Что такое ERP-системы? — Значение, введение и советы по внедрению программного обеспечения ERP

В современном мире данные играют все более важную роль в управлении предприятиями и организациями. По мере того как компании становятся все более интегрированными с другими системами, такими как обслуживание клиентов, бухгалтерский учет и управление запасами, они должны управлять растущей сложностью своих операций. Именно здесь в игру вступают системы планирования ресурсов предприятия (ERP).

ERP-системы обеспечивают комплексное представление всех ресурсов, имеющихся в организации, чтобы менеджеры могли принимать обоснованные решения о том, как лучше их использовать для достижения максимальной эффективности и производительности. Интеграция множества процессов в единую систему позволяет компаниям получать доступ к информации о своей деятельности в режиме реального времени из любого места. В этой статье мы объясним, что такое ERP-системы, как они работают в различных бизнес-средах, и почему после ее прочтения вы, возможно, захотите рассмотреть одну из них.

Что такое ERP-система (планирование ресурсов предприятия)?

Система планирования ресурсов предприятия (ERP) — это комплексное программное решение, которое объединяет различные операции и функции организации. Система обеспечивает единую, централизованную платформу для управления всем бизнесом, от финансовых показателей до продаж, управления взаимоотношениями с клиентами, инвентаризации, складов, закупок, управления проектами, управления персоналом и многого другого. ERP-системы позволяют каждому заинтересованному лицу получить доступ к данным в режиме реального времени из любого места и обычно являются основой для принятия решений в компаниях на основе данных.

Простое объяснение ERP-систем

ERP (Enterprise Resource Planning) система — это что-то вроде центральной нервной системы компании. Подобно тому, как мозг объединяет и координирует все функции организма, программное обеспечение ERP объединяет различные бизнес-процессы в упорядоченную систему. Это набор различных приложений, которые управляют ключевыми операциями, включая планирование продукции, закупки, управление запасами, финансы, человеческие ресурсы и отношения с клиентами. Рассматривайте систему как центральную базу данных, к которой все отделы организации могут получать доступ, обновлять, объединять и обмениваться данными в режиме реального времени. Это позволяет устранить так называемую «замкнутость данных», когда только определенные люди имеют доступ к данным, и способствует улучшению коммуникации, повышению эффективности и принятию решений в рамках всего предприятия.

Краткая история ERP-систем

ERP-системы имеют давнюю историю и с течением времени претерпели значительные изменения. В 1970-х и 1980-х годах ERP-решения в значительной степени зависели от больших мейнфреймов, их приобретение и установка были дорогостоящими. Эти огромные инвестиционные затраты на программирование и эксплуатацию серверов размером с комнату означали, что только самые крупные компании могли позволить себе централизованную бухгалтерскую книгу для управления бизнесом в электронном виде.

Однако по мере совершенствования технологий ERP-системы становились все более доступными и менее дорогими. В 1990-х годах появились решения на базе клиент-сервер, что позволило компаниям любого размера воспользоваться преимуществами ERP-системы. Более того, с появлением в 21 веке облачных сервисов стоимость ERP-систем значительно снизилась. Небольшие компании теперь могут воспользоваться функциями и возможностями, которые раньше были доступны только крупным организациям. Такая широкая доступность ERP-решений означает, что больше предприятий могут ощутить преимущества интегрированной информационной системы. Новые решения на основе SaaS, Cloud или даже с открытым исходным кодом стали популярными после 2010-х годов и подъема программных платформ.

Важность ERP в современном бизнесе

ERP-системы становятся все более важными и неотъемлемыми в современном бизнесе, поскольку они необходимы для управления сложными операциями, предоставления информации в режиме реального времени и оптимизации процессов. ERP-решения предоставляют организациям комплексное представление о своих ресурсах, чтобы менеджеры могли принимать обоснованные решения для достижения максимальной эффективности и производительности. ERP-системы также обеспечивают более тесную интеграцию между различными отделами и командами, помогая гарантировать, что все работают в одном направлении.

Для многих предприятий соблюдение местных налогов или необходимость интеграции с государственными системами является еще одной причиной внедрения цифровых или ERP-систем, поскольку интеграция налогов в режиме реального времени возможна только при централизованном сборе всех данных.

Преимущества ERP-систем для различных бизнес-среды

ERP-системы (планирование ресурсов предприятия) приносят пользу предприятиям в различных сферах бизнеса, от финансов и бухгалтерии до производства и дистрибуции, маркетинга и обслуживания клиентов.

Оптимизация процессов и снижение затрат

Одним из наиболее значительных преимуществ ERP-системы является то, что она позволяет организациям оптимизировать процессы, устраняя избыточные задачи или виды деятельности и сокращая ручные усилия, необходимые для управления ресурсами. Кроме того, благодаря централизованной платформе для обмена данными, компании могут сэкономить на расходах, связанных с наличием нескольких систем.

Автоматизация ручных процессов

ERP-решения могут значительно сократить количество ручных усилий, необходимых для управления повседневными операциями. С помощью автоматизированных инструментов и процессов организации могут упорядочить свой рабочий процесс, сократить время, затрачиваемое на рутинные задачи, и позволить персоналу сосредоточиться на более стратегических инициативах.

Повышение операционной эффективности

Упорядочивая процессы, устраняя избыточные задачи и предоставляя информацию о деятельности в режиме реального времени, ERP-решения помогают организациям повысить операционную эффективность. Эти преимущества могут повлиять на обслуживание клиентов, повышение доходов от продаж и улучшение общей эффективности бизнеса.

Получение действенных выводов из данных для стимулирования роста бизнеса

Системы ERP также могут предоставить организациям беспрецедентное понимание их деятельности путем сбора и анализа данных. Эти данные позволяют менеджерам принимать более эффективные решения по распределению ресурсов и стимулированию роста бизнеса. Используя возможности данных, ERP-решения могут помочь организациям максимально увеличить свой потенциал успеха.

Представления в реальном времени

ERP-решения также предоставляют информацию о деятельности в режиме реального времени, позволяя менеджерам принимать обоснованные решения для максимизации эффективности и производительности. Имея доступ к текущей информации о тенденциях продаж, уровне запасов, проблемах обслуживания клиентов и многом другом, руководители предприятий могут быстро определить области, требующие улучшения, и предпринять упреждающие шаги для их решения.

Управление на основе данных

Наконец, предоставляя доступ к всеобъемлющим данным обо всех аспектах своей деятельности, ERP-системы позволяют организациям принимать обоснованные решения о том, как лучше использовать свои ресурсы для достижения максимальной эффективности и производительности. Такой подход к управлению, основанный на данных, может привести к улучшению в таких областях, как обслуживание клиентов, маркетинг и продажи.

Быстрое определение областей для улучшения внутри организации

ERP-решения также дают организациям большую видимость их деятельности, позволяя им быстро выявлять области, требующие улучшения. Системы ERP могут помочь руководителям выявить неэффективность и принять соответствующие меры, предоставляя информацию о производительности в режиме реального времени. Выявление областей, требующих улучшения, облегчает организациям сохранение конкурентоспособности в постоянно меняющейся среде.

Улучшенное взаимодействие

Еще одним ключевым преимуществом системы ERP является облегчение сотрудничества между различными отделами организации. Вся организация может работать вместе более эффективно для достижения общих целей благодаря интегрированной платформе для обмена данными.

Улучшенное обслуживание и удовлетворенность клиентов

Системы ERP также предоставляют организациям более эффективный способ управления проблемами и запросами клиентов. Сотрудники службы поддержки клиентов могут быстро и точно отвечать на запросы, имея доступ к подробной информации о клиентах, такой как прошлые заказы, поставки и история платежей. Кроме того, программное обеспечение ERP содержит инструменты, позволяющие своевременно реагировать на любые нерешенные вопросы клиентов.

Повышение точности и наглядности данных

Системы ERP также помогают организациям повысить точность и наглядность данных. Благодаря тому, что все отделы используют единый набор данных, ERP-решения устраняют расхождения и облегчают менеджерам просмотр информации в режиме реального времени. Это очень полезно для мониторинга производительности, отслеживания тенденций и выявления областей, требующих улучшения.

Повышенная безопасность данных

Наконец, ERP-системы обеспечивают повышенную безопасность данных, позволяя устанавливать контроль доступа, который ограничивает доступ персонала к определенным данным. Это помогает организациям защищать конфиденциальную информацию и поддерживать соответствие отраслевым нормам.

Оптимизация соблюдения нормативных требований за счет снижения количества человеческих ошибок

ERP-системы также могут помочь организациям оптимизировать соблюдение нормативных требований за счет уменьшения количества человеческих ошибок. Благодаря автоматизации процессов и предоставлению информации об операциях в режиме реального времени, ERP-решения облегчают менеджерам выявление областей несоответствия, позволяя им принимать корректирующие меры до возникновения проблемы.

Легко интегрировать новые технологии в систему

ERP-решения должны быть гибкими и легко интегрироваться с существующими технологиями, такими как системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), производственные машины или более простые вещи, например, бухгалтерское программное обеспечение. Открытые ERP-системы, облегчающие интеграцию новых систем, помогают организациям оставаться в курсе новейших технологий, не внося существенных изменений в рабочий процесс.

Принцип работы ERP — больше, чем база данных

ERP-системы — это сложные программные архитектуры, позволяющие беспрепятственно интегрировать различные бизнес-процессы в единую систему. ERP-системы включают в себя программные компоненты, базы данных, промежуточное программное обеспечение и пользовательские интерфейсы.

• Программные компоненты ERP-системы отвечают за управление различными уровнями приложений и пользовательскими интерфейсами. Эти компоненты обычно включают бухгалтерский учет, управление запасами, управление взаимоотношениями с клиентами и другие модули (многие из них перечислены в следующем разделе).
• Базы данных ERP-системы хранят данные из различных приложений, обеспечивая обмен информацией в режиме реального времени между отделами, модулями и функциональными возможностями. Центральная бухгалтерская книга (база данных) помогает обеспечить точность и согласованность данных по всей организации и полную видимость всего происходящего.
• Посредническое ПО используется для соединения различных компонентов ERP-системы, обеспечивая связь и взаимодействие между ними. Часто используемое промежуточное ПО включает XML, BizTalk и веб-службы.
• Уровень пользовательского интерфейса обеспечивает платформу для взаимодействия пользователей с ERP-системой, позволяя им получать доступ к данным в режиме реального времени. Удобные интерфейсы обеспечивают быструю навигацию, экономя время работы и ожидания, а правильная визуализация данных позволяет принимать более качественные решения и повышать эффективность работы.

Типичные модули и функции в ERP-системах

ERP-системы обеспечивают комплексное видение всех аспектов бизнес-процессов организации, поэтому в разных системах существует множество различных интеграций, модулей и функций. Вот некоторые из наиболее распространенных модулей, которые можно найти в современной ERP-системе:

1. Финансы: Этот модуль включает в себя главную книгу, кредиторскую и дебиторскую задолженность, KPIs и финансовую отчетность.
2. Бизнес-аналитика: Она позволяет организациям получить представление о своих данных с помощью таких методов, как инструменты анализа больших данных или алгоритмы прогнозной аналитики.
3. Управление взаимоотношениями с клиентами (CRM): Поддерживает отношения с клиентами, управляя такими взаимодействиями, как кампании по электронной почте, создание учетных записей или выполнение заказов.
4. Продажи и дистрибуция: Этот модуль помогает управлять деятельностью по продажам, например, обработкой заказов, расчетом цен или запросами в службу поддержки клиентов.
5. Производство: Этот модуль включает в себя планирование производства, составление графиков, управление затратами и контроль качества.
6. Планирование и составление графиков производства: Этот модуль помогает организациям планировать и составлять график производственной деятельности для оптимизации ресурсов и удовлетворения требований клиентов.
7. Цепочка поставок: Этот модуль включает управление запасами, закупками и логистикой.
8. Человеческие ресурсы (HRM): Этот модуль содержит информацию о сотрудниках, расчет заработной платы, управление льготами и управление эффективностью работы.
9. Управление проектами (Project Management): Модуль помогает в выполнении проектов с помощью процессов бюджетирования, распределения ресурсов, составления графиков и отслеживания хода работ.
10. Управление качеством: Помогает организациям оптимизировать работу, обеспечивая соответствие продукции спецификациям заказчика или отраслевым стандартам.
11. Система управления складом (WMS): позволяет компаниям отслеживать товары на своих складах с помощью технологии штрих-кодирования или систем радиочастотной идентификации (RFID).
12. Управление жизненным циклом активов: Предоставляет компаниям инструменты для эффективного управления всем жизненным циклом их активов, от приобретения до утилизации.
13. Менеджер документов/контента: Позволяет организациям хранить и управлять документами, такими как контракты или счета-фактуры, в безопасном месте.
14. Автоматизация обслуживания предприятия: Этот модуль помогает упростить предоставление услуг клиентам, автоматизируя такие задачи, как решение проблем или управление отзывами клиентов.
15. Риски и соответствие нормативным требованиям: Этот модуль позволяет организациям управлять и снижать риски, связанные с их деятельностью, предоставляя инструменты для оценки рисков и управления соответствием нормативным требованиям.
16. Управление знаниями: Этот модуль помогает организациям хранить знания и обмениваться ими между сотрудниками, способствуя повышению производительности труда.
17. Автоматизация маркетинга: Позволяет компаниям отслеживать и управлять маркетинговыми кампаниями, например, кампаниями по электронной почте или в социальных сетях.
18. Приборные панели и отчеты: Предоставляют визуальную аналитику (бизнес-аналитика) для лучшего понимания пользователями своих данных.

Внедрение ERP — что нужно учитывать

Внедрение ERP — это сложный процесс, который обычно включает в себя планирование, анализ, проектирование, разработку, тестирование, развертывание и обслуживание. Но вот некоторые из наиболее важных соображений и советов о том, что следует учитывать перед покупкой, при выборе ERP-системы и после внедрения ERP-системы.

Здесь полный текст статьи: Выбор правильного ERP-решения — руководство для начала вашего ERP-путешествия

Перед покупкой ERP

1. Поймите потребности вашего бизнеса: Перед выбором ERP-системы убедитесь, что вы досконально понимаете требования и потребности вашего бизнеса.
2. Иметь четкое видение и цели: Определите, что вы хотите получить от внедрения ERP-системы, включая краткосрочные задачи и долгосрочные цели, чтобы знать, с чего начать и какую пользу это принесет вашей организации.
3. Заручитесь поддержкой всех заинтересованных сторон: Убедитесь, что все участники процесса внедрения, от руководителей до пользователей, согласны с проектом, чтобы не было неожиданностей на этом пути.
4. Установите реалистичные сроки и ожидания: При планировании внедрения установите реалистичные ожидания относительно сроков завершения; в противном случае задержки могут привести к разочарованию и перерасходу средств из-за «ползучести» или запросов на изменение масштаба на более поздних этапах внедрения, если сроки не будут соблюдены на начальном этапе.

Выбор правильной ERP-системы

1. Оцените возможности ERP-системы: Убедитесь, что выбранная вами ERP-система может удовлетворить бизнес-требования и потребности, которые вы определили в самом начале. Не ведитесь на 1000 функций, которые вы никогда не будете использовать; сосредоточьтесь на своих целях.
2. Посмотрите на пользовательский опыт: Рассмотрите, как платформа будет использоваться пользователями, включая опыт пользователя при навигации по системе и возможности отчетности.
3. Определите возможности интеграции: Поймите, как ERP-система будет интегрироваться с другими системами в вашей организации.
4. Сравните цены и варианты лицензирования: Проанализируйте стоимость внедрения ERP-системы, включая стоимость лицензирования и обслуживания. Стоимость ERP-систем сильно варьируется, поэтому сравнение может окупиться в долгосрочной перспективе.
5. Учитывайте масштабируемость: Выбирайте ERP-систему с функциями и модулями, которые могут быть легко масштабированы в соответствии с ростом или изменениями в ваших бизнес-процессах. Масштабируемость также означает, что ERP-система должна предлагать легкую настройку и расширение.
6. Рассмотрите различные модели развертывания (локальная, облачная, управляемая облачная или SaaS): Определите, какой вариант развертывания лучше всего отвечает потребностям вашей организации, особенно потому, что SaaS может стать очень дорогим, а внутренние затраты на локальное развертывание зачастую также могут быть огромными. Сделайте расчет общей стоимости владения (TCO) на 5-7 лет, чтобы увидеть фактические затраты на различные варианты внедрения.
7. Протестируйте решение с помощью бесплатной демонстрации или пробной версии: Многие поставщики ERP предлагают бесплатные демо-версии и пробные версии своих систем, чтобы вы могли протестировать решение и убедиться, что оно соответствует вашим потребностям и установленным бизнес-требованиям.
8. Примите во внимание поддержку: Убедитесь, что команда поддержки готова помочь вам с любыми проблемами или вопросами, которые могут возникнуть в процессе внедрения или после него.

После внедрения ERP

1. Обучайте пользователей: Обеспечьте адекватное и постоянное обучение пользователей для ознакомления с ERP-системой, чтобы они могли эффективно ее использовать.
2. Мониторинг производительности системы: Регулярно контролируйте производительность ERP-системы и убедитесь, что все работает гладко.
3. Корректируйте настройки и персонализации по мере необходимости: Вносите любые необходимые изменения и настройки на основе отзывов пользователей.
4. Обновляйте программное обеспечение и интеграции: Поддерживайте программное обеспечение в актуальном состоянии и убедитесь, что все интеграции остаются актуальными.
5. Обеспечьте наличие плана аварийного восстановления: Создайте план аварийного восстановления, который описывает шаги, которые необходимо предпринять в случае сбоев в работе системы или потери данных из-за человеческой ошибки или сбоев оборудования.
6. Отслеживайте ключевые метрики: Отслеживайте ключевые метрики и показатели с течением времени, чтобы определить, были ли достигнуты цели, такие как повышение уровня эффективности и экономия затрат.
7. Оптимизируйте процессы и оптимизируйте бизнес-решения: Постоянно оптимизируйте процессы в ERP-системе и оптимизируйте бизнес-решения для достижения максимальной производительности.

Заключение

Времена, когда ERP-системы были доступны только крупным корпорациям, прошли. Сегодня внедрение ERP-системы может помочь предприятиям любого размера улучшить свою деятельность и лучше контролировать свою организацию, даже с бюджетами, не исчисляемыми миллионами.

Выбирайте ERP-систему, которая соответствует вашим потребностям, путем надлежащего исследования и подготовки. Примите во внимание все факторы, такие как: опыт пользователей, возможности интеграции, цены и варианты лицензирования, масштабируемость, модели развертывания, доступность поддержки, а также другие факторы, такие как обучение пользователей, пост-внедрение и мониторинг ключевых показателей с течением времени. Соответствующая подготовка гарантирует, что организации получат максимальную отдачу от выбранного решения.

Автор: Доктор Андреас Майер, генеральный директор SIX Management Systems и CodeCoda

SIX ERP - by SIX Management Solutions

SIX ERP is a leading enterprise solution with transparent pricing and no hidden costs. Manage your full company with a single solution incl. Modules like CRM, HRM, Project Management, Warehousing, Sales Management, Invoicing, Accounting, and Payroll. What makes SIX ERP unique is the industry-leading speed, easy user interfaces, and a fast and efficient user experience. Every module is fully integrated, so all data is centrally accessible and connected. The best is that SIX is fully scalable, used by SMBs and global corporations, and we build on transparency. There is one price, no hidden costs, unlimited modules, unlimited users, and unparalleled scalability. You own the data, and we manage the servers, maintenance, and updates. Even if you have special requirements, you will not find a better ERP system that can be adapted and expanded to meet all of your specific needs — the right basis for your transformation and growth without the headaches of traditional ERP systems.