Allez-y – Mettre en œuvre la numérisation sans cloches ni sifflets

Grand agriculteur ou éleveur rapide - quel type de numérisation êtes-vous ?

De nombreuses entreprises sont aux prises avec les défis de la numérisation – et vous ? Comment s’y prendre : une stratégie globale pour la grande solution ? C’est un chemin qui prend du temps et qui entraîne une action tardive. La solution rapide qui consiste à introduire un nouvel outil numérique est souvent insuffisante. Le milieu le fait, de la manière qui vient de la pratique et qui a fait ses preuves : en quelques étapes clairement définies et gérables, vous travaillez avec votre équipe à des améliorations concrètes. Vous acquérez une expérience que personne ne peut vous enlever – et vous mettez en œuvre la numérisation.

Pression quotidienne, mesures Corona et toujours un outil – peu de place pour vous pour vous attaquer systématiquement à la numérisation ? C’est ce que pensent de nombreux décideurs. En outre, tant que la numérisation n’apporte pas de bénéfices, elle est associée à un effort.

Qu’est-ce qui fonctionne ?

Big is not so beautiful

J’ai observé deux variantes de cette approche dans les entreprises – une variante est conçue pour le long terme, une autre pour la rapidité. Mais pour beaucoup, le succès numérique se situe au milieu.

La première variante de la numérisation consiste à voir grand : dans des ateliers, les décideurs évaluent les tendances et dessinent des scénarios à long terme ; souvent un projet avec de nombreux participants, des comités, des réunions. Tout crée de la complexité, avec malheureusement pour conséquence que personne ne sait comment s’y prendre. En outre, un investissement plus important est également synonyme de risque, avec pour conséquence : plus de tendances de couverture, moins d’actions.

Bien sûr, nous avons besoin d’une perspective entrepreneuriale sur la façon dont la numérisation modifie la création de valeur – en particulier envers le client. Mais commencer par un grand projet présente un inconvénient : beaucoup d’efforts sans que l’entreprise n’acquière réellement d’expérience en matière de numérisation.
De nombreux cadres se demandent à juste titre : qu’est-ce que cela signifie pour mon secteur maintenant ?

Dans la deuxième variante, on va droit au but : le décideur d’une division introduit un nouvel outil numérique. Les arguments du fabricant et l’accès aux tests du logiciel l’ont convaincu. En outre, le directeur de la division pense que personne ne peut connaître toutes les solutions logicielles potentiellement pertinentes de manière suffisamment approfondie – et il y a du vrai là-dedans. Mais la solution rapide ne suffit pas.

Une numérisation qui fonctionne

Il existe une voie alternative qui vient de la pratique et qui y a fait ses preuves. L’astuce consiste à commencer par des améliorations concrètes et à acquérir de l’expérience.

Première étape : l’inventaire

Commencez par un atelier pour votre région ; il peut être court et précis. Commencez par la question de base : quels sont vos activités et vos résultats (en tant que service, et non en tant qu’individu) ? Allez à l’essentiel : le service de recrutement mène à bien les processus d’embauche, le service de comptabilité financière prépare les états financiers, par exemple, et le service des ventes conduit les décisions d’achat ou de non achat.
Quels sont vos principaux résultats ?

Deuxième étape : vos processus de base

Dans l’étape suivante, esquissez vos processus les plus importants à un niveau élevé, et non pas méticuleusement dans de longues feuilles de calcul Excel. Ne vous contentez pas de faire de la place sur un mur métaplan clair – ou l’équivalent numérique. La règle de base ici est l’EVA : Entrée au début, traitement dans le processus, résultat. Vous pouvez décrire tout processus productif de cette manière.

Prenez maintenant un peu de recul et examinez vos processus. Quels sont les processus particulièrement importants ? Où les choses ne vont-elles pas bien, où sont les points douloureux ? Où travaillez-vous beaucoup à la main ou poussez-vous des documents dans les deux sens ? Où les erreurs se produisent-elles parce que personne ne peut voir à travers elles ? Il ne s’agit pas d’attribuer des responsabilités, mais plutôt de dresser un bilan intelligent.

Troisième étape : se concentrer

Concentrez-vous avec votre équipe sur un processus que vous souhaitez améliorer. Décrivez le processus alternatif : comment pourrait-il être meilleur ? À quoi devrait ressembler ce processus ? Numérisé ou automatisé ?

Ensuite, il faut poursuivre les recherches ; souvent, il y a dans l’équipe une personne qui a déjà fait un travail préliminaire par intérêt. Comment les autres professionnels de votre domaine résolvent-ils le problème ? Existe-t-il des processus de référence, de nouvelles solutions techniques ? La maintenance prédictive en production permet-elle d’éviter les pannes ? La réalité augmentée facilite-t-elle la réparation des équipements chez les clients ? Un processus de recrutement numérisé est-il plus rapide et, grâce à la normalisation des processus, plus clair que l’envoi de dossiers de candidature par la poste ? La numérisation de la comptabilité est-elle la poussée vers la comptabilité numérique que souhaitent de nombreux acteurs de l’entreprise ?

Si vous avez besoin d’un avis, c’est là qu’une société de conseil en processus numériques ayant une expertise dans votre domaine a plus de sens qu’un fournisseur de solutions.

Comparez maintenant le processus que vous souhaitez mettre en œuvre avec votre solution logicielle actuelle. Peut-on l’étendre, l’adapter, l’améliorer ? À ce stade, au plus tard, vous devez également faire venir l’expert en informatique de votre entreprise qui a pris en charge la solution logicielle précédente (s’il y en avait une). Il ou elle sait d’où le système tire ses informations, quelles sont les transactions en cours et quelles sont les dépendances.

Quatrième étape : votre meilleur processus d’auto-évaluation

Maintenant, vous décidez : voulez-vous continuer à travailler avec votre solution actuelle ou remplacer l’application ? Allez-vous développer vous-même une nouvelle solution en collaboration avec vos experts informatiques ou externes, ce qui peut être parfaitement logique ? Ou allez-vous chercher une demande spécifique basée sur votre modèle de procédure ?

Conclusion : la voie pragmatique – Big is not so beautiful

Travaillez un peu comme une start-up dans l’entreprise sur un processus, certainement pas immédiatement critique pour l’entreprise. Formez votre noyau agile de numérisation avec votre équipe de spécialistes, un bon modérateur et l’équipe centrale de spécialistes en informatique. Pour vous, cela signifie : à faible risque, vous acquérez une expérience pour vous-même et pour l’entreprise que personne ne peut vous enlever.

Conclusion : le grand mile de la numérisation passe par des étapes individuelles et délibérées. Parce que les coûts économiques de l’inaction sont généralement beaucoup plus élevés dans la numérisation que dans une approche par étapes. N’attendez pas les directives de la direction, qui sont toutes consommatrices. Il est préférable d’entamer un processus ascendant pour votre région et d’aborder la numérisation de façon ludique et sérieuse.

Digitalisierung – jetzt starten statt warten. Dafür setzt sich Regina Bergdolt ein, Expertin für Digitalisierung in Human Ressources und für KI-Anwendungen. Sie engagiert sich mit anderen IT-Unternehmern für den Wissenstransfer im Förderverein Forschungszentrum Informatik Karlsruhe; für den informierten Umgang mit künstlicher Intelligenz arbeitet sie mit führenden Wissenschaftlern zusammen. Sie betreibt mit ihrem Co-Founder eine HR-Software.

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