O que é o Home Office & Trabalho à Distância? – Novo Trabalho = Nova Aprendizagem

O que é que isso significa e como é que eu lido com isso? Explicamos o escritório em casa e o trabalho remoto

Porque estou empenhado em aconselhar empresas no intercâmbio de conhecimentos entre gerações sobre meios digitais, bem como sobre o tema de novos trabalhos, novas competências e novas aprendizagens, gostaria de recolher neste artigo algumas noções básicas para trabalhar no escritório em casa.

Uma vez que eu próprio pertenço à Geração X, mesmo que seja agora digitalizado ao máximo, posso facilmente colocar-me nas posições dos grupos menos afins em termos digitais.

Explicação dos Termos para o Home Office e Trabalho à Distância

O trabalho à distância representa o trabalho móvel, flexível e independente da localização.

Na sua maioria está relacionado com nómadas digitais que trabalham independentemente para projectos e sem escritório próprio em espaços designados de coworking. Isto também pode ser em qualquer parte do mundo, uma vez que, como o termo nómadas digitais já inclui, raramente estão no mesmo lugar. Para além de um portátil funcional, a única coisa importante é o acesso à Internet.

O HomeOffice ou Office em casa é a oportunidade de fazer o seu trabalho nas suas próprias 4 paredes. Isto pode ser numa sala especialmente equipada para este fim como escritório ou numa mudança ou dupla utilização das salas existentes.

A Situação Actual

Os primeiros encerramentos de escolas foram decididos e muitas empresas já não conseguem evitar a libertação do seu escritório em casa.

Todas as dicas e conselhos dos últimos anos foram, infelizmente, discutidos, mas agora levantar o dedo e pendurar a mensagem “há anos que pregamos para introduzir a formação profissional flexível” não tem qualquer utilidade para ninguém – ok, aponta aqui – continua a ser irritante e as aprendizagens que temos vindo a fazer nestes dias, esperemos que não sejam esquecidas tão rapidamente.

Agora, aqui, vê-se, é preciso toda a corrida que se pode fazer, para se manter no mesmo lugar. Se quiser chegar a outro lugar, deve correr pelo menos duas vezes mais depressa do que isso! 

– Alice in Wonderland


Vamos começar

Criar lista de verificação:

  • Acesso (rede e recursos da empresa)
  • Segurança garantida? (clarificar internamente)
  • Infra-estruturas e equipamento (dispositivos, ferramentas e acesso)

Coordenação na equipa

Definir papéis:  

A liderança e a administração devem ser claramente definidas e, na melhor das hipóteses, devem ter pessoal que já tenha lidado com a plataforma de colaboração escolhida.

Seleccionar canal / plataforma:

É importante que seja definido um canal de comunicação da empresa e que equipas ou pessoas diferentes não troquem informações em plataformas diferentes. Deve ser considerado se são necessárias interfaces com as ferramentas existentes!

A estrutura das áreas temáticas também faz parte da preparação.

Porque: O colega que definitivamente não tem nada a ver com marketing, por exemplo, não tem de se aborrecer com mensagens de empurrão desnecessárias provenientes de lá. Naturalmente, isto também deve ser discutido e explicado de antemão, no melhor dos casos.

O que é comunicado, como é comunicado?

Por favor, note que:

Comunicar o menos possível com a participação daqueles cuja resposta directa a esta informação é necessária!

► Sem romances!

Pode controlar isto nas “ferramentas de colaboração” comuns tais como as Equipas Microsoft ou Slack marcando o nome, semelhante aos canais de comunicação social por @ + Nome_da_Pessoa.

Todas as outras pessoas no canal podem ler a informação, mas não têm de o fazer, ou seja, são informadas, mas são “responsáveis” por recuperá-las. Pode também adicionar ligações à documentação para todas as ferramentas.

O material privado não é apropriado para os canais da empresa!

Tudo o que acontece entre as equipas de funcionários num intercâmbio informal pode ser subcontratado em chats de grupo ou sob um canal separado.


Atribuir pessoas para apoio

Não há nada mais desagradável, especialmente para os empregados mais velhos com menos conhecimentos digitais, do que ter de continuar a fazer perguntas e assim ficar extremamente consciente dos seus “locais de construção digital” nesta situação actual. Consequentemente, muitas pessoas evitarão fazer perguntas nos canais oficiais devido a um falso sentimento de vergonha. Ao designar um colega de equipa, é possível evitar tais lacunas de informação. Mesmo que ambas as equipas Gspänlis (suíço-alemão) se encontrem numa situação em que não possam resolver um problema actual, o limiar de inibição para pedir a outra pessoa é muito mais baixo. A designação deve, evidentemente, ser feita também em consulta.


Fornecer Canais de Conhecimento & Tutoriais

Existem bons tutoriais e vídeos sobre YouTube , Vimeo ou LinkedIn Learning para introduções à colaboração.

No melhor dos casos, já existe uma intranet, wiki da empresa ou outras plataformas internas nas quais estas fontes de conhecimento são armazenadas e também continuamente actualizadas.


Configurar o Programa de Acesso Remoto

Se for rápido, alternativas de Teamviewer ou Teamviewer.

Se não houver ninguém na empresa para questões de manutenção e segurança à distância, este é o momento certo para obter aconselhamento de peritos externos e tomar precauções.

Na esperança de que este cenário termine em breve e que outro já não ocorra, desejo-vos muita saúde, bons nervos e boa cooperação online e offline.


Lista de Ferramentas Úteis: Colaboração

Microsoft Teams,  Google Hangout, Slack, Facebook Workspace, Mattermost, Whatsapp

Planeamento de projectos

Asana , Trello, Slack,  Rocket, Factro, Jira, Zendesk

Mais ferramentas para o Home Office e trabalho remoto aqui: 88+ Ferramentas Para Empresas, Escritório Em Casa E Trabalho Remoto

Heike Bauer unterstützt Unternehmen bei der Ist-Analyse und Befähigung von Mitarbeitern auf dem Weg in eine neue, digitale Arbeitswelt, mit dem Instrument eines zeitgemässen NEW-WORK Ansatzes. Ausgebildet als Führungskraft für Industriebetriebe erkennt sie schnell die Stolpersteine, die einem echten kulturellen Wandel im Weg liegen. Bei den Dimensionen People, Place, Technologie setzt sie auf den kostbaren, Wissenstransfer zwischen den Generationen Publikation und Artikel: Mitautorin an der Studie Arbeitswelt 4.0. Als KMU die Arbeitswelt der Zukunft erfolgreich gestalten, Autorin bei MtD und topsoft und hält Vorträge zum Thema New Work. Vortragsreihe 2020: Wenn New Work die Antwort ist, was war nochmal die Frage.

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