12 des meilleurs conseils et outils pour le brainstorming à distance et virtuel

Faciliter le brainstorming à distance et virtuel - Les meilleurs trucs et astuces de la pratique

La plupart des entreprises se heurtent au fait que le brainstorming et les nouvelles idées ne se font pas vraiment de manière virtuelle et à distance. Nous montrons les meilleures techniques et des conseils pratiques sur la façon de faire du brainstorming à distance et virtuel.

Créer des idées est déjà un gros problème pour de nombreuses personnes, même lorsqu’elles se trouvent dans la même pièce. Avec les bureaux distants forcés et les réunions virtuelles, ce défi devient encore plus grand. Cela conduit à une stagnation de l’innovation et à un problème à long terme pour les entreprises – mais cela ne doit pas nécessairement être le cas.

Nous vous donnons quelques-uns des outils et des conseils les plus utiles et les plus applicables pour créer des séances de brainstorming efficaces de manière virtuelle. La plupart des techniques présentées dans d’autres articles sont toujours valables, mais cette fois, nous nous concentrons uniquement sur le brainstorming à distance et la génération d’idées virtuelles.

Si vous souhaitez découvrir les autres outils, cliquez ici :

Processus de brainstorming virtuel

1. Posez des questions essentielles avant de commencer

Il est très important que vous posiez des questions critiques avant d’inviter les autres à la session de brainstorming. Veillez à consacrer suffisamment de temps à la réflexion. Voici quelques-unes des questions que vous pourriez envisager :

  • Avons-nous vraiment besoin d’une séance de remue-méninges ? – Soyez clair sur l’objectif de cette session. Assurez-vous qu’il ne s’agit pas simplement d’une réunion, d’une mise à jour, d’un tour de décision, etc.
  • Qui est essentiel pour le résultat ? – Pensez à tout type de résultat souhaité et aux personnes qui seraient utiles dans le processus de brainstorming.
  • Quel est le meilleur moment de la journée ? – Vous pouvez envisager de réserver un brainstorming virtuel avant que les participants ne soient fatigués d’une journée de réunions virtuelles et de travail à domicile.
  • Devrons-nous répéter les séances de brainstorming ? – Sachez que parfois les progrès sont lents et que lorsque le sujet est plus vaste, vous pouvez envisager plusieurs sessions avec des ordres du jour différents.
  • Quel ordre du jour avons-nous ? – Fixez un ordre du jour pour la session et communiquez-le clairement avant la réunion, afin que tout le monde soit d’accord.

2. Briefing avant la session de brainstorming

L’un des aspects essentiels du brainstorming à distance est que vous soyez très clair dans la communication au préalable. Lorsque vous faites des invitations en personne dans votre bureau, vous pouvez répondre rapidement aux questions et c’est un processus plus facile. Mais lorsque vous cherchez à faire fonctionner une session de brainstorming à distance et virtuelle, vous voulez alors faire sortir toutes les informations, les aider dans leurs recherches, et aussi commencer avec suffisamment de contenu.

PETIT TRICK : Préparez un dossier partagé dans lequel vous avez plusieurs lectures, documents, études, chiffres, projections de concurrents, liens de sites web, etc. et encouragez les personnes avant la session à remplir ce dossier avec plus de contenu afin que d’autres puissent se plonger plus profondément dans le sujet.

3. Travailler efficacement ensemble

Il existe plusieurs façons de mieux créer des idées et de motiver les participants, surtout lorsque les gens ne sont pas dans la même pièce. Veillez à mélanger ces méthodes comme vous le jugez bon pour le résultat, car elles ne sont pas toujours applicables universellement.

Sens de la compétition

Les humains aiment « jouer » et « rivaliser » les uns avec les autres. Même de petits gestes comme entourer les idées gagnantes de couleurs ou souligner les bonnes idées au cours du processus motiveront les autres à participer davantage. Pour cela, il suffit d’épingler des noms à côté de l’idée ou de créer des colonnes pour chaque personne afin qu’elle voie ce que fait l’autre.

Attribuez des rôles aux participants

Il s’agit d’une technique utilisée de nombreuses manières différentes et il en existe plusieurs que vous pouvez utiliser. Les plus couramment utilisées sont :

“The Disney Method”

  • The Dreamer
  • The Realist and the Doer
  • The Critic
  • The Neutral

De Bono 6 hats thinking

  • Blue – The Moderator
  • Yellow – The Optimist
  • Green – The Thinker
  • Red – The Emotional
  • Black – The Critic
  • White – The Lens

Vous trouverez de plus amples informations sur ces deux méthodes de brainstorming dans l’article : 6 méthodes efficaces de brainstorming et de création d’idées

Étiquette et règles de base

  1. Ne critiquez pas les autres
    C’est l’une des pires choses que vous puissiez faire. En effet, les gens commencent alors à réfléchir avant de parler et de (bonnes) idées peuvent être perdues ou ces idées ne peuvent pas susciter d’autres idées.
  2. Utilisez le bouton de sourdine
    Si vous utilisez les différents rôles ou si vous travaillez activement. Utilisez le bouton de sourdine pour qu’aucun bruit de frappe, de clic ou autre ne vienne déranger les autres.
  3. Ne les forcez pas et ne les mettez pas dans l’embarras.
    Personne n’aime être confronté et forcé à avoir des idées sur le champ. Ne demandez pas autour de vous et ne poussez pas les gens. Donnez-leur plutôt des indices, de nouvelles informations, indiquez-leur des problèmes ou tout autre chose.
  4. Partagez les informations en un seul endroit
    Ne partagez pas des documents sur WhatsApp, Slack, des dossiers partagés et peut-être des e-mails en même temps. Assurez-vous que tout le monde sait où partager l’information, afin qu’il n’y ait pas de perte de temps inutile à discuter de l’endroit où quelqu’un a pu envoyer quelque chose.

Outils pour le brainstorming virtuel

Utilisez les bons outils, mais ne vous compliquez pas la tâche.

S’il vous plaît, ne faites pas de séances de brainstorming uniquement par appel vidéo. Cela dérange la plupart des gens et peut interférer avec le processus.

Utilisez par exemple des outils de chat, où le modérateur peut partager des liens, des documents et d’autres informations importantes. Pour l’introduction et l’alignement, vous pouvez organiser des réunions, mais essayez d’être précis sur les horaires afin de ne pas perdre de temps à attendre les autres.

Simplifiez le processus en utilisant les bons outils. Vous pouvez vous contenter d’utiliser des outils existants comme votre système de gestion de projet, les documents partagés de Google et une application de chat interne comme Slack. Il n’est pas nécessaire d’avoir des outils de brainstorming sophistiqués et vous pourriez simplement vouloir économiser de l’argent.

C’est pourquoi nous vous présenterons également des méthodes « à l’ancienne » qui ont fait leurs preuves, mais aussi des outils vraiment nouveaux et « fantaisistes » pour différents usages.

Crayon et papier

Il n’y a rien de plus facile pour dessiner des idées que du simple papier et un crayon. Il est facile à utiliser pour les gens et vous pouvez prendre une photo pour la partager dans le chat. Encouragez les gens à avoir du papier et un crayon prêts avant de rejoindre la réunion, cela pourrait la rendre plus productive lors de la présentation de l’idée.

Document Collaboration – Google Docs, Word 365, etc.

Quelque chose comme Google Docs, ou l’espace de travail partagé d’Office, est facile pour recueillir des idées instantanément. C’est un outil gratuit à utiliser, vous pouvez travailler sur le même document avec plusieurs personnes et vous voyez instantanément les mises à jour qui arrivent. Utilisez cet outil pour différentes méthodes de brainstorming et aussi pour que le modérateur partage les résultats collectés.

Un exemple :

Vous pourriez créer des documents Google différents pour chaque participant (disons 4 personnes). Chaque personne remplit ses idées, puis vous faites une rotation et la personne suivante reçoit le document d’une autre personne, ils écrivent à nouveau leurs interprétations et itérations de l’idée de la personne précédente jusqu’à ce que chaque document ait été travaillé par 4 brainstormers. À la fin, vous pouvez consolider les résultats dans un seul document et organiser un appel vidéo pour discuter des résultats. De cette façon, vous disposez de différents angles pour différentes idées de tous les participants en utilisant simplement 4 Google Docs et deux appels vidéo.

Réunion vidéo – Zoom, Google Meets, Microsoft Teams, etc.

Il existe de nombreux outils de vidéoconférence. Comme nous l’avons dit, ne l’utilisez pas comme seul outil. Elle est parfaite pour introduire la session, communiquer les conclusions, discuter des résultats, mais très mauvaise lorsque vous voulez vous concentrer ou faire un véritable brainstorming.

Utilisez un outil de chat tel que Slack, Microsoft Teams, etc. pour coordonner les personnes mais aussi pour leur donner du temps « hors-vidéo » afin qu’elles puissent avoir des idées et travailler seules.

Applications de chat – Slack, Whatsapp, Teams Chat etc.

Souvent négligé en tant qu’outil de brainstorming, cet outil peut pourtant être très rapide et efficace pour créer une « rafale d’idées ». Tout le monde pousse ses idées dans une discussion Whatsapp, un canal Slack, etc. et chacun ajoute ensuite son idée ou en introduit une nouvelle. De cette façon, les gens ne sont pas distraits par une vidéo ou d’autres sons et ils peuvent se concentrer uniquement sur l’apport d’idées dans le chat.

Tableau Kanban – Trello

Les outils de tableau kanban tels que Trello sont parfaits pour organiser les idées et les rassembler en un seul endroit. Vous pouvez créer une colonne pour les idées où tout le monde écrit ses idées et à partir de celles-ci, vous pouvez ensuite les prendre en charge et les faire glisser dans un pipeline où vous pouvez envisager d’avoir différentes colonnes pour les trier ou les hiérarchiser.

Outils de remue-méninges – Lucidchart, Miro, Mural, Ziteboard, etc.

Le marché des outils spécialisés pour le brainstorming et la présentation d’idées est en pleine expansion. Il existe des tonnes d’outils que vous pourriez envisager et qui ont leurs propres niches et caractéristiques. Les outils permettant de partager un tableau blanc, les cartes mentales et la collecte d’idées sur des post-it virtuels sont particulièrement courants. Vous devez décider au cas par cas si vous avez besoin d’un tel outil ou si un autre outil plus simple peut être utilisé à la place. D’après mon expérience, il est plus efficace d’utiliser l’outil le moins sophistiqué que tout le monde connaît, pour faire fonctionner les choses.

Conclusion et réflexions finales

Il peut être difficile de trouver de nouvelles idées et d’être innovant lorsque vous ne pouvez pas vous rencontrer et discuter en personne. Mais il existe des moyens, des processus et des outils qui vous aident à faire fonctionner même les brainstormings à distance et virtuels.

Ma recommandation personnelle est de ne pas en faire trop avec des outils et des méthodes fantaisistes, mais d’essayer d’utiliser les outils les plus simples pour obtenir le résultat souhaité. Soyez très clair sur ce que vous attendez de cette session, évitez d’abuser de la vidéo, donnez aux gens la liberté de partager leurs idées, et soyez conscient que le brainstorming à distance est également plus exigeant pour le modérateur.

CEO & Founder of MoreThanDigital. Serial entrepreneur since he successfully founded his first companies at the age of 13. He has always questioned the "status quo" and is committed to innovation, disruption and new ideas. As International keynote speaker, consultant for companies and governments & states, lecturer and published digital transformation expert, Benjamin tries to advance the topics of digitalization, digital transformation and innovation internationally.

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