Mitarbeiternetzwerke und Office 365

Ein Fallbeispiel: Organisation eines Microsoft Flow Webinars über Yammer

Warum sind Mitarbeiternetzwerke die Organisationsform von morgen (eigentlich von heute)?

Wie helfen uns Toolsets wie zum Beispiel Office 365 dabei, Zusammenarbeit zu verbessern und Prozesse zu automatisieren?

Beide Fragen möchte ich mit einem Fallbeispiel aus der Unternehmenspraxis beantworten. Der Artikel zeigt auf, welche Kraft in Enterprise Social Networks (ESN) steckt und wie einfache Mittel Zeit und Geld sparen. In diesem Beispiel konnten wir unternehmensintern innerhalb von acht Tagen ein Webinar aufsetzen und durchführen. Als die Anfrage einging, war noch nicht klar,

  • ob wir sie beantwortet können,
  • wer das nötige Wissen hat und
  • ob es noch weitere Interessenten für die Lösung des Problems gibt.

Um den Sachverhalt besser einordnen zu können, teile ich vorab noch ein paar Informationen zum Unternehmen. VINCI Energies ist ein Konzern mit über 77.000 Mitarbeitern – davon 12.000 in Deutschland. Er zeichnet sich durch seine dezentrale Organisation mit vielen Marken und kleinen Einheiten (Business Units (BU)) aus. Viele Mitarbeiter haben eine Office 365 E3-Lizenz. Die Personalentwicklung erfolgt überwiegend über eine unternehmensinterne Akademie.

Bäume fällen ohne die Säge zu schärfen

In Unternehmen gibt es Prozesse, die umständlich sind und mehrere Abteilungen und Personen involvieren, obwohl es bessere Lösungen gibt. Wer viele Bäume fällt und keine Zeit hat um die Säge zu schärfen, verpasst Chancen. Kurzfristig nervt es Prozesse zu optimieren oder zu hinterfragen; langfristig verbessert es die Zufriedenheit und Produktivität enorm.

Meist ist der Zeitaufwand überschaubar …, wenn die richtigen Werkzeuge vorhanden sind und Kollegen voneinander und miteinander lernen. Im Idealfall ist es damit noch nicht zu Ende und es geht weiter, wenn BUs, Gesellschaften oder Unternehmensmarken erfolgreiche Prozesse übernehmen und weiter verbessern.

Von der Anfrage bis zur Umsetzung in 8 Arbeitstagen

Anfrage an die Akademie – 26.07.

Wer neue Mitarbeiter einstellt, löst einen umfangreichen Prozess aus („Neuer Mitarbeiter“). Die Personalabteilung erhält personenbezogene Daten. Und der neue Mitarbeiter benötigt seine Arbeitsausstattung (Büromöbel, Kfz, Software/Hardware, Handy, etc.). Diesen Prozess möchte ein Kollege mit Microsoft Forms und Flow vereinfachen.

Obwohl ich bereits intensiv mit einigen Office 365 Tools arbeite, konnte ich die Akademie-Anfrage meines Kollegen nicht beantworten. Bisher habe ich nur „fertige“ Flows verwendet, aber noch keine Neuen erstellt. Trotzdem war ich mir sicher, dass wir das Know-How im Unternehmen haben.

Der richtige Kollege ist nur ein paar Klicks entfernt – 26.07.

Es gibt einen Kollegen mit dem notwendigen Wissen und ich werde ihn finden. In vergleichbaren Situationen habe ich gute Erfahrungen mit der Yammer-Gruppe „Early Adopters“ gemacht. Um viele Kollegen zu erreichen, übersetze ich die Frage und stelle sie bei Yammer ein.

Quelle: Moritz Meissner – Eigendarstellung

Nach sieben Minuten gibt es den ersten Kommentar. Bis Tagesende Ende haben drei Kollegen geantwortet, die helfen möchten. Zusätzlich gibt es den Hinweis einer C-Level Führungskraft, die sich wünscht, die fertige Lösung auf andere Bereiche zu übertragen.

Einen Arbeitstag später hat der Kollege, der die Frage gestellt hat, auf Yammer den Workflow „Neuer Mitarbeiter“ visualisiert und erste Lösungsansätze diskutiert.

Quelle: Moritz Meissner

Wir einigen uns darauf, ein offenes Webinar anzubieten und im Anschluss die Aufnahme über Microsoft Stream zu teilen. Die Terminorganisation erfolgt über das Outlook Plugin FindTime.

Webinar und Umsetzung – 05.08.

Am 05.08. führt ein Kollege das Webinar über Microsoft Teams durch. Er teilt seinen Bildschirm. Erstellt zuerst ein Microsoft Forms und designed danach einen Microsoft Flow (die ersten beiden Schritte des Workflows „Neuer Mitarbeiter). Fragen beantwortet er sofort. Anfänger und Fortgeschrittene holt er dort ab, wo sie gerade sind. Nach 45 Minuten ist das Webinar beendet und zehn Teilnehmer aus vier Ländern haben Neues dazu gelernt. Die Gruppe setzt sich aus einem C-Level, einer Leiterin Marketing, Projektleitern und IT-Managern zusammen. Das Microsoft Streams Video teilen wir im Anschluss auf Yammer.

Quelle: Moritz Meissner – Eigendarstellung

Mir kommen unmittelbar Ideen, um das gelernte in die Praxis umzusetzen. Ich entscheide mich dafür, einen akademieinternen Anfrage- und Bearbeitungsprozess zu automatisieren:

Im Juli haben wir den Film „Die Stille Revolution“ lizenziert und intern auf Yammer beworben. Dies verursacht zusätzlichen Aufwand für einen Akademie-Mitarbeiter und das Kundenerlebnis ist suboptimal – der Anfragende wartet:

  1. Ein Kunde fragt die Lizenz bei der Akademie an (über Yammer, Teams, Outlook, Telefon).
  2. Die Akademie beantwortet die Anfrage über den gleichen Kanal.
  3. Die Akademie trägt Informationen in eine Excelliste in MS Teams ein – die Marke und Funktion des Anfragenden um auswerten zu können, wie der Film angenommen wurde.

Nachdem ich den Prozess mit Forms und Flow optimiert habe, entfällt weiterer Aufwand für die Akademie und der Kunde erhält sofort seinen Zugang:

  1. Ich habe den Beitrag zum Film auf Yammer durch einen MS Forms Link ergänzt.
  2. Der Kunde füllt den Fragebogen aus – die durchschnittliche Bearbeitungszeit beträgt 16 Sekunden.
  3. Nachdem ein Fragebogen abgeschickt ist, löst MS Flow zwei Aktionen aus:
    1. Der Kunde erhält eine E-Mail mit den Zugangsdaten zum Film.
    2. Kundeninformationen erscheinen in der Excelliste im Akademie Microsoft Teams.

Was ist unser Erkenntnisgewinn?

Im skizzierten Beispiel greifen drei Elemente ineinander, die ich auf das richtige Mindset, Skillset und Toolset zurückführe:

  1. Mindset: Die Akademie ist eine zentrale Servicefunktion, die als interner Berater und Netzwerkentwickler Anfragen bearbeitet, für die es nicht keinen anderen Ansprechpartner gibt.
  2. Skillset: Das Konzern-Netzwerk Know-How erwacht zum Leben. Wir haben Kollegen, die ihr Wissen teilen und ihren Kollegen helfen – externe Unterstützung ist nicht erforderlich.
  3. Toolset: Unser ESN hilft uns, die richtigen Personen zusammenzubringen. Die Tool-Homogenität erleichtert die Zusammenarbeit. Mitarbeiter arbeiten nicht mit verschiedenen Tools, sondern sprechen mit Office 365 eine gemeinsame Sprache oder lernen sie zusammen. Hier waren es: Outlook, FindTime, Yammer, Forms, Flow, Stream, Teams.

Wir nehmen an, dass jedem leichtfällt, was uns leichtfällt. Das ist falsch! Es gibt Kollegen, Familienmitglieder oder Freunde, die von unserem Wissen, Fähig- und Fertigkeiten profitieren. Interne Hilfs- und Schulungsangebote sind deshalb eine unerschöpfliche Goldader.

Einige Unternehmen haben das „Lernen vom Kollegen“ institutionalisiert. Worauf es bei Mitarbeiternetzwerken ankommt, diskutiert Leonid Lezner mit Winfried Ebner von der Telekom im Firmenfunk Podcast.

Moritz Meißner is a former army officer, business administration graduate and M.A. in business psychology. He is Head of Digital Learning and Deputy Head of VINCI Energies Academy in Germany. His central themes are Digital Transformation and New Work. His focus here is on preparing employees for tomorrow's challenges in the best possible way. In addition, he works in national and international working groups on the conception and implementation of strategic topics.

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