7 razões pelas quais os Eventos Híbridos serão o futuro

Quer ter a possibilidade de assistir pessoalmente a um evento sem ter de se deslocar? Não precisa de se preocupar...

Os eventos híbridos são eventos que podem acontecer tanto pessoalmente como virtualmente, dando aos participantes a oportunidade de decidir como querem participar no evento. Tanto os participantes presenciais como os virtuais têm as mesmas vantagens de se envolverem com oradores, interagirem com patrocinadores, e estabelecerem contactos entre si.

A pandemia forçou-nos a mudar a nossa rotina diária em diferentes aspectos, mas sobretudo mudou a forma como comunicamos uns com os outros. Ajustámos o nosso compromisso com os outros através de reuniões e conferências virtuais ao longo deste período difícil. Quando a pandemia chega ao seu fim desejável, surge a questão de saber se estamos a voltar às nossas interacções cara-a-cara ou se os eventos em linha estão a chegar para ficar. Recentemente, devido ao alívio das restrições da Covid, já temos uma forte impressão do que vai prevalecer. Diferentes empresas de conferência digital decidiram aventurar-se no que é mais provável que venha a ser o futuro: eventos híbridos. Esta combinação de participantes presenciais e online, tem vantagens significativas que fazem deste modelo o melhor dos dois mundos.

A mudança está a chegar para ficar e é por isso que estamos aqui para lhe apresentar 7 razões pelas quais os eventos híbridos serão o futuro das conferências e do trabalho em rede:

1. Eventos Híbridos: Maior alcance e maior participação

Com eventos Híbridos, o seu evento pode atingir um grande número de participantes, considerando tanto o público ao vivo como o público virtual. Um evento presencial pode levar a restrições em termos da dimensão do local onde o evento está a decorrer e do número de participantes que podem participar. Com eventos Híbridos pode ter o mesmo número de participantes ou mais em linha que tem presencialmente. Desta forma, pode aumentar o seu alcance e maximizar a capacidade do seu evento até ao seu potencial máximo. Além disso, esta combinação permite que os participantes que não podem estar fisicamente presentes nestes locais, possam participar no evento virtualmente através de uma plataforma online. A possibilidade de ter oradores de todo o mundo virtualmente presentes no seu evento no conforto dos seus alojamentos que de outra forma não poderiam ser possíveis.

2. Redução dos custos do evento

Os eventos presenciais têm custos significativos e quanto mais pessoas tiver a assistir ao seu evento ao vivo, mais elevados serão esses custos. Os eventos híbridos ajudá-lo-ão a poupar dinheiro, reduzindo o número de participantes presenciais, o que ajudará a reduzir os custos de viagem, local, catering, e outros custos. No entanto, os planeadores ainda precisam de considerar os custos da componente virtual do evento, tais como a plataforma online, áudio e câmaras fotográficas necessárias para transmitir o evento para os participantes remotos. Apesar disto, os custos do segmento virtual serão mais baixos do que a componente presencial. Para os participantes, aderir online também é rentável, uma vez que tudo o que eles precisam é de uma ligação estável à Internet, e todos eles estão preparados!

3. Maior Envolvimento com o Público

A adição de um elemento virtual ao seu evento amplia as suas oportunidades de envolvimento com o seu público, não só durante o evento mas também nos dias e semanas que se seguem. Os participantes virtuais podem participar activamente a partir dos seus dispositivos móveis, tablets, ou computadores de secretária. Isto significa, que podem comentar, fazer perguntas, partilhar e gostar, e interagir com outros participantes. A adesão a estas actividades em rede não se destina exclusivamente a participantes remotos, mas também a participantes presenciais. Enquanto estiverem no local do evento, podem prontamente trabalhar em rede com os participantes virtuais e participar nas mesmas actividades em linha listadas acima. Normalmente, através de um aplicativo do evento que ligará todos os participantes do evento.

4. Mais Oportunidades de Patrocínio

Os eventos híbridos trarão mais oportunidades de patrocínio por diferentes razões. Com o aumento do alcance da adesão virtual, haverá mais participantes e, portanto, os patrocinadores poderão alcançar uma audiência maior. Os patrocinadores terão também a possibilidade de participar no evento através da criação de cabines de eventos virtuais e, eventualmente, de fazer apresentações através de videoconferência. Além disso, um evento híbrido permite ter mais patrocinadores, para além dos do local do evento, devido à componente digital do evento.

5. Redução do Impacto Ambiental

Viajar é um dos contributos mais significativos para as emissões de CO2 (Fonte: World in Data) e os eventos presenciais exigirão sempre viagens curtas ou longas para se chegar ao local do evento. Isto abre a possibilidade de organizar um evento com uma mentalidade sustentável ao mesmo tempo que aumenta o seu alcance para outras cidades e países. Para os participantes que estejam preocupados em reduzir a sua pegada ambiental, têm a oportunidade de participar num evento presencial online. Isto permitirá que os participantes façam parte do evento, tenham os mesmos benefícios que qualquer outro participante, ao mesmo tempo que fazem uma actividade responsável para diminuir as emissões de carbono.

6. Grandes Oportunidades de Marketing

As vantagens do envolvimento de eventos híbridos também conduzem a enormes oportunidades de marketing. Após os marketeers estabelecerem o seu público alvo para o evento, poderão usufruir de várias regalias que já foram mencionadas neste artigo. Em primeiro lugar, o seu alvo será ampliado em termos de pessoas, o que significa que alcançarão e maximizarão o seu impacto na audiência. Terão acesso a todo o feedback, sessões gravadas e dados que foram recebidos ao longo do evento. Isto significa também que terão a possibilidade de analisar esse conteúdo e se os resultados forem satisfatórios, utilizá-lo para criar campanhas de marketing publicitando o seu próximo evento.

7. Flexibilidade do Evento

Por último, os eventos híbridos têm uma característica de resolução de problemas. Se tiver um evento presencial e se certas circunstâncias o impedirem de participar no evento no seu local, os eventos híbridos podem salvar a ocasião! É normal ter contratempos imprevisíveis e há múltiplas circunstâncias que os eventos híbridos podem salvar. Por exemplo, ultimamente, as restrições da Covid têm vindo a mudar muito abruptamente e, portanto, é extremamente difícil para um participante garantir a sua presença. Se estiver a assistir ou a acolher um evento híbrido, terá sempre um plano de apoio! Terá a possibilidade de trocar alguns dos participantes presenciais por participantes virtuais. Desta forma, não haverá necessidade de cancelar o evento e preocupar-se com os custos financeiros excessivos.

Veredicto sobre eventos híbridos

Os sete argumentos apresentados acima são apenas algumas das muitas razões pelas quais os eventos Híbridos valem a pena com as suas características sustentáveis, rentáveis e acessíveis. Outros benefícios de ter um evento híbrido incluem um acesso mais fácil aos dados dos participantes presenciais e remotos através de inquéritos e pools; a oportunidade de registar o seu evento e reutilizá-lo para fins distintos; e proporcionar segurança e protecção aos participantes que estão compreensivelmente preocupados com o Covid-19 e com as restrições impostas pelo seu governo.

Dito isto, recomendamos que explore este inovador mecanismo de reunião e que se surpreenda com os resultados dos seus eventos. Venha fazer parte do futuro!

Autor: Rita Villas-Boas

SCOOCS is a novel all-in-one event platform with a sustainable mindset. We host events globally from science, academic conferences, to trade fairs, on to music festivals. Whether it’s an online course for 30 people or a virtual conference with 10,000 participants – events can be quickly set up, are fully customizable, and are GDPR compliant. Participants engage through a variety of networking tools which turn digital events into virtual communities. Our valued features include livestreaming, video rooms, exhibitor booths, poster booths, 3D worlds, networking tables, carbon calculation, and a lot more.

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