem informações em tempo real sobre as operações, permitindo que os gestores tomem decisões informadas para maximizar a eficiência e a produtividade. Com acesso a informações actuais sobre tendências de vendas, níveis de inventário, problemas de serviço ao cliente e muito mais, os líderes empresariais podem identificar rapidamente áreas de melhoria e tomar medidas proactivas para as resolver.

Gestão orientada para os dados

Finalmente, ao fornecer acesso a dados abrangentes sobre todos os aspectos das suas operações, os sistemas ERP permitem que as organizações tomem decisões informadas sobre a melhor forma de utilizar os seus recursos para obter a máxima eficiência e produtividade. Esta abordagem de gestão baseada em dados pode levar a melhorias em áreas como o serviço ao cliente, marketing e vendas.

Identificar rapidamente áreas de melhoria dentro da organização

As soluções ERP também dão às organizações uma maior visibilidade das suas operações, permitindo-lhes identificar rapidamente as áreas que necessitam de ser melhoradas. Os sistemas ERP podem ajudar os gestores a identificar ineficiências e a agir em conformidade, fornecendo informações em tempo real sobre o desempenho. A identificação de áreas de melhoria torna mais fácil para as organizações manterem-se competitivas num ambiente em constante mudança.

Colaboração melhorada

Outro benefício chave de um sistema ERP é facilitar a colaboração entre diferentes departamentos da organização. Toda a organização pode trabalhar em conjunto de forma mais eficaz para objectivos comuns, fornecendo uma plataforma integrada de partilha de dados.

Melhoria do serviço e da satisfação do cliente

Os sistemas ERP também proporcionam às organizações uma forma mais eficiente de gerir questões e inquéritos de serviço ao cliente. O pessoal do serviço de apoio ao cliente pode responder de forma rápida e precisa às questões com acesso a informações detalhadas sobre os clientes, tais como encomendas anteriores, envios e historial de pagamentos. Além disso, o software ERP é construído com ferramentas que permitem o acompanhamento atempado de quaisquer problemas não resolvidos dos clientes.

Melhoria da exatidão e visibilidade dos dados

Os sistemas ERP também ajudam as organizações a melhorar a exatidão e a visibilidade dos seus dados. Ao assegurar que todos os departamentos utilizam um conjunto de dados consistente, as soluções ERP eliminam discrepâncias e facilitam aos gestores a visualização da informação em tempo real. Isto é altamente benéfico para monitorizar o desempenho, seguir tendências e identificar áreas de melhoria.

Maior segurança dos dados

Por último, os sistemas ERP proporcionam uma maior segurança dos dados, permitindo a configuração de controlos de acesso que limitam o pessoal que tem acesso a dados específicos. Isto ajuda as organizações a proteger informações sensíveis e a manter a conformidade com os regulamentos do sector.

Conformidade simplificada através da redução de erros humanos

Os sistemas ERP também podem ajudar as organizações a otimizar a conformidade, reduzindo os erros humanos. Ao automatizar processos e fornecer informações em tempo real sobre as operações, as soluções ERP facilitam aos gestores a identificação de áreas de não conformidade, permitindo-lhes tomar medidas correctivas antes de surgir um problema.

Integrar facilmente novas tecnologias no sistema

As soluções ERP devem ser flexíveis e facilmente integradas com a tecnologia existente, como os sistemas de gestão das relações com os clientes (CRM), as máquinas de fabrico ou coisas mais simples como o software de contabilidade. Os sistemas ERP abertos que facilitam a incorporação de novos sistemas ajudam as organizações a manterem-se actualizadas com as tecnologias mais recentes sem fazerem alterações significativas ao seu fluxo de trabalho.

Como funciona um ERP – Mais do que uma base de dados

Os sistemas ERP são arquitecturas de software complexas que permitem a integração perfeita de vários processos empresariais num único sistema. Os sistemas ERP incluem componentes de software, bases de dados, middleware e interfaces de utilizador.

• Os componentes de software de um sistema ERP são responsáveis pela gestão das várias camadas de aplicações e interfaces de utilizador. Estes componentes incluem normalmente a contabilidade, a gestão das existências, a gestão das relações com os clientes e outros módulos (muitos deles são enumerados na secção seguinte).
• As bases de dados do sistema ERP armazenam dados de várias aplicações, permitindo a partilha de informações em tempo real entre departamentos, módulos e funcionalidades. O registo central (base de dados) ajuda a garantir dados exactos e consistentes em toda a organização e uma visibilidade completa de tudo o que acontece.
• O middleware é utilizado para ligar os diferentes componentes de um sistema ERP, permitindo a comunicação e a colaboração entre eles. O middleware normalmente utilizado inclui XML, BizTalk e serviços Web.
• A camada de interface do utilizador fornece uma plataforma para os utilizadores interagirem com o sistema ERP, permitindo-lhes aceder aos dados em tempo real. As interfaces de fácil utilização permitem uma navegação rápida, poupando trabalho e tempos de espera, e a visualização adequada dos dados permite uma melhor tomada de decisões e uma maior eficiência operacional.

Módulos e funcionalidades típicos dos sistemas ERP

Os sistemas ERP fornecem uma visão abrangente de todos os aspectos dos processos empresariais de uma organização e, por conseguinte, também existem muitas integrações, módulos e funcionalidades diferentes em diferentes sistemas. Eis alguns dos módulos mais comuns que se encontram num sistema ERP moderno:

1. Finanças: Este módulo inclui o registo geral, as contas a pagar, as contas a receber, os KPI e os relatórios financeiros.
2. Business Intelligence: Permite que as organizações obtenham informações sobre os seus dados através de técnicas como ferramentas de análise de grandes volumes de dados ou algoritmos de análise preditiva.
3. Gestão das relações com os clientes (CRM): Mantém as relações com os clientes através da gestão de interacções como campanhas de correio eletrónico, criação de contas ou cumprimento de encomendas.
4. Vendas e distribuição: Este módulo ajuda a gerir as actividades de vendas, como o processamento de entrada de encomendas, o cálculo de preços ou os pedidos de informação do serviço de apoio ao cliente.
5. Fabrico: Este módulo inclui o planeamento da produção, a programação, a gestão de custos e o controlo de qualidade.
6. Planeamento e programação da produção: Este módulo ajuda as organizações a planear e programar as actividades de produção para otimizar os recursos e satisfazer os requisitos dos clientes.
7. Cadeia de fornecimento: Este módulo inclui a gestão de stocks, compras e logística.
8. Recursos Humanos (HRM): Este módulo contém informações sobre empregados, folhas de pagamento, administração de benefícios e gestão de desempenho.
9. Gestão de projectos: Ajuda na execução de projectos através de processos de orçamentação, atribuição de recursos, calendarização ou acompanhamento do progresso.
10. Gestão da Qualidade: Ajuda as organizações a otimizar as operações, assegurando a consistência do produto de acordo com as especificações do cliente ou as normas da indústria.
11. Sistema de gestão de armazéns (WMS): Permite às empresas seguir o rasto das mercadorias nos seus armazéns utilizando tecnologia de códigos de barras ou sistemas de identificação por radiofrequência (RFID).
12. Gestão do ciclo de vida dos activos: Fornece às empresas ferramentas para gerir eficazmente todo o ciclo de vida dos seus activos, desde a aquisição até à eliminação.
13. Gestor de documentos/conteúdos: Permite que as organizações armazenem e gerenciem documentos, como contratos ou faturas, em um local seguro.
14. Automatização de serviços empresariais: Este módulo ajuda a simplificar a prestação de serviços aos clientes, automatizando tarefas como a resolução de problemas ou a gestão de feedback dos clientes.
15. Risco e conformidade: Este módulo permite às organizações gerir e reduzir o risco associado às suas operações, fornecendo ferramentas para a avaliação do risco e a gestão da conformidade.
16. Gestão do conhecimento: Este módulo ajuda as organizações a armazenar e partilhar conhecimentos entre colaboradores, ajudando-os a aumentar a produtividade.
17. Automação de marketing: Permite às empresas acompanhar e gerir campanhas de marketing, tais como campanhas de correio eletrónico ou de redes sociais.
18. Dashboards e Relatórios: Fornece análises visuais (Business Analytics) para que os utilizadores compreendam melhor os seus dados.

Implementação de ERP – Aspectos a considerar

A implementação de um ERP é um processo complexo que, normalmente, inclui planeamento, análise, conceção, desenvolvimento, testes, implementação e manutenção. Mas aqui estão algumas das considerações e dicas mais importantes sobre o que considerar antes de comprar, ao escolher um sistema ERP e depois de implementar um sistema ERP.

Veja aqui o artigo completo: Escolher a solução ERP correcta – Um Guia para iniciar a sua Jornada ERP

Antes de comprar um ERP

1. Compreender as necessidades da sua empresa: Antes de escolher um sistema ERP, certifique-se de que compreende bem os requisitos e necessidades da sua empresa.
2. Tenha uma visão e objectivos claros: Defina o que pretende obter com a implementação de um sistema ERP, incluindo objectivos a curto prazo e metas a longo prazo, para que saiba por onde começar e como irá beneficiar a sua organização.
3. Obter a adesão de todas as partes interessadas: Certifique-se de que todos os envolvidos no processo de implementação estão de acordo com o projeto, desde os executivos aos utilizadores, para que não haja surpresas ao longo do caminho.
4. Estabeleça um cronograma e expectativas realistas: Defina expectativas realistas para os prazos de conclusão ao planear a implementação; caso contrário, os atrasos podem levar à frustração e a custos excessivos devido a alterações do âmbito ou a pedidos de alteração do âmbito mais tarde, durante as fases de implementação, se os prazos não forem cumpridos inicialmente.

Escolher o sistema ERP correto

1. Avaliar as capacidades do sistema ERP: Certifique-se de que o sistema ERP escolhido pode satisfazer os requisitos e necessidades comerciais definidos no início. Não se deixe enganar por 1000 funcionalidades que nunca irá utilizar; concentre-se nos seus objectivos.
2. Experiência do utilizador: Considere a forma como a plataforma será utilizada pelos utilizadores, incluindo a experiência do utilizador ao navegar no sistema e as capacidades de elaboração de relatórios.
3. Determinar as capacidades de integração: Compreender como o sistema ERP se irá integrar com outros sistemas na sua organização
4. Comparar preços e opções de licenciamento: Analisar o custo de implementação de um sistema ERP, incluindo os custos de licenciamento e manutenção. Os custos do sistema ERP variam muito, pelo que a comparação pode compensar a longo prazo.
5. Considere a escalabilidade: Escolha um sistema ERP com características e módulos que possam ser facilmente aumentados ou reduzidos para acomodar o crescimento ou alterações nos seus processos empresariais. A escalabilidade também significa que um sistema ERP deve oferecer fácil personalização e expansão.
6. Considere diferentes modelos de implementação (On-Premises, Cloud, Managed Cloud, ou SaaS): Determine qual a opção de implementação que melhor satisfaz as necessidades da sua organização, especialmente porque o SaaS pode tornar-se muito dispendioso e, muitas vezes, os custos internos para a implementação no local podem ser imensos. Faça um cálculo do Custo Total de Propriedade (TCO) durante 5 a 7 anos para ver os custos reais das diferentes implementações.
7. Teste a solução com uma demonstração ou teste gratuito: Muitos fornecedores de ERP oferecem demonstrações e testes gratuitos do seu sistema, para que possa testar a solução e garantir que esta satisfaz as suas necessidades e os requisitos empresariais definidos.
8. Ter em conta o apoio: Certifique-se de que existe uma equipa de apoio disponível para o ajudar com quaisquer problemas ou questões que possam surgir durante o processo de implementação ou pós-implementação.

Após a implementação de um ERP

1. Formar os utilizadores: Fornecer formação adequada e contínua aos utilizadores para se familiarizarem com o sistema ERP, de modo a poderem utilizá-lo eficazmente
2. Monitorizar o desempenho do sistema: Monitorizar regularmente o desempenho do sistema ERP e certificar-se de que tudo está a funcionar corretamente
3. Ajustar as definições e personalizações conforme necessário: Efetuar quaisquer ajustes ou personalizações necessárias com base no feedback dos utilizadores
4. Atualizar o software e as integrações: Mantenha o seu software atualizado e certifique-se de que todas as integrações permanecem actualizadas
5. Garantir a existência de um plano de recuperação de desastres: Crie um plano de recuperação de desastres que descreva as medidas a tomar em caso de interrupções do sistema ou perdas de dados devido a erro humano ou falhas de hardware
6. Acompanhar as principais métricas: Monitorize as principais métricas e indicadores ao longo do tempo para determinar se os objectivos foram atingidos, tais como níveis de eficiência melhorados e poupanças de custos
7. Otimizar os processos e simplificar as soluções empresariais: Otimizar continuamente os processos no âmbito do sistema ERP e simplificar as soluções empresariais para maximizar a produtividade

Conclusão

Já lá vai o tempo em que os sistemas ERP eram apenas acessíveis a empresas de grande dimensão. Hoje em dia, a implementação de um sistema ERP pode ajudar empresas de todas as dimensões a melhorar as suas operações e a controlar melhor a sua organização, mesmo com orçamentos que não atingem os milhões.

Escolha um sistema ERP que se adapte às suas necessidades através de uma pesquisa e preparação adequadas. Tenha em conta todos os factores, tais como: a experiência do utilizador, as capacidades de integração, as opções de preço e licenciamento, a escalabilidade, os modelos de implementação, a disponibilidade de suporte e outros factores, tais como a formação dos utilizadores, a pós-implementação e a monitorização das principais métricas ao longo do tempo. A preparação adequada garante que as organizações recebem o máximo valor da solução escolhida.

Autor: Dr. Andreas Maier, CEO da SIX Management Systems e CodeCoda

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