SCRUM vs. Agiles Projektmanagement – Unterschied einfach erklärt

„Wir arbeiten bereits agil – wir machen Scrum!“ Diesen Satz höre ich immer wieder. Diese beiden Begriffe sind miteinander verwandt, aber sie bedeuten nicht dasselbe.

„Agiles Arbeiten“ ist ein weit gefasster Begriff, der sich auf eine Reihe von Werten und Prinzipien im täglichen Tun bezieht, bei denen Flexibilität, Lernbereitschaft, Teamarbeit und schnelle Iterationen im Vordergrund stehen. Das gilt auch, aber nicht nur für Projekte.

„Scrum“ hingegen ist ein sehr spezifisches Framework für die Umsetzung agiler Prinzipien, das in iterativen Entwicklungszyklen den Fokus auf einen „Mehrwert” für die Nutzer legt. Scrum wurde in erster Linie als Entwicklungsmethodik für Software eingesetzt, findet aber auch in allen anderen Produkt- und Serviceentwicklungen seine Anwendung.

Aber wie spielen diese beiden Begriffe im heutigen Projektmanagement zusammen? Mit dieser Frage beschäftige ich mich schon länger in meinen Projekten, aber auch in Expertenrunden, wie zum Beispiel in unserem Agile Project Unplugged Format.

Scrum ist ein agiler Entwicklungsprozess

Scrum ist ein iteratives und inkrementelles Framework für die agile Entwicklung, das klare Rollen und Abläufe definiert. Es beruht auf Transparenz, Überprüfung und Anpassung und entstand Anfang der 2000er Jahre. Durch kurze Iterationszyklen, bekannt als „Sprints“, und enge Zusammenarbeit mit den Nutzern, hat es die Entwicklungsarbeit revolutioniert und ist weltweit eine der populärsten agilen Methoden. Bekannt aus der Softwareentwicklung, findet Scrum mittlerweile auch Anwendung bei anderen Produktentwicklungen.

Aufbau eines Scrum Teams

Das Scrum-Team besteht aus bis zu 15 Personen, einschließlich eines Product Owners, eines Scrum Masters und dem Entwicklungsteam. Der Product Owner definiert und priorisiert das Product Backlog, während der Scrum Master den Prozess moderiert und Hindernisse beseitigt. Das Entwicklungsteam entwirft, erstellt und testet die Produktinkrements (kleine, funktionierende Versionen des Produkts), die am Ende eines jeden Sprints ausgeliefert werden.

Ablauf von Scrum Prozessen

Scrum ist ein Prozess, der aus definierten Schritten besteht und bei dem ein Team zusammenarbeitet, um ein Produkt schrittweise zu entwickeln. Das Team organisiert sich selbst, agiert funktionsübergreifend und liefert am Ende jedes Sprints ein funktionierendes Teilergebnis. Wichtige Elemente sind die täglichen Stand-up-Meetings zur Besprechung des Fortschritts und der Probleme.

Einer der wichtigsten Merkmale eines Scrum-Prozesses sind Sprints. Sie dauern normalerweise ein bis vier Wochen, in denen das Team an priorisierten Punkten aus dem ständig aktualisierten Product Backlog, einer Liste von Funktionen und Anforderungen, arbeitet.

Scrum bietet eine flexibles und anpassungsfähige Framework, der Teams hilft, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren mit dem Fokus den Nutzern einen Mehrwert zu liefern. Durch das Befolgen des Scrum-Prozesses und das Übernehmen seiner Prinzipien können Teams ihre Zusammenarbeit, Kommunikation und Produktivität steigern, was zu besseren Produktergebnissen führt.

Scrum ist keine Projektmanagement-Methode

Ein wichtiger Vorteil von Scrum ist die Fähigkeit, sich an die Bedürfnisse und Prioritäten der Nutzer anzupassen. Das bedeutet auch agil zu arbeiten. Hier könnte die mögliche sprachliche Verwirrung oder Verbindung zwischen „Scrum“ und dem agilem Projektmanagement entstanden sein.

Während sich der Scrum-Ansatz also bestmöglich an den Bedürfnissen der Produktnutzer orientiert, haben Projekte eine eindeutige Start-, Mittel- und Endphase. Sie verfolgen spezifische Ziele, einen Zeitrahmen und eine klare Verteilung von Ressourcen. Während des Projekts ist es entscheidend, die Fortschritte zu verfolgen und den Plan gegebenenfalls zu ändern, um sicherzustellen, dass das Projekt im vorgesehenen Zeit- und Kostenrahmen bleibt.

Das Scrum-Framework bietet für die deterministischen Aspekte des Projektmanagements keine hilfreichen Ansätze an. Die empfohlene Teamgröße von 10 Personen kann für viele Projekte ungenügend sein. Zudem ist die Selbstorganisation der Teams, die ein fester Bestandteil von Scrum ist, in Projekten – insbesondere in komplexen – oft nicht umsetzbar. Auch die Sprints, die im Scrum als zentrales Element angesehen werden, erfüllen nicht die gängigen Anforderungen von Projekten.

Der Erfolg eines Projekts hängt letztendlich davon ab, wie effektiv es seine Ziele erreicht und wie gut es innerhalb des Budgets und der verfügbaren Ressourcen arbeitet. Der Weg dorthin kann jedoch sehr unterschiedlich gestaltet werden. Es gibt verschiedene Methoden im Projektmanagement, die angewendet werden können. Jede dieser Methoden bringt eigene Stärken und Schwächen mit sich, und die Entscheidung für einen bestimmten Ansatz basiert auf den besonderen Anforderungen des Projekts und der Organisation.

Agiles Projektmanagement arbeitet antizipativ

Agiles Projektmanagement ist eine zeitgemäße Art der Projektorganisation, die sich durch Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und iterative Fortschritte auszeichnet. Im Unterschied zu herkömmlichen Projektmanagementmethoden, die häufig auf festen Planungen und Vorgaben aufbauen, geht das agiles Projektmanagement davon aus, dass das Beherrschen von Unvorhersehbaren im Verlauf eines Projekts nicht nur nützlich ist, sondern oft auch erforderlich.

In aktuellen Projekten entstehen unerwartete Situationen selten durch plötzliche technologische Veränderungen oder unkontrollierbare äußere Umstände, wie beispielsweise eine Pandemie. Stattdessen sind es wir Menschen, die an einem Projekt mitwirken oder davon betroffen sind und einen zunehmend stärkeren Einfluss auf den Erfolg des Projekts ausüben. Allerdings handeln wir Menschen nicht immer rational und berechenbar. Menschen sind komplexe Wesen und denken und handeln kontextsensitiv (vgl. Einführung in das agile Projektmanagement).

Wenn wir also mit Menschen arbeiten sind die aufkommenden Dynamiken, Stimmungen und Bedürfnisse zu Beginn eines Projektes nicht immer sichtbar. Der Kernaufgabe des agilen Projektmanagements besteht nun darin diese potentiellen Einflüsse entlang eines Projektes möglichst früh zu erfassen und zu berücksichtigen. Agilität ist also nicht nur die Fähigkeit sich auf Unvorhergesehenes rasch und bestmöglich einzustellen. Agiles Projektmanagement antizipiert menschliche Verhaltensweisen und versucht sich pro-aktiv darauf einzustellen (vgl. Wikipedia „Agilität“).

Drei agile Projektmanagement-Methoden

Bei “trivialen” Aufgabenstellungen oder in trivialen Projektphasen,

• die sich vom Umfang und zeitlich in einem überschaubaren Rahmen bewegen,
• wo die Maßnahmen zur Zielerreichung von Anbeginn bekannt und mit den verfügbaren Ressourcen erfüllbar sind und
• wo Menschen sowie Organisationen wenig Einfluss auf den Projektverlauf nehmen können

ist die klassische “Wasserfall”-Methode immer noch die beste und vor allem eine effiziente Wahl.

Trifft aber mindestens eines der oben angeführte Kriterien auf eine Projekt nicht zu, so greift man am besten zu einer agilen Managementmethode.

PRINCE2 ist ein Framework aus Prozessen und Rollen, welches sich für größere Projektteams und längere Projektlaufzeiten eignet. Es konzentriert sich auf die Managementaspekte in Projekten und gibt neben “Best-Practice”-Leitfäden auch Rollen vor, die für Stakeholder und Projektrisiken verantwortlich sind.  So werden unvorhergesehene Aspekte auf oberster Projektmanagement-Ebene eingebunden und berücksichtigt.

Lean Project Management eignet sich hingegen für Projekte, die möglichst rasch an ihr Ziel kommen sollen. Es verbindet das klassische Projektmanagement mit den Ideen und Prinzipien des “Lean Managements”.  Der optimale Stakeholder-Nutzen bei möglichst geringen Aufwänden steht hierbei ebenso im Zentrum, wie die konsequente Lieferung von Teilergebnissen entlang von Projekten. Besonders bei Produktions-, Entwicklungs- und Bauprojekten findet dieser Ansatz seine optimale Anwendung.

Das systemische Projektmanagement findet besonders Anwendung bei Projekten, in denen Stakeholder erheblichen Einfluss ausüben und/oder wo eine Veränderung des Verhaltens der Stakeholder ein wichtiger Bestandteil des Projekts ist. Im systemischen Projektmanagement werden Stakeholder und (Teil-) Organisationen als „soziale Systeme“ betrachtet und gemäß ihrer inneren Logik („Kultur“) gemanagt.

Scrum im agilen Projektmanagement

Gerade in der Softwareentwicklung stehen sich Scrum und die Bedürfnisse eines (agilen) Projektmanagements oft gegenüber. Der beliebte Short-Cut bekannte Scrum-Rollen, wie “Business-Owner”, “Product-Owner” oder “Scrum-Master” in das Projektteam einzuführen, ist bereits zahlreich gescheitert.

Um beiden Ansätzen im Rahmen von betrieblichen Aufgabenstellung, wie zum Beispiel der Softwareentwicklung gerecht zu werden, müssen Projektmanager die Scrum-Prinzipien verstehen und ihnen den nötigen Raum verschaffen.

Erfahrene Projektmanager fragen sich daher, wie sie Scrum-Prinzipien optimal in einen (agilen) Projektmanagement-Kontext setzen können. Ein Kollege von mir hat dies mit seinem „SCRUMFRAME“-Ansatz beispielhaft umgesetzt und daraus ein Management-Modell für hybride Projekte entwickelt (siehe Scrumframe, Hans-Peter Ritt).

Karl Hitschmann

Ich arbeite seit über 20 Jahren als Management-Berater, Autor und Leadership Facilitator mit Führungskräften aus unterschiedlichen Branchen. Im Jahr 2008 begründete ich mit BUSINESS DESIGN eine Agentur für die systemische Geschäfts- und Organisationsentwicklung, die mit namhaften Banken, Versicherungen und Industrieunternehmen schlagkräftige Geschäftsmodelle und leistungsfähige Organisationen entwickelt. Agile Project Management ist dabei zu einem fixen Bestandteil unserer Arbeit geworden: https://www.business-design.biz/agile-project-management.