PDCA – die Universal-Formel für Veränderung?

Systematisch Veränderungen auf den Weg bringen

Zwischen endloser Planung oder aktionistischem „einfach mal loslegen“ gibt es einen einfachen Mittelweg, um in unbekanntes Terrain vorzudringen. In Iterationen erreichen Sie Fortschritte, ohne sich „vorwärts scheitern“ zu müssen.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten gern sportlich aktiver werden. Wie gehen Sie vor?
Wahrscheinlich haben Sie sich schon ein paar Rahmenbedingungen überlegt, z.B. ob lieber drinnen oder draußen, allein oder in der Gruppe oder welche Sportarten Sie schon im Vorweg ausschließen. Wie kommen Sie jetzt ins Handeln?

Sie könnten jetzt eine Marktanalyse betreiben, alle Optionen notieren – von Fitness-Apps zum Allein-Trainieren, bis hin zu den verschiedenen Vereins- und Club-Angeboten. Sie bewerten alles sorgfältig nach Kosten und Nutzen, Risiken und Ausbaufähigkeit. Der Elan, etwas zu tun, hat schon deutlich abgenommen. Trotzdem, die Fakten liegen auf dem Tisch, Sie entscheiden sich und starten endlich mit der ausgesuchten Aktivität. Nach ein paar Wochen stellen Sie fest, dass die Kurstermine oder die gewählte Sportart doch nicht so passen. Sie haben doch so sorgfältig entschieden, das muss doch das Richtige sein!? Sie zwingen Sie sich noch ein paar Wochen lang durch und lassen die Aktivitäten nach und nach einschlafen. Ein Misserfolg.

Der „gesunde Menschenverstand“

Glücklicherweise handeln bei persönlichen Entscheidungen die meisten Menschen anders: Natürlich sammeln Sie kurz Informationen, fragen Freunde nach ihren Empfehlungen und was man für die ersten Schritte braucht. Aus einer überschaubaren Auswahl an Optionen suchen Sie sich für den Anfang eine einfach umzusetzende Variante aus – und los geht’s! Nach den ersten paar Wochen stellen Sie fest, dass die gewählte Sportart Spaß macht, Sie kaufen bessere Ausstattung und schauen nach Gruppen, in denen Sie aktiv werden können. Nach und nach entwickeln sich Ihre sportlichen Aktivitäten weiter, Sie sind zufrieden. Erfolg!

Ohne groß nachzudenken haben Sie bei der zweiten Variante das PDCA-Vorgehen zur Umsetzung von Veränderungen angewendet. Intuitiv wählen wir das größtenteils, wenn eine unübersichtliche Aufgabe ansteht, bei der wir lieber Stück für Stück vorgehen oder auf unbekanntem Terrain, wenn wir zwischen Optionen wählen müssen, ohne die Auswirkungen genau zu kennen.

Dieses Vorgehen lässt sich systematisch für Umsetzung von Veränderungen oder Lernprozessen in Unternehmen anwenden.

Plan – Do – Check – Act

PDCA klingt neu, ist es aber nicht. Als Vorgehen zum Erlangen wissenschaftlicher Erkenntnisse wurde die Methode schon im 17. Jahrhundert von Francis Bacon beschrieben: Hypothese aufstellen, Experiment durchführen, beobachten & Schlüsse ziehen.

Im 20. Jahrhundert wurde das Vorgehen als Deming Circle bekannt mit den Phasen plan – do – check – act (manchmal auch „adapt“). Entworfen für Qualitätssicherungsprozesse fand es schnell Eingang in Lean Manufacturing als Basis für kontinuierliche Verbesserung und schließlich in die agilen Methoden.

Im Gegensatz zum klassischen Planen & Ausführen geht es bei PDCA darum, eine begründete Hypothese zu den Folgen des Tuns aufzustellen und zu überprüfen, statt um vollständige Analyse und Vorausbestimmung aller Möglichkeiten.

PDCA ist aber auch nicht „einfach mal loslegen“, denn es gibt eine relevante Planungsphase. Und im Unterschied zu „sich vorwärts scheitern“ oder „aus Fehlern lernen“ funktioniert PDCA auch, ohne vorher Fehler gemacht zu haben. Die Iteration ermöglicht es, systematisch aus den Ergebnissen zu lernen, auch wenn keine Fehler aufgetreten sind.

Damit eignet sich PDCA vor allem für

  • umfangreiche Themen, die zu Beginn nur mit großem Aufwand durchgeplant werden können (klassische Projekte, bei denen die Konzeption länger dauern würde als die Anforderungen Bestand haben);
  • neue Themen, bei denen zu Beginn nicht alles planbar ist, weil nicht alle Faktoren bekannt sind (Erkenntnisgewinn durch Experiment);
  • Verbesserung bestehender, komplexer Abläufe (also Abläufe, bei denen Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge nicht bekannt sind, vgl. Cynefin-Framework) in kleinen Schritten, in denen die Auswirkungen beobachtet oder gemessen und zum Nachsteuern verwendet werden.

Einfach machen – mit Vorbereitung

Wie lässt sich das im Arbeitsalltag anwenden? Am besten beginnen Sie mit einem kleinen Thema, einer neuen Idee, für die sich eine komplette Marktforschung nicht lohnt. Nehmen wir an, Sie möchten das Zusammengehörigkeitsgefühl in Ihrem hybrid arbeitenden Team verbessern.

PDCA Zyklus - Plan, Do, Check and Act
PDCA Zyklus – Plan, Do, Check and Act – Quelle: Corinna Hischke

Plan

Holen Sie alle zusammen, von denen Sie meinen, dass sie von der Idee betroffen sind, denen die Idee nützen kann oder die in der Umsetzung involviert sind. Betrachten Sie die aktuelle Situation im Umfeld der Idee. Wozu dient die Idee, welchen Nutzen kann sie entfalten? Was sind Ansatzpunkte, um die Idee in die Tat umzusetzen?

Stellen Sie eine Hypothese auf: Wenn wir folgendes tun, erwarten wir diese Effekte. Überlegen Sie sich, wie Sie die gewünschten Ergebnisse messen wollen.

Legen Sie Schritte und Teilaufgaben fest, wie die Idee zunächst umgesetzt werden soll und einigen Sie sich auf einen frühen Termin, zu dem Sie das Ganze auf den Prüfstand stellen wollen.

Im Beispiel kommt das Team zusammen. Nach kurzer Diskussion, einigen sich alle, was ihnen besonders fehlt (der Klönschnack — Norddeutsch für „formlose Unterhaltung“ — auf dem Weg zum gemeinsamen Mittagessen) und was gar nicht gehen würde (hybride Klönschnack-Treffen im Terminkalender).

Sie stellen die Hypothese auf „wenn wir vor Ort weiter gemeinsam zum Essen gehen und regelmäßig so zwischen Home-Office und Büro getauscht wird, dass jede und jeder einmal in der Mittagsgruppe ist, fühlen sich wieder alle auf dem Laufenden.“

Für die nächsten 4 Wochen will das Team einen Anwesenheits-Plan aufstellen, damit die Durchmischung gelingt.

Do

Setzen Sie die besprochenen Schritte um. Damit die Prüf-Phase möglichst auch erreicht wird, sollte der Plan genug Freiräume für die Art und Weise der Umsetzung enthalten, um auf Umstände reagieren zu können. Die Hypothese muss auch bei Änderungen im Vorgehen weiterhin überprüfbar sein.

Im Beispiel kann z.B. bei erforderlicher Anwesenheit im Büro oder Home-Office wegen Kinderbetreuung der Plan schnell angepasst werden.

Wichtig: Bei größeren Hindernisse ist es besser, abzubrechen und die Check-Phase vorzeitig durchzuführen, als weiter Aufwand zu verschwenden.

Check

In dieser Phase prüfen Sie, welche Effekte eingetreten sind. Auch wenn die Ursache nicht immer eindeutig feststellbar ist, nehmen Sie einfach erst einmal alle gefundenen Beobachtungen auf.

Sie sitzen also nach den 4 Wochen wieder mit dem Team zusammen und sammeln die Erfahrungen ein. Wie bei der Retrospektive prüfen Sie, was gut war, was ausgebaut werden kann, was geändert werden müsste.

Act

Anschließend bewerten Sie: Ist das Ergebnis für Sie in Ordnung? Wo wollen Sie nachregeln, um noch bessere Ergebnisse zu erreichen? Lässt sich das Ganze jetzt einen Schritt größer ausrollen?

Und natürlich kann sowohl das Nachregeln als auch das Ausrollen wieder als PDCA-Zyklus begonnen werden.

Im Beispiel beschließt das Team jetzt gemeinsam, ob das Ziel schon erreicht wurde oder mit welchen der in der Retrospektive gefundenen Punkte sie in die nächste Iteration gehen möchten.

Variationen von PDCA

Der PDCA-Zyklus liegt vielen Vorgehen schrittweiser Veränderung zugrunde, hier ein paar Beispiele:

Qualitätsmanagement – DMAIC

Hier liegt der Schwerpunkt auf einer detaillierten Hypothese, die dann exakt geprüft werden kann. Dazu verteilt sich die Planung auf die Schritte Define, Measure, Analyse.

Zuerst wird der Status Quo inkl. Messwerten festgestellt und analysiert, wo geändert werden muss, um gewünschte Auswirkungen zu erreichen. Die Zielerreichung lässt sich dann in der Check-Phase exakt messen.

Sinnvoll ist das Vorgehen bei gut messbaren Kennzahlen in Prozessen, die bereits eine gewisse Reife erreicht haben, so dass die Hebel recht gut eingeschätzt werden können, z.B. in der Produktion.

Kontinuierliche Verbesserung – Kaizen

Etablierte, komplexe Prozessen lassen sich gut in kleinen Schritten verbessern. Die Planung wird dabei kurz gehalten werden, weil der Prozess bekannt ist und eher kleine Änderungen umgesetzt werden.

Der Fokus liegt hier auf der Iteration kleiner Fortschritte, also der Act-Phase.

Dynamisches Umfeld – Agile Methoden

Agile Vorgehensweisen begrenzen die Planung auf das Nötigste, auf die nahe Zukunft. Im Fokus liegt die Kundenorientierung, die in der Check-Phase überprüft wird. Darüber hinaus ist auch hier die Act-Phase für die Vorbereitung der nächsten Iteration wichtig.

Kurze Planung und häufige Checks sind z.B. sinnvoll bei schneller Anpassung an häufige, unspezifische Änderungen.

Fazit und Erfolgskriterien

PDCA ist eine einfache, dynamische Basis-Methode zum Verändern und Lernen, wenn der erste Schritt schwerfällt, weil der Berg allzu groß erscheint, oder die Richtung zum Gipfel sich im Nebel verliert.

Beachten Sie diese Erfolgskriterien, und erzielen Sie schnell verwertbare Ergebnisse:

  • Denken Sie beim Planen an die Formulierung einer Hypothese. Die Planung ist nicht nur das Vorbereiten des „Do“, sondern auch das Vorbereiten des „Check“.
  • Fassen Sie die Umsetzungsphase nicht zu kurz, sie brauchen oft auch etwas Zeit, um genügend Beobachtungen zu sammeln.
  • Machen Sie die Umsetzungsphase so kurz wie möglich, es müssen nicht alle gewünschten Effekte in einer Iteration umgesetzt werden.
  • Trauen Sie sich weiterzumachen, auch wenn einmal eine Hypothese nicht so eingetroffen ist, bleiben Sie dran!
Know-how-Aufbau für tragfähige digitale Transformationsprozesse ist das Metier von Corinna Hischke. Aus 30 Jahren Erfahrung in Technologie, Organisation und Führung vermittelt sie Praxiswissen in Trainings, Workshops oder als individuelle Begleitung. Ein tiefes Verständnis der Technologien als Diplom-Informatikerin kombiniert sie mit der Leidenschaft für die handelnden Menschen und pragmatische Lösungen.

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