12 de los mejores consejos y herramientas para el Brainstorming remoto y virtual

Brainstorming virtual y a distancia: los mejores consejos y trucos de la práctica

La mayoría de las empresas tienen dificultades para que el brainstorming y las nuevas ideas no se produzcan realmente de forma virtual y remota. Mostramos las mejores técnicas y consejos prácticos sobre cómo hacer un brainstorming a distancia y virtual.

Crear ideas ya es un gran problema para muchas personas, incluso cuando están en la misma sala. Con las forzadas oficinas remotas y las reuniones virtuales, este reto se hace aún mayor. Esto conduce a un estancamiento de la innovación y también a un problema a largo plazo para las empresas, pero no tiene por qué ser así.

Te damos algunas de las herramientas y consejos más útiles y también aplicables para crear sesiones de brainstorming eficaces de forma virtual. Muchas de las técnicas presentadas en otros artículos siguen siendo válidas, pero esta vez sólo nos centramos en el brainstorming remoto y la generación de ideas virtual.

Si quieres conocer las otras herramientas mira aquí:

Proceso de brainstorming virtual

1. Haga preguntas críticas antes de empezar

Es muy importante que te hagas preguntas críticas antes de invitar a otros a la sesión de brainstorming. Asegúrate de que dedicas suficiente tiempo a pensar en ello y aquí tienes algunas de las preguntas que puedes considerar:

  • ¿Necesitamos realmente una sesión de brainstorming? – Tenga claro el propósito de esta sesión. Asegúrate de que no es sólo una reunión, una puesta al día, una ronda de decisiones, etc.
  • ¿Quién es crítico para el resultado? – Piensa en cualquier tipo de resultado deseado y en quién sería beneficioso en el proceso de brainstorming
  • ¿Cuál es el mejor momento del día? – Es posible que quieras considerar la posibilidad de reservar un brainstorming virtual antes de que la gente esté harta de un día lleno de reuniones virtuales y oficina en casa
  • ¿Habrá que repetir las sesiones de brainstorming? – Ten en cuenta que a veces los avances son lentos y cuando el tema es más amplio, puede que quieras considerar varias sesiones con diferentes agendas
  • ¿Qué orden del día tenemos? – Establece un orden del día para la sesión y sé claro en comunicarlo antes de la reunión, para que todo el mundo esté de acuerdo

2. Reunión informativa antes de la sesión de brainstorming

Uno de los aspectos críticos clave del brainstorming a distancia es que la comunicación sea muy clara de antemano. Cuando realizas invitaciones en persona en tu oficina, puedes responder rápidamente a las preguntas y es un proceso más fácil. Pero cuando buscas que una sesión de brainstorming remota y virtual funcione, entonces quieres sacar toda la información, ayudarles en su investigación, y también empezar con suficiente contenido.

PEQUEÑO TRUCO: Ten preparada una carpeta compartida en la que tengas varias lecturas, documentos, estudios, números, proyecciones de la competencia, enlaces a sitios web, etc. y anima a la gente antes de la sesión a llenar esta carpeta con más contenido para que los demás puedan profundizar en el tema.

3. Trabajar juntos con eficacia

Hay varias formas de crear ideas y motivar mejor a los participantes, especialmente cuando las personas no están en la misma sala. Asegúrate de que mezclas estos métodos como mejor te parezca para el resultado, porque no siempre son aplicables universalmente.

Sentido de la competición

A los humanos nos gusta «jugar» y «competir» entre nosotros. Incluso pequeños gestos como rodear las ideas ganadoras con colores o llamar a las grandes ideas en el proceso motivarán a los demás a participar más. Para ello, basta con fijar nombres junto a la idea o crear columnas para cada persona, de modo que vean lo que hace el otro.

Asignar roles a los participantes

Esta es una técnica que se utiliza de muchas maneras diferentes y hay alrededor de la cual se puede utilizar. Las más utilizadas son:

The Disney Method

  • The Dreamer
  • The Realist and the Doer
  • The Critic
  • The Neutral

De Bono 6 hats thinking

  • Blue – The Moderator
  • Yellow – The Optimist
  • Green – The Thinker
  • Red – The Emotional
  • Black – The Critic
  • White – The Lens

Puede encontrar más información sobre estos dos métodos de brainstorming en el artículo 6 métodos exitosos para el brainstorming y la creación de ideas

Etiqueta y normas básicas

  1. No critiques a la gente
    Esta es una de las peores cosas que puedes hacer. Porque entonces la gente empieza a pensar antes de decir y las (buenas) ideas pueden perderse o estas ideas no pueden provocar ninguna otra.
  2. Utiliza el botón de silencio
    Si estás utilizando los diferentes roles o estás trabajando activamente. Utiliza el botón de silencio para que ningún tecleo, chasquido u otro sonido moleste a los demás.
  3. No les obligues ni les pongas en un aprieto
    A nadie le gusta que lo confronten y lo presionen para que tenga ideas en el momento. No preguntes ni presiones a la gente. Más bien dales pistas, información nueva, indícales los problemas o cualquier otra cosa.
  4. Comparte la información en un solo lugar
    No compartas documentos en WhatsApp, Slack, carpetas compartidas y quizás el correo electrónico al mismo tiempo. Asegúrate de que todo el mundo sabe dónde compartir la información, para que no se pierda tiempo innecesario en discutir dónde puede haber enviado alguien algo.

Herramientas para el Brainstorming virtual

Utiliza las herramientas adecuadas pero no lo compliques

POR FAVOR, no hagas sesiones de brainstorming sólo por videollamada. Esto resulta molesto para la mayoría de las personas y puede interferir en el proceso.

Utiliza, por ejemplo, algunas herramientas de chat, en las que el moderador pueda compartir enlaces, documentos y otra información importante. Para la presentación y la alineación puedes organizar reuniones, pero intenta ser específico en los horarios para no perder tiempo esperando a los demás.

Simplifica el proceso utilizando las herramientas adecuadas. Puede que sólo quieras utilizar las herramientas existentes, como tu sistema de gestión de proyectos, los documentos compartidos de Google y una aplicación de chat interna como Slack. No es necesario utilizar herramientas de brainstorming sofisticadas y puede que sólo quieras ahorrarte el dinero.

Por ello, presentaremos también métodos de la «vieja escuela» que han demostrado funcionar más que bien, pero también herramientas realmente nuevas y «elegantes» para diferentes propósitos.

Lápiz y papel

No hay nada más fácil para esbozar ideas que un simple papel y un lápiz. Es fácil de usar para la gente y se puede hacer una foto para compartirla en el chat. Anima a la gente a tener papel y lápiz preparados antes de unirse a la reunión, esto puede hacer que sea más productivo a la hora de presentar la idea.

Colaboración de documentos – Google Docs, Word 365, etc.

Algo como Google Docs, o el espacio de trabajo compartido de Office, es fácil de recopilar ideas al instante. Es una herramienta gratuita, se puede trabajar en el mismo documento con muchas personas y se ven al instante las actualizaciones que llegan. Utiliza esta herramienta para diferentes métodos de brainstorming y también para que el moderador comparta las conclusiones recogidas.

Un ejemplo:

Podrías crear diferentes documentos de Google para cada participante (digamos 4 personas). Cada persona rellena sus ideas, luego rotas y la siguiente persona recibe el documento de otra, escriben de nuevo sus interpretaciones e iteraciones de la idea de la persona anterior hasta que cada documento haya tenido 4 brainstormers trabajando en él. Al final, puedes consolidar el hallazgo en un solo documento y hacer una videollamada para discutir los resultados. De este modo, tendrás diferentes ángulos para diferentes ideas de todos los participantes utilizando simplemente 4 Google Docs y dos videollamadas.

Reunión de vídeo – Zoom, Google Meets, Microsoft Teams, etc.

Existen muchas herramientas de videoconferencia. Como ya se ha dicho, no la utilices como única herramienta. Es perfecta para introducir la sesión, para comunicar los resultados, para discutir los resultados pero muy mala cuando quieres concentrarte o hacer una verdadera lluvia de ideas.

Utiliza una herramienta de chat como Slack, Microsoft Teams, etc. para coordinar a las personas pero también dales tiempo «fuera del vídeo» para idear y trabajar por su cuenta.

Aplicaciones de chat: Slack, Whatsapp, Teams Chat, etc.

A menudo se pasa por alto como herramienta de brainstorming, pero puede ser bastante rápido y eficiente para crear una «explosión de ideas». Todo el mundo se limita a empujar sus ideas en un chat de Whatsapp, en un canal de Slack, etc., y todo el mundo se limita a añadir su idea o a introducir una nueva. De este modo, la gente no se distrae con un vídeo u otros sonidos y puede centrarse exclusivamente en empujar ideas en el chat.

Tablero Kanban – Trello

Las herramientas de tablero kanban como Trello son geniales para organizar las ideas y también para recogerlas en un solo lugar. Puedes crear una columna de ideas en la que todo el mundo escriba sus ideas y, a partir de ellas, puedes coger las que te interesen y arrastrarlas a un canal en el que quizá quieras considerar la posibilidad de tener diferentes columnas para ordenarlas o priorizarlas.

Herramientas de lluvia de ideas – Lucidchart, Miro, Mural, Ziteboard, etc.

El mercado de las herramientas especializadas para el brainstorming y la presentación de ideas está creciendo rápidamente. Hay montones de herramientas que puedes considerar y que tienen sus nichos y características únicas. Especialmente las herramientas para una pizarra compartida, los mapas mentales y la recopilación de ideas en post-its virtuales son muy comunes. Debes decidir caso por caso si necesitas una herramienta de este tipo o si puedes utilizar otra más sencilla en su lugar. Según mi experiencia, es más eficaz utilizar la herramienta menos sofisticada que todo el mundo conoce para que las cosas funcionen.

Conclusión y reflexiones finales

Puede ser un reto encontrar nuevas ideas y ser innovador cuando no puedes reunirte y discutir en persona. Pero hay formas, procesos y herramientas que te ayudan a conseguir que incluso el brainstorming remoto y virtual funcione.

Mi recomendación personal es que no te excedas con las herramientas y los métodos extravagantes, intenta utilizar las herramientas más sencillas para conseguir el resultado deseado. Ten muy claro lo que esperas de esta sesión, evita el uso excesivo del vídeo, da a la gente libertad para compartir sus pensamientos y sé consciente de que el brainstorming a distancia también es más exigente para el moderador.

CEO & Founder of MoreThanDigital. Serial entrepreneur since he successfully founded his first companies at the age of 13. He has always questioned the "status quo" and is committed to innovation, disruption and new ideas. As International keynote speaker, consultant for companies and governments & states, lecturer and published digital transformation expert, Benjamin tries to advance the topics of digitalization, digital transformation and innovation internationally.

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