Más de 88 herramientas para la empresa, la oficina en casa y el trabajo a distancia

Es difícil disponer de las herramientas adecuadas para trabajar desde casa o a distancia en cualquier situación. Este artículo explica las herramientas y recursos más importantes que puedes utilizar para aumentar la productividad y hacerte la vida más fácil cuando trabajas a distancia o incluso en el extranjero.

Aquí hay otro artículo útil: 8 Herramientas De Código Abierto Para La Oficina En Casa Y El Trabajo A Distancia

Hacer un balance y determinar las necesidades

Muchos empiezan a comprar software salvaje y también lo introducen sin control. Pero uno de los puntos más importantes antes de esta compra de software es un inventario limpio, así que aquí hay algunas inspiraciones para preguntas para el inventario

• ¿Qué procesos son importantes?
• ¿Qué temas son importantes para la empresa?
• ¿Qué herramientas se utilizan con más frecuencia (por ejemplo, pizarras blancas, post-its, pizarra kanban, etc.)?
• ¿Qué reuniones son importantes?
• ¿Cómo nos comunicamos con los clientes, empleados, proveedores?
• etc.

También recomendamos empezar por lo pequeño y no introducir una lista completa de herramientas. Son importantes temas como la comunicación, el almacenamiento de datos y posiblemente también un instrumento de gestión de proyectos que funcione bien.

Aquí puede encontrar una lista de las categorías más importantes, así como las mejores y más populares soluciones de software para estas categorías. ¡Diviértete buscando y encontrando!

Herramientas para el negocio, la oficina en casa y el trabajo a distancia

Todas las herramientas, paquetes de software y también las soluciones se enumeran en una lista, que son importantes para gestionar los equipos, para permitir la oficina en casa y también para hacer eficiente el trabajo a distancia.

Comunicación

Una de las herramientas más importantes y más utilizadas para la oficina en casa y los equipos remotos es, por supuesto, la comunicación. Aquí tienes que distinguir entre diferentes formas como el chat, el vídeo, la voz, etc.

Charlas de grupo y equipo

Discutir temas juntos y usar un software de chat para discutir e intercambiar todos los asuntos internos de la empresa. Con una de estas herramientas cada compañía debería empezar a organizar el equipo remoto.

• Chanty – Una aplicación de chat sencilla y rápida de configurar que combina todas las funciones necesarias.
• Glip – Esta herramienta conecta varias funciones. Desde el chat hasta la transferencia de datos y la comunicación por vídeo, todo está incluido.
• Mattermost – Un flexible programa de chat de código abierto que es seguro y ofrece una amplia funcionalidad.
• Slack – Es uno de los programas de chat más populares en el entorno empresarial. Es rico en funcionalidades e integraciones.

Conferencias de video y audio

Probablemente una de las herramientas más útiles son las videoconferencias. Con ellos se puede intercambiar información no sólo internamente sino también con los clientes, etc. Mostramos qué herramientas de videoconferencia son las más adecuadas.

• Amazon Chime – Amazon ha creado su propia herramienta de videoconferencia con muchas funcionalidades, excelente calidad de vídeo y audio y fácil manejo.
• BlueJeans – Una herramienta de videoconferencia que también funciona con herramientas de colaboración.
• Discord – Especialmente conocido en la escena de los juegos, esta completa herramienta es un candidato ideal para la comunicación interna de la empresa. Todos los dispositivos pueden acceder a ella a través de aplicaciones o de la web.
• Freebird – Como Discordia y Habla en equipo, se pueden hacer canales donde se puede intercambiar audio fácilmente.
• GoToMeeting – Uno de los mayores proveedores de videoconferencia con soporte para HD.
• Google Hangouts – Una herramienta de reunión en tiempo real de Google con una calidad de vídeo y audio de primera, que también es adecuada para grupos más grandes. Bonita característica – No tienes que instalar nada, todo funciona en el navegador. Disponible de forma gratuita.
• Join.me – Una herramienta gratuita con la que se pueden establecer rápidamente videoconferencias, compartir pantallas, etc.
• Microsoft Teams – Una simple herramienta de Microsoft que permite el chat, la videoconferencia, etc. Funciones extensas y es gratis.
• Portal von Facebook – Facebook también ha desarrollado su propia herramienta de videoconferencia que combina una gran calidad y características
• Zoom – Una de las herramientas de video y conferencias web más utilizadas por las empresas.

Nube y almacenamiento en línea

Muchos equipos a menudo tienen que trabajar con los mismos datos. Hay algunos servicios que guardan automáticamente estos archivos y los distribuyen a los otros sistemas.

• Amazon Web Services – El servicio S3 de Amazon es un sistema altamente redundante de servicios en la nube que permite almacenar archivos en línea y hacerlos disponibles en cualquier lugar de su empresa.
• Box – Box fue desarrollado especialmente para las empresas. Puedes sentir esto en la forma en que está estructurado y por lo tanto es también uno de los principales proveedores aparte de Google, Microsoft y Amazon.
• DropBox Business – También es un proveedor muy conocido para intercambiar archivos fácilmente. Con la ayuda de la integración puedes sincronizar los archivos directamente en tu ordenador.
• Google Drive / Google GSuite – O bien tienes la versión gratuita de Google Drive o consigues el paquete GSuite para empresas. El simple intercambio de datos y la edición en línea son posibles a través de GSuite.
• Microsoft OneDrive – También aquí hay una versión privada gratuita y, por lo demás, con el paquete Office 365 se obtienen características adicionales de negocio y más espacio de almacenamiento

Colaboración y colaboración

Cada equipo tiene que encontrar soluciones a los problemas juntos en algún momento. En las reuniones esto se hace generalmente con pizarras blancas, algunos pedazos de papel u otras posibilidades. Aquí mostramos qué herramientas online están disponibles para la colaboración.

Herramientas para la lluvia de ideas

Especialmente para la lluvia de ideas es importante utilizar algunas herramientas básicas que apoyan varios métodos para la lluvia de ideas.

• A Web Whiteboard – Una aplicación que facilita el dibujo, la lluvia de ideas y la búsqueda de ideas en una pizarra compartida. Todo diseñado para los dispositivos táctiles.
• Cardboard – Recopilar mapas, como los Post-Its, y organizarlos en los llamados Story Maps. De esta manera, se pueden mostrar fácilmente los viajes de los clientes o se pueden organizar los flujos de trabajo.
• Dropbox Paper – El proveedor de almacenamiento en línea Dropbox también ha desarrollado una herramienta emocionante con la que los equipos pueden desahogarse juntos en un espacio de trabajo. Definitivamente excitante para todos los que ya usan Dropbox.
• GroupMap – Esta herramienta para la lluvia de ideas es especialmente adecuada para recoger rápidamente las ideas, priorizarlas y luego utilizarlas para generar ideas.
• Miro – Es una herramienta integral que ofrece muchas posibilidades para recoger ideas, trabajar en ellas conjuntamente y también para priorizarlas. Debido a las muchas posibilidades de integración es una de las herramientas más completas.
• Web Whiteboard – Sin instalación, sin login – lo que lo convierte en una de las herramientas más fáciles para trabajar en las ideas juntos – sólo compartir un enlace y todo el mundo puede compartir y discutir ideas.

Mapas mentales – Herramientas para el mapeo mental

Todo el mundo tiene que organizar temas más complejos en los llamados «mapas mentales» de vez en cuando. Este popular método de generar ideas en conjunto es también una necesidad para el Ministerio del Interior.

• Canva – Aunque Canva es más conocido como «Photoshop en línea», también puede crear mapas mentales colaborativos.
• MindMeister – es probablemente uno de los principales proveedores y ofrece un número correspondientemente grande de funcionalidades.
• MindMup – Es una herramienta gratuita que permite guardar todos los datos en Google Drive. Una simple cartografía mental sin costes adicionales.
• Scapple – Con esta herramienta se siente más como un pedazo de papel en el que se crean los mapas mentales uno por uno y se conectan en consecuencia. Un enfoque emocionante.

Toma de decisiones

Cuando se han desarrollado ideas, suele ser difícil tomar las decisiones correctas sin un intercambio personal. También en este caso se han desarrollado algunas herramientas que apoyan mejor este proceso y también introducen nuevos enfoques.

• Conteneo – Esta herramienta está específicamente diseñada para resolver mejor las decisiones de grupo llegando a la raíz del problema.
• The Decider – Una herramienta con la que puedes responder algunas preguntas simples para ayudarte a tomar mejores decisiones de grupo.
• Mingle – Originado en el universo de «gestión ágil de proyectos», Mingle es una gran herramienta para tomar decisiones en tiempo real basadas en datos en tiempo real.
• WE THINQ – Desarrollado originalmente como un software de gestión de ideas y gestión de la retroalimentación, esta herramienta también ofrece grandes características para la toma de decisiones.
• Yabbu – Especialmente diseñado para que los equipos remotos rastreen las ideas, ayuden con las decisiones, midan el progreso y compartan información incluso cuando no se estén viendo.

Editar documentos juntos

También son importantes las herramientas con las que se puede trabajar en el mismo documento. Esto incluye documentos de negocios así como ofertas, contratos, etc. que deben ser coordinados por el equipo.

• Confluence – Es uno de los mayores actores en el mercado de la colaboración de contenidos. Es utilizado por varias grandes corporaciones y ofrece muchas características.
• Draft – La herramienta va en una dirección diferente. Todos los editores tienen su propia versión al principio, sólo si se aceptan o ignoran estos cambios, el documento original será cambiado.
• Etherpad – Es un editor online de código abierto que ofrece muchas posibilidades para editar documentos juntos en tiempo real.
• Google Docs / Google Sheets etc. – La Suite de Google es probablemente la más famosa de las herramientas de la lista. Con Google Docs puedes compartir documentos, con Hojas puedes administrar hojas de cálculo, con Notas puedes administrar notas y mucho más.
• Quip – No importa si los documentos, tablas, listas de verificación o incluso un chat de equipo. Quip lo combina en una herramienta.

Wikis

Especialmente si la documentación y también el conocimiento tiene que ser escrito en la empresa, se recomienda crear un Wiki interno de la empresa.

• Confluence Wiki – Atlassian también ha construido un wiki. La compañía detrás de JIRA, HipChat, etc. ha establecido una extensa Wiki-Tool.
• MediaWiki – Un Wiki de código abierto que las empresas también pueden utilizar internamente. Se pueden gestionar grandes cantidades de conocimiento – el software también se utiliza para la Wikipedia.
• Nuclino – Una forma sencilla de crear una base de conocimientos o wiki en la empresa.
• Tettra – Un wiki para las empresas que también tiene una gran holgura de integración para obtener rápidamente el conocimiento.

Gestión de tareas y proyectos

• Aha! – Especialmente adecuado para las hojas de ruta. Especialmente para los productos y estrategias para gestionarlos y ejecutar las hojas de ruta.
• Asana – Herramienta integral de gestión de proyectos, que ofrece diversas integraciones y funcionalidades. Uno de los actuales líderes del mercado.
• Basecamp – Una herramienta integral que organiza los equipos, los proyectos, el trabajo con los clientes y la comunicación dentro de la empresa.
• Cage – Gestión de proyectos, pero también software de colaboración especialmente diseñado para agencias, diseñadores y equipos creativos.
• Eylean – Una herramienta que puede ser integrada super con las herramientas de oficina. También Scrum y Kanban pueden ser integrados fácilmente.
• Jira – Una de las herramientas más conocidas para la gestión de proyectos. La planificación, el seguimiento, la gestión y también la gestión ágil de proyectos se combinan en una sola herramienta.
• nTask – Una plataforma inteligente para gestionar y también distribuir las tareas. El mejor – es gratis!
• ProofHub – Una herramienta de gestión de proyectos todo en uno que ofrece una amplia gama de funcionalidades.
• Smartsheet – Una de las mejores herramientas para implementar ideas rápidamente. Desde la planificación hasta el seguimiento, pasando por la presentación de informes.
• Teamwork -Gestión de proyectos en línea, servicio de asistencia técnica, software de mensajería para equipos con amplias funcionalidades.
• Trello – Uno de los más famosos de esta lista. Con las listas y las listas de kanban, las tareas pueden ser rastreadas, compartidas en un equipo, etc.
• Workplace von Facebook – Compartir ideas, lluvia de ideas y otras herramientas de colaboración. La completa herramienta de Facebook ofrece una variedad de funcionalidades para gestionar empresas y proyectos.
• ZenHub – Esta ágil herramienta de gestión de proyectos es especialmente adecuada para los programadores que utilizan GitHub.

Herramientas de productividad

También deben establecerse otras herramientas que aporten seguridad, sencillez y también más comodidad a la rutina diaria de trabajo de la oficina en casa.

Administrador de Contraseñas

Especialmente cuando se trabaja con equipos remotos o personal de la oficina central, la seguridad de la contraseña es crucial. Aquí están las mejores herramientas para la gestión de contraseñas.

• 1Password – Una herramienta sencilla y completa que ofrece varias funcionalidades para aumentar la seguridad y las contraseñas.
• Dashlane – Gestionar las contraseñas de forma automática e inteligente y hacerlas accesibles en un solo lugar.
• LastPass – Como el nombre sugiere, maneja todas las demás contraseñas con una sola.
• RoboForm – El Administrador de Contraseñas, que gestiona todas las contraseñas de forma centralizada.
• Zoho Vault – La herramienta de gestión de contraseñas de la Suite Zoho que está especialmente diseñada para los equipos.

Registro de tiempo

Si usted depende del registro del tiempo, como las agencias, o si trabaja con proveedores de servicios externos, es aconsejable introducir un software de registro del tiempo.

• Clockify – Herramienta gratuita que ayuda a registrar los tiempos con una simple herramienta de seguimiento del tiempo y una aplicación. Los usuarios ilimitados son gratis.
• Harvest – Una de las herramientas más conocidas para el registro del tiempo de los empleados, incluyendo evaluaciones y percepciones.
• Pendolum – Una herramienta de registro simple y de tiempo libre que también permite evaluaciones y conocimientos.

Automatización de procesos y gestión de flujos de trabajo

Si se desea automatizar ciertos procesos, porque de lo contrario se vuelve demasiado agotador, existen grandes posibilidades de varios fabricantes de software.

• KiSSFLOW – Una herramienta de gestión del flujo de trabajo y, sobre todo, de los procesos empresariales que ayuda a automatizar y mapear los procesos.
• IFTTT – Con este servicio se pueden combinar varios servicios y automatizar los procesos.
• Integrify – Aumentar la productividad y también mejorar la experiencia del cliente mediante la automatización de ciertos procesos.
• Pipefy – Una plataforma simple con la que los equipos pueden mapear los procesos de forma rápida y eficiente.
• ProcessMaker – La funcionalidad de arrastrar y soltar ayuda a mapear y optimizar los procesos de negocio de forma rápida y sencilla.
• Zapier – Conectar y automatizar aplicaciones y programas en una plataforma
• Zoho Creator – La herramienta de creación de Zoho también puede ser utilizada para automatizar los flujos de trabajo y mejorar las tareas rutinarias.

Software de retroalimentación

Las personas que trabajan en una oficina en casa no suelen dar una respuesta tan directa como si estuvieran en la oficina. Varios servicios de software ayudan a obtener información en línea y de forma anónima.

• 15Five – Solicite la opinión de los empleados de forma rápida y sencilla.
• Officevibe – Recopilar la información de los empleados e identificar rápidamente las áreas problemáticas
• Perflo – Mejorar el rendimiento de los equipos y también identificar las oportunidades de mejora
• Selleo Merit Money Service – Software de gestión de la retroalimentación entre pares (Peer-to-Peer Feedback Management) que permite a los empleados darse elogios, retroalimentación, etc.
• Videoask – Una simple pero eficiente herramienta para pedir feedback.

Otras herramientas

Para el resto de las herramientas no hay una categoría clara, pero son buenas y, sobre todo, herramientas sencillas que facilitan la jornada de trabajo en casa.

• Apple Sidecar – Simplemente convierte el iPad en una segunda pantalla
• LibreOffice – Oficina de código abierto alternativa a los costos NULL
• Google Drive – Organizar y compartir archivos en línea
• Skitch by Evernote – Simplemente escanea las notas directamente
• Teamviewer – Muy importante especialmente para el soporte informático. Así que puedes fácilmente controlar a distancia los ordenadores.
• Todoist – Una simple e inteligente lista de cosas por hacer
• Timezone.io – Simplemente vea y administre los husos horarios a nivel internacional

Espero que hayas podido encontrar todas las herramientas para tu negocio. También esperamos que algunas soluciones le ayuden a hacer que la oficina en casa y el trabajo a distancia sean más fáciles y eficientes.

Benjamin Talin

Benjamin Talin, a serial entrepreneur since the age of 13, is the founder and CEO of MoreThanDigital, a global initiative providing access to topics of the future. As an influential keynote speaker, he shares insights on innovation, leadership, and entrepreneurship, and has advised governments, EU commissions, and ministries on education, innovation, economic development, and digitalization. With over 400 publications, 200 international keynotes, and numerous awards, Benjamin is dedicated to changing the status quo through technology and innovation. #bethechange Stay tuned for MoreThanDigital Insights - Coming soon!