Vácuo de gestão ao mudar para o escritório em casa? 5 dicas para um bom trabalho de equipa
porque é que os KPIs, estruturas, mudanças de perspectiva e comunicação ajudam a desenvolver uma equipa - mesmo no escritório em casa
O escritório em casa não está (ainda) tão disseminado como muitas pessoas pensam. Na realidade, poucas empresas fazem uso das possibilidades técnicas. Talvez porque é realmente difícil organizar tudo? Talvez também porque existe uma falta de confiança nos empregados para trabalharem realmente? Certamente é uma mistura. Em tempos de crise, porém, a questão geralmente não é se, mas como trabalhar no escritório em casa. Ao mesmo tempo, esta é uma oportunidade para desenvolver equipas de forma sustentável. Com estruturas claras, KPIs úteis e muita comunicação.
O escritório em casa encontra muitos despreparados. A situação actual com distância de segurança, quarentenas voluntárias e, sempre que possível, escritório em casa, vira as estruturas de equipa completamente de pernas para o ar. Isto cria novos desafios, tanto para os gestores como para os empregados. Especialmente porque trabalhar num escritório doméstico ainda é o padrão geral em poucas empresas, uma vez que o “se” é frequentemente discutido em vez do “como”. Um estudo da Fundação Hans Böckler (2019) mostra porquê:
“Segundo o inquérito, 22% das mulheres inquiridas disseram que não trabalhavam em casa porque não era permitido – e embora fosse tecnicamente possível. Apenas 12 por cento dos homens fizeram esta declaração. …
“No entanto, a maioria deles desistiu do escritório em casa por sua própria iniciativa. Quase 80 por cento dos inquiridos sentiram que trabalhar a partir de casa não se adequava ao seu trabalho. Cerca de 70 por cento também assumiu que a sua própria presença era importante para o patrão.
Fonte: https://www.tagesschau.de/wirtschaft/studie-homeoffice-101.html
Actualmente, o “como” está subitamente na sala e menos o “se”. É também uma oportunidade para desenvolver ainda mais a equipa através de KPIs (Key Performance Indices), estruturas de comunicação e reunião e muita comunicação.
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Presença no escritório em casa?
Uma boa palavra-chave neste momento. Porque muitas vezes há muito por detrás desta pequena palavra. Isto é-me demonstrado por muitas conversas dos últimos dias na situação excepcional. Muitos gestores estão de facto preocupados com a forma como podem “ver” o que os empregados estão a fazer no escritório em casa. Por um lado, trata-se de resultados e eficiência, e por outro lado, trata-se também de relações interpessoais. Assim, o que os empregados sentem sobre o assunto. Afinal de contas, nem todos lidam igualmente bem com a falta de intercâmbio social na cozinha do café. Outros, por outro lado, talvez estejam felizes porque podem simplesmente trabalhar algo fora. E isto relativamente sem ser perturbado pela (irritante) conversa fiada dos colegas.
Estruturas pessoais facilitam ou complicam o trabalho no escritório em casa
Muito tem a ver com a forma como cada indivíduo da equipa “carraça” dessa forma. Dependendo das forças pessoais dominantes, comportamo-nos de forma diferente. Além disso, os pontos fortes determinam o que precisamos para abordar as tarefas com motivação e verve no “isolamento” do escritório em casa. Muitas pessoas podem até lutar contra os seus medos e precisam de muito mais proximidade do que a que lhes é oferecida actualmente.
A boa notícia é que a proximidade não tem necessariamente a ver com a presença física. Também é possível criar e reforçar a proximidade emocional e o espírito de equipa digitalmente.
5 dicas para gestores e empregados
Dica 1: Faça um esforço!
Neste ponto deve ser mencionado que não é apenas da responsabilidade do gestor assegurar a coesão e cooperação da equipa. Boris Grundl disse uma vez, numa das suas formações, que na sua opinião o gestor tem “apenas” 50% da responsabilidade pelo desenvolvimento dos empregados. Os restantes 50% ficam com o próprio empregado. Entretanto, iria ainda mais longe e veria mais responsabilidade no empregado. Especialmente quando se trata de Viagens de Aprendizagem e aprendizagem auto-organizada, assumir responsabilidades é muito importante no contexto da transformação digital. Cada indivíduo tem responsabilidade por si próprio e pelo nosso sucesso conjunto. A tarefa do gestor é, evidentemente, criar o enquadramento e apoiar o desenvolvimento. Mas cada empregado é chamado a dar a sua contribuição. Isto é também ou especialmente verdade em tempos de crise.
Dica 2: Estimular uma mudança de perspectiva na comunicação
A comunicação em si mesma é muitas vezes difícil. Os mal-entendidos são inevitáveis. Isto não é novidade. Se todos trabalham de repente a partir de casa, faltam os sinais da linguagem corporal. Os canais perceptuais de comunicação são reduzidos. A comunicação digital objectifica de forma demonstrável a palavra falada. Temos tendência para ir directamente ao assunto. Passar sem o SmallTalk – ou as frases educadas. Além disso, peculiaridades retóricas como a ironia são difíceis ou impossíveis de interpretar digitalmente. Isto significa que tenho sempre de pensar muito cuidadosamente sobre como a mensagem pode ser recebida pela outra pessoa. Talvez esta seja uma boa oportunidade para pegar mais vezes no telefone. Em vez de enviar rapidamente um e-mail ou WhatsApp? É realmente útil continuar a agarrar o seu próprio nariz. E para considerar como o meu homólogo o poderia aceitar. Ou também: Basta perguntar!
Dica 3: Criar estruturas para uma colaboração eficaz a partir do escritório em casa
Nem os empregados nem os gestores tiveram realmente tempo para se prepararem para esta nova situação. Agora está a surgir um vácuo que precisa de ser preenchido. Se os locais descentralizados e os escritórios em casa ainda não estiverem instalados, faltarão inicialmente às equipas a plataforma para um intercâmbio estruturado e o quadro para uma comunicação regular. Agora é tempo de ser ágil, de simplesmente testar ferramentas. Dependendo da disponibilidade de ferramentas de colaboração, há várias possibilidades. Uma boa ferramenta é, por exemplo, as Equipas de EM. Aí, os tópicos/projectos podem ser organizados através de canais, os documentos podem ser editados e discutidos em conjunto. O sistema integrado de reuniões, uma gestão de tarefas e também funções de quadro branco permitem uma rápida troca síncrona e assíncrona de informação. Ou simplesmente através de um ficheiro OneNote partilhado. Armazenados numa unidade central, todos os participantes elaboram uma estrutura para a partilha de toda a informação relevante, por exemplo. Faz sentido ter uma visão geral dos objectivos diários de cada membro da equipa, o progresso das tarefas para a realização dos objectivos e muito mais. É sempre importante regular exactamente que tópicos são partilhados e processados através de que canal. A propósito, é uma boa possibilidade de desenvolvimento de equipas virtuais para trabalhar e desenvolver estas estruturas e acordos em conjunto numa chamada de vídeo conferência. Talvez uma hora todos os dias – isto também assegura uma troca regular. Também pode ser útil fazer uso de outros elementos de uma gestão ágil de projectos. Exemplo: Stand-up diário. No momento acordado, todos os membros da equipa reúnem-se virtualmente na sala de reuniões. 15 minutos para a atmosfera, objectivos diários, desafios especiais e informação importante, necessidade de apoio. Curto, estaladiço, útil. E: Pequena reflexão sobre se a reunião foi tão útil ou se há necessidade de ajustamento.
Dica 4: Desenvolvimento de KPIs úteis (Key Performance Indices)
Confiança – um tópico que é discutido e mantido com prazer em formações de gestão, em declarações de missão de liderança, etc. Mas sejamos honestos: Quão grande é realmente a confiança? Ou, em troca, o desejo de controlar o progresso do trabalho? Este é um dos lados. Mas a outra é que os membros da equipa devem ver o progresso individual e colectivo da equipa. Isto mantém a motivação elevada e o objectivo comum (= o kit para uma equipa funcional) em vista. Na maioria das empresas existem figuras-chave económicas, talvez também se processem figuras-chave. Eles são importantes. Mas uma dimensão é muitas vezes esquecida: Como é que a equipa mede o seu sucesso? Como é que o trabalhador individual nota que está a dar um contributo importante para o quadro geral? Estas são precisamente as questões que se tornam ainda mais relevantes quando a equipa é distribuída geograficamente. Especialmente as figuras-chave da gestão ou da equipa podem ser valiosas. Estes são também trabalhados em conjunto e depois avaliados nas reuniões regulares. São discutidas características conspícuas. Isto pode ser feito facilmente fixando pontos (funciona bem virtualmente) ou com ferramentas de inquérito como o LamaPoll ou ferramentas semelhantes (para ferramentas digitais, por favor considerar sempre a co-determinação!). No entanto, tais KPIs só funcionam se forem discutidos seriamente. Objectivo: Melhorar em conjunto e desvendar pontos de colagem. A propósito, se os KPIs são consistentemente muito bem classificados, tem de se perguntar se são os correctos ou se está na altura de alguns novos. Mas por favor não peça mais do que 3 ou 4 ao mesmo tempo.
Algumas ideias para figuras-chave “suaves”:
- Tenho a sensação de que tenho toda a informação de que preciso para o meu trabalho
- A minha contribuição é vista na equipa
- Cumprimos as nossas regras
- Já hoje nos rimos juntos
- Trabalhamos sobre os temas certos
- O meu gestor dá-me um feedback construtivo
- Trabalhamos bem juntos como uma equipa
- Atingi os meus objectivos semanais
- Apoiamo-nos uns aos outros como uma equipa
Dica 5: Torne-se pessoal
Criar espaço para as pessoas é importante – também no que diz respeito às necessidades individuais. Mesmo que todos trabalhem a partir do escritório em casa. Uma pequena reunião de café duas vezes por semana, por exemplo, ajuda aqui: todos os que podem vir à hora acordada vêm à reunião virtual com uma chávena de chá ou café para uma conversa pessoal. A única regra: nada de discussões sobre o conteúdo. O objectivo é a troca social, o riso na equipa. Com a criatividade, outros formatos úteis são certamente criados aqui para conduzir em conjunto motivados pela crise. Talvez até 5 minutos de fitness colectivo de vez em quando? Porque não? Especialmente os gestores devem dar um bom exemplo activo. Especialmente no início do trabalho de equipa virtual, dedicar mais tempo e contactar os membros da equipa individualmente, a intervalos regulares. Só para ouvir como é o estado de espírito, com que dificuldades estão a ser lutadas e onde as coisas estão a correr bem. Desta forma todos se sentem vistos e o gerente fica com uma melhor sensação de onde estão os verdadeiros pontos de colagem.
Conclusão
Agora é necessário trabalho de equipa – mais do que nunca. Ao mesmo tempo, uma boa oportunidade para promover mais responsabilidade pessoal e mais intercâmbio. É importante continuar a perseguir este objectivo após a crise e fazer com que o escritório em casa funcione como uma boa alternativa a longo prazo.
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