¿Qué son los sistemas ERP? – Significado y introducción

En el mundo actual, los datos desempeñan un papel cada vez más central en la dirección de empresas y organizaciones. A medida que las empresas se integran más con otros sistemas, como los de atención al cliente, contabilidad y gestión de inventarios, deben gestionar la creciente complejidad de sus operaciones. Aquí es donde entran en juego los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

Los sistemas ERP ofrecen una visión global de todos los recursos disponibles en una organización, de modo que los directivos puedan tomar decisiones informadas sobre la mejor manera de utilizarlos para lograr la máxima eficacia y productividad. La integración de múltiples procesos en un sistema unificado permite a las empresas acceder a información en tiempo real sobre sus operaciones desde cualquier lugar. En este artículo se explica qué son los sistemas ERP, cómo funcionan en distintos entornos empresariales y por qué, después de leerlo, puede que le interese plantearse uno.

¿Qué es un sistema ERP (planificación de recursos empresariales)?

Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es una solución de software completa que integra las diversas operaciones y funciones de una organización. El sistema proporciona una plataforma única y centralizada para gestionar toda la empresa, desde las finanzas hasta las ventas, la gestión de las relaciones con los clientes, el inventario, los almacenes, las compras, la gestión de proyectos, la gestión de recursos humanos y mucho más. Los sistemas ERP permiten a todas las partes interesadas acceder a datos en tiempo real desde cualquier lugar y suelen ser la base de la toma de decisiones basada en datos en las empresas.

Explicación sencilla de los sistemas ERP

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es algo así como el sistema nervioso central de una empresa. Al igual que el cerebro integra y coordina todas las funciones del cuerpo, el software ERP integra varios procesos empresariales en un sistema racionalizado. Se trata de un conjunto de aplicaciones diferentes que gestionan operaciones clave, como la planificación de productos, las compras, la gestión de inventarios, las finanzas, los recursos humanos y las relaciones con los clientes. Piense en el sistema como una base de datos central a la que todos los departamentos de una organización pueden acceder, actualizar, interconectar y compartir datos en tiempo real. Esto elimina los llamados «silos de datos», en los que sólo determinadas personas tienen acceso a los datos, y fomenta una mejor comunicación, eficiencia y toma de decisiones en toda la empresa.

Breve historia de los sistemas ERP

Los sistemas ERP tienen una larga historia y han evolucionado de forma espectacular con el paso del tiempo. En las décadas de 1970 y 1980, las soluciones ERP dependían en gran medida de grandes ordenadores centrales y su adquisición e instalación resultaban costosas. Este enorme coste de inversión para la programación y el funcionamiento de servidores del tamaño de una habitación significaba que sólo las empresas más grandes podían permitirse un libro mayor central para gestionar el negocio electrónicamente.

Sin embargo, a medida que la tecnología fue mejorando, los sistemas ERP se hicieron más accesibles y menos costosos. En la década de 1990 surgieron las soluciones basadas en cliente-servidor, que permitieron a empresas de todos los tamaños beneficiarse de las ventajas de un sistema ERP. Además, con la introducción de los servicios basados en la nube en el siglo XXI, el coste de los sistemas ERP ha disminuido considerablemente. Las empresas más pequeñas pueden ahora aprovechar las características y capacidades que antes sólo estaban disponibles para las organizaciones más grandes. Esta mayor disponibilidad de soluciones ERP significa que más empresas pueden experimentar las ventajas de un sistema de información integrado. Las nuevas soluciones basadas en SaaS, la nube o incluso el código abierto se hicieron populares después de la década de 2010 y el auge de las plataformas de software.

Importancia de los ERP en las operaciones empresariales modernas

Los sistemas ERP son cada vez más importantes e integrales en las empresas modernas, ya que son esenciales para gestionar operaciones complejas, proporcionar información en tiempo real y agilizar los procesos. Las soluciones ERP proporcionan a las organizaciones una visión completa de sus recursos, de modo que los directivos pueden tomar decisiones informadas para lograr la máxima eficiencia y productividad. Los sistemas ERP también permiten una mayor integración entre los diferentes departamentos y equipos, lo que ayuda a garantizar que todos trabajan en la misma dirección.

Para muchas empresas, el cumplimiento de los impuestos locales o la necesidad de integrarse con los sistemas gubernamentales es otra razón por la que adoptan sistemas digitales o ERP, ya que la integración fiscal en tiempo real sólo es posible cuando todos los datos se recopilan de forma centralizada.

Los beneficios de los sistemas ERP para diferentes entornos empresariales

Los sistemas ERP (planificación de recursos empresariales) benefician a las empresas en distintos entornos empresariales, desde las finanzas y la contabilidad hasta la fabricación y la distribución, el marketing y el servicio al cliente.

Agilización de procesos y reducción de costes

Una de las ventajas más significativas de un sistema ERP es que permite a las organizaciones agilizar los procesos, eliminando tareas o actividades redundantes y reduciendo el esfuerzo manual necesario para gestionar los recursos. Además, con una plataforma centralizada para compartir datos, las empresas pueden ahorrar en los costes asociados a tener varios sistemas en funcionamiento.

Automatización de procesos manuales

Las soluciones ERP pueden reducir considerablemente el esfuerzo manual necesario para gestionar las operaciones cotidianas. Con herramientas y procesos automatizados, las organizaciones pueden agilizar su flujo de trabajo, reduciendo el tiempo dedicado a tareas mundanas y permitiendo al personal centrarse en iniciativas más estratégicas.

Mayor eficacia operativa

Al agilizar los procesos, eliminar las tareas redundantes y proporcionar información en tiempo real sobre las operaciones, las soluciones ERP ayudan a las organizaciones a aumentar su eficacia operativa. Las ventajas pueden repercutir en el servicio al cliente, mayores ingresos por ventas y un mejor rendimiento general de la empresa.

Obtenga información procesable a partir de los datos para impulsar el crecimiento empresarial

Los sistemas ERP también pueden proporcionar a las organizaciones una visión sin precedentes de sus operaciones mediante la recopilación y el análisis de datos. Estos datos y conocimientos permiten a los directivos tomar mejores decisiones sobre la asignación de recursos y el impulso del crecimiento empresarial. Al aprovechar el poder de los datos, las soluciones ERP pueden ayudar a las organizaciones a maximizar su potencial de éxito.

Información en tiempo real

Las soluciones ERP también proporcionan información en tiempo real sobre las operaciones, lo que permite a los directivos tomar decisiones informadas para maximizar la eficiencia y la productividad. Con acceso a información actualizada sobre tendencias de ventas, niveles de inventario, problemas de servicio al cliente y más, los líderes empresariales pueden identificar rápidamente áreas de mejora y tomar medidas proactivas para abordarlas.

Gestión basada en datos

Por último, al proporcionar acceso a datos completos sobre todos los aspectos de sus operaciones, los sistemas ERP permiten a las organizaciones tomar decisiones informadas sobre la mejor manera de utilizar sus recursos para lograr la máxima eficiencia y productividad. Este enfoque de gestión basado en datos puede conducir a mejoras en áreas como la atención al cliente, el marketing y las ventas.

Identificar rápidamente las áreas de mejora dentro de la organización

Las soluciones ERP también proporcionan a las organizaciones una mayor visibilidad de sus operaciones, lo que les permite identificar rápidamente las áreas que necesitan mejoras. Los sistemas ERP pueden ayudar a los directivos a detectar ineficiencias y actuar en consecuencia, proporcionando información en tiempo real sobre el rendimiento. La identificación de áreas de mejora facilita que las organizaciones sigan siendo competitivas en un entorno en constante cambio.

Mejora de la colaboración

Otra ventaja clave de un sistema ERP es que facilita la colaboración entre los distintos departamentos de la organización. Toda la organización puede trabajar conjuntamente de forma más eficaz hacia objetivos comunes proporcionando una plataforma integrada de intercambio de datos.

Mejor servicio y satisfacción del cliente

Los sistemas ERP también proporcionan a las organizaciones una forma más eficaz de gestionar los problemas y las consultas del servicio de atención al cliente. El personal de atención al cliente puede responder con rapidez y precisión a las consultas gracias al acceso a información detallada sobre los clientes, como pedidos anteriores, envíos e historial de pagos. Además, el software ERP está dotado de herramientas que permiten realizar un seguimiento oportuno de cualquier problema no resuelto de los clientes.

Mayor precisión y visibilidad de los datos

Los sistemas ERP también ayudan a las organizaciones a mejorar la precisión y visibilidad de sus datos. Al garantizar que todos los departamentos utilicen un conjunto de datos coherente, las soluciones ERP eliminan las discrepancias y facilitan a los directivos la visualización de la información en tiempo real. Esto es muy beneficioso para supervisar el rendimiento, hacer un seguimiento de las tendencias e identificar áreas de mejora.

Mayor seguridad de los datos

Por último, los sistemas ERP proporcionan una mayor seguridad de los datos al permitir la configuración de controles de acceso que limitan el personal que tiene acceso a datos específicos. Esto ayuda a las organizaciones a proteger la información confidencial y a mantener el cumplimiento de las normativas del sector.

Cumplimiento simplificado gracias a la reducción de errores humanos

Los sistemas ERP también pueden ayudar a las organizaciones a agilizar el cumplimiento reduciendo los errores humanos. Al automatizar los procesos y proporcionar información en tiempo real sobre las operaciones, las soluciones ERP facilitan a los directivos la identificación de áreas de incumplimiento, lo que les permite tomar medidas correctivas antes de que surja un problema.

Integrar fácilmente las nuevas tecnologías en el sistema

Las soluciones ERP deben ser flexibles e integrarse fácilmente con la tecnología existente, como los sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), las máquinas de fabricación o cosas más sencillas como el software de contabilidad. Los sistemas ERP abiertos que facilitan la incorporación de nuevos sistemas ayudan a las organizaciones a mantenerse al día con las últimas tecnologías sin realizar cambios significativos en su flujo de trabajo.

Cómo funciona un ERP: más que una base de datos

Los sistemas ERP son arquitecturas de software complejas que permiten la integración perfecta de varios procesos empresariales en un único sistema. Los sistemas ERP incluyen componentes de software, bases de datos, middleware e interfaces de usuario.

• Los componentes de software de un sistema ERP se encargan de gestionar las distintas capas de aplicaciones e interfaces de usuario. Estos componentes suelen incluir la contabilidad, la gestión de inventarios, la gestión de las relaciones con los clientes y otros módulos (muchos de ellos se enumeran en la sección siguiente).
• Las bases de datos del sistema ERP almacenan datos de varias aplicaciones, permitiendo compartir información en tiempo real entre departamentos, módulos y funcionalidades. El libro mayor central (base de datos) ayuda a garantizar datos precisos y coherentes en toda la organización y una visibilidad completa de todo lo que sucede.
• El middleware se utiliza para conectar los distintos componentes de un sistema ERP, permitiendo la comunicación y colaboración entre ellos. Entre los middleware más utilizados se encuentran XML, BizTalk y los servicios web.
• La capa de interfaz de usuario proporciona una plataforma para que los usuarios interactúen con el sistema ERP, permitiéndoles acceder a los datos en tiempo real. Las interfaces fáciles de usar permiten una navegación rápida, ahorrando trabajo y tiempos de espera, y la visualización adecuada de los datos permite tomar mejores decisiones y mejorar la eficiencia operativa.

Módulos y funciones típicos de los sistemas ERP

Los sistemas ERP proporcionan una visión completa de todos los aspectos de los procesos empresariales de una organización y, por lo tanto, también existen muchas integraciones, módulos y funciones diferentes en los distintos sistemas. Estos son algunos de los módulos más comunes que se encuentran en un sistema ERP moderno:

1. Finanzas: Este módulo incluye el libro mayor, las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, los KPI y los informes financieros.
2. Inteligencia empresarial: Permite a las organizaciones obtener información sobre sus datos a través de técnicas como herramientas de análisis de big data o algoritmos de análisis predictivo.
3. Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Mantiene las relaciones con los clientes gestionando interacciones como campañas de correo electrónico, creación de cuentas o cumplimiento de pedidos.
4. Ventas y distribución: Este módulo ayuda a gestionar actividades de ventas como el procesamiento de la entrada de pedidos, el cálculo de precios o las consultas del servicio de atención al cliente.
5. Fabricación: Este módulo incluye la planificación de la producción, la programación, la gestión de costes y el control de calidad.
6. Planificación y programación de la producción: Este módulo ayuda a las organizaciones a planificar y programar las actividades de producción para optimizar los recursos y satisfacer las necesidades de los clientes.
7. Cadena de suministro: Este módulo incluye la gestión de inventarios, compras y logística.
8. Recursos Humanos (HRM): Este módulo contiene información sobre los empleados, nóminas, administración de beneficios y gestión del rendimiento.
9. Gestión de proyectos: Ayuda en la ejecución de proyectos mediante procesos de presupuestación, asignación de recursos, programación o seguimiento del progreso.
10. Gestión de calidad: Ayuda a las organizaciones a racionalizar las operaciones garantizando la coherencia del producto de acuerdo con las especificaciones del cliente o las normas del sector.
11. Sistema de gestión de almacenes (SGA): permite a las empresas hacer un seguimiento de las mercancías en sus almacenes mediante tecnología de códigos de barras o sistemas de identificación por radiofrecuencia (RFID).
12. Gestión del ciclo de vida de los activos: Proporciona a las empresas herramientas para gestionar eficazmente todo el ciclo de vida de sus activos, desde su adquisición hasta su eliminación.
13. Gestor de documentos/contenidos: Permite a las organizaciones almacenar y gestionar documentos, como contratos o facturas, en una ubicación segura.
14. Automatización de servicios empresariales: Este módulo ayuda a agilizar la prestación de servicios a los clientes mediante la automatización de tareas como la resolución de problemas o la gestión de las opiniones de los clientes.
15. Riesgo y cumplimiento: Este módulo permite a las organizaciones gestionar y mitigar el riesgo asociado a sus operaciones proporcionando herramientas para la evaluación de riesgos y la gestión del cumplimiento.
16. Gestión del conocimiento: Este módulo ayuda a las organizaciones a almacenar y compartir conocimientos entre los empleados, ayudándoles a aumentar la productividad.
17. Automatización del marketing: Permite a las empresas realizar un seguimiento y gestionar campañas de marketing, como campañas de correo electrónico o redes sociales.
18. Cuadros de mando e informes: Proporciona análisis visuales (Business Analytics) para que los usuarios comprendan mejor sus datos.

Implantación de un ERP – Aspectos a tener en cuenta

La implantación de un ERP es un proceso complejo que suele incluir planificación, análisis, diseño, desarrollo, pruebas, despliegue y mantenimiento. Sin embargo, a continuación se presentan algunas de las consideraciones y consejos más importantes sobre lo que hay que tener en cuenta antes de comprar, al elegir un sistema ERP y después de implantar un sistema ERP.

Aquí el artículo completo: Elegir la solución ERP adecuada – Guía para iniciar su viaje ERP

Antes de comprar un ERP

1. Comprenda las necesidades de su empresa: Asegúrese de comprender a fondo los requisitos y necesidades de su empresa antes de elegir un sistema ERP.
2. Tenga una visión y unos objetivos claros: Defina lo que quiere conseguir con la implantación de un sistema ERP, incluidos los objetivos a corto y largo plazo, para saber por dónde empezar y cómo beneficiará a su organización.
3. Consiga el apoyo de todas las partes interesadas: Asegúrese de que todas las personas implicadas en el proceso de implantación están de acuerdo con el proyecto, desde los directivos hasta los usuarios, para que no haya sorpresas por el camino.
4. Establezca plazos y expectativas realistas: Establezca expectativas realistas para los plazos de finalización cuando planifique la implantación; de lo contrario, los retrasos pueden provocar frustración y sobrecostes debido a la ampliación del alcance o a las solicitudes de cambio de alcance más adelante durante las fases de implantación si no se cumplen los plazos inicialmente.

Elegir el sistema ERP adecuado

1. Evalúe las capacidades del sistema ERP: Asegúrese de que el sistema ERP elegido puede satisfacer los requisitos y necesidades empresariales que definió al principio. No se deje convencer por 1.000 funciones que nunca utilizará; céntrese en sus objetivos.
2. Fíjese en la experiencia del usuario: Tenga en cuenta cómo utilizarán la plataforma los usuarios, incluida la experiencia de usuario al navegar por el sistema y las capacidades de generación de informes.
3. Determine las capacidades de integración: Comprenda cómo se integrará el sistema ERP con otros sistemas de su organización.
4. Comparar precios y opciones de licencia: Analice el coste de implantación de un sistema ERP, incluidos los costes de licencia y mantenimiento. Los costes de los sistemas ERP varían mucho, por lo que comparar puede resultar rentable a largo plazo.
5. Considere la escalabilidad: Elija un sistema ERP con características y módulos que puedan ampliarse o reducirse fácilmente para adaptarse al crecimiento o a los cambios en sus procesos empresariales. Escalabilidad también significa que un sistema ERP debe ofrecer fácil personalización y expansión.
6. Considere diferentes modelos de implementación (en las instalaciones, en la nube, en la nube gestionada o SaaS): Determine qué opción de despliegue satisface mejor las necesidades de su organización, especialmente porque SaaS puede llegar a ser muy costoso y, a menudo, también los costes internos para el despliegue en las instalaciones pueden ser inmensos. Haga un cálculo del coste total de propiedad (TCO) durante 5 a 7 años para ver los costes reales de las distintas implantaciones.
7. Pruebe la solución con una demostración o prueba gratuita: Muchos proveedores de ERP ofrecen demostraciones y pruebas gratuitas de su sistema, para que pueda probar la solución y asegurarse de que satisface sus necesidades y los requisitos empresariales establecidos.
8. Tenga en cuenta el soporte: Asegúrese de que haya un equipo de soporte disponible para ayudarle con cualquier problema o pregunta que pueda surgir durante la implementación o el proceso posterior a la implementación.

Después de la implantación de un ERP

1. Forme a los usuarios: Ofrezca una formación adecuada y continua para que los usuarios se familiaricen con el sistema ERP y puedan utilizarlo con eficacia.
2. Supervisar el rendimiento del sistema: Supervise regularmente el rendimiento del sistema ERP y asegúrese de que todo funciona correctamente
3. Ajuste la configuración y las personalizaciones según sea necesario: Realice los ajustes o personalizaciones necesarios basándose en los comentarios de los usuarios
4. Actualice el software y las integraciones: Mantenga su software actualizado y asegúrese de que todas las integraciones siguen siendo actuales
5. Asegúrese de que existe un plan de recuperación en caso de desastre: Cree un plan de recuperación de desastres que describa los pasos a seguir si se producen cortes en el sistema o pérdidas de datos debido a errores humanos o fallos de hardware
6. Seguimiento de las métricas clave: Supervise las métricas y los indicadores clave a lo largo del tiempo para determinar si se han alcanzado los objetivos, como la mejora de los niveles de eficiencia y el ahorro de costes
7. Optimice los procesos y agilice las soluciones empresariales: Optimice continuamente los procesos dentro del sistema ERP y racionalice las soluciones empresariales para maximizar la productividad.

Conclusión

Los tiempos en los que los sistemas ERP sólo estaban al alcance de las grandes empresas son cosa del pasado. Hoy en día, implantar un sistema ERP puede ayudar a empresas de todos los tamaños a mejorar sus operaciones y controlar mejor su organización, incluso con presupuestos no millonarios.

Elija un sistema ERP que se adapte a sus necesidades mediante una investigación y preparación adecuadas. Tenga en cuenta todos los factores, como: la experiencia del usuario, las capacidades de integración, las opciones de precios y licencias, la escalabilidad, los modelos de implantación, la disponibilidad de soporte y otros factores como la formación de los usuarios, la implantación posterior y el seguimiento de las métricas clave a lo largo del tiempo. La preparación adecuada garantiza que las organizaciones reciban el máximo valor de la solución elegida.

Autor: Dr. Andreas Maier, Director General de SIX Management Systems y CodeCoda

SIX ERP - by SIX Management Solutions

SIX ERP is a leading enterprise solution with transparent pricing and no hidden costs. Manage your full company with a single solution incl. Modules like CRM, HRM, Project Management, Warehousing, Sales Management, Invoicing, Accounting, and Payroll. What makes SIX ERP unique is the industry-leading speed, easy user interfaces, and a fast and efficient user experience. Every module is fully integrated, so all data is centrally accessible and connected. The best is that SIX is fully scalable, used by SMBs and global corporations, and we build on transparency. There is one price, no hidden costs, unlimited modules, unlimited users, and unparalleled scalability. You own the data, and we manage the servers, maintenance, and updates. Even if you have special requirements, you will not find a better ERP system that can be adapted and expanded to meet all of your specific needs — the right basis for your transformation and growth without the headaches of traditional ERP systems.