Avançar – Implementar a digitalização sem sinos e apitos

Grande agricultor ou criador rápido - qual é o seu tipo de digitalização?

Muitas empresas estão a lutar com os desafios da digitalização – está? Como se faz: estratégia abrangente para a grande solução? É um caminho moroso que tarda em entrar em acção. A correcção rápida onde se introduz uma nova ferramenta digital fica muitas vezes aquém das expectativas. O meio fá-lo, a forma que vem da prática e tem dado provas: em poucos passos, claramente definidos e manejáveis, trabalha com a sua equipa em melhorias concretas. Adquire experiência que ninguém lhe pode tirar – e implementa a digitalização.

A pressão diária, a Corona mede e continua a ser um instrumento – pouco espaço para abordar sistematicamente a digitalização? Muitos decisores sentem-se assim. Além disso, até que a digitalização traga benefícios, está associada ao esforço.

O que funciona?

Big is not so beautiful

Observei duas variantes da abordagem nas empresas – uma variante é concebida para o longo prazo, outra para a velocidade. Mas para muitos, o sucesso digital está no meio.

A variante da digitalização é pensar em grande: em workshops, os decisores avaliam tendências e desenham cenários a longo prazo; muitas vezes um projecto com muitos participantes, comités, reuniões. Tudo cria complexidade, infelizmente com o resultado de que ninguém sabe como começar. Além disso, maior investimento também significa risco, a consequência: mais tendências de cobertura, menos acção.

Evidentemente, precisamos de uma perspectiva empresarial sobre como a digitalização muda a criação de valor – especialmente em relação ao cliente. Mas começar com o grande projecto tem uma desvantagem: muito esforço sem que a empresa ganhe realmente experiência com a digitalização.
Muitos gestores interrogam-se com razão: o que é que isto significa agora para a minha área?

Na variante dois, é directo ao assunto; o decisor de uma divisão introduz uma nova ferramenta digital. Os argumentos do fabricante e o acesso ao software de teste convenceram-no. Além disso, ninguém pode conhecer todas as soluções de software potencialmente relevantes com a profundidade necessária, pensa o gerente da divisão – e há alguma verdade nisso. Mas a solução rápida fica aquém das expectativas.

Digitalização que funciona

Há um caminho alternativo que vem da prática e que já deu provas disso. O truque é começar com melhorias concretas e ganhar experiência.

Primeira etapa: o inventário

Comece com um workshop para a sua área; pode ser curto e directo. Comece pela questão básica: quais são as suas actividades e resultados (como um departamento, não como indivíduo)? Vá direito ao assunto: o departamento de recrutamento leva a cabo processos de contratação, o departamento de contabilidade financeira prepara demonstrações financeiras, por exemplo, e o departamento de vendas leva a decisões de compra ou não compra.
Quais são os seus principais produtos?

Segundo passo: Os seus processos principais

No passo seguinte, esboce os seus processos mais importantes a um nível elevado, não meticulosamente em longas folhas de cálculo Excel. Não se trabalha mais do que cabe numa parede de metaplano transparente – ou no equivalente digital. A regra geral aqui é EVA: Entrada no início, processamento no processo, resultado. Pode descrever qualquer processo produtivo desta forma.

Agora dê um passo atrás e observe os seus processos. Que processos são particularmente importantes? Onde é que as coisas não vão bem, onde é que estão os pontos de dor? Onde trabalha muito manualmente ou empurra documentos para a frente e para trás? Onde é que os erros acontecem porque ninguém consegue ver através deles? Não se trata aqui de atribuir culpas, mas sim de um inventário inteligente.

Terceiro passo: Foco

Concentre-se, com a sua equipa, num processo que gostaria de melhorar. Descrever o processo alternativo: como poderia ser melhor? Como deve ser então este processo? Digitalizado ou automatizado?

Em seguida, dar seguimento à investigação; muitas vezes há alguém na equipa que já fez um trabalho preliminar por interesse. Como é que outros profissionais da sua área resolvem o problema? Existem processos de referência, novas soluções técnicas? A manutenção preditiva na produção ajuda a prevenir avarias? A realidade aumentada facilita a reparação de equipamento nas instalações dos clientes? Um processo de recrutamento digitalizado é mais rápido e, graças à padronização do processo, mais claro do que o envio de pastas de candidatos? A digitalização da contabilidade é o impulso à contabilidade digital que muitos intervenientes na empresa desejam?

Se precisar de informações, é aqui que uma empresa de consultoria de processos digitais com experiência na sua área faz mais sentido do que um fornecedor de soluções.

Agora compare o seu processo desejado com a sua solução de software actual. Pode ser alargado, adaptado, melhorado? Neste momento, o mais tardar, deverá também trazer o perito em TI da sua empresa que suportou a solução de software anterior (se é que havia uma). Ele ou ela sabe de onde o sistema obtém a sua informação, que transacções estão a decorrer e que dependências existem.

Quarto passo: O seu melhor processo self

Agora decide: quer continuar a trabalhar com a sua solução actual ou substituir a aplicação? Desenvolverá você mesmo uma nova solução em colaboração com os seus peritos informáticos ou externos, o que pode fazer todo o sentido? Ou irá procurar especificamente uma aplicação com base no seu processo de amostra?

Conclusão: a forma pragmática – Big não é tão bonita

Trabalhar um pouco como um start-up na empresa num processo, certamente um processo que não é imediatamente crítico para os negócios. Forme o seu núcleo ágil de digitalização com a sua equipa de especialistas, um bom moderador e a equipa central de especialistas em TI. Para si, isto significa: com baixo risco, ganha experiência para si e para a empresa que ninguém lhe pode tirar.

Conclusão: a grande milha da digitalização passa por etapas deliberadas e individuais. Porque os custos económicos de não fazer nada são normalmente muito mais elevados na digitalização do que uma abordagem passo a passo. Não espere pelas linhas de orientação da gestão que consomem tudo. Em vez disso, inicie um processo de baixo para cima para a sua área e leve a digitalização a sério.

Digitalisierung – jetzt starten statt warten. Dafür setzt sich Regina Bergdolt ein, Expertin für Digitalisierung in Human Ressources und für KI-Anwendungen. Sie engagiert sich mit anderen IT-Unternehmern für den Wissenstransfer im Förderverein Forschungszentrum Informatik Karlsruhe; für den informierten Umgang mit künstlicher Intelligenz arbeitet sie mit führenden Wissenschaftlern zusammen. Sie betreibt mit ihrem Co-Founder eine HR-Software.

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