Pipedrive – Zubehör für Muscle Cars?

Pipedrive - was ist das?

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MUSCLE CAR UND ROHRKREPIERER

Pipedrive kann man sicherlich frei mit „Rohrbeschleuniger“ oder besser „Pipelinebeschleuniger“ übersetzen. Das Gegenteil wäre dann vielleicht ein „Rohrkrepieren“[1].

Ich finde das sind zwei anschauliche Bilder für meine weiteren Ausführungen.

Pipelinebeschleuniger <-> Rohrkrepierer

Halten wir also fest: Pipedrive ist doch kein Zubehörteil für ein Muscle Car. Hier könnte der Artikel jetzt zu Ende sein!

Der Markt

Eigentlich sollte Verkaufen einfach sein: Der Verkäufer hat ein Produkt, der Käufer benötigt das Produkt. Doch zwischen beiden befindet sich ein Markt unüberblickbarer Größe. Allein im deutschen Online-Handel werden jährlich etwa 53 Milliarden Euro umgesetzt[1] – und damit erreicht der Online-Handel nicht einmal ein Zehntel der Größe des Einzelhandels.[2] Um hier Käufer für das eigene Produkt oder die eigene Dienstleistung zu finden, muss strukturiert vorgegangen werden. Hierbei helfen Systeme zum Kundenbeziehungsmanagement, auch Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) genannt. Zu den modernsten Tools dieser Rubrik zählt seit 2010 Pipedrive.

Akquise gehört zum Vertrieb wie das Salz in der Suppe. Damit tun sich viele Verkäufer, vor allem Gründer, aber schwer. Zudem verlangt Akquise nach Struktur und geordneten Abläufen, die gerade in Start-Ups oft nicht garantiert sind. Doch auch für etablierte Unternehmen besteht hier häufig Handlungsbedarf: Das Risiko, sich ohne geplantes Vorgehen und sorgfältige Dokumentation zu verzetteln und damit kostbare Zeit zu verschenken, ist groß. Aus diesem Grund bieten verschiedenste Unternehmen hier Hilfestellungen an.

Der CRM-Markt wird dominiert von wenigen großen Anbietern. Auf Salesforce entfällt dabei der Löwenanteil, Microsoft bietet mit Dynamics ein erfolgreiches System an und auch auf die Lösungen von SAP und Oracle entfallen große Marktanteile.[3] Allen ist gemein, dass Global Player diese Systeme programmieren – bis ins Detail auf Konformität ausgerichtet, auf Massentauglichkeit und vor allem auf die großen Vertriebsteams anderer internationaler Konzerne. Denn CRM-Systeme wie Salesforce sind dann gut, wenn die Teams groß, die Vertriebsgebiete weit und die Produkte vielfältig sind. Kleine Teams, Mittelständler, aber auch viele Großunternehmen brauchen weder den Funktionsumfang noch die Komplexität solcher Alleskönner. Hier braucht es einfache, effiziente Lösungen.

Was ist Pipedrive?

Pipedrive ist ein modernes CRM-System, das vorwiegend „kleine Verkaufsteams bei der Verwaltung komplizierter und langwieriger Verkaufsprozesse unterstützen soll.“[4] Dabei liegt der Fokus auf einer einfachen Handhabung und einem nützlichen, nicht überladenen Pool an Funktionen. Den Machern besonders wichtig ist zudem, dass die Software plattformunabhängig läuft und sowohl stationär, als auch mobil zur Verfügung steht.

Die Entwicklung begann in Estland. Das kleine baltische Land ist spätestens seit der Übernahme von Skype durch Microsoft nicht nur Tech-Insidern für seine Start-Up-Scene bekannt. 2010, ein Jahr vor dieser lang diskutierten Übernahme, wurde Pipedrive gegründet. Jedoch nicht als Spin-Off eines Großkonzerns oder ähnlich beeinflusst, sondern von Vertriebsbeauftragten, die nicht zufrieden waren mit den Systemen, die sie in ihrem Beruf gezwungen waren zu verwenden. Die Gruppe nahm sich vor, von der Pike auf ein System zu erstellen, was auf die Bedürfnisse kleinerer Gruppen zugeschnitten war.

Mittlerweile nutzen, nach eigenen Angaben des Unternehmens, von 100.000 Anwendern bereits mehr als 70.000 Menschen Pipedrive täglich.[5] Das System ist weit über die Grenzen Estlands hinweg bekannt und neben Estnisch schon lange in Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und vielen weiteren Sprachen verfügbar. Insgesamt sind 16 Sprachen und zahlreiche Währungen einstellbar.[6]

Wie funktioniert Pipedrive?

Pipedrive setzt auf die Verkaufs-Pipeline als Grundstruktur. Sie stellt die Hauptseite eines Pipeline-Accounts dar und bietet alle wichtigen Informationen über eingetragene Leads / Prospects und Kunden. Doch vor allem verrät sie den Status des jeweiligen Akquiseprozesses.

pionierfabrik Pipedrive Deals

Abbildung 1: Die Pipedrive Pipeline[7]

Diese Pipeline wird aufgeteilt in verschiedene Stufen. In Stufe 1 „Untouched Contacts“ liegen all jene Kontakte, die zwar angelegt wurden, denen aber noch keine weitere Aktion zugeordnet werden konnte. Aufsteigen zu Stufe 2 „Contact Made“ können die Prospects, zu denen bereits Kontakt aufgenommen wurde. Ist darüber hinaus bereits eine Bedürfnis-Abfrage gemacht worden, werden die Kunden in Stufe 3 „Qualified“ verschoben. Die qualifizierten Prospects sind nun bereit, ein Angebot zu erhalten. Ist das geschehen, wandern sie in Stufe 4 „Proposal presented“. Anschließend erwartet sie entweder das Feld „In Negotiation“ auf Stufe 5, oder sie werden per Drag-and-Drop zu „WIN“ oder „LOST“ verschoben. Diese beiden Buttons blenden sich bei Bedarf am unteren Bildrand ein. Dieses System verspricht bestmögliche Übersicht bei einfacher Bedienung.

Da kein Business gleich ist, lässt sich die Pipeline vollständig individualisieren. Dabei sind auch mehr Stufen denkbar, als hier zu sehen. Da die Stufenwechsel nicht automatisch, sondern per Drag-and Drop erfolgen, ist es ohne großen Aufwand möglich, eigene Stufen einzustellen und diese zu verwalten. Ich selbst verwende beispielsweise sieben Stufen:

DCI DOPPEL TRICHTER ZUR NEUKUNDENSTRATEGIE

Abbildung 2: Beispiel Sales Pipeline[8]

Wie arbeite ich mit Pipedrive?

Um Pipedrive gewinnbringend zu verwenden, empfiehlt es sich, einem Muster zu folgen. So ist das Programm schnell eingerichtet und der Funktionsumfang kann voll genutzt werden. Dafür benötigt es lediglich vier Schritte:

1: Erstellen und Einpflegen einer Prospectliste

In einer Prospectliste stehen tabellarisch aufgelistet alle potentiellen Kunden für Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Idealerweise können Sie auf bereits vorhandene Listen zugreifen. Der Import funktioniert einfach mit Excel-Listen. Entweder liegen Ihre Prospects bereits auf diese Art vor oder Sie exportieren sie aus Ihrem altem CRM-System in eine Excel-Liste. Vertreter eines Start-Ups oder andere Unternehmen, die noch keine Prospect-Datenbank haben, können auf Listen von Dienstleistern zurückgreifen. Eine gute Zusammenstellung seriöser Anbieter findet sich beispielsweise hier. Es empfiehlt sich, mindestens den Name des Ansprechpartners, Unternehmen, Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Kontaktes zu pflegen. Zusatzinformationen können von Vorteil sein. Natürlich können Kontakte auch manuell einzeln ergänzt und bearbeitet werden. Ist die Liste importiert, finden sich die potentiellen Kunden alle in Stufe 1 der Pipeline, unabhängig davon, wie diese benannt wurde.

2: Anlegen von Pipeline-Stufen

Jeder Vertrieb hat verschiedene Erfolgsstufen. Es beginnt mit den Prospects, der Verkauf endet mit dem Win oder dem Verlust. Dazwischen liegt freier Gestaltungsspielraum – dem trägt Pipedrive Rechnung. Individualisieren Sie also die Prozessstufen. Wenn Sie sich noch nicht sicher sind, wie Ihre Stufen aussehen, ist auch später noch eine Änderung möglich. Diese hohe Individualisierbarkeit trägt der Diversität von flexiblen Teams moderner Unternehmen bei. Doch auch zwischen Dienstleistern und Produkt-Produzenten können die Zwischenschritte mitunter stark variieren.

3: Anlegen von Aktivitäten

In der Pipeline-Ansicht wird neben jedem neuen Kontakt ein gelbes Warndreieck angezeigt. Dieses Symbol bedeutet, dass noch keine Aktivitäten für diesen Kontakt hinterlegt sind. Eine solche Aktivität kann viele Möglichkeiten abbilden. Als Beispiel legen wir einen Anruf an.

pionierfabrik Pipedrive Add Activity

Abbildung 3: Hinzufügen von Aktivitäten[9]

Durch Klicken auf das kleine gelbe Dreieck gelangen wir zu den Kontakteinstellungen. Neben Daten wie Name und Adresse des Kontaktes kann hier auch eine Aktivität hinzugefügt werden. Unser „Cold call“ erhält dafür ein Datum und eine Uhrzeit sowie die Notiz, dass unsere Ansprechpartnerin gerade aus Brasilien zurückgekehrt ist. Diese Information ist nützlich für spätere Anrufe.

Der Kontakt kann jetzt nicht nur in Stufe 2 versetzt werden, wir haben sogar zusätzliche Informationen mit dem Kontakt verknüpfen können. Erfolgt der nächste Anruf, steht in unserer Pipedrive-Oberfläche die notierte Information. Wir können also fragen, wie der Brasilien-Urlaub gewesen ist – das stärkt die Kundenbeziehung.

4: Anlegen von Erinnerungen

Pipedrive nutzt die Funktion der Aktivitäten zudem für Erinnerungen. Ist bei einem Account lange keine Aktivität mehr erfolgt, rückt er an den Beginn der Liste und die Fälligkeit von Aktivitäten wird durch kleine Symbole angezeigt. So wird verhindert, dass man die Rückkehr des Geschäftsführers aus dem Urlaub verpasst oder sogar die Deadline für das Angebot, das man noch einreichen wollte. Die Pipeline von Pipedrive erinnert daran.

Zum Anlegen dieser Erinnerungen führt wieder ein Klick auf das Aktivitätensymbol. Datum, Uhrzeit, Dauer und ein paar kurze Notizen eingeben und schon ist der nächste Anruf oder das nächste Meeting geplant. Damit verschwindet der Kontakt an das Ende der Liste, bis der Termin näher rückt. Dann bringt Pipedrive ihn zurück nach vorn, sodass er Ihnen präsent ist.

Welche Funktionen hat Pipedrive?

Die wichtigste Funktion von Pipedrive, das Pipeline Management, wurde bereits vorgestellt. Doch Pipedrive bietet noch mehr. So lassen sich über das CRM-Tool beispielsweise E-Mails versenden und empfangen. Dadurch muss für das E-Mail-Marketing nicht das Programm gewechselt werden. Auch Erinnerungen für Aktivitäten und Ziele kommen per E-Mail oder per mobiler Benachrichtigung. Pipedrive bietet außerdem ein Verkaufsreporting. So erkennen Sie, wo Sie Deals verlieren und wie hoch Ihre Conversion Rate tatsächlich ist. Wie viele Cold calls benötigen Sie, um einen Kunden zu gewinnen?

Zusätzlich zur Auswertung erstellt Pipedrive auch Prognosen. Das intelligente Programm erkennt, welche Deals die größten Abschlusswahrscheinlichkeiten aufweisen. Dazu wertet es die bisherigen Erfolge aus. Zudem kann es in der Platinum-Version Umsatzprognosen erstellen.

Das Arbeiten mit Pipedrive gestaltet sich zudem dadurch einfacher, dass die eigene Datenbank auch über Mobilgeräte abrufbar ist. Muss schnell eine Aktivität eingetragen werden, kann dies am Handy geschehen. In der Bahn stehen auf dem Tablet alle Kundendaten zur Verfügung, wenn noch schnell der Name des Ansprechpartners überprüft werden soll. Durch die Webapplikation kann des Weiteren von jedem internetfähigen Rechner auf die eigene Datenbank zugegriffen werden, ohne, dass diese auf fremden Geräten gespeichert werden müsste. Ein weiteres hilfreiches Feature: Im Vertriebsgebiet angekommen, zeigt Pipedrive Ihnen Ihre Kunden und Prospects in der Nähe.

Steigende Popularität bei moderaten Kosten

Unter den CRM-Systemen gilt Pipedrive mittlerweile als größte Gefahr für Salesforce und Co.: Das estnische Unternehmen ist unter den Top 20 der am schnellsten wachsenden Software-Unternehmen in den USA und zudem Gewinner des Expert Choice Award 2017[10]. Auch zahlreiche Tests und Vergleiche heben immer wieder die Stärken des Systems hervor. Besonders gelobt wird der zuverlässige Support.[11]

Die Kosten der Software unterscheiden sich je nach dem gewählten Paket. Die Basisfunktionen sind bereits im Silber-Paket für 12,50 € monatlich zu haben. Für jeden Nutzer wird dafür eine eigene Lizenz erworben. Verwaltungsaufwand spart das Gold-Paket für 24,20 € im Monat. In der Gold-Version gehören nicht nur E-Mail-Vorlagen zum Leistungsumfang, sondern auch vieles mehr. Teamleiter wählen das Platinum-Paket für 62,50 €. Hier lässt sich die Leistung des ganzen Teams überblicken, der Umsatz prognostizieren und es lassen sich mehrere Dashboards anlegen.

Nicht mehr nur etwas für Start-Ups und kleine Unternehmen

Einfachheit ist das Kernkonzept von Pipedrive. Damit punktet das CRM-System schon lange nicht mehr nur bei kleinen Unternehmen. Auch Vertriebsleiter und Führungskräfte von Konzernen setzen auf die klare Visualisierung in der Pipedrive-Pipeline. Dabei hilft, dass sich Pipedrive leicht mit anderen Programmen verknüpfen lässt. Nicht nur verschiedene Google Apps lassen sich unkompliziert anbinden, sondern auch nützliche Helfer wie LiveChat. Die wichtigste Anbindungsmöglichkeit besteht jedoch über Zapier. Zapier erstellt eine Schnittstelle zu zahlreichen anderen Services. Dadurch gehören auch Dienste wie Facebook, MailChimp oder HubSpot zum Erweiterungsumfang.

Für Unternehmen und Konzerne ist dabei besonders interessant, dass über Zapier Pipedrive auch mit anderen CRM-Systemen verbunden werden kann. Aus Salesforce lassen sich beispielsweise Kontakte und Leads einspielen. Auswertungen lassen sich anschließend auch in Pipedrive erstellen. So lassen sich Salesforce und Pipedrive unproblematisch parallel nutzen. Möchten Unternehmen auf andere Systeme verzichten, lassen sich leicht alle Daten zu Pipedrive portieren. Warum sich der Wechsel auch für große Unternehmen lohnen kann, erfahren Sie hier.

Pipedrive veröffentlicht Sales Analysen, Deutschlands Vertrieb abgeschlagen

Nicht nur die eigenen Daten werden von Pipedrive in Prognosen und Auswertungen verarbeitet, sondern auch die Daten anderer Nutzer. So ergibt sich ein Gesamtüberblick, der nicht zu unterschätzen ist. Schließlich besteht die Erhebungsmasse der Pipedrive-Kunden aus 70.000 Unternehmen. Es werden für die Auswertung lediglich anonyme Metadaten verwendet. Diese sind nicht auf einzelne Unternehmen zurückzuführen.

Das deutschsprachige Gebiet schneidet vor allem im Bereich der Conversion Rate sehr unterschiedlich ab. Während in der Schweiz 2017 18 % aller Geschäftsanbahnungen zum positiven Abschluss kamen und die Eidgenossen damit den sechsten Platz von 33 erhobenen Ländern belegen konnten, ist Österreich mit 12 % und Rang 29 weit von der Platzierung der Schweizer entfernt. Deutschland belegt sogar den letzten Platz mit einer Abschlussquote von gerade einmal 9 %. Als Gewinner geht Südafrika aus der Erhebung hervor: Hier werden 22 % aller Geschäfte zum Abschluss gebracht. Auch in Irland und Neuseeland werden Prospects überdurchschnittlich oft zu Kunden.

Die Abschlussrate ist nicht das einzige erhobene Vergleichsmerkmal. Auch die Dauer der Abschlussanbahnung wurde erhoben – und auch hier steht Deutschland nicht gut da. Mit über 50 Tagen gibt sich die Bundesrepublik nur von Belgien geschlagen. Österreicher erzielen Abschlüsse nur unwesentlich kürzer, wohingegen die Schweiz auch hier mit nur 35 Tagen einen vergleichsweise kurzen Anbahnungszeitraum aufweist. Südafrika, der Conversion Rate-Sieger, belegt Platz 2 und wird nur knapp von Brasilien überholt.

Doch noch eine weitere Besonderheit ist den Pipedrive-Analysten aufgefallen: Conversion Rate und Dauer bis zum Vertragsabschluss stehen in Verbindung. Verkäufer mit einer hohen Abschlussrate benötigen demnach wesentlich weniger Zeit, um einen Deal abzuschließen. Zudem ist die Pipeline dieser High Performer meist weniger umfangreich als bei Under Performern. Das spaltet den Vertrieb in zwei Lager: Effiziente Verkäufer, die nur wenige Prospects benötigen, um die sie sich aber intensiv bemühen, und Verkäufer, die bei Misserfolg schnell ihr Glück bei anderen Prospects suchen.

Fazit

Pipedrive ist anders als andere CRM-Systeme und besticht vor allem durch die Einfachheit des Pipeline-Systems. Mit minimalem Einrichtungsaufwand auf Seiten des Nutzers ermöglicht Pipedrive maximale Übersicht über die eigene Akquise. Das Programm ist übersichtlich, leicht zu bedienen und läuft sowohl auf jedem PC, als auch auf mobilen Endgeräten. Die intelligenten Auswertungen helfen zudem bei der Beurteilung der eigenen Strategie.

Das CRM-System Pipedrive empfiehlt sich nicht nur Freiberuflern und Unternehmen mit kleinen Teams. Auch große Unternehmen profitieren von der Übersichtlichkeit des Pipedrive-Ansatzes und von den zahlreichen Anbindungsmöglichkeiten. Die Darstellung des Kundengewinnungsprozesses als Pipeline ist einfach, aber sehr effektiv. Das Potential für Zeitersparnis ist groß.

Quellen

[1] Ein Rohrkrepierer ist ein Sprenggeschoss, das schon im Lauf des Geschützes detoniert. Die Auswirkungen können verheerend sein, unter anderem der Tod der Geschützbedienung. Im übertragenen Sinne bezeichnet man auch eine übereilte Maßnahme, die in einem Misserfolg endet, als Rohrkrepierer. Vgl. https://de.wikipedia.org/wiki/Rohrkrepierer, abgerufen am 12.03.2018

[1] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/177429/umfrage/umsatz-im-online-handel-in-europa/; Abruf: 25.03.2018

[2] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/261444/umfrage/umsatz-im-einzelhandel-in-der-eu-nach-laendern/; Abruf: 25.03.2018

[3] https://de.statista.com/statistik/daten/studie/262328/umfrage/marktanteile-der-anbieter-von-crm-software-weltweit/; Abruf: 25.03.2018

[4] https://www.pipedrive.com/de/about; Abruf: 25.03.2018

[5] https://blog.pipedrive.com/; Abruf: 25.03.2018

[6] https://www.pipedrive.com/de/features/multilingual-multi-currency; Abruf: 25.03.2018

[7] https://www.pipedrive.com/de/features/pipeline-management; Abruf: 25.03.2018

[8] Eigene Darstellung Barsch, T. (2017)

[9] https://www.youtube.com/watch?v=tjN0BxyrqOk; Abruf: 25.03.2018

[10] https://financesonline.com/pipedrive-salesforce-hubspot-base-freshsales-best-crm/; Abruf: 25.03.2018

[11] https://www.marketingautomationinsider.com/salesforce-vs-pipedrive/; Abruf: 25.03.2018

Thomas Barsch ist Dozent für Marketing, Vertrieb und Innovation an mehreren Hochschulen. Als Unternehmensberater mit dem Schwerpunkt Webseiten & DIGITAL SALES EXCELLENCE greift er auf einen über 25-jährigen Erfahrungsschatz im Marketing & Vertrieb zurück. Er bloggt seit dem 7. Januar 2012.
1 Kommentar
  1. […] Pipedrive kann man sicherlich frei mit „Rohrbeschleuniger“ oder besser „Pipelinebeschleuniger“ übersetzen. Das Gegenteil wäre dann vielleicht ein „Rohrkrepieren“[1]. […]

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