Digitalização – Precisamos de um plano e aprovação do projecto e precisamos dele rapidamente!
Gestão da mudança - facilmente "conjurar" um plano e acordo fora da resistência
Discuto frequentemente a digitalização com peritos e fico sempre surpreendido com a forma complicada como a digitalização é abordada. É claro o que tem de ser feito … Mas depois há sempre este argumento: que as pessoas não estão de todo por detrás disto! Mas mesmo a suposta resistência é – na verdade – bastante simples e pode ser transformada em aprovação e participação motivada num só golpe.
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A digitalização é um processo sem cérebro – para o mundo digital!
No seu cerne, a digitalização é completamente lógica. A Lei de Moore ainda se aplica, segundo a qual todos os processos digitais funcionam cerca do dobro da velocidade de dois em dois anos – com o mesmo custo. Isto nem sequer tem em conta a aceleração através de melhores arquitecturas de hardware … Por outras palavras, tudo o que corre digitalmente tornar-se-á simplesmente mais rápido e mais barato sem qualquer intervenção da nossa parte.
Mas o que é que isso significa em termos concretos? Tudo o que se torna digital passa a ser digital! Outsourcing de dados para a nuvem, processos de digitalização completa, documentação digital (idealmente com VR), desenvolvimento de produtos físicos no gémeo digital e apenas impressão dos mesmos, não importa em que parte do mundo. Ou porque não deixar simplesmente o cliente fazer tudo e apenas fornecer a plataforma? Ou, pelo menos, trabalho de multidão? E se também externalizarmos melhor a logística e a produção …?! No final, tudo o que resta é o trabalho criativo. Está bem, está bem – isso agora é um pouco exagerado. Mas ajuda a afiar a vista.
Gerar um plano a partir da resistência – como é que eu faço para ter o meu povo a bordo?
Mais uma vez, em relação ao “as pessoas não estão de todo por detrás disto” mencionado no início: Venho da gestão clássica de projectos e há um truque simples para dar a volta à resistência. Quando se tem de estabelecer um plano de projecto, a primeira coisa que se pergunta é “Porque é que tudo isto não funciona” ou “O que é que me impede de alcançar o objectivo do projecto? As respostas e a percepção obtida, a partir destas perguntas aparentemente simples, é espantosa: a resistência – quer a minha, quer a de toda uma equipa – não é, em última análise, mais do que a perícia do que pode correr mal. E é isso que é preciso saber para se construir um plano. Sinta-se à vontade para o experimentar por si próprio: Funciona no seu próprio pequeno cosmos, bem como em grandes equipas, departamentos ou entre departamentos.
De volta à digitalização: Assim, a coisa mais fácil a fazer é reunir todos os jogadores chave numa sala e definir a seguinte tarefa:
“A partir de amanhã, queremos tratar de tudo digitalmente (ver acima), nada mais físico, tudo em digital. PORQUE É QUE ISSO NUNCA PODE FUNCIONAR?”
As considerações e argumentos sobre o porquê de não funcionar estão escritos nos cartões (para bem da digitalização, isto é melhor feito num quadro de tarefas virtual) e os cartões são classificados de acordo com o tamanho do obstáculo. E aí tem uma lista prioritária de coisas a fazer ou evitar a fim de se tornar totalmente digital. Mas tenha cuidado: pode facilmente somar até 150-350 obstáculos. Mas se o fizer passo a passo, isso também não é problema.
Como funciona agora com a aprovação?
Porquê o consentimento? Já lá está há muito tempo! Sob a forma dos actores-chave. Se virmos os actores-chave, incluindo as suas preocupações originais, não como resistência, mas como actores-chave com a perícia necessária, o nó é desatado como que por magia. Na empresa, todo o inferno se solta todos os dias, no entanto, os jogadores-chave vêm todos os dias e impulsionam o negócio. E porquê? Muito simplesmente porque são leais à sua empresa e investem toda a sua energia para manter o negócio a funcionar. Caso contrário, eles já teriam desaparecido… Os actores-chave também sabem muito bem que o tempo não passa simplesmente sem mudança, sem a vontade de mudar. Isto também deixa claro por que razão apoiarão a digitalização. A próxima Tesla ou a próxima Amazónia já foi fundada. E é claro para todos que faz sentido correr para a frente em vez de para trás.
Mas há algo ainda mais interessante: os actores-chave são portadores de conhecimento, ou seja, aqueles que sabem como algo funciona ou como resolver um problema o mais rapidamente possível. Aderiram à empresa há muito ou pouco tempo porque querem ser criativos, desenvolver ideias e usá-las para impulsionar a empresa. Se todas as tarefas mecânicas e repetitivas forem eliminadas no decurso da digitalização, haverá mais tempo para o essencial: para a criatividade, para as ideias e para a sua implementação. A visão central é, portanto, bastante simples:
“A digitalização permite que cada indivíduo faça mais do que sempre quis fazer”!
Como é que se come o elefante (digitalização)?
Uma vez obtida a aprovação e uma vez classificados os potenciais problemas por criticidade na tabela (virtual), o passo seguinte é trabalhar através deles: Devem ser encontradas soluções para cada um dos problemas. E os actores-chave não seriam actores-chave se não tivessem já a solução pronta, ou pelo menos tivessem o desejo de a encontrar. O óptimo é que cada solução adicional se encaixa com as outras para formar um plano grande, prático e bem pensado. Mas, por favor, dêem-lhe passo a passo: Não se come um elefante inteiro, mas em fatias.
Resumo
Evidentemente, o artigo simplifica alguns aspectos. Mas o conceito é universalmente válido: Se eu quiser alcançar algo, tenho de conhecer os meus obstáculos! Tenho de “desafiar” a solução e não as pessoas. Porque são eles que querem fazer algo avançar.
Resta apenas uma questão: De onde vêm os recursos para implementar tudo isto? De onde tirar, se não roubar? Para a solução, ver “O truque do engarrafamento“!
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