7 Tipps, um die Suche in Ihrem Unternehmen zu verbessern

Das Finden von Informationen und Dokumenten wird immer relevanter. Dieser Artikel erklärt, wie man die Suche im eigenen Unternehmen optimiert.

Die Datenmengen im Unternehmen steigen und steigen. Über die letzten Jahre wurden zudem mehr und mehr Datensilos eingeführt, was die Wiederauffindbarkeit von Informationen im Unternehmen erschwert. In diesem Artikel geht es darum, wie man die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten im Unternehmen erhöhen kann.

Eine Herausforderung, mit der sich jede Firma auseinandersetzen muss, unabhängig von deren Größe, ist die effiziente und schnelle Suche nach relevanten Informationen und Dokumenten. Geschäftsführer und Manager wissen, wie wichtig es für ihre Mitarbeiter ist, schnell auf benötigte Daten zugreifen zu können. Aus diesem Grund wird häufig in eine gut strukturierte Ablage investiert, um die Auffindbarkeit zu verbessern. Doch trotz Regelwerken und Richtlinien, legen Mitarbeiter ihre Unterlagen häufig unterschiedlich ab. Probleme treten dabei insbesonder dann auf, wenn die Datenmenge zunimmt und die vorher überlegten Strukturen an Ihre Grenzen kommen. Eine leistungsfähige Suchfunktion trägt daher dazu bei, die Produktivität des Unternehmens zu steigern, Frust zu minimieren und Entscheidungen zu erleichtern.

Wenn Sie sich mit der derzeitigen Suchfunktion Ihres Unternehmens unzufrieden fühlen, sei es in Ihrem DMS, Intranet oder E-Mailprogramm, gibt es Möglichkeiten, diese zu verbessern. Hier sind 7 Tipps, die Ihnen dabei helfen können:

1. Verwenden Sie eine spezielle Suchlösung für Unternehmen.

Obwohl es möglich ist, allgemeine Suchtools wie Bing für die interne Suche zu nutzen, sind diese nicht optimal auf die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens abgestimmt. Zudem verfügen viele Datensilos über eigene Suchfunktionen, die oftmals mangelhaft sind. Dies liegt daran, dass Sie oft eher verpflichtendes Beiprodukt als wirkliches Feature sind. In Vergleich dazu bieten unternehmensweite Suchlösungen (Enterprise Search Engines), die speziell für die Bedürfnisse des Unternehmens entwickelt wurden, einen deutlichen Mehrwert. Sie ermöglichen die Indizierung und Durchsuchung relevanter Inhaltstypen wie Dokumente, E-Mails und Datenbanken und bieten eine deutlich bessere User Experience. Sie sind auch in der Lage, Herausforderungen zu lösen, die allgemeinere Lösungen nicht datensiloübergreifend bewältigen können, wie zum Beispiel spezifische Sprachanforderungen, Zugriffsrechtemanagement und Zentralisierung.

2. Legen Sie den Umfang Ihrer Suche klar fest.

Bevor Sie sich auf die Implementierung einer neuen Suchlösung einlassen, sollten Sie sich im Klaren sein, welche Anforderungen die Suche erfüllen soll und warum. Was genau sucht Ihr Team? Bezieht es sich auf bestimmte Projektdokumente oder möchten Sie die Möglichkeit haben, E-Mails eines bestimmten Zeitraums durchzusuchen? Oder geht es um die Durchsuchung von Chatnachrichten? Indem Sie die Schwerpunkte Ihrer Suche definieren, können Sie die passenden Tools auswählen und diese unter Anleitung des Anbieters entsprechend konfigurieren. So werden Sie in der Lage sein, die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

3. Implementierung von Best Practices für die Suche.

Es gibt mehrere effektive Methoden, die die Leistung Ihrer Suche verbessern können. Eine davon ist die Verwendung von beschreibenden Dateinamen und die Zuordnung von relevanten Metadaten wie Tags und Kategorien, um das Suchtool bei der Erkennung des Kontexts der Inhalte zu unterstützen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass moderne Suchtools vorrangig auf den Inhalt der Dokumente setzen und durch den Einsatz von KI und automatischen Tagging-Funktionen immer weniger auf manuell zugeordnete Metadaten angewiesen sind.

4. Verwenden Sie Filter und Facetten, um die Ergebnisse zu verfeinern.

Wenn Nutzer etwas suchen, ist es oft schwierig, die relevanten Ergebnisse aus einer langen Liste von Treffern herauszufiltern. Um dies zu erleichtern, können Sie die Ergebnisse durch die Verwendung von Filtern und Operatoren eingrenzen. Beispielsweise können Sie Nutzern ermöglichen, die Ergebnisse nach Dateityp, Datum oder Autor zu filtern. Moderne Technologien wie das Natural Language Processing ermöglichen es modernen Anbietern darüber hinaus, Nutzerfragen anhand ihres Datensatzes zu beantworten und eine völlig neue Sucherfahrung zu bieten.

5. Schulen Sie Ihre Benutzer.

Ein Thema, mit dem sich viele Mitarbeiter schwer tun, ist die Anpassung der täglichen Arbeitsabläufe bei der Integration neuer Softwarelösungen. Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass Ihre Nutzer wissen, wie sie Ihr Suchtool richtig und effektiv verwenden können. Dies kann bedeuten, dass Sie ihnen die Möglichkeit geben, Dokumentationen zu lesen (oftmals von Anbieterseite bereitgestellt), Schulungen durchzuführen oder dass die Suchoberfläche intuitiv und einfach zu bedienen ist. Durch Investitionen in Benutzerschulungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter Ihre Suchlösung optimal nutzen und so die Produktivität und Effizienz im Unternehmen erhöhen.

Auch die Möglichkeit, Hilfe oder Support-Funktionen innerhalb der Suchoberfläche bereitzustellen trägt dazu bei, dass Ihre Nutzer bei Problemen und Unklarheiten schnell und selbstständig Lösungen finden.

6. Machen Sie Ihre Suche erreichbar

Es ist wichtig, dafür zu sorgen, dass die Suche einfach und schnell zugänglich ist. Wenn man es den Mitarbeitern überlässt, sich selbst einen Link auf dem Desktop abzulegen, hängt die Nutzung der Suchmaschine stark von den Fähigkeiten und dem Willen der Nutzer ab. Eine bessere Lösung ist es, die Suche gut sichtbar im Intranet, dem DMS oder per Gruppenrichtlinie als Standardstartseite zu installieren, das erhöht die Sichtbarkeit und somit auch die Nutzung der Software. viele Anbieter bieten zusätzlich Möglichkeiten zur Integration in verschiedene Tools wie z.B. TeamsApps, Outlook Add-Ins oder Desktop Anwendungen an.

7. Feedback zur Suchfunktion erlauben

WICHTIG: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, Feedback zur Suchfunktion zu geben und dieses in die Verbesserungen mit einzubeziehen.

Einer der wichtigsten Aspekte bei der Verbesserung der Suche in Ihrem Unternehmen ist die Beteiligung Ihrer Mitarbeiter. Sie sind diejenigen, die täglich mit der Suchfunktion arbeiten und wissen am besten, welche Herausforderungen sie dabei erleben. Um sicherzustellen, dass die Verbesserungen, die Sie vornehmen, tatsächlich die Probleme lösen, die Ihre Mitarbeiter haben, sollten Sie ihnen die Möglichkeit geben, Feedback zur Suchfunktion zu geben. Dies kann in Form von Umfragen, Feedback-Formularen oder regelmäßigen Meetings geschehen. Das Feedback der Mitarbeiter kann Ihnen außerdem auch bei der Definition des notwendigen Umfangs der Suche (Punkt 2) helfen.

Indem Sie das Feedback Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und es in die Verbesserungen einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass die Änderungen die tatsächlichen Anforderungen Ihrer Mitarbeiter erfüllen und so dazu beitragen, ihre Arbeit effizienter und erfolgreicher zu erledigen. Folglich steigt die Akzeptanz der Optimierungen, weil die Mitarbeiter sich einbezogen fühlen und wissen, dass ihre Anliegen berücksichtigt werden. Ein regelmäßiger Austausch über die Suche trägt dazu bei, dass Ihr Team stetig die Prozesse verbessert und sich die Produktivität erhöht.

Fazit

Die Verbesserung der Suche in Ihrem Unternehmen erfordert Ressourcen, insbesondere, wenn man auf Lösungen setzt, die sehr viel Spielraum zur Konfiguration lassen. Dennoch lässt sich über die Implementation einer Suchmaschine vieles verbessern, insbesondere im Bereich Employee Experience, welche in den letzten Jahren immer wichtiger geworden ist.

Bastian is the Co-Founder & CRO of the enterprise search tech company amberSearch. Me and my Co-Founders recognized the need for a state-of-the-art information management solution and now help companies and their employees to find access information as easily as possible within enterprises.  I primarily write about the latest developments relevant to enterprise search and start-ups. I look forward to growing my network on LinkedIn and meeting new people at different events. If you think, that there might be an opportunity or if you'd like to dive deeper into my topics, please reach out to me.

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