Die globalisierte und digitalisierte Welt erwartet von Unternehmen das grundsätzliche Denken in (eigenen) digitale Lösungen, sei es in Form digitaler Produkte und Leistungen oder in Form von digitalen Anwendungen zur Vermarktung der eigenen Leistungen und Produkte, im Kundenservice, oder im Vertrieb. Die Digitalisierung zu nutzen, um Kunden und Märkte zu begeistern, darin besteht die wahre Herausforderung.
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Über die Notwendigkeit der Digitalisierung müssen wir nicht mehr reden. Ebenso selbstverständlich ist, dass Digitalisierung nicht nur darin besteht, intern digitale Tools zu nutzen. Die globalisierte und digitalisierte Welt erwartet von Unternehmen das grundsätzliche Denken in (eigenen) digitale Lösungen, sei es in Form digitaler Produkte und Leistungen oder in Form von digitalen Anwendungen zur Vermarktung der eigenen Leistungen und Produkte, im Kundenservice, oder im Vertrieb. Die Digitalisierung zu nutzen, um Kunden und Märkte zu begeistern, darin besteht die wahre Herausforderung.
Mein Artikel dazu: Grundlagen der digitalen Produktentwicklung
Wie aber fängt man an, wenn man die eigene digitale Lösung in die Tat umsetzen will? Wie lässt sich die eigene Idee in eine funktionale Anwendung überführen, die auch andere begeistert?
Was es braucht, ist ein klar strukturierter Ablauf. Er hilft Ihnen, den folgenden Fragen souverän zu begegnen: Worauf sollten Sie achten? Welcher Schritt ist wann am sinnvollsten? Welche Projektbeteiligten sollten mit einbezogen werden und wem kommen welche Aufgaben zu?
Mit dem folgenden Ablaufplan möchten wir Ihnen den Weg zur eigenen App leichter gestalten. Diese Vorgehensweise hat sich in über 200 erfolgreich umgesetzten Digitalisierungsvorhaben bewährt.
Je nachdem, wie weit Sie bereits mit der Entwicklung Ihrer digitalen Lösung sind, über welche Ressourcen Ihr Unternehmen und die einzelnen Teams verfügen, starten Sie mit der Liste bei 0 oder steigen am entsprechenden Punkt ein.
1. Analysieren Sie bestehende Prozesse!
Welche Stakeholder sind wie in den Prozess eingebunden? An welchen Punkten geschehen welche Ereignisse, bzw. wie geht es je nach Ereignis weiter? Hier eignet es sich, einen Programmablaufplan (zum Beispiel in Form eines Flussdiagramms) zu erstellen. Sie haben keinen bestehenden Prozess? Dann nutzen Sie das Flussdiagramm zur Planung des zukünftigen Prozesses, der in der Anwendung abgebildet werden soll.
2. Identifizieren Sie Probleme & Chancen.
Legen Sie Hürden und Probleme ehrlich offen. So erkennen Sie genau, wo Verbesserung sinnvoll und lohnenswert ist. Bei vollkommen neuen Produkten und Prozessen gilt es ebenfalls zu klären, wann das Bedürfnis nach der Anwendung besteht.
Beispiele:
Nach einem Kundentermin müssen alle erfassten Daten von Hand in das System eingegeben werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch anfällig für Übertragungsfehler.
Checklisten auf Papier, zum Beispiel zur Abnahme von Geräten, lassen sich schwer nach konkreten Faktoren durchsuchen, Mängel müssen mühsam durch Übertragung weiter gereicht werden, deren Behebung wird damit unnötig ausgebremst.
Kunden kaufen Ersatzteile bei einem anderen Lieferanten ein, da der Bestellprozess dort dank einer QR-Code-gestützten Plattform schnell und direkt erfolgt, ohne dass sie anrufen und umständlich alle EAN-Nummern durchgeben müssen.
Das genaue Hinschauen zeigt Ihnen, welcher Schmerz bei Ihren Mitarbeitern oder auch Kunden besteht und wie Sie diesen am besten abstellen können. Überlegen Sie, welche Funktionen er sich wünschen würde. Eine Mitarbeiter- oder Kundenumfrage kann Ihnen dabei helfen, Defizite aufzudecken. Sollen durch die App sogar neue Prozesse oder ein vollkommen neuer Service etabliert werden? Auch dann gilt es zu überlegen, was zielführend und was störend wäre.
Diese Entdeckungsreise in die Köpfe Ihrer Mitarbeiter und / oder Kunden zeigt Ihnen, welche Prozesse oder Leistungen digitalisiert werden sollen und liefert womöglich bereits erste Ideen für die Umsetzung und konkrete Features.
3. Legen Sie Zuständigkeiten fest.
Identifizieren Sie direkt betroffene Stakeholder und integrieren Sie diese in die Konzeption. Je nach Art der Anwendung kann es sinnvoll sein, diese beratend, abstimmend, kontrollierend oder gar führend in das Projektmanagement einzubinden. Bei Kunden bietet es sich z.B. an, diese beratend und abstimmend mitwirken zu lassen, bei Mitarbeitern beratend, kontrollierend oder sogar führend durch Übertragung der Projektverantwortung.
4. Definieren Sie Ihr kurzfristiges Ziel & eine langfristige Vision.
Die Idee steht bereits, aber wann genau sie am Ziel sind, wissen die meisten nicht. Weil sie es nicht klar definiert haben. Formulieren Sie eine langfristige Vision, also ein engagiertes aber erreichbares Ziel, wie etwa: Mit unserer Digitalisierungsstrategie werden wir in 5 Jahren der führende Service-Anbieter in unserem Markt sein.
Besprechen, oder noch besser, legen Sie diese Ziele gemeinsam mit dem Umsetzungsteam fest. Bestimmen Sie zudem ein kurzfristiges Ziel. Es hilft Ihnen dabei, das langfristige Ziel nicht aus den Augen zu verlieren und motiviert Sie dran zu bleiben.
Sowohl das langfristige als auch das kurzfristige Ziel dienen als Entscheidungskriterien bei der Funktionsfestlegung. Wird Funktion xy wirklich benötigt, um Ihre Vision zu erreichen?
5. Legen Sie die Zielgruppe fest.
Für die genau Planung der App, konkrete Features, Abläufe, das Design und auch das Bezahlmodell ist es notwendig den Nutzer genau zu kennen. Nur wenn Sie in Erfahrung bringen, wer die App später nutzen wird oder soll, wenn Sie dessen Bedürfnisse und Hürden kennen, wissen Sie, wie Ihre App aussehen muss und was sie leisten muss. Legen Sie deshalb ein Nutzerprofil (Persona) an, ruhig auch mehrere. Finden Sie mehr als drei Persona, kann dies auch ein Hinweis darauf sein, dass Sie mehrere Apps benötigen.
6. Schauen Sie, was die Konkurrenz treibt.
Sicherlich, Sie entwickeln die Anwendung für sich und Ihre Kunden. Dennoch sollten Sie dabei die Konkurrenz im Auge behalten, aus mehreren Gründen: Eine Konkurrenzanalyse ermöglicht es Ihnen festzustellen, ob Ihre App-Idee so tatsächlich noch nicht umgesetzt wurde. Falls ja, untersuchen Sie die Konkurrenz-Anwendung und finden Sie heraus, was Sie besser oder anders tun können, um sich von den Wettbewerbern abzugrenzen. Handelt es sich um eine interne App zur Optimierung Ihrer Prozesse, ist eine Konkurrenzanalyse nicht zwingend erforderlich.
7. Bestimmen Sie grobe Funktionen und Rahmenbedingungen.
In einem Kreativmeeting legen Sie nun die Grundlagen Ihrer digitalen Anwendung fest. Dabei gibt es eigentlich nur eine einzige Aufgabenstellung zu lösen: Wie können wir unser gestecktes Ziel erreichen? Alle Ideen sind erlaubt und werden notiert. Ein „Aber“ oder „Nein“ ist nicht erlaubt. Es dürfen Ideen aufgegriffen und weiterentwickelt werden. Nehmen Sie sich also genügend Zeit und haben Sie Geduld. Das Höchstlevel der Kreativität wird meist erst nach einer Stunde erreicht.
8. Legen Sie eine Pause ein!
Pausen sind nicht nur beim Muskeltraining wichtig, um die zuvor eingesetzte Energie wachsen zu sehen. Gönnen Sie sich wenigstens einen Tag Abstand vom Thema. Sie werden überrascht sein, was das bringt.
9. Legen Sie sich fest!
Wählen Sie nun aus allen beim Brainstorming gesammelten Ideen die aus, die wirklich passen und arbeiten Sie diese weiter aus.
10. Bestimmen Sie die technischen Eckdaten.
Ja, erst jetzt kommt die Technologie ins Spiel. Legen Sie anhand der Zielgruppe, des Ziels und der festgelegten Aufgaben und Funktionen fest, auf welchen Betriebssystemen und Endgeräten die Anwendung laufen soll.
Soll die Anwendung nur auf dem Smartphone genutzt werden? Oder brauchen Sie eine App, die für alle Endgeräte und Betriebssysteme anwendbar ist? Werden womöglich sogar unübliche Devices, wie Terminals mit Tablets benötigt? Ausgehend von den Antworten auf diese Fragen erschließt sich, welche weiteren technischen Grundlagen die App erfüllen muss. Bei der Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen der App Format Finder. Durch die Beantwortung fünf kurzer Fragen erfahren Sie, welche Art der digitalen Anwendung bestmöglich auf Ihre Gegebenheiten und Funktionswünsche zugeschnitten ist.
Was grundsätzlich immer hilft, um Ihre digitale Lösung skalierbar zu machen, ist selbstverständlich eine plattformunabhängige Entwicklung.
11. Clustern Sie Funktionen.
Jetzt geht es ins Detail: Ordnen Sie die einzelnen Aufgaben und Funktionen Ihrer Anwendung in Unterthemen und legen Sie so konkrete Aufgaben fest. Ein Beispiel: Das Thema „Authentifizierung“ besteht aus den Unterpunkten „Registrieren“ (bei erstmaliger Nutzung), „Login“ (wenn der Nutzer einmal registriert ist) sowie „Logout“.
12. Definieren Sie User Stories.
Die festgelegten Themen und Unterthemen (sog. Epics) definieren Sie nun genau aus in so genannte User Stories. Zum Beispiel bei Thema „Login“: Sie wünschen einen „Login per E-Mail-Adresse“, „Social-Login via Facebook“ sowie „Social-Login via Twitter“. Zu jedem dieser Punkte empfehlt sich das Schreiben einer User-Story.
13. Legen Sie die wichtigsten Funktionen fest
Nachdem Sie die Themen, Unterthemen und User Stories formuliert haben, müssen Sie diese priorisieren. Denn nicht alles kann gleichzeitig und sofort bearbeitet werden. Identifizieren Sie die Bereiche, die zur Erreichung des Ziels unabdingbar sind und jene, die auch zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden können. So erhalten Sie bereits nach einer kurzen Entwicklungszeit eine Anwendung mit allen notwendigen Funktionen und müssen nicht auf die Fertigstellung aller Funktionsbestandteile warten. (Stichpunkt MVP)
14. Legen Sie einen Zeitplan fest
Je nach Umfang Ihrer Anforderungen kann Ihre digitale Lösung eine Entwicklungszeit von mehreren Monaten beanspruchen. Gibt es Daten, zu denen Sie einen wichtigen Entwicklungsschritt erreicht haben müssen, zum Beispiel weil Sie die Teilnahme an einer Messe planen? Takten Sie die Ziele entsprechend ein.
Dieser Ablaufplan gibt Ihnen eine Struktur und hilft Ihnen bei all den Gedanken und Aufgaben Ihr Ziel nicht aus den Augen zu verlieren: Eine wirklich nutzenstiftende digitale Anwendung, die nicht nur Sie sondern auch Ihre Nutzer in ihrem täglichen Tun unterstützt.
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