Effizienzfaktor indirekte Beschaffung: Wie sich der Einkaufsprozess durch die Digitalisierung optimieren lässt

Noch immer zögern vor allem kleine und mittlere Unternehmen, ihre Beschaffungsprozesse zu digitalisieren. Doch E-Procurement-Lösungen senken die Kosten, entlasten den Einkauf, liefern mehr Transparenz und stärken die Unternehmensstrategie.

Produzierende Unternehmen stehen heute vor immensen Herausforderungen. Sie müssen ihre Produkte just-in-time in der angeforderten Menge bereitstellen können, immer häufiger nach individuellen Vorgaben und in flexiblen Mengen. Moderne Produktionsabläufe sind in der Regel so eng getaktet, dass es essentiell ist, Teile oder Rohstoffe genau dann parat zu haben, wenn diese gebraucht werden. Der produktionsrelevante direkte Einkauf ist daher eng mit den ERP- und Produktionsplanungssystemen eines Unternehmens verknüpft und wichtiger Bestandteil der Unternehmensstrategie.

Ganz anders sieht es dagegen bei der indirekten Beschaffung aus: Sie ist häufig noch kaum digitalisiert (Digitalisierung im Einkauf – Wo stehen wir?). Werkzeuge, Arbeitsschutz, Büromaterial, Büromöbel oder Dienstleistungen einzukaufen, obliegt bislang meist noch den jeweiligen Abteilungen. Einkäufer ordern per Telefon oder E-Mail, fragen einzelne Artikel bei Lieferanten an, erstellen mühsam Gesamtkalkulationen und holen Angebote ein. Für ihre Bestellung greifen sie auf Kataloge langjährig etablierter Lieferanten zu – und das meist in Papierform. Dabei stehen mittlerweile benutzerfreundliche und einfach zu implementierende E-Procurement-Lösungen zur Verfügung.

Was hält Unternehmen ab?

Was hält Unternehmen also davon ab, in die digitale Beschaffung einzusteigen? Das aktuelle „Barometer Elektronische Beschaffung 2020“ des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) zeigt zwei maßgebliche Ursachen auf. Der eine Hemmschuh für die Nutzung digitaler Beschaffungslösungen ist laut den Befragten die mangelnde interne Datentransparenz und -beschaffung in den Firmen. Noch gravierender aber ist die offensichtlich fehlende Akzeptanz digitaler Einkaufslösungen in vielen Führungsetagen. Bei jedem vierten befragten Unternehmen wird das Thema „digitale Beschaffung“ durch die Geschäftsführung ausgebremst oder andere interne Widerstände behindern die digitale Transformation der Einkaufsabteilung.

Dabei sind es vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die bei Digitalisierungsfragen im Einkauf weitaus skeptischer agieren als Konzerne, die oftmals bereits einen unterbrechungsfreien Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) nutzen. Das ist nur schwer nachvollziehbar, denn Firmen, die ihre indirekte Beschaffung digitalisieren, profitieren von deutlich effizienteren Prozessen beim Einkauf von alltäglichem Gebrauchsmaterial: Einkäufer erhalten einen viel besseren Überblick über die Bedarfe im Unternehmen, können diese auf Systemlieferanten bündeln und so ganz einfach ihre Beschaffungsprozesse abbilden. Und gleichzeitig sind alle Geschäftsvorgänge transparent nachvollziehbar. Damit wird der indirekte Einkauf von Routineabläufen entlastet, was zusätzliche Kapazitäten für weitergehende Aufgaben und strategische Entscheidungen erschließt.

Wie stark digitale Prozesse zur Entlastung, aber auch zur besseren Handlungsfähigkeit des Einkaufs beitragen, zeigt die aktuelle Corona-Krise nur allzu deutlich auf. Sind etwa für den Betrieb vorgeschriebene Reinigungs- oder Desinfektionsmittel plötzlich nicht lieferbar, droht ein empfindlicher Engpass. Dann ist derjenige im Vorteil, der einen umfänglichen Überblick über die Verfügbarkeit von Artikeln und mögliche alternative Quellen behält. Und wer seinen Einkauf ins Homeoffice schicken muss, profitiert ebenfalls von digitalen, auch remote zugänglichen Systemen.

Beschaffungsplattformen

Ein wichtiger Bestandteil digitaler Einkaufslösungen sind Beschaffungsplattformen, die die Angebote verschiedener Lieferanten zusammenführen und den Einkauf somit deutlich schneller, flexibler und transparenter machen. Wer auf einen Blick unter mehreren Lieferanten und Millionen von Artikeln auswählen kann, spart sich die mühsame Suche in einzelnen Katalogen, erhält eine direkte Vergleichsmöglichkeit und findet schneller eine Alternative, falls ein Artikel nicht lieferbar ist. Eine solche Plattform umfasst selbst Dienstleistungen und bietet damit die breitestmögliche Auswahl über unternehmensrelevante Bedarfe. Im Idealfall ist ein solches System offen konzipiert, so dass auch die Kataloge von Lieferanten, die nicht in der Beschaffungsplattform organisiert sind, mit aufgenommen werden können.

Letztendlich kann so jedes Unternehmen seine eigene Einkaufsstrategie mit individuell abgestimmten Zugängen zur Service-Plattform festlegen – der Einkauf schaltet spezifische Artikel, Warengruppen und Dienstleistungen für die einzelnen Fachabteilungen frei. Die Bedarfsträger wählen dann ihren gewünschten Artikel aus – nach Preis, Lieferant, Warengruppe oder Liefernummer. Die Bestellung erfolgt dann direkt innerhalb der Plattform und kann bei Bedarf auch in das ERP-System integriert werden. Das schafft Transparenz für die Entscheider in Management und Einkauf und verhindert langwierige Genehmigungsprozesse. Die Fachabteilungen erhalten wiederum eine umfassende und flexible Möglichkeit, mit der nötigen Berechtigung selbst aktiv Ware zu ordern, wenn sie einen Bedarf feststellen.

E-Procurement-Systeme bringen also folgende Vorteile:

• Sie bündeln die Angebote verschiedener Lieferanten, so dass der Einkauf deutlich schneller, flexibler und transparenter erfolgen kann.
• Sie optimieren den gesamten Bestellprozess einschließlich Rechnungsstellung und Dokumentation.
• Die Dispositions- und Kanban-Systeme des Unternehmens lassen sich an die Plattform anbinden und damit just-in-time Prozesse realisieren.
• Der Einkauf wird dank standardisierter Abläufe für die Zukunft Industrie 4.0-fähig und damit zu einem wichtigen Element innerhalb der intelligenten Fabrik.

Beschaffungsplattformen können singulär als Marktplatz genutzt werden – bei ausgewählten Anbietern lassen sie sich aber auch direkt in das Warenwirtschaftssystem eines Unternehmens integrieren. In diesem Fall werden wichtige Informationen per Dashboard visualisiert – beispielsweise der Kreditor, die Kontierungen, Warengruppen und weitere relevante Daten. Der gesamte Bestellprozess einschließlich Rechnungsprüfung und Dokumentation (E-Procurement – Kein Erfolg ohne user-zentrierte Implementierung) lässt sich so lückenlos abbilden. Da jeder Warenbewegung eine sofortige Finanzbuchung folgt, werden Zahlungen zuverlässig und ohne Verzögerung erledigt. Gleichzeitig haben alle am Bestellprozess Beteiligten immer schnell und übersichtlich alles im Blick und können sich auf die relevanten Prozessschritte konzentrieren.

Beschaffungsplattformen in der Cloud

Erinnern wir uns an das „Barometer Elektronische Beschaffung 2020“: Unternehmen zögern vor allem deshalb, ihre Beschaffung zu digitalisieren, weil sie eine komplizierte Einführungsphase und hohe Kosten befürchten. Daher sollten Beschaffungsplattformen und die sie unterstützenden Systeme möglichst einfach implementierbar sein. Je mehr Entwicklungsarbeit entfällt, desto höher ist die Akzeptanz des Anwenders, in ein solches System zu investieren. Hier bietet sich eine cloudbasierte, schlüsselfertige Lösung an, die einfach und schnell in SAP ERP oder andere ERP-Systeme (proALPHA ERP, abas ERP, Microsoft Dynamics NAV oder Sage b7) integrierbar ist. Für die Implementierung müssen nur noch im Vorfeld die Beschaffungsprozesse des Unternehmens ermittelt und analysiert werden. Dies ist in der Regel in wenigen Stunden in Abstimmung mit den beteiligten Abteilungen erledigt. Vor dem endgültigen Rollout fallen dann nur noch kleinere Anpassungen wie etwa die Erstellung von Mapping-Tabellen, die Vergabe von Rechten und die Zusammenstellung der Warengruppen an.

Insgesamt nimmt die Integration einer Beschaffungsplattform nur wenige Tage in Anspruch und die Kosten bewegen sich in einem überschaubaren Rahmen. Demgegenüber steht ein großes Potenzial für die Prozesskostensenkung: Laut jüngsten Studien sind Ersparnisse von bis zu 40 Prozent möglich. Grund genug für jedes Unternehmen, die Transformation zu einem digitalisierten und automatisierten Einkauf möglichst bald zu starten.

Christian Obeser

Effiziente Beschaffung neu gedacht: Vom ROI zum ROP (Return on Procurement) lautet das Motto von Christian Obeser. Als Head of Product Management von simple system unterstützt er Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Supply-Chain-Prozesse. Christian Obeser verfügt über 20 Jahre Berufserfahrung im Bereich E-Business und Beratung zur Prozessoptimierung in der indirekten Beschaffung.