Eine Einführung in RPA im Rechnungwesen – Nur ein Trend?
Was ist Robotic Process Automation im Rechnungswesen und für Finanzfunktionen?
Mit Robotic Process Automation, kurz RPA, können Sie manuelle, zeitaufwendige, regelbasierte und wiederkehrende Aufgaben im Rechnungswesen automatisieren. RPA ist eine schnelle und einfache Lösung, wenn Sie Ihren Workflow im Rechnungswesen automatisieren und optimieren wollen. Daher wendet sich dieser Artikel an alle Verantwortlichen im Rechnungswesen, die mit dem Gedanken spielen, sich dem RPA-Trend anzuschließen.
Index
Auf das Wesentliche konzentrieren
Konzentrieren Sie sich auf die kognitiv anspruchsvollen Aufgaben, während ein Roboter die sich wiederholenden, ungeliebten Aufgaben übernimmt
Unternehmen und Angestellte hatten noch nie so viel zu tun wie heutzutage, und gleichzeitig nimmt das Datenvolumen explosionsartig zu. Um das Leistungsniveau zu halten und gegebenenfalls zu steigern, sind neue Arbeitsmethoden notwendig. RPA zu implementieren ist eine Möglichkeit. RPA ist ein Algorithmus, der den Nutzer am Computer simuliert. Der „Roboter“ kann lernen, die gleichen Clicks, Eingaben und Leseaktivitäten vorzunehmen wie eine Person. Auf diese Art und Weise kann ein „Roboter“ die gleichen Prozesse in einem System an einem Computer durchführen wie eine Person. Der einzige Unterschied ist, dass der „Roboter“ die Aufgabe viel schneller und mit weniger Fehlern durchführt, da der Prozess vollkommen automatisiert abläuft.
Zweck von RPA ist es, die manuellen Tätigkeiten, die Angestellte tagtäglich am Computer ausführen müssen, zu minimieren. Ein Roboter kann 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche arbeiten und wird die eher ungeliebten, repetitiven, manuellen Aufgaben durchführen. Dies erlaubt dem Team, sich auf die mehr kreativen und kognitiv fordernden Bereiche der finanziellen Berichterstattung zu konzentrieren. Sie haben mehr Zeit, die Finanzdaten zu analysieren und zu visualisieren und dem Management Vorschläge zu unterbreiten, die auf den aktuellsten Zahlen basieren.
RPA kann in vielen Branchen und in vielen unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt werden. Aber aufgrund der Eigenschaften typischer Workflows in den Finanz- und Rechnungswesenabteilungen lässt sich RPA hier ganz besonders gut einsetzen:
- Ein sehr grosses Datenvolumen muss verarbeitet werden.
- Die Daten liegen digital vor.
- Repetitive Aufgaben werden manuell durchgeführt.
Für RPA geeignete Aufgaben sind regelbasiert und bearbeiten Daten, die in digitaler Form vorliegen. Des Weiteren, sind Prozesse mit vielen Daten und einer hohen manuellen Fehlerquote, die viele Systeme/ Mitarbeiter/ Arbeitsschritte enthalten geradezu für Roboter gemacht. RPA ist zum Beispiel gut geeignet für die Kontrolle und Buchung von Lieferantenrechnungen, die Bearbeitung von Kundenabrechnungen und Zahlungseingängen oder die Verarbeitung von Transaktionsvorgängen und das Schließen von Nebenbüchern. Man kann RPA auch bei der Automatisierung der Konzernabschlusserstellung nutzen, indem man hiermit die Einzelabschlüsse der Tochterunternehmen aus verschiedenen ERP-Systemen in eine Software für die Konsolidierung und das Reporting hochladen lässt.
Die Implementierung von RPA ist kein großes IT-Projekt
Die Einführung von Robotic Process Automation im Finanzbereich wirkt auf den ersten Blick wie ein großes und zeitintensives IT-Projekt. Aber eigentlich ist es das nicht, denn RPA ist schnell installiert. Da RPA Clicks verwendet, kann es nahtlos mit bestehenden Applikationen und Systemen integriert werden. Dies gibt Ihnen ein agiles Werkzeug an die Hand, mit der Sie Prozesse in Ihrer täglichen Arbeit automatisieren können. RPA hilft Ihnen dabei Ihre Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten, indem es ausgewählte Prozesse und Aufgaben optimiert und standardisiert. Bei RPA geht es v.a. um die Automatisierung von wiederkehrenden, zeitaufwendigen Prozessen und Aufgaben. Ein weiteres Beispiel für den Einsatz von RPA könnte z.B. die Kontrolle von MwSt/USt-Codes sein. Wenn ein Mitarbeiter 500 dieser Codes manuell überprüfen muss, dann braucht dieser hierfür fast einen ganzen Tag. Ein Roboter kann dies innerhalb weniger Stunden erledigen und Sie beim Vorliegen ungültiger Codes benachrichtigen.
RPA in der Finanzfunktion automatisieret manuelle, wiederkehrende und regelbasierte Aufgaben, so dass Sie sich als CFO, Finance Manager oder Controller ganz auf Beurteilung, Problemlösung und Analyse konzentrieren können. RPA in der Finanzfunktion kann in Ihrer Firma großen Mehrwert schaffen. Zum einen sinkt die Fehlerquote durch die Anwendung von RPA, zum anderen werden die Arbeitsprozesse schneller und effizienter, und am wichtigsten ist: Sie und Ihr Team gewinnen Zeit für tiefergehende Analysen, auf die das Management dann seine Entscheidungen basieren kann.
Tipps und Tricks für die Implementierung von RPA
Wenn Sie die Fehlerquote und die Zeit, die auf wiederkehrende Aufgaben verwendet wird, reduzieren wollen, dann sollten Sie anfangen RPA einzusetzen. Dies wird Ihren Workflow in der Finanzfunktion effizienter gestalten und optimieren. Aber, die Frage ist, wo und wie fängt man an?
Als ersten Schritt empfiehlt es sich, die Prozesse, die man automatisieren möchte, herauszuarbeiten. Keiner kennt Ihr Unternehmen so gut wie Sie. Überlegen Sie also zunächst, wo Sie als erstes RPA implementieren möchten. Machen Sie dann einen Plan über weitere künftige Einsatzgebiete von RPA in Ihrer Finanz- und Rechnungswesenabteilung und eventuell im gesamten Konzern.
Steht der Gesamtplan, dann entwerfen Sie eine Struktur für die gesamte RPA Infrastruktur, so daß so viel wie möglich standardisiert wird. Wenn Sie Ihre RPA auf die gleiche Art über verschiedene Abteilungen und eventuelle Tochterunternehmen hinweg aufsetzen, dann trägt das zur Optimierung des RPA-Prozesses bei. Dies hilft letztendlich den Wartungsaufwand auf einem niedrigen Niveau zu halten.
Wenn die RPA implementiert ist, ist es wichtig, dass es möglich ist die Automatisierung der Workflows fortlaufend weiter zu entwicklen. Dies lässt sich leicht in-house umsetzen, indem Ihre Mitarbeiter lernen, für RPA geeignete Prozess zu identifizieren – nicht nur in der Finanzfunktion, sondern in allen Abteilungen. Auf diese Art und Weise haben Sie in allen Abteilungen Experten, die Aufgaben und Prozesse, die sich mit RPA optimieren lassen, identifizieren können. So können Sie eine Pipeline für RPA-Projekte in Ihrem Unternehmen aufbauen.
Sind Sie CFO oder Financial Controller in einem kleinen Konzern, dann denken Sie eventuell, dass Robotic Process Automation nur etwas für große, internationale Konzerne ist. Dem ist nicht so. Auch kleine und mittelgroße Konzerne können von RPA profitieren. Nicht die Größe des Konzerns ist entscheidend, sondern die Arbeitsprozesse, die Sie haben. Wenn diese sich gut für RPA eignen, dann kann RPA eine gute Investition für Sie sein. RPA kann Ihnen dabei helfen Ihre Finanzfunktion auf die Zukunft vorzubereiten und wird uns als Trend noch lange erhalten bleiben.
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Autor: Konsolidator A/S, Susanne Kuhr-Haaf, Country Manager DACH
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