¿Gestión de vacío al mudarse a la oficina en casa? 5 consejos para un buen trabajo en equipo

por qué los KPIs, las estructuras, los cambios de perspectiva y la comunicación ayudan a desarrollar un equipo - incluso en la oficina central

La oficina de la casa se reúne con muchos no preparados. La situación actual con la distancia de seguridad, las cuarentenas voluntarias y, cuando es posible, la oficina en casa, pone las estructuras de los equipos completamente patas arriba. Esto crea nuevos desafíos tanto para los gerentes como para los empleados. Especialmente porque trabajar en una oficina en casa sigue siendo la norma general en pocas empresas, ya que a menudo se discute el «si» en lugar del «cómo». Un estudio de la Fundación Hans Böckler (2019) muestra por qué:

«Según la encuesta, el 22 por ciento de las mujeres encuestadas dijeron que no trabajaban en casa porque no estaba permitido, y aunque era técnicamente posible. Sólo el 12 por ciento de los hombres hicieron esta declaración. …

«Sin embargo, la mayoría de ellos renunciaron a la oficina de la casa por su propia voluntad. Casi el 80 por ciento de los encuestados consideraron que trabajar desde casa no se ajustaba a su trabajo. Alrededor del 70 por ciento también asumió que su propia presencia era importante para el jefe.

Quelle: https://www.tagesschau.de/wirtschaft/studie-homeoffice-101.html

Actualmente, el «cómo» está de repente en la habitación y menos el «si». También es una oportunidad para desarrollar el equipo aún más a través de los KPI (Key Performance Indices), estructuras de comunicación y reuniones y mucha comunicación.

¿Presencia en la oficina de la casa?

Una buena palabra clave en este momento. Porque a menudo hay mucho detrás de esta pequeña palabra. Esto me lo demuestran muchas conversaciones de los últimos días en la situación excepcional.  Muchos gerentes están realmente preocupados por cómo pueden «ver» lo que los empleados están haciendo en la oficina en casa. Por un lado, se trata de resultados y eficiencia, y por otro lado, también se trata de relaciones interpersonales. Así que cómo se sienten los empleados al respecto. Después de todo, no todo el mundo se las arregla igual de bien con la falta de intercambio social en la cocina del café. Otros, por otro lado, son tal vez felices porque pueden simplemente trabajar en algo. Y esto relativamente imperturbable por la (molesta) pequeña charla de los colegas.

Las estructuras personales facilitan o complican el trabajo en la oficina doméstica

Mucho tiene que ver con la forma en que cada individuo del equipo «hace tictac» de esa manera. Dependiendo de las fortalezas personales dominantes, nos comportamos de forma diferente. Además, las fortalezas determinan lo que necesitamos para abordar las tareas con motivación y entusiasmo en el «aislamiento» de la oficina en casa. Muchas personas pueden incluso luchar con sus miedos y en realidad necesitan mucha más cercanía de la que se ofrece actualmente.

La buena noticia es que la cercanía no tiene necesariamente que ver con la presencia física. También es posible crear y fortalecer la cercanía emocional y el espíritu de equipo digitalmente.

5 consejos para gerentes y empleados

Consejo 1: ¡Haz un esfuerzo!

En este punto cabe mencionar que no sólo es responsabilidad del administrador garantizar la cohesión y la cooperación del equipo. Boris Grundl dijo una vez en uno de sus entrenamientos que en su opinión el gerente tiene «sólo» el 50% de la responsabilidad del desarrollo de los empleados. El 50% restante corresponde al propio empleado. Incluso iría más lejos mientras tanto y vería más responsabilidad en el empleado. Especialmente cuando se trata de Viajes de Aprendizaje y aprendizaje auto-organizado, asumir la responsabilidad es muy importante en el contexto de la transformación digital. Cada individuo es responsable de sí mismo y de nuestro éxito conjunto. La tarea del administrador es, por supuesto, crear el marco y apoyar el desarrollo. Pero cada empleado está llamado a hacer su contribución. Esto es también o especialmente cierto en tiempos de crisis.

Consejo 2: Estimular un cambio de perspectiva en la comunicación

La comunicación en sí misma es a menudo difícil. Los malentendidos son inevitables. Esto no es nada nuevo. Si todos de repente trabajan desde casa, las señales de lenguaje corporal se pierden. Los canales de comunicación perceptivos se reducen. Se ha demostrado que la comunicación digital objetiva la palabra hablada. Tendemos a ir directo al grano. Para prescindir de SmallTalk – o de las frases de cortesía. Además, las peculiaridades retóricas como la ironía son difíciles o imposibles de interpretar digitalmente. Esto significa que siempre tengo que pensar muy cuidadosamente en cómo podría recibir el mensaje la otra persona. Tal vez esta sea una buena oportunidad para levantar el teléfono más a menudo. En lugar de enviar rápidamente un correo electrónico o WhatsApp? Es realmente útil seguir agarrándote a tu propia nariz. Y para considerar como mi contraparte podría tomarlo. O también: ¡Sólo pregunta!

Consejo 3: Crear estructuras para una colaboración efectiva desde la oficina central

Ni los empleados ni los gerentes tuvieron tiempo de prepararse para esta nueva situación. Ahora está surgiendo un vacío que necesita ser llenado. Si no se cuenta con ubicaciones descentralizadas y oficinas en el domicilio, los equipos carecerán inicialmente de la plataforma para un intercambio estructurado y del marco para una comunicación regular. Ahora es el momento de ser ágil, de probar simplemente las herramientas. Dependiendo de la disponibilidad de los instrumentos de colaboración, hay varias posibilidades. Una buena herramienta es, por ejemplo, los equipos de EM. Allí se pueden organizar los temas/proyectos por canales, se pueden editar y discutir los documentos juntos. El sistema integrado de reuniones, la gestión de tareas y las funciones de pizarra permiten un rápido intercambio sincrónico y asincrónico de información. O simplemente a través de un archivo compartido de OneNote. Almacenados en un disco central, todos los participantes elaboran una estructura para compartir toda la información pertinente, por ejemplo. Tiene sentido tener una visión general de los objetivos diarios de cada miembro del equipo, el progreso de las tareas hacia el logro de los objetivos y mucho más. Siempre es importante regular exactamente qué temas se comparten y se procesan a través de qué canal. Por cierto, es una buena posibilidad de desarrollo de un equipo virtual para trabajar y desarrollar estas estructuras y acuerdos juntos en una videoconferencia. Tal vez una hora cada día – esto también asegura un intercambio regular. También puede ser útil utilizar otros elementos de la gestión ágil de proyectos. Ejemplo: Daily Stand-up. A la hora acordada, todos los miembros del equipo se reúnen virtualmente en la sala de reuniones. 15 minutos para la atmósfera, las metas diarias, los desafíos especiales y la información importante, la necesidad de apoyo. Corta, nítida, útil. Y: Breve reflexión sobre si la reunión fue tan útil o si es necesario un ajuste.

Consejo 4: Desarrollar KPIs útiles (Key Performance Indices)

Confianza – un tema que se discute con gusto y se mantiene en los entrenamientos de gestión, en las declaraciones de la misión de liderazgo, etc. Pero seamos honestos: ¿Qué tan grande es la confianza realmente? O, a cambio, el deseo de controlar el progreso del trabajo? Eso es un lado. Pero la otra es que los miembros del equipo deben ver el progreso individual y colectivo del equipo. Esto mantiene la motivación alta y el objetivo común (= el equipo para un equipo funcional) a la vista. En la mayoría de las empresas hay cifras clave económicas, tal vez también cifras clave de proceso. Son importantes. Pero una dimensión es a menudo olvidada: ¿Cómo mide el equipo su éxito? ¿Cómo se da cuenta el empleado individual de que está haciendo una contribución importante al panorama general? Estas son precisamente las preguntas que cobran mayor relevancia cuando el equipo está distribuido geográficamente. Especialmente las figuras clave de la gerencia o del equipo pueden ser valiosas. También se trabajan juntos y luego se evalúan en las reuniones regulares. Se discuten las características más destacadas. Esto puede hacerse fácilmente estableciendo puntos (funciona bien virtualmente) o con herramientas de encuesta como LamaPoll o herramientas similares (para las herramientas digitales, por favor siempre considere la co-determinación!). Sin embargo, tales KPIs sólo funcionan si se discuten seriamente. Objetivo: Mejorar juntos y descubrir los puntos conflictivos. Por cierto, si los KPIs están constantemente muy bien valorados, hay que preguntarse si son los correctos o si es el momento de unos cuantos nuevos. Pero por favor no pida más de 3 o 4 al mismo tiempo.

Algunas ideas para las figuras clave «blandas»:

  • Tengo la sensación de que tengo toda la información que necesito para mi trabajo
  • Mi contribución se ve en el equipo
  • Nos atenemos a nuestras reglas
  • Ya nos hemos reído juntos hoy
  • Trabajamos en los temas adecuados
  • Mi gerente me da una respuesta constructiva
  • Trabajamos bien juntos como un equipo
  • He logrado mis objetivos semanales
  • Nos apoyamos mutuamente como un equipo

Consejo 5: Conviértete en personal

La creación de espacio para las personas es importante, también con respecto a las necesidades individuales. Aunque todos trabajen desde la oficina central. Una pequeña reunión de café dos veces por semana, por ejemplo, ayuda aquí: todos los que pueden venir a la hora acordada vienen a la reunión virtual con una taza de té o café para una charla personal. La única regla: no hay discusiones sobre el contenido. El objetivo es el intercambio social, la risa en el equipo. Con la creatividad, se crean aquí otros formatos útiles para dirigirnos juntos motivados por la crisis. ¿Quizás incluso 5 minutos de gimnasia colectiva de vez en cuando? ¿Por qué no? Especialmente los gerentes deben dar activamente un buen ejemplo. Especialmente al principio del trabajo en equipo virtual, tómese un tiempo extra y contacte a los miembros del equipo individualmente a intervalos regulares. Sólo para escuchar cómo es el estado de ánimo, con qué dificultades se está luchando y dónde van las cosas bien. De esta manera todos se sienten vistos y el gerente tiene una mejor idea de dónde están los verdaderos puntos conflictivos.

Fazit

Ahora se necesita el trabajo en equipo, más que nunca. Al mismo tiempo una buena oportunidad para promover más responsabilidad personal y más intercambio. Es importante continuar con esto después de la crisis y hacer del trabajo en casa una buena alternativa a largo plazo.

Wenn Menschen gemeinsam auf einem Trampolin springen, können sie sich gegenseitig beschleunigen oder ausbremsen. Das ist in Teams und Organisationen genauso. Als Trainerin, Coach, Team- und Kulturentwicklerin begleitet Sandra Dundler die Menschen digital und analog dabei, die Herausforderungen der Transformation zu meistern. Sie war selbst lange Jahre Mitarbeiterin in einem Konzern auf unterschiedlichen Führungsebenen.

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