Проектът за цифровизация е застрашен от провал? – 5 прости стъпки за промяна на ситуацията

Въведение

Понякога чувам, че повечето проекти за цифровизация (статия за това: Ръководство за дигитализация за вземащите решения – повече яснота на практика) така или иначе са само прикрити ИТ проекти, както преди 20 или 30 години. След това същите хора ме уверяват отново и отново, че е съвсем нормално, ако може да се реализира само малка част от функционалния обхват. Точно така. Единственото, което такива участници в проекти произвеждат, са нестабилни проекти, които са на ръба на провала.

В тази статия бих искал да разбера как можете да разпознаете проблемния проект на ранен етап и как можете бързо да предприемете контрамерки и да постигнете обрат. По този начин бих могъл да се спра на много неща. Модели на данни, системни архитектури, потребителски истории, гъвкаво разработване на проекти, технологии и т.н. Но аз се фокусирам единствено върху хората, които участват. Защото именно там се крие най-големият потенциал за успех на проекта. Това, между другото, е голямата разлика в сравнение с добрите стари ИТ проекти от 2000 г. и преди това. По правило хората не са в центъра на вниманието. Ставаше дума за софтуер, функции, технологии. А останалата част от енергията беше насочена към управлението на проекти. Едва с поставянето на акцент върху хората под формата на потребители, клиенти и други заинтересовани страни в началото на 2010 г. и със създаването на рамката Business Model Canvas масите разбраха колко важни са хората в тази формула.

За съжаление много проекти за цифровизация все още са неуспешни, което е особено скъпо за германските компании. Ето защо сега ще разгледаме най-важните ранни показатели при такива проекти.

Защо проектите за цифровизация се провалят

На всички трябва да е ясно, че проектите за цифровизация не се развиват сами. И все пак можете да окажете силно влияние върху това дали даден проект ще бъде успешен, или не. Трябва да имате предвид, че хората обикновено са причината за неуспешните проекти.

Най-важните фактори са следните:

1. Неопитни екипи
2. Лоша комуникация
3. Подценена сложност

Неопитните екипи са основен фактор на несигурност. Обикновено такива екипи за проекти се избират първо според наличността, а след това според уменията. В края на краищата, кой не се е сблъсквал с това: дори в компании с между 500 и 1500 служители, обикновено това са същите лица, които виждате, когато започвате нов проект. Очевидно е, че тези отбори не са пълни с опит. Ако не разполагате с човек, който може да сформира и ръководи такъв екип в най-кратки срокове, ще имате проблем в краткосрочен план.

Вторият фактор е лошата комуникация. Човешкият фактор отново е от решаващо значение. Видът на комуникацията, която се осъществява във вашата компания по отношение на проекта за цифровизация, може лесно да бъде разпознат и изведен от комуникацията в екипа на проекта. Ако екипът комуникира лошо, комуникацията с външните партньори няма как да бъде по-добра.

Третият фактор, поради който проектите за цифровизация могат да се провалят, е неправилната оценка на сложността. Почти е без значение кои от бизнес процесите искате да дигитализирате, обикновено имате интерфейси в почти всички бизнес области в компанията си. Финанси, контролинг, покупки, складова логистика, човешки ресурси, създаване на стойност. Обикновено всички те участват. Ако не прецените правилно тази сложност, вие и вашият екип по проекта просто ще бъдете изпреварени.

Разбира се, има и други фактори, които могат да доведат до сътресения в подобни проекти. Чувствайте се свободни да напишете своя опит в коментарите. Сигурен съм, че можете да направите услуга на някой друг.

Как да разпознаете дисбаланса на проекта си на ранен етап

За да навлезем по-дълбоко и да покажем какво можете да направите за обрат в проекта, трябва да разгледаме по-подробно причините. Наличието на следните точки е сигурен знак, че проектът ви скоро ще има проблеми или е на път да ги преодолее.

1. Няма обща визия

Ако вие и вашият екип не сте наясно какво искате да постигнете заедно, как ще разберат другите заинтересовани страни? Външни доставчици на услуги, вашият собствен персонал, вашите собствени ИТ и технически отдели. Всички те зависят от информацията от екипа на проекта. Ако оттам идва противоречива информация, не може да се очертае общ път. Вслушвайте се във вашата организация рано и редовно. Всички ли са в целта?

2. Липса на ангажираност в екипа

„Да, ще се заема с това!“ Очаквате задачите да бъдат изпълнени. И навреме. Но ако няма обща цел, ангажираността на екипа не може да се повиши. Предполага се, че ангажираността на екипа ще бъде все по-малка, което драстично ще намали скоростта и качеството на работата. Скоро тя ще бъде в задънена улица.

3. Култура без конфликти

Ако забележите, че в екипа назряват конфликти, но никой не ги решава, бъдете предупредени. Балансът в отбора вече не е подходящ. А това рядко се случва добре. Или виждали ли сте някога автомобил с три гуми да спечели състезание?

4. без доверие

Сега всички съставки са събрани заедно. Ако няма обща цел, екипът не може да се ангажира с нея. Представянето на отбора спада. Ако няма ангажираност, не може да се развие култура на конфликт. Стъпката към липсата на доверие тогава не е голяма. Екипът не се доверява един на друг. Развива се низходяща спирала, която едва ли ще доведе до някакви полезни резултати. Проектът започва да буксува.

5. увеличават се смущаващите шумове

Бъдете подготвени за всичко сега! Не биваше да се стига дотук, но междувременно обърнете специално внимание на случващото се извън проекта. Защото едно е ясно. Както успехът на проекта не остава скрит, така и неуспехът става видим за другите. В резултат на това на други проекти внезапно се дава по-висок приоритет, ресурсите стават недостатъчни за всички стъпка по стъпка, а по-големите етапи по-често не се постигат. Сега е крайно време да се противодейства на това.

Какво можете да направите сега

След като разберете, че проектът ви е попаднал в трудна ситуация, трябва да действате бързо и разумно. Изброих стъпките за вас и ги описах накратко. 1.

1. Спиране, спиране, излизане

Най-важното сега е да запазите спокойствие. Натиснете спирачките и се откъснете от ежедневните задачи по проекта с екипа си. Създайте пространство, в което екипът ви да разбере, че междувременно се нуждае от промяна, за да продължи.

2. Оценка и поставяне на цели

Сега анализирайте в работни срещи (напр. с ретроспекция) какво ви е накарало да се измъкнете от трудната ситуация междувременно. Бъдете честни един с друг и се оценявайте взаимно. Обърнете внимание и на нещата, които са минали добре досега. Със сигурност ще намерите нещо. След това изработете обща картина на целите на тази основа. Какво искате да постигнете? Какво е трябвало да се подобри след цифровизацията? Можете да бъдете по-конкретни тук. Това не е просто недостижима визия.

3. Управление на екипа

Погледнете екипа си и анализирайте какво му липсва. Има ли неразрешени големи конфликти? Има ли достатъчно ресурси? Дали екипът е твърде малък, или дори твърде голям? Вземайте правилните решения навреме и се уверете, че екипът ви е толкова ентусиазиран за успеха на проекта, колкото и вие.

4. Комуникация

Поставете комуникацията си на нова основа. Вътрешната комуникация в екипа на проекта, както и комуникацията със заинтересованите страни, е важна и е фактор за успех. Не го подценявайте. Осигуряване на редовна комуникация, която е подходяща за целевата група. Това създава прозрачност, а тя успокоява и мотивира всички участници.

5. Контрол на

Проследявайте развитието си. За целта не е необходима сложна конструкция за изчисление. Съсредоточете се върху резултатите, които трябва да бъдат постигнати. Как можете да изразите тези резултати в числа? Как можете да направите тези цифри лесно разбираеми ключови показатели за ефективност (KPI)?

Когато нищо не помага

Направете услуга на себе си, на екипа си и на компанията си. Ако всички мерки са неуспешни, помислете за отмяна на проекта. По-добре край с ужас, отколкото ужас без край.

Това ще повиши авторитета ви като способен мениджър в компанията и по този начин ще увеличи шансовете да ви бъде поверен и следващият проект.

Спирането на проекта има много аспекти. Грешките в планирането са сред най-честите причини. Така че не позволявайте иновативният капацитет и цифровата трансформация на компанията ви да се провалят, ако яздите мъртъв кон.

Заключение относно обрата на цифровите проекти

Проектите обикновено са предизвикателство. Проектите за цифровизация са още по-предразположени към неуспех поради голямата си сложност. Така че, ако се окажете в ситуация, в която забелязвате, че нещо не е наред в проекта ви за цифровизация, но все още не можете да подкрепите интуицията си с цифри, данни и факти, приемете тази статия като ръководство и спокойно и предпазливо проверете докъде е стигнал проектът ви.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.