Organização da transformação digital – empresas de reconstrução

Como serão as organizações no futuro e que efeitos terá a transformação digital nas formas de organização?

Quando se trata de transformação digital (Artigo adicional: Digitalização vs. Transformação Digital), as empresas fazem sempre as mesmas perguntas básicas que influenciam a organização:

  • Quem deve conduzir a digitalização?
  • Qual é o melhor modelo para a organização dentro da empresa para a transformação digital?

Estas são perguntas importantes, mas a maior parte das vezes são respondidas demasiado cedo e apressadamente. Uma decisão errada em tais tópicos pode ter um grande impacto nas empresas e enviá-las para o caminho errado a longo prazo. Muitas vezes também se pode ver que as empresas se precipitam na digitalização e realizam a transformação digital sem uma verdadeira compreensão dos seus próprios objectivos e sem um plano a longo prazo.

As empresas podem estar numa posição muito melhor para a transformação digital se definirem primeiro os objectivos globais, seleccionarem estrategicamente o modelo digital adequado à sua organização e capacidades, e também introduzirem as estratégias globais de forma gradual e cuidadosa na organização. A simples execução de projectos individuais e “silos” irá a longo prazo degenerar em frustração, fracasso e sobretudo em desperdício de dinheiro.

Mas toda a digitalização e os seus efeitos na organização não alteram os princípios de concepção organizacional ou governação. O trabalho digital e os novos trabalhos podem não se enquadrar nos modelos tradicionais. Aqui, os gestores e executivos são especialmente desafiados a adaptar os modelos sem destruir a estrutura.

Onde começa a implementação da digitalização

Para muitos CEO’s, torna-se rapidamente claro que querem entregar a responsabilidade da digitalização a outra pessoa. Assim, rapidamente contratam um Chief Digital Officer (CDO) e elaboram uma agenda para começar por onde. Mas estas acções rápidas e irreflectidas podem rapidamente conduzir a problemas maiores em vez de trazerem benefícios.

Um princípio deve ser claro para todas as empresas e compreendido por todos os executivos. A digitalização e a transformação digital não são computadores e telemóveis. Trata-se de inúmeras áreas, todas elas têm a ver com o cliente. Quer seja marketing, back office, promoções na loja, tomada de decisões com base em dados, contabilidade e muito mais. A digitalização afecta todas as áreas de uma empresa e esta decisão deve ser tomada com a mesma importância.

Isto é exactamente o que se reflecte na organização e governação. Uma empresa que não pode construir papéis digitais, autoridade clara e tomada de decisões para a transformação digital terá sempre de lidar com grandes reveses e fracassos na transformação. Da mesma forma, um modelo completamente novo criado de raiz pode levar a fricções que sobrecarregam as equipas e funções existentes e afectam negativamente o seu desempenho.

Por outras palavras, cada empresa que pretende implementar a sua transformação digital enfrenta uma multiplicidade de questões e oportunidades. Algumas questões dizem respeito à estratégia, outras às funções, outras à gestão e outras ainda à cultura. Assim, deve haver passos claros que as empresas queiram adaptar e alcançar a nível estratégico, e isto também deve ser feito a nível de organização e liderança.

Como poderia ser um tal modelo, mostramos no caminho evolutivo que uma organização totalmente digitalizada costuma seguir.

Objectivos e estratégias digitais para empresas

Mesmo nos dias da electrificação, era um problema que as empresas não se adaptavam. As fábricas ainda se orientavam como se fossem geridas por motores a vapor, embora já não fosse esse o caso. Tais fenómenos têm ocorrido repetidamente na história, e voltarão a ocorrer.

As organizações normalmente apenas digitalizam os seus sistemas existentes e normalmente não repensam os elementos básicos da sua organização. Isto porque a transformação digital de uma empresa significa que os pressupostos básicos devem ser completamente repensados e também devem ser encontradas novas abordagens. Isto pode levar a novas oportunidades que as empresas podem tirar partido.

Estas oportunidades são também criadas pela própria tecnologia. O crescimento exponencial em largura de banda, potência de computação e tamanhos de armazenamento está também a levar a uma repensagem fundamental para as empresas. Os modelos lineares já não são sustentáveis e devem dar lugar a modelos empresariais digitais e escaláveis.

Por conseguinte, as empresas devem definir claramente os seus objectivos e certificar-se de que podem responder pelo menos a estas 3 questões básicas.

  • Qual é o grande objectivo (dominante) da empresa?
    A digitalização deve ser vista como um serviço a este objectivo e não como um esforço de algum tipo ou mesmo sem qualquer ligação a este objectivo.
  • Em que áreas pode a digitalização apoiar e fazer avançar os objectivos da empresa?
    Para a maioria das empresas é impossível digitalizar em todas as áreas ao mesmo tempo, porque faltam as capacidades e recursos para tal. Por conseguinte, é importante criar uma lista clara de prioridades e concentrar-se nas áreas que criam o maior valor acrescentado através da digitalização.
  • Quão pronta está a empresa para a digitalização?
    As empresas devem ter as competências adequadas para implementar adequadamente os projectos. As competências digitais dos empregados e as infra-estruturas necessárias são um requisito básico para tal. Se estes não estiverem disponíveis, devem ser construídos primeiro. Um especialista em marketing digital não será capaz de gerir robôs numa fábrica.

Uma empresa deve criar capacidades internas para a digitalização?

Quando se trata da implementação de estratégias digitais, surge frequentemente a questão de saber se devem ser criadas capacidades internas ou externas.

Quando se trata de construir actividades digitais na empresa de uma forma sustentável, as empresas não poderão evitar construir as suas próprias capacidades digitais e contratar especialistas internos. O objectivo deve ser integrar a mentalidade digital na empresa o mais rapidamente possível, e isto inclui especialistas com os conhecimentos digitais necessários.

No início, coloca-se geralmente a questão de nomear ou não um Chief Digital Officer (CDO) para supervisionar e impulsionar a implementação da estratégia digital. Para algumas empresas isto pode até fazer sentido. No entanto, deve-se sempre perguntar a si próprio se a digitalização deve ser considerada separadamente como uma área separada ou se o CDO deve ser visto como uma posição de pessoal para os seus próprios departamentos.

Dependendo da estrutura da empresa e da natureza das suas necessidades, uma equipa centralizada para a digitalização pode fazer mais sentido do que uma equipa descentralizada. Centralizada tem a vantagem de ter um porta-voz no Conselho Executivo que conduz a mudança, enquanto que descentralizada tem a vantagem de muitos departamentos diferentes serem afectados da mesma forma. O aspecto especial do sistema descentralizado é também que leva a uma adaptação mais fácil e a mudança é levada mais amplamente para dentro da organização. No entanto, estas muitas pequenas ilhas também conduzem frequentemente a pouca troca de informação, sem estratégia global e correm o risco de competir umas com as outras ou mesmo de executar os mesmos projectos.

A abordagem híbrida pode oferecer uma abordagem em que existem unidades descentralizadas que se ocupam da implementação nas funções individuais, mas também uma unidade central que inicia e coordena muitas coisas.

Um departamento separado para a digitalização?

Esta questão é geralmente um pouco mais complexa. De um modo geral, um departamento separado vale a pena se as ambições da empresa na transformação digital forem muito no sentido de modelos de negócio completamente novos e as capacidades e especialistas necessários forem ainda escassos.

No entanto, uma vez que este modelo é completamente diferente das estruturas existentes, podem existir grandes obstáculos durante a implementação porque dois sistemas colidem, o velho e o novo mundo. Estas diferenças podem sempre parecer diferentes, dependendo da empresa. No entanto, é precisamente esta característica heterogénea de um departamento independente que também pode ser utilizada de forma consciente. Se as empresas tentarem trabalhar como start-ups ou lançar projectos de digitalização como novas “pequenas empresas”, tais construções independentes podem ser perfeitas.

Integração numa organização existente

Até certo ponto, os problemas acima mencionados são apenas marginalmente importantes. Mas é importante estar ciente de que as mudanças que se desviam fortemente da actual cultura empresarial encontrarão uma grande resistência e, portanto, demorarão mais tempo. É importante mudar a cultura de forma consistente a fim de poder implementar estratégias digitais muito mais facilmente com uma cultura empresarial digital.

As empresas devem procurar implementar plenamente a digitalização nos seus negócios diários. Assim, normalmente permanece com um CEO que, através da estratégia e cultura empresarial, influencia e implementa a digitalização como o elemento mais importante. Porque a digitalização torna-se um dos pontos mais importantes em cada estratégia da empresa.

CEO & Founder of MoreThanDigital. Serial entrepreneur since he successfully founded his first companies at the age of 13. He has always questioned the "status quo" and is committed to innovation, disruption and new ideas. As International keynote speaker, consultant for companies and governments & states, lecturer and published digital transformation expert, Benjamin tries to advance the topics of digitalization, digital transformation and innovation internationally.

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