Outils numériques pour le contrôle des équipes à distance

Soudain, tout est censé fonctionner. Les équipes doivent travailler « à distance » grâce aux outils numériques. Les bureaux sont vides, les routes sont dégagées. Outre la question de savoir si l’infrastructure de l’organisation est même conçue pour que tant de personnes puissent travailler à domicile, les équipes doivent relever le défi de devoir s’organiser et se contrôler. Il s’agit notamment de décider quels outils peuvent être utilisés dès maintenant pour revenir en mode productif le plus rapidement possible. Une chose à l’avance : la question de l’outil n’est bien sûr pas le seul facteur qui détermine si la collaboration est réussie. Mais il contribue à donner aux employés une orientation et un soutien.

L’objectif de cet article est de rassembler quelques outils essentiels. Il ne prétend pas être exhaustif ni traiter des avantages et des inconvénients des différents outils, mais plutôt fournir quelques idées.

La prudence crée de la vitesse – fournir une vue d’ensemble

Même si la question des bons outils est urgente, il faut prendre le temps de répondre aux questions fondamentales sur l’écosystème à créer ad hoc :

• De quoi avons-nous besoin en tant qu’équipe pour travailler ensemble et se diriger les uns les autres ?
• De quoi avons-nous besoin pour coordonner, échanger et synchroniser nos activités ?
• De quels outils chacun de nous a-t-il besoin pour effectuer son travail quotidien ? Lesquels sont pertinents pour l’équipe, lesquels sont des extensions pour les membres individuels de l’équipe ?

L’accent doit être mis sur les fonctionnalités de base plutôt que sur les possibilités potentiellement disponibles. Vous voulez certainement être rapidement opérationnel et votre équipe n’a probablement pas le temps d’apprendre les fonctionnalités de base des nouveaux outils.

La première étape devrait donc être de collecter les exigences. N’oubliez pas d’impliquer vos employés dans ce processus. Cela vous donnera une vue d’ensemble et vous pourrez vous faire une idée de ce à quoi pourrait ressembler votre nouvel écosystème d’outils. Osez les priorités !

Quel devrait être le principal outil numérique ?

Supposons que vous ne puissiez pas répertorier tous les besoins dans un seul outil. Il peut donc être utile d’identifier un outil principal qui est complété par d’autres. L’outil principal est alors le point de départ lorsque de nouveaux outils doivent être intégrés et doit être positionné comme le canal central, par exemple, par lequel les annonces importantes sont faites. Cela crée une orientation.

Critères possibles pour l’outil principal :

• L’accent doit-il être mis sur le contrôle des tâches et leur transparence ?
• Ou est-ce la simple communication rapide ?
• Ou est-ce l’organisation des projets ?
• L’accent est-il mis sur les équipes ou sur les projets ?
• Quel est l’intérêt de travailler ensemble et simultanément sur des documents ?

De mon point de vue, les outils suivants conviennent comme outils principaux :

Asana

Asana est essentiellement un outil de gestion de projet. Cependant, elle va bien au-delà des outils habituels car elle aide les équipes à atteindre la transparence : Qui fait quoi et à quel moment pour atteindre les objectifs. Mais il peut également être utilisé pour la planification stratégique (par exemple, par le biais d’un modèle OKR disponible) et sa mise en œuvre. Grâce à certaines fonctions de communication, Asana permet ainsi l’échange d’informations par les participants au projet. Asana est structuré autour de l’organisation et des équipes, ce qui offre certains avantages pour les organisations hiérarchiques.

Si vous voulez avoir un aperçu des fonctions :

https://asana.com/fr/features

Jira Software/Confluence

La combinaison de Jira Software et de Confluence est la combinaison d’outils de collaboration et de gestion de projet. Grâce à une variété de modèles (par exemple pour les OKR, la documentation des décisions et les rétrospectives), vous pouvez commencer relativement rapidement. La transparence et la possibilité de travailler ensemble sur les documents permettent notamment un travail efficace. La communication directe entre les employés (chat, e-mail, appel vidéo ou autre) n’est pas l’objet du présent rapport.

Microsoft Teams

Microsoft Teams déplace un autre centre d’intérêt vers le centre de l’attention. Le travail d’équipe est organisé autour des possibilités de communication : le chat, la vidéoconférence et la collaboration virtuelle. Les personnes qui travaillent beaucoup avec Word, Excel et PowerPoint, en particulier, trouveront un bon moyen de le réaliser ensemble en temps réel. Toutefois, cela signifie que l’accent est moins mis sur l’organisation et la gestion des équipes. D’une part, il y a quelques applications (par exemple Planner) dans Office 365 World ou on utilise l’intégration d’autres outils.

Slack

Avec Slack, tout tourne autour d’une communication facile au sein des équipes. Slack offre une bonne possibilité de structurer la communication – que ce soit en équipe ou en rapport avec un projet ou pour envoyer des messages directement aux membres de l’équipe. Grâce à une structure bien pensée, les employés peuvent échanger rapidement des informations et créer une transparence dans l’équipe. En raison de la possibilité d’intégrer de nombreux outils, Slack convient parfaitement comme outil principal.

Maîtriser la routine quotidienne du travail – organisation & transparence

L’un des défis des équipes à distance est l’organisation des tâches et leur transparence. Si vous ne travaillez pas encore avec Jira, où des tableaux kanban ou des tableaux de sprint peuvent être créés, il existe de nombreux autres outils qui peuvent être utilisés à cette fin. Deux d’entre eux le sont :

Trello

Un outil simple et intuitif de structuration des tâches qui permet un haut degré de transparence dans l’équipe. Comme modèle ou pour s’en inspirer, il existe plusieurs modèles qui peuvent rapidement fournir une orientation et des idées de structuration. Il est également possible de procéder à des automatisations.

Meistertask

Les fonctionnalités de base de Trello sont très similaires à celles de Trello – il est donc adapté au contrôle des tâches en équipe. Meistertask offre également quelques fonctionnalités supplémentaires, par exemple la possibilité d’enregistrer le temps consacré aux tâches.

Créer quelque chose de nouveau

Toute personne qui s’est attachée à générer des idées ensemble lorsqu’elle travaille au bureau ne doit pas s’en passer, même lorsqu’elle travaille dans une équipe éloignée. Il est clair que le collage rapide des post-it ne peut pas être complètement remplacé.

Miro

Si vous cherchez un outil pour créer quelque chose de nouveau, Miro (anciennement Realtimeboard) est un outil flexible. Qu’il s’agisse de brainstorming, de développement de produits, de travail agile ou d’équipes de conception. Les trajets des clients peuvent être représentés de la même manière que la toile du modèle commercial ou un tableau kanban. L’avantage est que vous pouvez voir en temps réel qui change et entre quelque chose où.

Assurer une compréhension commune de la collaboration virtuelle au sein de votre équipe

Outre la question des outils appropriés, il est au moins aussi important que vous vous trouviez les uns les autres en tant qu’équipe. Prenez le temps de vous organiser, d’élaborer des règles du jeu et de les remettre en question régulièrement :

• Quel outil est utilisé pour quoi ? Quelles sont les fonctions que tous les membres de l’équipe doivent connaître ?
• Où puis-je trouver des annonces importantes ? Comment m’assurer que je ne manque pas d’informations importantes ?
• Qu’attend-on de l’utilisation des canaux de communication disponibles ? Peut-on se contenter d’envoyer des messages par le biais d’un chat ou souhaite-t-on un échange personnel par téléphone/vidéo ? Comment puis-je donner un avis à quelqu’un ?
• Y a-t-il une compréhension commune de la manière de travailler ensemble sur les documents ? De cette façon, vous évitez de devoir fusionner cinq versions plus tard.
• Comment se synchroniser ? Une fois par jour ? Plusieurs fois ? Avec quel outil ?
• Comment planifiez-vous ?
• Comment facilitez-vous l’échange d’informations au-delà des thèmes de travail ?

Philipp Forster

Veränderung entsteht – emergent. Philipp Forster begleitet Organisationen und Teams bei komplexen Transformationen. Sein systemisch-psychologischer, naturwissenschaftlicher Hintergrund, wie seine Affinität zu Data Science und Digitalisierungsthemen verknüpft er wirksam mit agilen Methoden und fundiertem Handlungswissen zu Change. Als Geschäftsführer von emergize GmbH & Co.KG treibt er den Wandel, wie Veränderungsprozesse gestaltet werden.