Die neue Art der Zusammenarbeit … und warum es (noch) nicht funktioniert
Mindset statt Toolsets - Wie man mehr aus der neuen Art der Zusammenarbeit macht
Mittlerweile gibt viele Tools und Toolsuiten, die jedem einzelnen die Arbeit erleichtern können. Ihre Kraft entfaltet sich allerdings erst richtig, wenn sie für die Zusammenarbeit unterstützen. Obwohl viele Unternehmen bereits Tools eingeführt haben, hakt und ruckelt es oft heftig. Woran liegt das? Wir sollten uns stärker auf das Mindset anstatt allein auf Tool- und Skillsets konzentrieren.
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Die Herausforderung vor der wir stehen
Wie bereiten wir vorhandene und über Jahrzehnte gewachsene Strukturen auf eine „neue Welt“ vor, die sich permanent verändert? Eine Welt in der die einzige Konstante der Wandel ist. Wir hören ständig von VUCA, New Work, Digitalisierung, Agilität, Diversität… Mittlerweile sind es nur noch Buzzwords.
Leider gibt kein einfaches Rezept. Wir benötigen einen Weg, der dem Einzelnen bei seiner täglichen Arbeit hilft und den Unternehmenserfolg fördert. Wir suchen einfache Lösungen und finden sie: einige machen weiter wie bisher. Andere hoffen, dass ein neues Tool, ein neuer Prozess oder ein neuer Mitarbeiter alles zum Besseren wendet. Enttäuschung ist vorprogrammiert. Nur diejenigen, die ein ganzheitliches Konzept haben, dieses klar kommunizieren und langfristig planen werden erfolgreich sein. Das Fundament dafür ist eine einheitliche Kommunikations- und Kollaborationskultur. Sie entsteht nicht über Nacht, sondern muss gehegt und gepflegt werden, wie eine zarte Pflanze. Wird zu schnell zu viel erwartet, geht sie ein. Ihr Dünger ist Vertrauen.
Smart zusammenarbeiten
Eine Reihe von Tools und Toolsuiten, ebnen uns den Weg in eine neue Welt, weil sie das dringend benötigte Fundament legen, das die neue Art der Zusammenarbeit ermöglichen. Nicht jeder erkennt das. Der Mehrwert, den das Zusammenspiel der verschiedenen Tools bietet, lässt sich erklären. Verstanden habe ich es erst beim täglichen Einsatz. Vielen geht es ebenso.
- Dokumente, muss ich nicht mehr suchen, sondern finde sie sofort.
- Dokumente, verschicke ich nicht mehr in aufsteigenden Versionsnummern, sondern arbeite gemeinsam und gleichzeitig in der Cloud.
- Protokolle, auf die Arbeitskollegen sofort Zugriff haben und in denen Aufgaben definiert sind, die direkt in meiner ToDo-Liste landen.
- Umfragen, die ich in wenigen Minuten erstelle und ebenso schnell anpasse.
- Einfache Tätigkeiten, die mehrere Arbeitsschritte erforderten, habe ich automatisiert und vieles mehr.
Trotzdem schöpfe ich nicht alle Möglichkeiten aus und ich werde es nie. Denn die neuen Tools sind Evergreen. Das heißt, ich muss nicht zwei Jahre warten, bis ein neues Update erscheint. Jeden Tag, wenn ich meinen Laptop hochfahre, sind Fehler behoben, Features ergänzt und manchmal neue Tools verfügbar.
Für einige ist das WOW! Für andere … beängstigend. Der Gedanke nie fertig zu sein, ein Leben lang lernen zu müssen und das in einer Zeit, in der keiner Zeit hat. Anders sehen das die Early Adopters. Diejenigen, die offen für Neues sind und sich darauf freuen auszuprobieren. Die übrigen 97,5% warten lieber ab.
Alte ausgetretene Pfade überwinden
Was passiert aktuell in vielen Unternehmen? Einige haben noch nicht erkannt, dass sich die Art zu arbeiten verändert – New Work irritiert sie. Sie wissen nicht, was sie nicht wissen. Andere sehen die Veränderungen und sind überfordert. Sie reagieren deshalb mit: Verboten und Laissez-faire.
Das verunsichert Mitarbeiter und verlangsamt Geschäftsprozesse. Einige verwenden deshalb ausschließlich bekannte Tools. Andere nutzen die Tools, die ihre Arbeit erleichtern – auch wenn sie damit interne Regeln brechen. Das ist schade, denn oft behindert es besonders diejenigen Mitarbeiter, die für den Erfolg des Unternehmens unverzichtbar sind.
Verbote ohne Alternativen frustrieren. Laissez-faire führt zu einem Wirrwarr an Tools, die nicht jeder kennt und versteht. Die Arbeit wird regelmäßig durch Fragen wie diese behindert: Findet das heutige virtuelle Meeting über Skype, MS Teams, Webex, BlueJeans, Zoom, Hangout, … statt? Sind die Dateien in OneDrive, Dropbox, iCloud, Google Drive, … abgelegt?
In Unternehmen erfordert länderübergreifenden Zusammenarbeit eine gemeinsame Sprache. Wenn es um Tools geht, sprechen wir Kauderwelsch. Dies führt zu Missverständnissen und Verzögerungen. Dabei ist es so einfach, sobald wir uns auf eine gemeinsame Sprache/Toolset einigen.
Es könnte so einfach sein. Ist es aber nicht. Woran liegt das?
Damit es funktioniert, benötigen wir ein geeignetes Tool oder Toolset (wie zum Beispiel Office 365, GSuite, Slack, etc.). Hier liegt der erste Stolperstein: ein Tool/Toolset allein reicht nicht aus. Wer erwartet, dass sich die Mitarbeiter selbstständig in die neuen Tools einarbeiten, wird enttäuscht. Selbst wenn Marketing und HR beim Roll-Out unterstützen, stellen viele Mitarbeiter dieselbe Frage: Warum?
Welchen Mehrwert bieten die Tools? Zuletzt haben mir die neuen Tools nicht geholfen und so wie ich meine Arbeit mache, funktioniert es doch. Abgesehen davon habe ich eh keine Zeit mich damit zu beschäftigen.
Zusätzlich zum Toolset benötigen wir ein Skillset. Wer das verstanden hat, plant Workshops, Schulungen und eLearnings. Wer führt diese Schulungen durch? Natürlich die IT. Schließlich handelt es sich um IT-Tools. Und hier beginnt ein neues Problem. Kein technisches, sondern ein menschliches. Viele IT-ler sind hervorragend in dem, was sie machen! Das bedeutet nicht, dass sie sich mit den neuen Tools auskennen, Erfahrung haben, welchen Mehrwert die Tools dem operativen Mitarbeiter bringen. Und am wichtigsten: wie sie neues Wissen so vermitteln, dass es verstanden, angewendet und in den Arbeitsalltag überführt wird. Ich erinnere mich noch mit Grauen an eine ganztags Tool-Schulung. Obwohl ich ein paar Vorkenntnisse hatte, war ich nach einer Stunde Game-Over. Bei anderen Teilnehmern war das Spiel früher beendet.
In meinem nächsten Artikel bei MtD werde ich einen Weg aufzeigen, wie die neue Art der Zusammenarbeit funktionieren kann (natürlich hier verlinkt).
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