A por ello – Implementación de la digitalización sin campanas y silbatos
Granjero o criador rápido: ¿qué tipo de digitalización es usted?
Muchas empresas se enfrentan a los retos de la digitalización, ¿y usted? ¿Cómo se hace: estrategia integral para la gran solución? Es un camino que lleva mucho tiempo y llega tarde a la acción. La solución rápida en la que se introduce una nueva herramienta digital suele quedarse corta. El medio lo hace, de la manera que viene de la práctica y que ha demostrado su eficacia: en unos pocos pasos, claramente definidos y manejables, trabaja con su equipo en mejoras concretas. Se adquiere una experiencia que nadie puede arrebatarle, y se implementa la digitalización.
La presión diaria, las medidas de Corona y todavía una herramienta – ¿poco espacio para abordar sistemáticamente la digitalización? Muchos responsables de la toma de decisiones se sienten así. Además, hasta que la digitalización aporte beneficios, está asociada al esfuerzo.
¿Qué es lo que funciona?
Índice
Big is not so beautiful
He observado dos variantes del enfoque en las empresas: una variante está diseñada para el largo plazo, otra para la velocidad. Pero para muchos, el éxito digital está en el medio.
La primera variante de la digitalización es pensar a lo grande: en los talleres, los responsables de la toma de decisiones evalúan las tendencias y dibujan escenarios a largo plazo; suele ser un proyecto con muchos participantes, comités y reuniones. Todo crea complejidad, por desgracia con la consecuencia de que nadie sabe cómo empezar. Además, una mayor inversión también significa riesgo, la consecuencia: más tendencia a la cobertura, menos acción.
Por supuesto, necesitamos una perspectiva empresarial sobre cómo la digitalización cambia la creación de valor, especialmente hacia el cliente. Pero empezar con el gran proyecto tiene una desventaja: mucho esfuerzo sin que la empresa gane realmente experiencia con la digitalización.
Muchos directivos se preguntan, con razón, qué significa esto para mi área ahora.
En la variante dos, se va directamente al grano; el responsable de una división introduce una nueva herramienta digital. Los argumentos del fabricante y la prueba de acceso al software le han convencido. Además, una sola persona no puede conocer todas las soluciones de software potencialmente relevantes con la profundidad necesaria, piensa el director de la división, y hay algo de verdad en ello. Pero la solución rápida se queda corta.
Una digitalización que funciona
Hay un camino alternativo que proviene de la práctica y que ha demostrado su eficacia. El truco es empezar con mejoras concretas y ganar experiencia.
Primera etapa: el inventario
Comience con un taller para su área; puede ser corto y directo. Comience con la pregunta básica: ¿cuáles son sus actividades y resultados (como departamento, no como individuo)? Vayamos al grano: el departamento de selección de personal lleva a buen puerto los procesos de contratación, la contabilidad financiera, por ejemplo, prepara el balance, las ventas llevan a la decisión de compra o no compra.
¿Cuáles son los resultados principales?
Segundo paso: sus procesos principales
En el siguiente paso, esboza tus procesos más importantes a alto nivel, no meticulosamente en largas hojas de cálculo de Excel. No haga más ejercicios que los que caben en una pared de metaplan transparente, o su equivalente digital. La regla general es el EVA: Entrada al principio, procesamiento en el proceso, resultado. Se puede describir cualquier proceso productivo de esta manera.
Ahora dé un paso atrás y observe sus procesos. ¿Qué procesos son especialmente importantes? ¿Dónde no van bien las cosas, dónde hay puntos de dolor? ¿Dónde se trabaja mucho manualmente o se envían documentos de un lado a otro? ¿Dónde se producen los errores porque nadie puede verlos? No se trata de echar culpas, sino de hacer un balance inteligente.
Tercer paso: centrarse
Concéntrese con su equipo en un proceso que le gustaría mejorar. Describa el proceso alternativo: ¿cómo podría ser mejor? ¿Cómo debería ser entonces este proceso? ¿Digitalizado o automatizado?
A continuación, se realiza un seguimiento de la investigación; a menudo hay alguien en el equipo que ya ha realizado un trabajo preliminar por interés. ¿Cómo resuelven el problema otros profesionales de su campo? ¿Hay procesos de referencia, nuevas soluciones técnicas? ¿Ayuda el mantenimiento predictivo en la producción a prevenir las averías? ¿La realidad aumentada facilita la reparación de equipos en las instalaciones del cliente? ¿Un proceso de contratación digitalizado es más rápido y, gracias a la estandarización del proceso, más claro que el envío de carpetas de candidatos por correo? ¿Es la digitalización de la contabilidad el impulso hacia la contabilidad digital que desean muchas partes interesadas en la empresa?
Si necesita información, aquí es donde una empresa de consultoría de procesos digitales con experiencia en su área tiene más sentido que un proveedor de soluciones.
Ahora compare su proceso deseado con su solución de software actual. ¿Puede ampliarse, adaptarse o mejorarse? En este punto, a más tardar, también debería traer al experto en TI de su empresa que dio soporte a la solución de software anterior (si la había). Sabe de dónde obtiene el sistema su información, qué transacciones se están ejecutando y qué dependencias existen.
Cuarto paso: Tu mejor yo en el proceso
Ahora usted decide: ¿quiere seguir trabajando con su solución actual o sustituir la aplicación? ¿Desarrollará usted mismo una nueva solución en colaboración con sus informáticos o con expertos externos, lo que puede tener mucho sentido? ¿O buscará específicamente una aplicación basada en su proceso de muestra?
Conclusión: la vía pragmática – Lo grande no es tan bonito
Trabaje un poco como si fuera una start-up en la empresa en un proceso, ciertamente uno que no sea inmediatamente crítico para el negocio. Forme su núcleo ágil de digitalización con su equipo de especialistas, un buen moderador y el equipo principal de especialistas en TI. Para ti, esto significa: con poco riesgo, ganas experiencia para ti y para la empresa que nadie te puede quitar.
Conclusión: la gran milla de la digitalización pasa por pasos deliberados e individuales. Porque los costes económicos de no hacer nada suelen ser mucho más altos en la digitalización que un enfoque gradual. No esperes a las directrices de la dirección. Más bien, inicie un proceso ascendente para su área y tómese en serio la digitalización.
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