Softwareupdate: Windows 8 jetzt ablösen – einfach und ohne Drama
Derzeit steht die Erinnerung in vielen Kalendern: Das Support-Ende von Windows 8 trifft im Januar 2023 zahlreiche Unternehmen.
Softwareupdate und Windows Ablösung ohne Stress – können das nur Profis, unterstützt durch zahlreiche Berater? Wir zeigen die drei Abschnitte erfolgreicher Experten aus IT, EAM und Prozessmanagement und erläutern, wie Sie mit wenig Aufwand rechtzeitig für eine stressfreie Zeit der Umstellung sorgen.
Softwareupdate, Migration, Ablösung – das Managen veralteter Software gilt für viele Unternehmen und IT-Verantwortliche als aufwendige, unangenehme Pflicht. Viel Aufwand, oftmals mehr Kosten und all das nur dafür, dass man die oft selbe Tätigkeit mit einer neuen Softwareversion ausführen kann? Nicht umsonst wird sich um das Thema gewunden und keiner möchte so recht anfangen. Doch die Uhr tickt – im aktuellen Kontext von Windows 8 sind es jetzt noch genau 12 Monate. Doch die Liste ist natürlich länger – wo fängt man da an?
Index
Die neue Einfachheit – ein schrittweises Vorgehen in kleinen Schritten
Es kann tatsächlich einfach sein, Software abzulösen und auf dem Weg dorthin alles zu tun, damit es keine Überraschungen gibt. Hier helfen folgende Basics aus dem Enterprise Architecture und IT Service Management:
- Feststellen, welche Software tatsächlich im Einsatz ist.
- Identifizieren des Änderungsumfangs und absichern der Kompatibilität
- Roadmapping mit KeyUsern und Hypercare Phase
Wir zeigen, wie Sie diese Tätigkeiten schlank, zielführend und wiederholbar durchführen und so mit Leichtigkeit auf den Tag der Ablöse hinarbeiten können.
1. Tatsächlich genutzte Software und ihre Prozessunterstützung
Jedes Unternehmens besitzt und betreibt mehr Software, als tatsächlich für die Geschäftsprozesse benötigt wird. Doch meist weiss niemand so genau, welche Auswirkung es haben kann, eine Software zu deinstallieren, upzudaten oder abzulösen. Das kostet Geld und Zeit, denn oft weiss niemand, wie man hier die Spreu vom Weizen trennt. Starten Sie mit diesen Punkten und arbeiten Sie sie sukzessive ab:
- Setzen Sie sich mit den Team- oder Abteilungsleitern im Unternehmen an einen Tisch und lassen Sie sich erklären, welche Software im jeweiligen Bereich verwendet wird – und wofür.
- Nehmen Sie 1/3 der Mitarbeiter aus diesem Bereich und schauen Sie diesen bei ihrer Arbeit einmal über die Schulter. So erfahren Sie noch mehr.
- Fragen Sie danach, was mit dem Ergebnis der Arbeit am Ende geschieht – wer es nutzt, wohin es geht oder wer darauf angewiesen ist.
Das Ergebnis: Eine Liste an Software und ihren Nutzern, sowie die Übersicht wo im Unternehmen mehr als nur eine Abteilung mit einer Software arbeitet. Identifizieren Sie bei der Vorstellung dieser Liste jeweils 2-3 Key-User, also Mitarbeiter, die ständig mit der Software arbeiten und als Experten ansprechbar sind. Diese können auch hilfreiche Tipps geben, um zu verstehen, welche Daten in der Software eigentlich erzeugt, verarbeitet und genutzt werden. Gibt es in Ihrem Unternehmen auch einen Prozessmanager, so wird sich dieser sicher freuen, ihre „Real-Life“-Infos einmal gegen die dokumentieren und oft veralteten Unternehmensprozesse zu halten. Schritt 1 ist getan: Sie wissen, welche Software tatsächlich genutzt wird.
2. Änderungsumfänge, Changelogs und Migrationspläne
Die Kunst bei einer Ablösung von Software ist es, viel weniger auf die Komplexität der Technik zu achten als auf die Funktionalität. Für die Technik holen Sie die IT an Bord, welche Ihnen danken wird, sich wirklich nur mit dem Betrieb und einem Test des Updates auseinander zu setzen. Für die Funktionen haben Sie Ihre Key-User, denn niemand kennt sich besser aus. Diese dürfen jetzt auf gesonderten Systemen mit der neuen Version prüfen, ob sie überhaupt eine Änderung merken und alles funktioniert. Sobald hier etwas auffällt, erkennen Sie die direkte Auswirkung auf die Arbeit der Mitarbeiter. Denn wenn Sie es schaffen, Blockaden, Fehlfunktionen und Inkompatibilitäten im Voraus zu erkennen, sind sie quasi schon auf der Ziellinie!
- Jede Veränderung, die durch KeyUser bemerkt wird, kommt in einen fachlichen Changelog für die Abteilung. Zu 90% werden stets nur technische Changelogs vorgehalten, mit denen die Fachexperten aber nichts anfangen können.
- In Abstimmung mit Hersteller, IT und Fachbereich wird geprüft, ob es sich nur um eine andere Schaltfläche, Menüs oder komplette Funktionsumfänge handelt. Bei Updates wie von Windows 8 auf Windows 10 helfen Testsysteme, um zu prüfen, ob alles beim Alten bleibt.
- Kleinere Veränderungen sind durch Schulungen vermittelbar, funktionale Änderungen erfordern eine fachliche Bewertung – beispielsweise, ob die Software vielleicht explizit nicht upgedatet und durch ein anderes Produkt ersetzt werden sollte.
- Läuft eine Software nicht unter Windows 10, gilt es, den Hersteller zu involvieren. Für verzwickte Situationen gibt es Möglichkeiten, Software in virtuellen Umgebungen wie unter Windows 8 bereitzustellen, dass das Programm den Unterschied nicht merkt. So gewinnen Sie Zeit.
3. Roadmaps als Fahrplan – gut für die Nerven und das Business
Nach ein paar Monaten sind Sie bei diesem letzten Schritt angelangt und können sich mit den Aufwänden für die Umstellung oder das Update befassen. Zusammen mit der IT bewerten Sie zunächst, wie die Veränderung auf die Rechner kommt. Im Beispiel von einem Wechsel auf Windows 10 kann es ein Update über Nacht sein, oder gleich der Tausch des PCs. Dann ist auch der Windows 8 Rechner noch auf Lager, wenn es wirklich zu Problemen kommt. Im Fall von Applikationen gibt es entweder die Möglichkeit, diese zentral durch die IT auszurollen oder, zum Glück nur selten, manuell am Arbeitsplatz aufgrund von Abhängigkeiten mit Peripherie wie z.B. Produktionsmaschinen. Diese zu kennen, ist ein großer Vorteil!
- Bilden Sie Gruppen von Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen, die als erste mit der neuen Software arbeiten. Rollen Sie die neue Software nie für alle zur selben Zeit aus – auch, wenn es in allen Tests und Prüfungen keine Probleme gegeben hat.
- Sorgen Sie für feste Ansprechpartner im Support, sowohl fachlich, wie technisch. Dieses Hypercare-Team ist für die ersten Tage auf Abruf und sofort verfügbar, wenn es zu Problemen kommt.
- Planen Sie die Gruppen, die Updates und den Support auf jeweils einer Zeitleiste und in einem gemeinsamen Schaubild. Die Google Bildersuche findet zum Thema „Roadmap“ zahlreiche grafische Beispiele: Erstellen Sie diesen Plan so grob wie möglich, und nur so fein wie nötig. Niemand liebt Komplexität und wenn man es schafft, ein verständliches Bild mit Zeitlichkeit und Umfängen zu erstellen, hat man gewonnen.
Nach dem Update ist vor dem Update – Lernen ist wichtig
Wenn Sie die hier gezeigten Impulse beherzigen und eine erfolgreiche Ablösung gemeistert haben, gibt es sicherlich trotzdem einiges, was nicht auf dem Plan stand und anders kam als man es sich dachte. Nutzen Sie KeyUser, IT und Prozessexperten, um ein Stimmungsbild einzufangen und voneinander zu lernen – damit es beim nächsten Mal noch besser klappt. Denn der Hersteller der Software, welche Sie jetzt verwenden, denkt schon über die nächste Version nach!
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