Haben sich Sitzungsleitungen im bekannten Sinn nicht erledigt – sei es, dass Teams weitgehend selbständig arbeiten – sei es, dass die Mitarbeitenden schon selber wissen, was zu tun ist – oder gar, dass das Team sich schlafwandlerisch selber führt?
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Sitzungsleitung hat sich mitnichten überlegt, weil die Häufigkeit, über bestehende Abteilungen hinweg zu kommunizieren steigt und weil Sie immer mehr projektbezogen kooperierende Mitarbeitende haben. Koordination und Absprachen und klare Informationen sind die Devisen der Stunde. Sowie klare Ansagen.
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Diese Klassiker gelten immer noch
Aber nicht autokratisch, sondern transparent und mit informationellem Mehrwert. Für alle Projektleitenden und Abteilungsleitenden sowie Fachstellenleitenden ist es deshalb wichtig
- effizient eine Sitzung zu führen
- eine gute Vorarbeit zu leisten (!)
- und eine klare Zielvorstellung zu haben.
Das ist aber nur die Hälfte der Arbeit. Die andere betrifft die Arbeit an der eigenen Ausdrucksfähigkeit. Denn gerade diese Anforderung ist insgeheim gestiegen und nicht etwa minder bedeutend geworden. Zwar gilt es, ständige wertvolle Inhalte abzusondern, Pardon: Contents, ist entscheidend, um – Story Telling? – Menschen einbeziehen zu können und binden zu können. Aber diese ähneln doch oft Phrasen und zielen nicht immer auf den Menschen, der als Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin gerade angesprochen wird. Nebst einem sorgsamen „Willkommen“ in der Anrede wie einem guten Einstieg und einem guten Ausstieg mit Mess-Check zur Stimmung, geht es inmitten der rhetorischen Leistung im Mittelteil: der Sitzung.
Neue Herausforderungen kommen hinzu
Doch oft ist mündlcihe Sprache von Zeitdruck geprägt, mangelndem Glauben an die Wichtigkeit des zu Sagenden oder zu wenig Bewusstsein für die entsprechenden Inhalte. Eine gute Sitzungsleitung fühlt sich nicht nur mitverantwortlich für die Resultate, sondern auch für die kulturgestaltende Kraft einer wertschätzende Arbeitsatmosphäre
Auf den Punkt gebracht sind folgende 5 Punkte entscheidend für Ihre Koordinationsleistung in der Leitung.
- Bevor Sie zu sprechen beginnen: Höchste Sorgfalt beim Einholen von Informationen! Erst auf der Basis, sich sicher zu sein, worüber Sie entscheiden lassen wollen oder informieren wollen, wird auch Ihre Sprache entsprechend inhaltssatt sein. Optimale Kenntnis (auf den konkreten Fall bezogen) befördert eine gelingende Kommunikation und erleichtert die Leitungsrollen ungemein.
- Sichern Sie eine eine passenden Rollenverteilung innerhalb der Anweisungen. Eine klare Deklaration, wann die Sitzungsleitung eine ebensolche ist und wann sie die Führung ist, erleichtert das zielführende und vertrauensgebende Sitzungsleitung.
- Denken Sie nach, bevor Sie sprechen. Im Alltag geht es oft schnell; für wichtige Mitteilungen (und wichtig sind alle, die an die Mitarbeitenden gehen) fehlt unter Umständen die Sorgfalt zu umreissen, worum es geht. Je besser Sie reflektiert haben, ob Sie eine oder mehrere Rollen innehaben, desto eher stehen Sie für den übergelagerten Mehrwert der Sitzung. Sie werden sie entsprechend sicher, wohlwollend und effektiv führen. Haushalten Sie deshalb mit Ihren Worten. Weniger, aber präzise gesprochen, ist mehr Wert.
- Sollten Sie zu redundantem (sich wiederholendem) Reden neigen, so beobachten Sie sich und verringern Sie die Redundanz. Oft bewirkt eine kleine Sprechpause mehr als nervöses, sich verschnellernden Weitersprechen. Verkneifen Sie sich den Impuls, mit Worten noch einmal zu unterstreichen, was Sie eben sagten. Und arbeiten Sie an Aussagen, für die Sie stehen möchten. Haben Sie visuelle, zeichnerische Ideen dazu? Nur zu. Dies ergänzt und stört nicht.
- Füllwörter vermeiden – Sollen Sie zu Füllwörtern neigen (Achtung: oft geschlechtstypisch verteilt) wie „ja“, „doch“, „wieder“, „Immer“, so achten Sie darauf, weniger davon zu nutzen. Ein kleines „Da ist er ja schon“ als Begrüssung enthält die Botschaft eines Vorwurfs, getragen vom Wort „ja“: hier versteckt sich ein gelinder Vorwurf, zu spät zu kommen. Füllwörter sind wie geschaffen, eine kaum zu bemerkende, aber auf jeden Fall aggressiv-anklagende Sprache zu sprechen.
Nutzen Sie dafür die Macht der Sprache in der neuen Arbeitswelt
„Die Gegenwart zieht die Zukunft an – wenn Sie sie rufen.“. Benennen Sie Veränderungen, für die Sie verantwortlich sind, weil ein einprägsamer Name die halbe Miete ist. Nennen Sie also eine besagte Reorganisaiton nicht Reorganisation, sondern Projekt „flügge werden“ oder „Trias – unsere drei Organisationsprinzipien.Um dies alles umzusetzen, schaffen Sie sich Ihre eigene Vision: wir sind in der Arbeitswelt von morgen bereits angekommen: Sorgfalt und Achtsamkeit in Verbundenheit mit Regeln nehmen zu. Sprache wird so zum Akteur; ist sie föderlich-wertschätzend gilt dies als Teamentwicklung. Ist die verschwurbelt und unklar, so grenzt dies an Arbeitsbehinderung. Kooperative und auf Zusammenarbeit und Vertrauen angelegte Arbeitsumgebungen verlangen eine einfache, klare, sich ihrer Verantwortung bewussten „Chef“-Sprache. Diese Sorgfaltspflichten gelten für Führungspersonen.
Auch der Umgang mit sich selber erfordert eine persönliche Dimension für den eigenen Wortschatz. Selbstwertschätzung und gelungene Führung sind eng miteinander verbunden.
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