什么是ERP系统？- 意义、介绍和实施ERP软件的技巧
你听说过 "企业资源规划 "系统吗？在这里你会发现你需要知道的一切
了解什么是ERP系统，它们如何运作，并获得实施的提示。我们给你一个企业资源规划的全面解释，并解释所有的好处、挑战和机会。
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在当今世界，数据在指导企业和组织方面正发挥着越来越核心的作用。随着公司与其他系统的整合，如客户服务、会计和库存管理，他们必须管理其业务的日益复杂。这就是企业资源规划（ERP）系统发挥作用的地方。
ERP系统提供了一个组织内所有可用资源的全面视图，以便管理人员可以做出明智的决定，如何最好地使用它们以获得最大的效率和生产力。将多个流程整合到一个统一的系统中，使公司能够从任何地方获得对其运营的实时洞察力。本文将解释什么是ERP系统，它们如何在不同的商业环境中工作，以及为什么你在阅读后可能要考虑一个。
什么是ERP（企业资源规划）系统？
企业资源规划（ERP）系统是一个全面的软件解决方案，它整合了一个组织的各种业务和功能。该系统提供了一个单一的、集中的平台来管理整个业务，从财务到销售、客户关系管理、库存、仓库、采购、项目管理、人力资源管理等等。ERP系统允许每个利益相关者从任何地点访问实时数据，通常是公司数据驱动决策的基础。
对ERP系统的简单解释
一个ERP（企业资源规划）系统就像一个公司的中枢神经系统。就像大脑整合和协调身体的所有功能一样，ERP软件将各种业务流程整合成一个精简的系统。它是一套不同的应用程序，管理关键业务，包括产品规划，采购，库存管理，财务，人力资源和客户关系。把该系统看作是一个中央数据库，一个组织的所有部门都可以实时访问、更新、互连和共享数据。这消除了所谓的 “数据孤岛”，即只有某些人可以访问数据，并促进整个企业更好的沟通、效率和决策。
ERP系统的简要历史
ERP系统有着悠久的历史，并随着时间的推移发生了巨大的变化。在20世纪70年代和80年代，ERP解决方案严重依赖大型主机，购买和安装成本很高。这种巨大的投资成本用于编程和运行房间大小的服务器，意味着只有最大的公司才能负担得起一个中央账本，以电子方式管理业务。
然而，随着技术的改进，ERP系统变得更容易获得，而且成本更低。在20世纪90年代，出现了基于客户服务器的解决方案，使各种规模的公司都能从ERP系统的优势中受益。此外，随着21世纪基于云的服务的引入，ERP系统的成本大幅下降。较小的公司现在可以利用以前只有大型组织才有的特点和能力。这种更广泛的ERP解决方案的可用性意味着更多的企业可以体验到综合信息系统的好处。基于SaaS，云，甚至是开源的新解决方案在2010年代和软件平台的兴起后开始流行。
ERP在现代商业运作中的重要性
ERP系统在现代企业中越来越重要，越来越不可或缺，因为它对管理复杂的业务、提供实时洞察力和简化流程至关重要。ERP解决方案为企业提供了一个全面的资源视图，使管理人员能够做出明智的决定，以获得最大的效率和生产力。ERP系统还允许不同部门和团队之间的更大整合，帮助确保每个人都在同一页上一起工作。
对于许多企业来说，遵守当地税收或需要与政府系统整合是他们采用数字或ERP系统的另一个原因，因为只有在集中收集所有数据的情况下，才能实现实时的税收整合。
ERP系统对不同商业环境的好处
ERP系统（企业资源规划）使企业在不同的商业环境中受益，从财务和会计到制造和分销，市场营销和客户服务。
简化流程和降低成本
ERP系统最显著的优势之一是，它使企业能够简化流程，消除多余的任务或活动，减少管理资源所需的人工努力。此外，通过一个集中的数据共享平台，公司可以节省与拥有多个系统有关的成本。
手工流程的自动化
ERP解决方案可以大大减少管理日常业务所需的人工工作量。有了自动化工具和流程，企业可以简化工作流程，减少花在平凡任务上的时间，让人员专注于更多的战略举措。
提高运营效率
通过简化流程，消除多余的任务，并提供实时的运营洞察力，ERP解决方案帮助企业提高运营效率。这些优势可以影响客户服务，提高销售收入，以及更好的整体业务表现。
从数据中获得可操作的洞察力，以推动业务增长
ERP系统还可以通过收集和分析数据为企业提供前所未有的运营洞察力。这些数据和洞察力使管理者能够在分配资源和推动业务增长方面做出更好的决策。通过利用数据的力量，ERP解决方案可以帮助企业最大限度地发挥其成功潜力。
实时的洞察力
ERP解决方案还提供实时的运营洞察力，使管理人员能够做出明智的决定，以最大限度地提高效率和生产力。通过获取有关销售趋势、库存水平、客户服务问题等方面的最新信息，企业领导人可以迅速确定需要改进的领域，并采取积极措施解决这些问题。
数据驱动的管理
最后，通过提供有关其运作的所有方面的全面数据，ERP系统使企业能够作出明智的决定，如何最好地利用他们的资源，以获得最大的效率和生产力。这种数据驱动的管理方法可以在客户服务、市场营销和销售等领域带来改善。
快速识别组织内需要改进的领域
ERP解决方案还使组织对其运作有更大的可视性，使他们能够快速识别需要改进的领域。ERP系统可以帮助管理人员找出效率低下的地方，并通过提供对业绩的实时洞察力采取相应行动。识别改进的领域使组织更容易在不断变化的环境中保持竞争力。
改进协作
ERP系统的另一个关键好处是促进不同组织部门之间的合作。通过提供一个集成的数据共享平台，整个组织可以更有效地合作，实现共同的目标。
改善客户服务和满意度
ERP系统还为组织提供了一个更有效的方式来管理客户服务问题和查询。客户服务人员可以通过访问详细的客户信息，如过去的订单、发货和付款历史，快速准确地回应查询。此外，ERP软件内置的工具，可以及时跟进任何未解决的客户问题。
提高数据的准确性和可见性
ERP系统还帮助企业提高数据的准确性和可见性。通过确保所有部门使用一致的数据集，ERP解决方案消除了差异，并使管理人员能够轻松地实时查看信息。这对监测业绩、跟踪趋势和确定改进的领域非常有利。
加强数据安全
最后，ERP系统提供了增强的数据安全性，允许设置访问控制，限制哪些人员可以访问特定数据。这有助于组织保护敏感信息，并保持对行业法规的遵守。
通过减少人为错误来简化合规性
ERP系统还可以帮助组织通过减少人为错误来简化合规性。通过自动化流程和提供对操作的实时洞察力，ERP解决方案使管理人员更容易识别不合规的领域，使他们能够在问题出现之前采取纠正措施。
轻松地将新技术整合到系统中
ERP解决方案应该是灵活的，容易与现有的技术整合，如客户关系管理（CRM）系统，制造机器，或更简单的东西如会计软件。开放式的ERP系统，使其更容易纳入新的系统，帮助企业与最新的技术保持同步，而不对其工作流程作出重大改变。
ERP是如何工作的 – 不仅仅是一个数据库
ERP系统是复杂的软件架构，能够将各种业务流程无缝整合到一个系统中。ERP系统包括软件组件、数据库、中间件和用户接口。
- ERP系统的软件组件负责管理各种应用层和用户接口。这些组件通常包括会计、库存管理、客户关系管理和其他模块（其中许多模块在下一节列出）。
- ERP系统的数据库存储来自各种应用的数据，允许部门、模块和功能之间的实时信息共享。中央账本（数据库）有助于确保整个组织的准确和一致的数据，以及对所发生的一切的完全可视性。
- 中间件用于连接ERP系统的不同组件，使它们之间的通信和协作。常用的中间件包括XML、BizTalk和网络服务。
- 用户界面层为用户提供一个与ERP系统互动的平台，使他们能够实时访问数据。用户友好的界面允许快速导航，节省工作和等待时间，适当的数据可视化允许更好的决策和提高运营效率。
ERP系统的典型模块和功能
ERP系统提供了一个组织的业务流程的各个方面的全面视图，因此也，许多不同的集成，模块和功能存在于不同的系统中。下面是一些最常见的模块，你可以在现代ERP系统中找到：
- 财务： 这个模块包括总账、应付账款、应收账款、关键绩效指标和财务报告。
- 商业智能： 它使企业能够通过大数据分析工具或预测性分析算法等技术获得对其数据的洞察力。
- 客户关系管理（CRM）： 它通过管理电子邮件活动、账户创建或订单执行等互动来维护客户关系。
- 销售和分销： 该模块帮助管理销售活动，如订单输入处理、定价计算或客户服务查询。
- 制造： 该模块包括生产计划、调度、成本管理和质量控制。
- 生产计划和排程： 该模块帮助企业计划和安排生产活动，以优化资源和满足客户要求。
- 供应链： 该模块包括库存管理、采购和物流。
- 人力资源（HRM）： 该模块包含员工信息、工资、福利管理和绩效管理。
- 项目管理： 它通过预算编制、资源分配、日程安排或进度跟踪等过程，协助项目的执行。
- 质量管理： 通过确保产品按照客户规格或行业标准的一致性，帮助企业简化操作。
- 仓库管理系统（WMS）：允许公司使用条形码技术或射频识别（RFID）系统追踪仓库内的货物。
- 资产生命周期管理： 为公司提供工具，有效管理其资产的整个生命周期，从收购到处置。
- 文件/内容管理器： 允许企业在一个安全的地方存储和管理文件，如合同或发票。
- 企业服务自动化： 该模块通过自动化任务（如问题解决或客户反馈管理）帮助简化向客户提供的服务。
- 风险与合规： 该模块通过提供风险评估和合规性管理的工具，使企业能够管理和减少与他们的业务有关的风险。
- 知识管理： 该模块帮助企业在员工之间存储和分享知识，帮助他们提高生产力。
- 营销自动化： 允许公司跟踪和管理营销活动，如电子邮件或社交媒体活动。
- 仪表盘和报告： 为用户提供可视化分析（商业分析），以更好地了解他们的数据。
ERP实施 – 需要考虑的事项
ERP的实施是一个复杂的过程，通常包括规划、分析、设计、开发、测试、部署和维护。但这里有一些最重要的考虑因素和提示，即在购买前、选择ERP系统时以及实施ERP系统后需要考虑的问题。
这里是完整的文章： 选择正确的ERP解决方案 – 指南开始你的ERP之旅
在你购买ERP之前
- 了解您的企业的需求： 在选择ERP系统之前，确保你彻底了解你的业务要求和需求。
- 有一个清晰的愿景和目标： 确定你想从实施ERP系统中得到什么，包括短期目标和长期目标，这样你就知道从哪里开始，以及它将如何使你的组织受益。
- 获得所有利益相关者的支持： 确保每个参与实施过程的人都参与到项目中来，从高管到用户，这样就不会有任何意外。
- 建立现实的时间表和期望值： 在计划部署时，要对完成时限有一个现实的预期；否则，在实施阶段的后期，如果最初没有达到最后期限，延迟可能会导致挫折和成本超支，因为范围蠕动或范围变更的要求。
选择正确的ERP系统
- 评估ERP系统的能力： 确保你选择的ERP系统可以满足你在开始时定义的业务要求和需求。不要被1000个你永远不会使用的功能所迷惑；要专注于你的目标。
- 看看用户体验： 考虑用户如何使用该平台，包括浏览系统时的用户体验和报告能力。
- 确定整合能力： 了解ERP系统将如何与你的组织中的其他系统整合。
- 比较定价和许可选项： 分析实施ERP系统的成本，包括许可和维护成本。ERP系统的成本差异很大，所以比较可以在长期内得到回报。
- 考虑可扩展性： 选择一个ERP系统的功能和模块，可以很容易地扩大或缩小，以适应增长或在您的业务流程的变化。可扩展性也意味着一个ERP系统应该提供方便的定制和扩展。
- 考虑不同的部署模式（内部部署，云，管理云，或SaaS）： 确定哪种部署方案最能满足你的组织的需求，特别是SaaS可能会变得非常昂贵，通常内部部署的成本也是巨大的。计算5至7年的总拥有成本（TCO），以了解不同实施方案的实际成本。
- 试用解决方案的免费演示或试用： 许多ERP供应商提供免费的演示和试用他们的系统，所以你可以试驾的解决方案，并确保它满足您的需求和设置的业务需求。
- 考虑到支持： 确保有一个支持团队可以帮助你解决在实施过程中或实施后可能出现的任何问题或疑问。
实施ERP后
- 培训用户： 为用户提供充分和持续的培训，让他们熟悉ERP系统，以便他们能够有效地使用它。
- 监测系统性能： 定期监测ERP系统的性能，确保一切运行顺利
- 根据需要调整设置和定制： 根据用户的反馈意见，进行必要的调整或定制
- 更新软件和集成： 保持你的软件是最新的，并确保所有的集成都是最新的。
- 确保灾难恢复计划到位： 创建一个灾难恢复计划，概述在因人为错误或硬件故障导致系统中断或数据丢失时应采取的步骤。
- 追踪关键指标： 随着时间的推移，监测关键指标和指数，以确定是否达到了目标，如效率水平的提高和成本节约。
- 优化流程和精简业务解决方案： 不断优化ERP系统内的流程，精简业务解决方案，以最大限度地提高生产力。
结论
时代，当ERP系统是只有大型企业访问是过去。如今，实施ERP系统可以帮助各种规模的企业改善他们的运作，更好地控制他们的组织，即使预算不在数百万。
通过适当的研究和准备，选择一个适合自己需求的ERP系统。考虑到所有的因素，如：用户体验、整合能力、定价和许可选项、可扩展性、部署模式、支持可用性，以及其他因素，如用户培训、实施后和随着时间推移监测关键指标。适当的准备可以确保企业从他们选择的解决方案中获得最大的价值。
作者： Andreas Maier博士，SIX管理系统和CodeCoda首席执行官
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