Geschäftsrisiko minimieren durch Informationsbereitstellung

Warum Informationen und Wissen in Unternehmen immer wichtiger werden und wie sie Einfluss auf das Geschäftsrisiko nehmen

Noch nie war das Wachstum von Daten schneller als heute. Noch nie haben sich Technologien schneller entwickelt als jetzt. Hinzu kommen neue Arbeitsmodelle durch New Work, welche einen neuen Zugang und Umgang mit Wissen und Daten von Unternehmen und Mitarbeitern fordern.

Treffen Entscheider in Unternehmen heutzutage Entscheidungen, dann haben Sie am Ende des Tages zumeist die Bottom Line im Kopf. Die Bottom Line ist ein Wert, der berechnet wird, um über den Erfolg eines Unternehmens zu urteilen. In den letzten Jahren sind jedoch immer mehr Economical-, Social- und Governance (ESG) Themen als Erweiterung zur Corporate Social Responsibility (CSR) hinzugekommen, die nicht über harte Zahlen bewertet werden können. Um die internen und externen Einflüsse eben dieser Themen auf das eigene Unternehmen zu bewerten, nutzen Entscheider gerne Risikomatrizen. Auf ihr werden die Risiken, die Entscheider für ihr Unternehmen sehen, nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung eingestuft.

In diesem Artikel geht es insbesondere um die Reduktion von Risiken, die durch fehlendes Wissen im Unternehmen entstehen. Durch gesellschaftliche Veränderungen wie den demografischen Wandel, New Work und eine digitale Welt mit diversen Tools verändern sich auch die Risiken, die auf entsprechenden Risikomatrizen bewertet werden. Dabei spielt das Thema Wissensmanagement und Informationsbereitstellung eine immer größere Rolle. Schon jetzt werden die einfachen Arbeiten immer stärker automatisiert. Der Job des Menschen ist die Überwachung und die Befähigung der Maschinen, die Aufgaben gut auszuführen. Dazu muss er jedoch das notwendige Wissen haben. Im Gegensatz zu früher muss das Wissen nicht mehr aus dem Kopf abrufbar sein. Die Informationen sind schließlich alle vorhanden, gerade in Unternehmen. Es gibt Lern-Management-Systeme, Intranets, Projekträume und vieles mehr, in denen das gesamte Wissen digitalisiert wird. Die Aufgabe des Mitarbeiters ist es also, die entsprechenden Informationen zu finden und daraus die besten Entscheidungen im Sinne des Unternehmens zu treffen. Die Aufgabe des Unternehmens bzw. der Entscheider ist es, den Mitarbeiter zu „enablen“, genau diese Entscheidungen zu treffen. Um Entscheidungen zu treffen, wird eine Entscheidungsgrundlage benötigt. Um diese zu haben, ist Recherche notwendig – oft über verschiedene Datensilos. Die Recherche ist dabei der zeitaufwendige Teil, der durch Tools wie unternehmensinterne Suchen nicht nur beschleunigt, sondern auch die Entscheidungsqualität signifikant beschleunigt. Rechercheaufträge können so von Stunden auf Minuten heruntergebrochen werden – die gewonnene Zeit kann bspw. in den Prozess der Entscheidungsfindung gesteckt werden.

Eine Lösung, Wissen zu demokratisieren und für alle zugänglich zu machen, sind Unternehmenssuchmaschinen. Unternehmensinterne Suchmaschinen befinden sich durch neue Technologien wie NLP und Veränderungen der genutzten Tools & Arbeitswelten in einem starken Wandel und ermöglichen Unternehmen neue Chancen, insbesondere im Umgang mit unstrukturierten Daten. Die Chancen müssen jedoch vom Management erkannt und ergriffen werden. Welche Anwendungsfälle es für Unternehmenssuchen gibt, kann hier nachgelesen werden.

Wie sehen die Risiken durch eine schlechte Informationsbereitstellung aus?

Zunächst sollte man sich bewusst machen, welchen Wert man in den eigenen Daten sieht und was diese an Wert haben können, wenn sie entsprechend bereitgestellt werden. Dazu kann man sich ein paar einfache Fragen stellen:

  • Wie viel Wissen steckt in meinen Daten?
  • Welche Schlüsse kann ich daraus ziehen?
  • Wie gut ist das Wissen für meine Mitarbeiter zugänglich?
  • Was verlieren meine Mitarbeiter, wenn Sie ohne dieses Wissen oder nur mit einem Teil arbeiten müssten? Wie würden wir dann performen?

Für die Risiken kann man sich anschließend folgende Fragen stellen:

  • Wie hoch ist das Risiko, dass meine Mitarbeiter Entscheidungen aufgrund einer schlechten oder gar falschen Datengrundlage treffen?
  • Wie hoch ist das Risiko, dass konkurrierende Unternehmen Produkte schneller entwickeln, weil sie ihr Know-How besser nutzen können?
  • Wie hoch ist das Risiko, dass wir keinen guten Kundenservice anbieten können, weil der Servicemitarbeiter einfach nicht alles über den Kunden weiß?
  • Wie hoch ist das Risiko, dass der Vertriebler Umsatz verpasst, weil er kein vollständiges Bild von den vorhandenen Informationen über den eigenen Kunden hat?

Die Fragen können zusätzlich noch auf andere Bereiche ausgeweitet werden. Eine Unternehmenssuche macht das Unternehmen zum Teil Gläsern und kann die vorher genannten Risiken deutlich minimieren, ohne einen direkt messbaren Impact auf die Bottom Line zu haben.

Schon jetzt geht es in Unternehmen darum, Mitarbeitern einen guten Arbeitsplatz – nicht mehr nur im klassischen Büro, sondern auch digital – bereitzustellen. Der Wert von Zugang zu Informationen verändert sich dabei mit der fortschreitenden Digitalisierung, ist jedoch schwieriger messbar als greifbare Assets wie beispielsweise (mehr)produzierte Einheiten von einer Produktion.

Der Trend, dass Erfolg bzw. Unternehmenswerte nicht mehr ausschließlich an materiellen Assets gemessen werden, wird sich fortsetzen. Zukünftig werden Unternehmen auch daran gemessen, wie gut Teams aufeinander eingespielt sind, wie gut die Systeme ineinandergreifen, wie gut vorhandenes Know-How von Mitarbeitern genutzt werden kann. Daher sollte die Antwort auf die Frage „Minimiert eine unternehmensinterne Suchmaschine mein Geschäftsrisiko?“ mit „Ja, in Teilen“ beantwortet werden.

Bastian Maiworm ist Mitgründer des Enterprise-Search-Tech-Startups ambeRoad. Er schreibt über die neuesten Entwicklungen im Bereich Start Ups und Themen, die im Enterprise-Search-Kontext relevant sind. Seine Erfahrungen als Gründer nutzt er, um die Digitalisierung und Zusammenarbeit zwischen Startups und der Old Economy weiter voranzutreiben und zu optimieren.

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