¿Peligra el proyecto de digitalización? – 5 sencillos pasos para un cambio de rumbo

Introducción

A veces oigo que la mayoría de los proyectos de digitalización (artículo sobre esto: Guía de la digitalización para responsables de la toma de decisiones – Más claridad en la práctica) no son más que proyectos informáticos disfrazados, como hace 20 o 30 años. Las mismas personas me aseguran una y otra vez que es muy normal que sólo se pueda aplicar una parte del ámbito funcional. Exactamente. Lo único que producen estos participantes en los proyectos son proyectos inestables que están al borde del fracaso.

En este artículo, me gustaría explicar cómo se puede reconocer un proyecto con problemas en una fase temprana y cómo se pueden tomar rápidamente medidas para lograr un cambio de rumbo. Al hacerlo, podría entrar en muchas cosas. Modelos de datos, arquitecturas de sistemas, historias de usuarios, desarrollo de proyectos ágiles, tecnologías, etc. Pero mi atención se centra únicamente en las personas implicadas. Porque ahí es donde se esconde la mayor ventaja para el éxito del proyecto. Esa es, por cierto, la gran diferencia con respecto a los viejos proyectos informáticos de los años 2000 y anteriores. Por lo general, las personas no eran el centro de atención. Se trataba de software, funciones y tecnologías. Y el resto de la energía se dedicó a la gestión del proyecto. Sólo con el enfoque en las personas en forma de usuarios, clientes y otras partes interesadas a principios de la década de 2010 y con el establecimiento del marco del Business Model Canvas, las masas comprendieron lo importante que son las personas en esta fórmula.

Por desgracia, muchos proyectos de digitalización siguen fracasando, lo que resulta especialmente costoso para las empresas alemanas. Por lo tanto, a continuación examinamos los indicadores tempranos más importantes en este tipo de proyectos.

Por qué se estropean los proyectos de digitalización

Todo el mundo debería tener claro que los proyectos de digitalización no son autopropulsados. Y, sin embargo, puede influir mucho en que un proyecto tenga éxito o no. Hay que tener en cuenta que la mayoría de las veces son las personas las causantes del fracaso de los proyectos.

Los factores más importantes son estos:

1. Equipos sin experiencia
2. Mala comunicación
3. Complejidad subestimada

Los equipos inexpertos son un factor importante de incertidumbre. En la mayoría de los casos, estos equipos de proyecto se seleccionan primero en función de la disponibilidad y luego de las competencias. Al fin y al cabo, quién no lo ha experimentado: incluso en empresas de entre 500 y 1.500 empleados, suelen ser las mismas caras que se ven cuando se inicia un nuevo proyecto. Es evidente que estos equipos no rebosan experiencia. Si no tiene a alguien que pueda formar y dirigir ese equipo en el menor tiempo posible, tendrá un problema a corto plazo.

El segundo factor es la mala comunicación. De nuevo, el factor humano es crucial. El tipo de comunicación que tiene lugar en su empresa con respecto a su proyecto de digitalización puede reconocerse y deducirse fácilmente de la comunicación en el equipo del proyecto. Si el equipo comunica mal, la comunicación hacia el exterior no puede ser mejor.

El tercer factor por el que los proyectos de digitalización pueden fracasar se debe a una evaluación errónea de la complejidad. Es casi irrelevante cuál de sus procesos de negocio quiera digitalizar, normalmente tiene interfaces en casi todas las áreas de negocio de su empresa. Finanzas, controlling, compras, logística de almacén, RRHH, creación de valor. Todos ellos suelen estar implicados. Si se equivoca en esta complejidad, usted y su equipo de proyecto simplemente se verán sobrepasados.

Por supuesto, hay otros factores que influyen y que pueden hacer fracasar este tipo de proyectos. No dude en escribir sus experiencias en los comentarios. Estoy seguro de que puedes hacer un favor a otra persona.

Cómo reconocer el desequilibrio de su proyecto en una fase temprana

Para profundizar y mostrar lo que se puede hacer para dar un giro al proyecto, hay que profundizar en las causas. La aparición de los siguientes puntos es una señal segura de que su proyecto pronto tendrá problemas o está en camino de tenerlos.

1. No hay una visión común

Si tú y tu equipo no tenéis claro lo que queréis conseguir juntos, ¿cómo lo sabrán las demás partes interesadas? Proveedores de servicios externos, su propio personal, sus propios departamentos técnicos y de TI. Todos ellos dependen de la información del equipo del proyecto. Si las informaciones contradictorias provienen de ahí, no puede surgir un camino común. Escuche a su organización desde el principio y con regularidad. ¿Están todos en el blanco?

2. No hay compromiso en el equipo

«¡Sí, me pondré a ello!» Esperas que las tareas se hagan. Y a tiempo. Pero si no hay un objetivo común, el compromiso en el equipo no puede aumentar. Es una conclusión inevitable que cada vez habrá menos compromiso en el equipo, lo que reducirá drásticamente la velocidad y la calidad del trabajo. Pronto se paralizará.

3. No hay cultura del conflicto

Si notas que los conflictos se están cocinando a fuego lento en el equipo, pero nadie los aborda, estate atento. El equilibrio en el equipo ya no es el adecuado. Y eso rara vez sale bien. ¿O has visto alguna vez a un coche con tres neumáticos ganar una carrera?

4. No hay confianza

Ahora tienes todos los ingredientes juntos. Si no hay un objetivo común, no puede haber mucho compromiso en el equipo. El rendimiento del equipo baja. Si no hay compromiso, no puede haber cultura del conflicto. El paso a la falta de confianza no es entonces grande. El equipo desconfía de los demás. Se desarrolla una espiral descendente que apenas produce resultados útiles. El proyecto comienza a tambalearse.

5. Los ruidos molestos aumentan

¡Prepárate para todo ahora! Nunca se debería haber llegado a esto, pero mientras tanto hay que prestar especial atención a lo que ocurre fuera del proyecto. Porque una cosa está clara. Al igual que el éxito del proyecto no permanece oculto, el fracaso también se hace visible para los demás. Como resultado, se da mayor prioridad a otros proyectos, los recursos se vuelven escasos para todos, paso a paso, y los hitos más importantes no se alcanzan con mayor frecuencia. Ya es hora de contrarrestarlo.

Lo que puede hacer ahora

Una vez que se haya dado cuenta de que su proyecto se ha visto envuelto en una situación difícil, debe actuar con rapidez y prudencia. He enumerado los pasos para ti y los he descrito brevemente. 1.

1. Frenar, parar, salir del coche

Lo más importante ahora es mantener la calma. Pisa el freno y tómate un descanso del día a día de los proyectos con tu equipo. Cree el espacio para que su equipo sepa que necesita un cambio de rumbo para poder continuar.

2. Balance y cuadro de objetivos

Ahora analice en talleres (por ejemplo, con una retrospectiva) qué fue lo que le llevó a tener que salir de una situación difícil mientras tanto. Sed sinceros el uno con el otro y apreciaos. Toma nota también de las cosas que han ido bien hasta ahora. Seguro que encuentras algo. A continuación, elabore un cuadro de objetivos comunes sobre esta base. ¿Qué quiere conseguir? ¿Qué debería haber mejorado tras la digitalización? Puede ser más específico aquí. No es sólo una visión inalcanzable.

3. Gestión de equipos

Mira a tu equipo y analiza lo que le falta a tu equipo. ¿Hay conflictos importantes sin resolver? ¿Hay suficientes recursos? ¿Es el equipo demasiado pequeño, o incluso demasiado grande? Tome las decisiones correctas con prontitud y asegúrese de que su equipo está tan apasionado por el éxito del proyecto como usted.

4. Comunicación

Ponga su comunicación sobre una nueva base. La comunicación interna del equipo del proyecto, así como la comunicación hacia las partes interesadas, es importante y un factor de éxito. No lo subestimes. Garantizar una comunicación periódica y adecuada al grupo destinatario. Esto crea transparencia y la transparencia tranquiliza y motiva a todos los implicados.

5. Controlar

Siga la pista de su evolución. Para ello no se necesita una complicada construcción de cálculo. Concéntrese en los resultados que debe obtener. ¿Cómo se pueden expresar estos resultados en números? ¿Cómo hacer que estas cifras sean interpretables en indicadores clave de rendimiento (KPI) fácilmente comprensibles?

Cuando nada ayuda

Hágase un favor a sí mismo, a su equipo y a su empresa. Si todas las medidas fallan, considere la posibilidad de abandonar el proyecto. Mejor un final con horror que un horror sin final.

Esto aumentará su credibilidad como gestor capaz en la empresa y, por tanto, las posibilidades de que también se le confíe el siguiente proyecto.

Una parada de proyecto tiene muchas facetas. Los errores de planificación son una de las causas más comunes. Así que no dejes que la capacidad de innovación y la transformación digital de tu empresa fracasen por montar un caballo muerto.

Conclusión sobre el giro de los proyectos digitales

Los proyectos suelen ser un reto. Los proyectos de digitalización son aún más propensos al fracaso debido a su gran complejidad. Así que si se encuentra en una situación en la que nota que algo no va bien en su proyecto de digitalización, pero todavía no puede corroborar su presentimiento con números, datos y hechos, tome este artículo como guía y compruebe con calma y prudencia en qué punto se encuentra su proyecto.

Francesco Fusaro

Francesco ist seit 2011 Unternehmer und Unternehmensberater und hat schon Prozesse digitalisiert, als die Digitalisierung noch einen Exotenstatus hatte. Für ihn sind die Menschen und die Simplifizierung Erfolgsfaktoren bei der Umsetzung. Seine Spezialität liegt in der Digitalisierung der Auftragsmanagementprozesse für dezentral organisierte Service-Unternehmen.