Un vide de gestion en déménageant au bureau à domicile ? 5 conseils pour un bon travail d’équipe

Home Office rencontre beaucoup de personnes non préparées. La situation actuelle, avec la distance de sécurité, les quarantaines volontaires et, si possible, le bureau à domicile, bouleverse complètement les structures des équipes. Cela crée de nouveaux défis, tant pour les cadres que pour les employés. D’autant plus que le travail à domicile est encore la norme générale dans peu d’entreprises, car on parle souvent du « si » au lieu du « comment ». Une étude de la Fondation Hans Böckler (2019) montre pourquoi :

« Selon l’enquête, 22 % des femmes interrogées ont déclaré qu’elles ne travaillaient pas à domicile parce que ce n’était pas autorisé – et bien que cela soit techniquement possible. Seuls 12 % des hommes ont fait cette déclaration. …

« Cependant, la plupart d’entre eux ont renoncé de leur propre chef au bureau à domicile. Près de 80 % des personnes interrogées estiment que le travail à domicile ne convient pas à leur emploi. Environ 70 % des personnes interrogées ont également estimé que leur propre présence était importante pour le patron.

Source: https://www.tagesschau.de/wirtschaft/studie-homeoffice-101.html

Actuellement, le « comment » est soudainement dans la pièce et moins le « si ». C’est aussi l’occasion de développer davantage l’équipe via les KPI (Key Performance Indices), les structures de communication et de réunion et beaucoup de communication.

Présence dans le bureau principal ?

Un bon mot-clé à ce stade. Car bien souvent, il y a beaucoup de choses derrière ce petit mot. C’est ce que me montrent de nombreuses conversations des derniers jours dans la situation exceptionnelle.  En fait, de nombreux cadres se préoccupent de savoir comment ils peuvent « voir » ce que font les employés dans leur bureau à domicile. D’une part, il s’agit de résultats et d’efficacité, et d’autre part, il s’agit aussi de relations interpersonnelles. Alors, comment les employés le ressentent. Après tout, tout le monde ne s’accommode pas aussi bien du manque d’échanges sociaux dans la cafétéria. D’autres, en revanche, sont peut-être heureux parce qu’ils peuvent tout simplement travailler. Et ceci relativement peu perturbé par les (ennuyeuses) petites discussions des collègues.

Les structures personnelles facilitent ou compliquent le travail dans le bureau à domicile

Cela a beaucoup à voir avec la façon dont chaque membre de l’équipe « fait tic-tac » comme ça. Selon les forces personnelles qui dominent, nous nous comportons différemment. En outre, les points forts déterminent ce dont nous avons besoin pour aborder les tâches avec motivation et verve dans l' »isolement » du bureau à domicile. Beaucoup de personnes peuvent même se débattre avec leurs peurs et ont en fait besoin de beaucoup plus de proximité que ce qui leur est offert actuellement.

La bonne nouvelle est que la proximité n’est pas nécessairement liée à la présence physique. Il est également possible de créer et de renforcer la proximité émotionnelle et l’esprit d’équipe par voie numérique.

5 conseils pour les cadres et les employés

Conseil 1 : Faites un effort !

Il convient de mentionner à ce stade qu’il n’incombe pas seulement au manager d’assurer la cohésion et la coopération de l’équipe. Boris Grundl a dit un jour dans une de ses formations que, selon lui, le manager n’a « que » 50% de la responsabilité du développement des employés. Les 50 % restants sont à la charge de l’employé lui-même. J’irais même plus loin en attendant et je verrais plus de responsabilité chez l’employé. Surtout lorsqu’il s’agit de voyages d’apprentissage et d’apprentissage auto-organisé, la prise de responsabilité est très importante dans le contexte de la transformation numérique. Chaque individu est responsable de lui-même et de notre succès commun. La tâche du gestionnaire est bien sûr de créer le cadre et de soutenir le développement. Mais chaque employé est appelé à apporter sa contribution. Cela est également ou surtout vrai en temps de crise.

Conseil n°2 : Stimuler un changement de perspective dans la communication

La communication en soi est souvent difficile. Les malentendus sont inévitables. Ce n’est pas nouveau. Si tout le monde travaille soudainement à la maison, les signaux du langage corporel sont absents. Les canaux perceptifs de communication sont réduits. La communication numérique objectivationne manifestement la parole. Nous avons tendance à aller droit au but. Pour se passer de SmallTalk – ou des formules de politesse. De plus, les particularités rhétoriques telles que l’ironie sont difficiles ou impossibles à interpréter numériquement. Cela signifie que je dois toujours réfléchir très attentivement à la manière dont le message pourrait être reçu par l’autre personne. C’est peut-être une bonne occasion de décrocher plus souvent. Au lieu d’envoyer rapidement un courrier électronique ou WhatsApp ? Il est vraiment utile de continuer à se saisir de son propre nez. Et d’envisager comment mon homologue pourrait le prendre. Ou encore : demandez-nous !

Conseil n° 3 : créer des structures pour une collaboration efficace à partir du siège

Ni les employés ni les dirigeants n’ont vraiment eu le temps de se préparer à cette nouvelle situation. Un vide se dessine maintenant, qu’il faut combler. Si des lieux décentralisés et des bureaux à domicile ne sont pas déjà en place, les équipes manqueront initialement de la plate-forme d’échange structurée et du cadre de communication régulière. Il est maintenant temps d’être agile, de tester simplement les outils. Selon la disponibilité des outils de collaboration, il existe différentes possibilités. Un bon outil est, par exemple, les équipes d’EM. Là, les sujets/projets peuvent être organisés par le biais de canaux, les documents peuvent être édités et discutés ensemble. Le système de réunion intégré, une gestion des tâches et des fonctions de tableau blanc permettent un échange rapide d’informations synchrone et asynchrone. Ou simplement via un fichier OneNote partagé. Stockés dans un disque central, tous les participants élaborent une structure pour partager toutes les informations pertinentes, par exemple. Il est logique d’avoir une vue d’ensemble des objectifs quotidiens de chaque membre de l’équipe, de la progression des tâches vers la réalisation des objectifs et bien plus encore. Il est toujours important de régler exactement quels sujets sont partagés et traités par quel canal. D’ailleurs, il est possible de constituer des équipes virtuelles pour élaborer et développer ces structures et ces accords dans le cadre d’une vidéoconférence. Peut-être une heure par jour – cela permet aussi d’assurer un échange régulier. Il peut également être utile d’utiliser d’autres éléments de la gestion de projet agile. Exemple : Daily Stand-up. Au moment convenu, tous les membres de l’équipe se réunissent virtuellement dans la salle de réunion. 15 minutes pour l’atmosphère, les objectifs quotidiens, les défis particuliers et les informations importantes, le besoin de soutien. Court, vif, utile. Et : Brève réflexion sur l’utilité de la réunion ou sur la nécessité d’une adaptation.

Conseil n°4 : Développer des KPI utiles (KeyPerformanceIndices)

La confiance – un sujet qui est volontiers abordé et défendu dans les formations de gestion, dans les déclarations de mission des dirigeants, etc. Mais soyons honnêtes : à quel point la confiance est-elle vraiment importante ? Ou, en retour, le désir de contrôler l’avancement des travaux ? C’est un côté. Mais l’autre est que les membres de l’équipe doivent voir les progrès individuels et collectifs de l’équipe. Cela permet de maintenir la motivation et l’objectif commun (= le kit pour une équipe qui fonctionne) à un niveau élevé. Dans la plupart des entreprises, il y a des chiffres clés économiques, peut-être aussi des chiffres clés de processus. Ils sont importants. Mais une dimension est souvent oubliée : Comment l’équipe mesure-t-elle son succès ? Comment l’employé constate-t-il qu’il apporte une contribution importante à l’ensemble de l’entreprise ? Ce sont précisément ces questions qui deviennent encore plus pertinentes lorsque l’équipe est répartie géographiquement. Les chiffres clés de la direction ou de l’équipe, en particulier, peuvent être précieux. Ils sont également élaborés ensemble puis évalués lors des réunions régulières. Les caractéristiques remarquables sont discutées. Cela peut facilement être fait en fixant des points (fonctionne bien virtuellement) ou avec des outils d’enquête tels que LamaPoll ou des outils similaires (pour les outils numériques, veuillez toujours envisager la codétermination !) Toutefois, ces indicateurs ne fonctionnent que s’ils sont discutés sérieusement. Objectif : s’améliorer ensemble et découvrir les points de friction. Soit dit en passant, si les indicateurs de performance clés sont toujours très bien notés, il faut se demander s’ils sont les bons ou s’il est temps d’en créer de nouveaux. Mais n’en demandez pas plus de 3 ou 4 en même temps.

Quelques idées de chiffres clés « doux » :

• J’ai le sentiment de disposer de toutes les informations nécessaires à mon travail
• Ma contribution est visible dans l’équipe
• Nous respectons nos règles
• Nous avons déjà ri ensemble aujourd’hui
• Nous travaillons sur les bons sujets
• Mon manager me donne un feedback constructif
• Nous travaillons bien ensemble, comme une équipe
• J’ai atteint mes objectifs hebdomadaires
• Nous nous soutenons mutuellement en tant qu’équipe

Conseil n°5 : Devenir personnel

Il est important de créer un espace pour les gens – également en ce qui concerne les besoins individuels. Même si tout le monde travaille depuis le bureau à domicile. Une petite réunion autour d’un café deux fois par semaine, par exemple, est utile à cet égard : tous ceux qui peuvent venir à l’heure convenue se présentent à la réunion virtuelle avec une tasse de thé ou de café pour une discussion personnelle. La seule règle : pas de discussions sur le contenu. L’objectif est l’échange social, le rire dans l’équipe. Avec de la créativité, d’autres formats utiles sont certainement créés ici pour piloter ensemble, motivés par la crise. Peut-être même 5 minutes de fitness collectif de bureau de temps en temps ? Pourquoi pas ? Les dirigeants, en particulier, devraient activement donner le bon exemple. Surtout au début du travail en équipe virtuelle, prenez du temps supplémentaire et contactez les membres de l’équipe individuellement à intervalles réguliers. Juste pour savoir comment est l’ambiance, quelles sont les difficultés rencontrées et où les choses vont bien. De cette façon, tout le monde se sent vu et le directeur sait mieux où se trouvent les véritables points de friction.

Conclusion

Aujourd’hui, le travail d’équipe est plus nécessaire que jamais. En même temps, c’est une bonne occasion de promouvoir plus de responsabilité personnelle et plus d’échanges. Il est important de poursuivre dans cette voie après la crise et de faire du travail à domicile une bonne alternative à long terme.

Sandra Dundler

Wenn Menschen gemeinsam auf einem Trampolin springen, können sie sich gegenseitig beschleunigen oder ausbremsen. Das ist in Teams und Organisationen genauso. Als Trainerin, Coach, Team- und Kulturentwicklerin begleitet Sandra Dundler die Menschen digital und analog dabei, die Herausforderungen der Transformation zu meistern. Sie war selbst lange Jahre Mitarbeiterin in einem Konzern auf unterschiedlichen Führungsebenen.