Wie digitalisiert man richtig? – Einfache Regeln für die Transformation

Warum überhaupt digitalisieren?

Um resourceneffizient in die digitale Welt vorzudringen, gilt es zuerst unternehmensintern zu analysieren weshalb man überhaupt digitalisieren möchte.

Das große Warum ist dabei eine zentrale Frage – schließlich wird durch ein solches Projekt auch vieles Zeit und Geld vorher investiert werden müssen, bevor sich messbare Ergebnisse abbilden.

Der Ausgang eines solchen Projektes lässt sich zu Beginn in der Regel nicht vorhersagen und es gibt bei der Umsetzung zahlreiche Variablen, die sich alle immer wieder verändern können noch während dem Projekt. Bis ein Prozess digital funktioniert dauert es oft länger als erwartet und kostet schlussendlich mehr als geplant. All dies führt auch zu einer sehr hohen Fehlerquote bei der Umsetzung in der Praxis, über die allerdings meistens geschwiegen wird.

Eine ressourcenschonende Umsetzung verlangt daher einiges an Planung und Vorbereitung, noch bevor man das Projekt startet. Schließlich soll dadurch ja Zeit eingespart und Output erhöht werden, und dies möglichst mit wenig Einsatz an Ressourcen.

Neben dem eigentlichen Ziel und dem Warum muss weiters noch definiert werden, wo genau man denn beginnt zu digitalisieren. Unternehmen haben mit mehreren Abteilungen, Standorten und Produkten oft nämlich eine breit gefächerte Option von Möglichkeiten dafür.

Doch wie wählt man den richtigen Startpunkt dafür aus, und wo hat es am meisten Sinn eine Digitalisierung zu starten?

Wo beginnt man mit der Digitalisierung?

Je nachdem wo in einem Unternehmen man beginnt zu digitalisieren, können die Endergebnisse unterschiedlich ausfallen. Jedes Unternehmen, jede Branche und jedes Produkt sind unterschiedlich, daher gibt es für die “richtige” Digitalisierung leider keine allgemeingültige Antwort. Allerdings gibt es dabei ein gewisses Muster, dem wir folgen können. Es gibt Best Practices und es gibt klare Richtlinien von Unternehmen, die diesen Weg bereits vor uns gegangen sind.

Die einfachste Methode besteht darin, den “größten Domino” in unserem Unternehmen bzw. unserem Prozess auszuwählen – also der Teil, der wenn er effizienter und besser gelöst werden kann, möglichst viele weitere Bereiche des Unternehmens betrifft und diese in einem Zug ebenfalls verbessert oder zumindest erleichtert.

Dadurch erreichen wir mit der Digitalisierung eines einzigen Prozesses bzw. eines Bereiches des Unternehmens den größtmöglichen Output für den geringstmöglichen Einsatz und erreichen – damit auch das größte Maß an Nachhaltigkeit.

Die schont nicht nur Ressourcen, sondern auch Kapital und Zeit.

Wenn ein Unternehmen noch gar keine Bereiche digitalisiert hat, ist meistens ein zentraler Prozess vorhanden, der in viele Abteilungen übergeht. Dies kann die Angebotsbearbeitung, die Verarbeitung von Produkten und Materialien oder auch der Vertrieb sein. All diese Aufgaben gehen direkt in die benachbarten Abteilungen über oder haben in der Regel eine so zentrale Funktion, dass eine richtig umgesetzte Digitalisierung in diesen Bereichen zwangsläufig auch andere Bereiche betreffen muss.

Digitalisierung ist keine Problemlösung

Nachdem man das interne Warum und das Zielgebiet im Unternehmen definiert hat, gilt es nun, grundlegende Rahmenbedingungen bei der Digitalisierung zu verstehen. Oftmals wird besonders von älteren Führungskräften vermutet, dass durch eine Digitalisierung sofort alles besser wird und reibungslos funktioniert – schließlich haben wir ja gerade digitalisiert.

Anders als oft vermutet: Digitalisierung ist nicht die Lösung aller Probleme. Digitalisierung ist vielmehr ein Verstärker des Vorhandenen.

Das bedeutet, wenn Ihr Grundprozess, den Sie digitalisieren wollen, im Alltag Fehler erzeugt und für Probleme bei der weiteren Bearbeitung im Unternehmen sorgt, wird eine Digitalisierung diese Hindernisse nicht einfach verschwinden lassen. Im Gegenteil.

Solch einen Prozess zu digitalisieren und durch mehr Effizienz mit digitaler Infrastruktur den Output zu erhöhen würde bedeuten, dass Sie noch mehr von diesen Problemen bekommen werden. Anstatt digital einen besseren Ablauf zu erhalten, werden Sie mühsam die vielen durch die Digitalisierung erst entstandenen Probleme aufarbeiten müssen.

Der Wunsch von mehr Effizienz und besserem Einsatz von personellen und zeitlichen Ressourcen droht so zu zerplatzen und kann sogar zu mehr Schwierigkeiten und Aufwand führen als vorher. Dies geschieht in der Praxis leider immer wieder.

Deshalb gilt bei effektiver Digitalisierung eine Faustregel:

“Wenn Sie Mist digitalisieren, haben Sie digitalisierten Mist.”

Um einen Prozess nachhaltig zu verbessern und dadurch mit mehr Aufwand weniger zu erreichen, muss dieser nämlich nicht nur digital sein, sondern auch in den einzelnen Prozessschritten verbessert werden. Durch die bloße Abbildung der Arbeitspakete in einer Software, oder Verlagerung von Vertriebsstrukturen in ein Webshop System, etc. alleine entsteht noch keine Verbesserung.

Dazu muss die grundlegende Funktion des jeweiligen Prozesses analysiert und überprüft werden, ob dieser sich beispielsweise durch digitale Hilfsmitteln effektiver lösen lässt. Fast immer gibt es dabei technische Lösungen, die einem helfen, die Dinge schneller, fehlerfreier, effektiver und/oder automatisierter zu erledigen.

Ist der Prozess in seinen Arbeitsschritten klar definiert, kann nach einem digitalen Hilfsmittel gesucht werden, um auf digitalem Wege eine Leistungssteigerung zu erreichen. Auch bei der Auswahl des digitalen Werkzeuges ist jedoch Vorsicht geboten – denn bei Weitem nicht jede Software und jedes Tool sind für jedes Unternehmen und jedes Produkt geeignet.

Welches digitale Tool verwende ich?

Wenn wir bei dieser Recherche Prozesse gefunden haben, die sich mittels digitaler Hilfsmitteln viel schneller, besser oder einfacher lösen lassen, gilt es nun das richtige Tool für diese Bereiche auszuwählen.

Dies ist in der Praxis keine leichte Aufgabe, da es oft zahlreiche Softwareanbieter gibt, die Ihnen vermutlich alle bei einer direkten Anfrage mehr oder weniger die gewünschte Lösung bieten würden. Lassen Sie sich jedoch nicht täuschen, denn bei weitem nicht jede Software, die grundsätzlich eine technische Möglichkeit für Lösung bietet, ist auch in der Praxis dafür ausgelegt, diese in Ihrer gewünschten Form umzusetzen.

Bekannte Fehler aus der Geschichte der Digitalisierung wie jener von Fox Meyer Health zeigen deutlich die Unterschiede von einer theoretisch idealen Lösung und einer in der Praxis katastrophalen Lösung – und dies obwohl die weltweit führenden Berater und Softwareanbieter alle mit ausreichenden Budgets an dem Projekt mitgewirkt haben.

Bei der Auswahl der richtigen digitalen Umsetzung steht man also einer eigentlich unmöglichen Aufgaben gegenüber: Wir müssen die Ergebnisse in einem Projekt messen, dessen Ausgang sich nicht vorhersagen lässt.

Doch auch dafür gibt es eine Lösung, diesmal aus der Welt der Start Ups. Ein Start Up hat nämlich eine ähnlich herausfordernde Aufgabe vor sich: Es muss ein valides Geschäftsmodell finden, bevor die Startgelder aufgebraucht sind.

Die dabei wirkenden Zusammenspiele von Märkten, Kunden, Konkurrenten, dem eigenen Produkt etc. lassen sich unmöglich berechnen oder vorhersehen. Wie bei der Digitalisierung muss man reale Ergebnisse liefern, bei etwas, das eigentlich unvorhersehbar ist.

Lernen-Testen-Feedback

Die Lean-Start Up Bewegung aus dem Silicon Valley hat für diese herausfordernde Aufgabe eine Methode gefunden, mit der sich schnell reales Feedback sammeln und wieder in den Prozess einbauen lässt. Dadurch lassen sich höchst unsichere Projekte mit zahlreichen Variablen, wie beispielsweise eine Digitalisierung eines Unternehmens, so schnell wie möglich und risikoarm Risiko umsetzen.

Eric Ries hat dies in seinem Buch Lean Start Up genauer beschrieben. Zusammengefasst geht es um eine möglichst schnelle Erstellung von Hypothesen, gefolgt von raschem Testen mit echten Kunden bzw. Anwendern, um daraus echtes Feedback zu erhalten. 

Anhand von diesem Feedback kann man nun die Produktidee wiederum verbessern und anpassen, damit diese mehr den Wünschen unserer Kunden entspricht. Dann wird erneut getestet, wieder Feedback gesammelt, und das Produkt wieder verbessert, usw.

Je schneller dieser Prozess durchlaufen werden kann, desto geringer ist das Risiko des Projektes und desto effizienter erhält man auch praxistaugliche Ergebnisse.

Der Prozess wird durch folgende Abbildung verdeutlicht:

Wichtig! – Die für den Durchlauf nötige Zeit soll dabei minimiert werden.

Wie in einem Start Up können sich auch etablierte Unternehmen bei der Digitalisierung an diesem Modell orientieren. Dadurch werden rasch Ergebnisse gesammelt, wie gut die eigene Digitalisierung im Arbeitsalltag bei den Kunden oder Mitarbeitern ankommt und Fehlerquellen lassen sich präzise ermitteln. Dadurch sorgt dieses Modell auch für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit während und auch nach der Transformation.

Fehler machen erlaubt

Ein weiterer Paradigmenwechsel ist für eine möglichst effiziente Digitalisierung notwendig. Meistens wird im Projektmanagement bei einem Verfehlen der Ziele schnell ein Schuldiger gesucht und das Projekt wird oftmals gestoppt oder ganz beendet. Bei einer Digitalisierung sollten Sie hier etwas flexibler sein und bereits von Beginn an damit rechnen, dass aufgrund der Komplexität Probleme auftreten werden. Nicht alles wird sofort funktionieren und termingerecht angewandt werden.

Die alten Denkmuster, nach denen Fehler etwas schlimmes sind und bestraft werden müssen, sind für eine erfolgreiche Digitalisierung bei Seite zu legen. Auch wenn es die großen Tech-Konzerne manchmal so wirken lassen: es gibt keinen schnellen Erfolg, auch nicht in der digitalen Welt.

Die meisten bahnbrechenden Konzepte, Softwarelösungen und Plattformen brauchten mehrere Jahre und hatten zahlreiche Rückschläge auf dem Weg, bevor sie die optimierte Lösung werden konnten, die sie heute meistens sind.

Wir erinnern uns: Digitalisierung löst keine Probleme – sondern verstärkt das Vorhandene.

Erwarten Sie daher auch nicht, dass Ihr Digitalisierungsprojekt von Beginn an perfekt und fehlerfrei die Ergebnisse liefern wird. Rückschläge, Neuausrichtungen und Probleme sind kein Zeichen für ein Scheitern Ihrer Digitalisierung – sie sind vielmehr ein fester Bestandteil der Reise.

Denn je mehr Fehler Sie machen und das Feedback der Beteiligten daraus genau messen und festhalten, desto mehr Daten haben Sie, um diesen Prozessschritt von jetzt an besser zu machen. Je mehr Daten Sie durch die Feedbackschleife sammeln, desto genauer und präziser wird Ihre Entscheidungsgrundlage. Geben Sie dem Projekt und allen Beteiligten daher etwas Spielraum – und kommunizieren Sie klar, dass Fehler nicht bestraft werden. 

Fehler sind ein Teil dieses Wandels und ständiger Begleiter auf diesem Weg, um langfristig einen Prozess zu optimieren.Würden keine Fehler gemacht werden, gäbe es kein entsprechendes Feedback, um den Prozess zu verbessern. Wenn in Ihrem Projekt daher immer wieder Fehler gemacht werden, sind Sie vermutlich auf dem genau richtigen Weg um den digitalen Prozess langfristig zu optimieren.

Exponentielles Wachstum

Was es allerdings in der digitalen Welt gibt und in der analogen Welt bisher unbekannt war, ist exponentielles Wachstum. Richtig umgesetzt lassen sich damit Prozesse und Systeme in Gang setzen, die für ein Vielfaches an Output sorgen – und damit für Nachhaltigkeit und Ressourceneffizienz neue Maßstäbe setzen.

Wachstum in der linearen Welt bedeutete, dass man beispielsweise mit einer Fabrik den Output 100 hatte. Wollte man diesen erhöhen, musste man eine zweite Fabrik bauen, um den Output 200 zu erhalten. Es brauchte eine dritte Fabrik für Output 300 usw.

Durch effiziente Digitalisierung können wir aber mehr mit dem Vorhandenen erreichen. Indem wir Arbeitsabläufe optimieren und einzelne Schritte automatisieren, erhöht sich der Output nicht linear, sondern exponentiell. Daher ist es durchaus möglich, dass ein effizient digitalisiertes Unternehmen mit einer Fabrik nicht mehr den Output 100 liefert, sondern 500, 800 oder gar 1.000.

Um dieses exponentielle Wachstum zu erreichen müssen unsere Prozesse nicht nur digital sein, sondern so weit optimiert, dass wir diese skalieren können. Dadurch entsteht die Basis für Netzwerk-Effekte, besonders wenn mehrere Abteilungen nach und nach vollständig digitalisiert sind. Dies bildest die Grundlage für exponentielles Wachstum und einer nachhaltigen Transformation eines Unternehmens, die ein unvorstellbares Potenzial freisetzt.

Fazit für eine effiziente Digitalisierung

Zusammengefasst beginnen wir eine Digitalisierung also mit unserem großen, internen Warum. Mit dieser klaren Zielsetzung wählen wir als nächstes den Prozess im Unternehmen, der die größtmögliche Auswirkung hat sobald wir diesen digitalisieren – wir suchen unseren “größten Domino”.

Dabei ist uns klar, dass unser Prozess vorher optimiert sein muss und fehlerfrei anwendbar sein muss, bevor wir ihn digitalisieren. Schließlich wollen wir nicht mehr der vorhandenen Probleme, sondern eine echte Optimierung. Bei der Auswahl der richtigen, digitalen Werkzeuge und Software ist uns klar, dass der genaue Ausgang zu Beginn des Projektes noch ungewiss ist.

Daher verwenden wir schnelles Feedback von unseren Usern, Mitarbeitern und Kunden, lernen daraus und integrieren diese Daten wieder in eine Verbesserung des Prozesses in einer Lernen-Testen-Feedback Schleife.

Damit begrenzen wir die Unsicherhheit während der Transformation. Wir wissen allerdings, dass es immer wieder zu Überraschungen kommen kann. Deshalb kommunizieren wir in unserem Team klar und offen, dass temporäre Fehler und Irrtümer während des Projektes erlaubt sind.

Am Ende des Projektes wartet dafür die Belohnung auf uns: Die Möglichkeit exponentiell zu wachsen durch effiziente Digitalisierung.

David Schneider

David A. Schneider hat über 10 Jahre an vorderster Front im Vertrieb und im direkten Marketing verbracht. Sein erstes Unternehmen hat er mit 18 Jahren gegründet und war seither von den Möglichkeiten und Auswirkungen des Unternehmertums auf unsere Gesellschaft fasziniert. Seit Jahren hat er es sich zur Aufgabe gemacht, ein Buch pro Woche zu lesen und die Inhalte in der Praxis anzuwenden. In diversen Branchen hat er damit bereits überdurchschnittliche Ergebnisse erzielt, indem er seine Arbeitsweisen stets an die neuesten Technologien anpasst und orientiert. Derzeit hat er eine leitende Funktion in einem Familienunternehmen mit 150 Mitarbeitern und teilt sein Wissen als Autor, Blogger und Unternehmensberater mit seinen Kunden und Lesern.