12 das melhores dicas e ferramentas para Brainstorming remoto e virtual

Brainstorming remoto e virtual facilitado - As melhores dicas e truques da prática

A maioria das empresas está a lutar para que o brainstorming e as novas ideias não estejam realmente a acontecer virtualmente e à distância. Mostramos as melhores técnicas e conselhos práticos sobre como fazer um brainstorming remoto e virtual.

Criar ideias já é um grande problema para muitas pessoas, mesmo quando estão na mesma sala. Com escritórios remotos forçados e reuniões virtuais, este desafio torna-se ainda maior. Isto leva a uma estagnação da inovação e também a um problema a longo prazo para as empresas – mas não tem de ser assim.

Damos-lhe algumas das ferramentas e dicas mais úteis e também aplicáveis para criar sessões de brainstorming eficazes virtualmente. Muitas das técnicas apresentadas em alguns outros artigos ainda são válidas, mas desta vez concentramo-nos apenas no brainstorming remoto e na geração de ideias virtuais.

Se quiser conhecer as outras ferramentas, procure aqui:

Processo para brainstorming virtual

1. Faça perguntas críticas antes de começar

É muito importante que faça perguntas críticas antes de convidar outros para a sessão de brainstorming. Certifique-se de que passa tempo suficiente a pensar e aqui estão algumas das questões que poderá querer considerar:

  • Será que precisamos mesmo de uma sessão de brainstorming? – Seja claro sobre o objectivo desta sessão. Certifique-se de que não se trata apenas de Reunião, Actualização, Tomada de Decisão, etc.
  • Quem é crítico para o resultado? – Pense em qualquer tipo do resultado desejado e quem seria benéfico no processo de brainstorming
  • Qual é a melhor altura do dia? – Talvez queira considerar reservar um brainstorming virtual antes de as pessoas estarem fartas de um dia cheio de reuniões virtuais e do escritório em casa
  • Vamos precisar de repetidas sessões de brainstorming? – Esteja ciente de que por vezes o progresso é lento e quando o tema é maior, poderá querer considerar várias sessões com diferentes agendas
  • Que agenda temos nós? – Definir uma ordem de trabalhos para a sessão e ser claro para comunicar antes da reunião, para que todos estejam a bordo

2. Briefing antes da sessão de brainstorming

Um dos principais aspectos críticos do brainstorming remoto é que é muito claro na comunicação de antemão. Quando faz convites presenciais no seu escritório, pode responder rapidamente às perguntas e ao seu processo mais fácil. Mas quando estiver à procura de uma sessão de brainstorming remota e virtual para trabalhar, então quer obter toda a informação, ajudá-los na sua pesquisa, e também começar com conteúdo suficiente.

PEQUENAS TRICK: Prepare uma pasta partilhada onde tenha várias leituras, documentos, estudos, números, rastreios de concorrentes, ligações a websites, etc. e encoraje as pessoas antes da sessão a preencher esta pasta com mais conteúdo para que outros possam mergulhar mais fundo no tópico.

3. Trabalhar eficazmente em conjunto

Há várias maneiras de melhor criar ideias e motivar os participantes, especialmente quando as pessoas não se encontram na mesma sala. Por favor, tenha a certeza de que está a misturar estes métodos como achar conveniente para o resultado, porque nem sempre são universalmente aplicáveis.

Sentido de competição

Os humanos gostam de “brincar” e “competir” uns com os outros. Mesmo pequenos gestos como circular ideias vencedoras com cores ou chamar grandes ideias no processo irão motivar outros a participar mais. Para isso, basta colocar nomes ao lado da ideia ou criar colunas para cada pessoa, para que vejam o que a outra está a fazer.

Atribuir papéis aos participantes

Esta é uma técnica utilizada de muitas maneiras diferentes e há em torno da qual se pode utilizar. As mais usadas são as mais comuns:

The Disney Method

  • The Dreamer
  • The Realist and the Doer
  • The Critic
  • The Neutral

De Bono 6 hats thinking

  • Blue – The Moderator
  • Yellow – The Optimist
  • Green – The Thinker
  • Red – The Emotional
  • Black – The Critic
  • White – The Lens

Mais informações sobre estes dois métodos de brainstorming podem ser encontradas no artigo: 6 Métodos bem sucedidos para Brainstorming & Criação de Ideias

Etiqueta e regras básicas

  1. Não critique as outras pessoas
    Esta é uma das piores coisas que se poderia fazer. Porque então as pessoas começam a pensar antes de dizer e (boas) ideias podem perder-se ou estas ideias não podem desencadear qualquer outra ideia.
  2. Usar o botão de silenciar
    Se estiver a utilizar os diferentes papéis ou se estiver a trabalhar activamente. Faça uso do botão de mudo para que não digite, não clique ou outros sons estejam a perturbar os outros.
  3. Não os force ou coloque-os no local
    Ninguém gosta de ser confrontado e pressionado a ter ideias no local. Não pergunte por aí ou não pressione as pessoas. Em vez disso, dê-lhes dicas, novas informações, aponte-lhes problemas ou qualquer outra coisa.
  4. Partilhar informação num único local
    Não partilhe documentos no WhatsApp, Slack, pastas partilhadas, e talvez envie um e-mail ao mesmo tempo. Certifique-se de que todos sabem para onde partilhar informação, para que não haja perda de tempo desnecessária em discutir para onde alguém possa ter enviado algo.

Ferramentas para Brainstorming virtual

Use as ferramentas certas, mas não complique as coisas

POR FAVOR, não faça apenas sessões de brainstorming através de videochamada. Isto é para a maioria das pessoas perturbador e pode interferir com o processo.

Utilize, por exemplo, algumas ferramentas de chat, onde o moderador pode partilhar ligações, documentos e outras informações importantes. Para a introdução e para o alinhamento pode marcar reuniões, mas tente ser específico sobre os horários para não perder tempo à espera de outros.

Simplifique o processo, utilizando as ferramentas certas. Poderá querer apenas utilizar ferramentas existentes como o seu sistema de gestão de projectos, documentos partilhados no Google e uma aplicação interna de chat como Slack. Não há necessidade de ferramentas de brainstorming extravagantes e poderá apenas querer poupar o dinheiro.

É por isso que apresentaremos também métodos “old-school” que comprovadamente funcionam mais do que bem, mas também ferramentas realmente novas e “extravagantes” para diferentes fins.

Lápis e papel

Não existe tal coisa que seja mais fácil de esboçar ideias, como um simples papel e um lápis. É fácil de usar pelas pessoas e pode tirar uma fotografia para a partilhar no chat. Encoraje as pessoas a terem papel e caneta prontos antes de se juntarem à reunião, isto pode torná-la mais produtiva ao apresentar a ideia.

Colaboração de documentos – Google Docs, Word 365, etc.

Algo como o Google Docs, ou espaço de trabalho de escritório partilhado, é fácil de recolher ideias instantaneamente. É uma ferramenta gratuita para utilizar, pode trabalhar no mesmo documento com muitas pessoas e vêem-se instantaneamente actualizações a chegar. Utilize esta ferramenta para diferentes métodos de brainstorming e também para o moderador partilhar os resultados recolhidos.

Um exemplo:

Poderia criar documentos Google diferentes para cada participante (digamos 4 pessoas). Cada pessoa preenche as suas ideias, depois roda-se e a pessoa seguinte recebe o documento de outra, escrevem novamente as suas interpretações e iterações da ideia da pessoa anterior até que cada documento tenha tido 4 brainstormers a trabalhar nele. No final, é possível consolidar a descoberta num único documento e fazer uma chamada de vídeo para discutir os resultados. Desta forma, tem ângulos diferentes para ideias diferentes de todos os participantes usando simplesmente 4 Google Docs e duas videochamadas.

Reunião em vídeo – Zoom, Google Meets, Teams da Microsoft, etc.

Existem muitas ferramentas de videoconferência por aí. Como mencionado, por favor não a utilize como a única ferramenta. É perfeito para introduzir a sessão, para comunicar os resultados, para discutir os resultados, mas muito mau quando se quer concentrar ou fazer uma verdadeira tempestade de ideias.

Use uma ferramenta de chat como Slack, Microsoft Teams, etc. para coordenar as pessoas mas também dar-lhes tempo “off-video” para se idealizarem e trabalharem por conta própria.

Aplicações de chat – Slack, Whatsapp, Teams Chat etc.

Muitas vezes ignorado como uma ferramenta de brainstorming, mas pode ser bastante rápido e eficiente para criar uma “explosão de ideias”. Toda a gente está apenas a empurrar as suas ideias num Whatsapp Chat, Slack Channel, etc. e toda a gente está então apenas a acrescentar-lhe a sua ideia ou a introduzir uma nova. Desta forma, as pessoas não são distraídas por um vídeo ou outros sons e podem concentrar-se puramente em empurrar as suas ideias para o chat.

Kanban-Board – Trello

As ferramentas de tabuleiro Kanban como o Trello são óptimas para organizar ideias e também para as recolher num único local. Pode criar uma coluna para ideias onde todos escrevem as suas ideias e, a partir delas, pode pegar nas ideias cuidadas e arrastá-las para um oleoduto onde poderá querer considerar ter diferentes colunas para as ordenar ou prioritizar.

Ferramentas de Brainstorming – Lucidchart, Miro, Mural, Ziteboard, etc.

O mercado de ferramentas especializadas para brainstorming e apresentação de ideias está a crescer rapidamente. Há toneladas de ferramentas que poderá querer considerar e que têm os seus nichos e características únicas. Especialmente ferramentas para um quadro branco partilhado, mapas mentais, e recolha de ideias sobre post-its virtuais são muito comuns. Deve decidir caso a caso se precisa de tal ferramenta ou se outra ferramenta mais simples pode ser utilizada em seu lugar. Na minha experiência, torna mais eficiente a utilização da ferramenta menos sofisticada que todos conhecem, para que as coisas funcionem.

Conclusão e reflexões finais

Pode ser um desafio encontrar novas ideias e ser inovador quando não se pode encontrar e discutir pessoalmente. Mas há formas, processos e ferramentas que o ajudam a obter um trabalho de brainstorming mesmo remoto e virtual.

A minha recomendação pessoal é que não exagere com ferramentas e métodos extravagantes, tente usar as ferramentas mais simples para obter o resultado desejado. Seja muito claro sobre o que espera desta sessão, evite utilizar demasiado vídeo, dê às pessoas a liberdade de partilhar os seus pensamentos, e esteja ciente de que o brainstorming remoto também é mais exigente para o moderador.

CEO & Founder of MoreThanDigital. Serial entrepreneur since he successfully founded his first companies at the age of 13. He has always questioned the "status quo" and is committed to innovation, disruption and new ideas. As International keynote speaker, consultant for companies and governments & states, lecturer and published digital transformation expert, Benjamin tries to advance the topics of digitalization, digital transformation and innovation internationally.

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