5 Methoden für besseres Informationsmanagement – Kulturellen Wandel im Unternehmen beschleunigen

Wie Mitarbeiter motiviert werden, Informationen zu teilen anstatt diese für sich zu horten

Traditionell wird in vielen Unternehmen Wissen von einigen Mitarbeitern gehortet. Wissen wird als privates Gut betrachtet, anstatt es zu teilen. Dabei hilft es auch der Karriere, wenn man Informationen mit den Kollegen teilt. Dieser Artikel gibt einen Überblick, wie Mitarbeiter motiviert werden können, Informationen zu teilen.

Die Zahl der sogenannten Knowledgeworker in Unternehmen steigt kontinuierlich an. Dabei zählt jedoch nicht immer das Know-How des Mitarbeiters an sich, sondern eher die Fähigkeit, die entsprechenden Informationen zu finden und daraus die richtigen Schlüsse zu ziehen, um gute Entscheidungen zu treffen. Dafür Bedarf es einer entsprechenden Informationsgrundlage, die möglichst frei zugänglich sein muss.

Da wir jedoch aus einer Zeit kommen, in der IT-Systeme Silos stark ähnelten und die vorhandenen Systeme wenig miteinander sprachen, ist das Knowledge Sharing nicht in der DNA vieler Unternehmen und Mitarbeiter. Hinzu kommt, dass viele Informationen jahrelang auf Papier in Ordnern oder auf dem PC lokal abgelegt waren und so nur derjenige, der die Information letztendlich abgelegt hatte, eindeutig wusste, wo sie zu finden ist.

Mit neuen IT-Lösungen, die in der Cloud laufen und über verschiedene Applikationen miteinander kommunizieren können, wird das Knowledge-Sharing einfacher. Wie so oft, ist die Technologie eher der kleinere Teil des Wandels. Der größere Wandel muss in der Kultur der Mitarbeiter vollzogen werden. Dieser ist jedoch deutlich langwieriger und komplexer zu vollziehen. Wird wissen jedoch nicht schnell und effizient zugänglich gemacht, entstehen schnell hohe Kosten für das Unternehmen.

Warum horten einige Mitarbeiter das Wissen?

Einerseits, weil es technologisch nicht wirklich die Möglichkeit gab, Informationen zu teilen oder diese leicht zugänglich zu machen. Dabei gilt übrigens, dass eine abgelegte Information, nur weil sie öffentlich abgelegt ist, nicht zwangsläufig auch leicht zugänglich ist.

Die viel stärkere (und auch schwieriger zu behebende) Grund ist die Positionierung als Experte. Je öfter Kollegen mich nach Informationen zu einem bestimmten Thema, desto eher werde ich als Experte für ein bestimmtes Thema und somit als unverzichtbar für die Firma angesehen. Allerdings führt dies dazu, dass deutlich mehr Fehler passieren und sich der kommunikative Aufwand in Unternehmen dramatisch erhöht.

Somit wurde es den Unternehmen/Mitarbeitern jahrelang anerzogen, wissen zu horten.

Wie sollte sich der Umgang mit Informationen ändern?

Zukünftig muss sich unser Grundverständnis zu Wissen grundlegend verändern. Wir müssen begreifen, dass wir nur gemeinsam besser werden. Das gilt einerseits unternehmensintern, andererseits aber auch branchenintern. Nicht umsonst bekomme ich in meinem Berufsalltag mit, dass zum Beispiel IT-Abteilungen von konkurrierenden Unternehmen sich regelmäßig über die neusten Entwicklungen und Technologien austauschen. Nur so können Sie voneinander lernen und auch mit neuesten Entwicklungen in der Branche mithalten und am Zahn der Zeit bleiben.

Wie motiviere ich Mitarbeiter, Informationen zu teilen?

1. Motivieren Sie Ihr Team, im Ganzen zu denken

Die Datenmenge und das Know-How wächst seit Jahren exponentiell. Genauso sieht es mit technologischen Weiterentwicklungen aus. Das eine Person das ganze Know-How hat, ist extrem unwahrscheinlich. Nicht umsonst bestehen erfolgreiche Unternehmen aus interdisziplinär besetzen Teams. Wer sich nur mit internen politischen Machtkämpfen („Wer ist der größere Experte“) beschäftigt, der wird schnell vom Markt abgehangen. Dann ist mittelfristig nicht nur ein Job, sondern direkt mehrere Jobs in Gefahr.

2. Werden Sie Content Creator im eigenen Unternehmen!

Jede Software zeigt heutzutage an, wer der Urheber von Dokumenten und Informationen ist. Sehen Sie sich als eine Art Content Creator im eigenen Unternehmen. Wenn die Kollegen wissen, dass die besten Dokumente zu bestimmten Themen von Ihnen kommen, dann erhalten Sie den Experten-Status genauso wie vorher – allerdings ersparen Sie Ihren Kollegen, das lästige Rumgefrage. Wenn die Information gut zugänglich öffentlich abgespeichert ist, wird man diese schon finden

3. Sehen Sie Ihre Mitarbeiter als Enabler

Gehen Sie aktiv auf Kollegen zu und teilen Sie Ihre Ressourcen. Dies kann über regelmäßige Stand Ups, Intranetbeiträge etc sein. Erkennen Sie Mitarbeiter an, die regelmäßig ihr Know-How teilen. Dies unterstützt einerseits den Prozess, das Know-How vorhanden ist, andererseits sind neue Mitarbeiter in der Lage, die Experten und relevanten Informationen schneller und effizient herauszufiltern, ohne sich zunächst durch das halbe Unternehmen fragen zu müssen.

4. Setzen Sie auf nutzerfreundliche Softwarelösungen!

Wenn ein Nutzer im Internet nach Informationen sucht, dann weiß der Nutzer, dass er mit der Suchmaschine seines Vertrauens quasi alles finden kann. Im Unternehmen (welches nur ein Bruchteil der Daten aus dem Internet hat) ist die Recherche jedoch umständlich und unfreundlich. Es gibt heutzutage jedoch Softwarelösungen, die die Nutzerfreundlichkeit, die man aus dem Privaten kennt, auch ins Unternehmen bringen. Auch digital macht ein modernes und intuitives Arbeitsgerät mehr Spaß als die Lösung aus den 2000er Jahren!

5. Arbeiten Sie schneller und effizienter

Anstatt ständig intern kommunizieren zu müssen, können auch die Wissen-hortenden Experten Ihren Arbeitsalltag beschleunigen und mehr schaffen, wenn Sie Wissen teilen. Einerseits weil sie nicht ständig von Kollegen nach Informationen gefragt werden (was durch New-Work Konzepte und die räumliche Trennung durch Home-Office schon oftmals digital stattfindet). Andererseits können so Ihre eigenen Aufgaben erledigt und somit mehr Wissen erarbeitet werden. Wenn dies anschließend geteilt wird (s. Punkt 2 und 3), verfestigt sich der Expertenstatus weiterhin.

Fazit

Ein neuer Umgang mit Wissen wird nicht nur nötig, sondern zur Pflicht, weil sich unsere Einstellung zur Arbeit stark ändert. Der Mitarbeiter, der über mehrere Jahrzehnte in einem Unternehmen bleibt, wird immer seltener. Wenn Unternehmen Ihr Know-How behalten wollen, kommen Sie nicht drum herum, eine Kultur des Knowledge Sharing zu etablieren.

Zukünftig werden die Unternehmen stark sein, die es schaffen, vorhandenes Know-How zu demokratisieren und neuen Mitarbeitern schnell und transparent zur Verfügung zu stellen.

Bastian Maiworm ist Mitgründer des Enterprise-Search-Tech-Startups amberSearch. Er schreibt über die neuesten Entwicklungen im Bereich Start Ups und Themen, die im Enterprise-Search-Kontext relevant sind. Seine Erfahrungen als Gründer nutzt er, um die Digitalisierung und Zusammenarbeit zwischen Startups und der Old Economy weiter voranzutreiben und zu optimieren.

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