Drive Digitization – Social Tools im Unternehmen und Marketing

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Enterprise 2.0 – ein Schlagwort, das in den letzten Jahren neben Industrie 4.0 einen wahren Boom erlebte. Alleine bei Google werden für diesen Begriff am 3. Oktober 2017 3.650.000 Suchergebnisse angezeigt. Durch die Einführung dieser Technologien versprechen sich Unternehmen eine schnellere, transparentere und bessere Kommunikation in bereichsübergreifenden und/oder internationalen Teams.

Als Ziele bei der Einführung von Enterprise Social Networks oder Tools (ESN/EST) werden oft die Verbesserung der kollaborativen Zusammenarbeit, eine Verbesserung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens und die Unterstützung der effizienten Verteilung des Wissens genannt. Außerdem helfen ESN/EST dabei, Interaktionen zwischen den Nutzern zu etablieren, Experten in der Organisation zu finden, den informellen Austausch zu verbessern. Bei der Einführung von ESN/EST spielt die Unternehmenskultur eine ebenso große Rolle, wie die Technologie an sich. Diese wird durch die Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern maßgeblich beeinflusst.

Schritte für die Einführung und relevante Treiber

Für die Einführung von ESN/EST werden nach Göhring, Niemeier sieben Schritte empfohlen:

  1. Klarheit über die Treiber verschaffen
  2. Rahmenbedingungen im Unternehmen klären
  3. Ziele setzen
  4. Ziele anhand der Treiber bewerten
  5. Handlungsbedarf im Unternehmen bestimmen
  6. Change Management Maßnahmen festlegen
  7. Roadmap erstellen

Wichtige Faktoren für die Einführung von ESN/EST sind die zugrundeliegenden Treiber. Zehn wesentliche Treiber, die es zu untersuchen gilt:

  1. Verfügbarkeit von Enterprise 2.0 Technologien
  2. Auswirkung des demografischen Wandels
  3. Gestaltung einer attraktiven, zukunftsfähigen Arbeitswelt
  4. Zunahme der Bedeutung von Social Media im Kundenmanagement
  5. Steigender Wettbewerbsdruck
  6. Steigende Bedeutung externer Zusammenarbeit
  7. Zunahme der Bedeutung der Wissensarbeit
  8. Erhöhung der Innovationsfähigkeit
  9. Zunahme der globalen Zusammenarbeit
  10. Zunahme der Menge an relevanten Informationen

Unbedingt zu beachten ist, dass die reine Verfügbarkeit an Technologien nicht der alleinige Treiber für die Tool-Einführung sein kann oder sollte.

Enterprise Social Networks ersetzen das klassische Intranet

Ziel der Enterprise Social Networks oder auch Social Intranets ist es, die interne Unternehmenskommunikation zu unterstützen. Dabei setzen moderne Systeme nicht mehr nur auf eine Unidirektionale Kommunikation zu den Mitarbeitern, sondern bedienen sich der Funktionalitäten, die aus den sozialen Netzwerken bekannt sind. Daraus entstehen unternehmens-interne Plattformen, die z.B. die internationale Kommunikation oder die Zusammenarbeit (Collaboration) unterstützen.

Bekannte Vetreter von Enterprise Social Networks sind zum Beispiel Yammer oder Stackfield. Eine gute Übersicht über einige Tools bietet T3N in diesem Artikel: http://t3n.de/news/enterprise-social-networks-ueberblick-507252/.

Nicht immer muss gleich das Intranet neu sein

Neben Social Intranets sind aber auch Lösungen und Tools erhältlich, die neben dem klassischen Intranet implementiert und genutzt werden können. Ziel dieser Tools ist es, einzelne Arbeitsfelder optimal zu unterstützen.

Agiles Projektmanagement ist in der IT schon seit einigen Jahren ein Begriff. Viele Marketing-Projekte werden jedoch immer noch nach dem Wasserfallprinzip abgearbeitet. Tools aus dem agilen Projektmanagement können auch für Marketingprojekte eingesetzt werden, um mehr Transparenz, mehr Geschwindigkeit und bessere Ergebnisse zu produzieren.

Trello statt Projektmanagement

Das Tool Trello (https://trello.com/) bietet sich an, um in multifunktionalen Teams Transparenz über die aktuell zu bearbeitenden Aufgaben zu erhalten. Trello ist sehr intuitiv und kann flexibel angepasst werden – und es ist in der Basisversion kostenlos.

Die Organisation erfolgt über unterschiedliche Listen, die wiederum einzelne Karten enthalten können. Diesen können Teammitglieder, Fristen, Kommentare und Dateien zugeordnet werden. Die Benachrichtigung läuft über Email, so dass der etablierte Kommunikationskanal im Unternehmensumfeld ebenfalls genutzt wird.

Im Gegensatz zu klassischen Proiektmanagementtools wie z.B. Microsoft Project kann Trello in der Standardversion leider keine gewohnten Gantt-Diagramme ausgeben, eine Ressourcenplanung ist ebenfalls nicht enthalten. Jedoch ist das Tool viel intuitiver zu bedienen und – im Marketing sehr beliebt – sehr viel visueller.

Social Tools können auch das Marketing unterstützen – Systeme sind aber nicht alles.

ESN/EST können die Arbeit in bereichsübergreifenden Teams erleichtern. Jedoch ist die Einführung solcher Tools nicht mit der Installation oder der Anlage der Nutzer getan. Das Team benötigt Leitlinien, die immer wieder nachgehalten und deren Einhaltung eingefordert werden müssen. Außerdem dürfen keine Alternativen zum neuen Tool an- geboten werden.

Entscheidend bei der Einführung von ESN/EST sind die zugrundeliegenden Treiber. Es sollten mehrere Treiber  identifiziert werden können, damit die Einführung erfolgreich wird. Außerdem muss für die Nutzer ein erkennbarer Mehrwert bzw. eine Verbesserung zum Status Quo herauskommen.

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