Aprobación de resoluciones durante Corona – Cómo llevar a cabo las juntas generales digitales de una manera que cumpla con la ley
¿Cómo dirigir correctamente las juntas generales durante Corona?
¿Cómo se puede hacer una resolución digital? Mostramos cómo llevar a cabo juntas generales digitales de forma legalmente segura.
La pandemia del COVID-19 amenaza gravemente la capacidad de las sociedades anónimas, las asociaciones y las cooperativas para actuar y adoptar acuerdos. Esto se debe a que las decisiones importantes, como la aprobación de la gestión del consejo de administración, el nombramiento de directores o la modificación de los estatutos, sólo pueden ser decididas por los miembros en una asamblea. Para mantener el quórum a pesar de las prohibiciones de reunión y las restricciones de contacto, las organizaciones deben encontrar nuevas formas de permitir el voto de los miembros.
En este contexto, las reuniones digitales ofrecen una herramienta eficaz para permitir la toma de decisiones conforme a la ley de una manera más flexible y rentable. Pero, ¿qué es necesario para llevar a cabo con éxito una junta general virtual? ¿Qué requisitos hay que cumplir? ¿Y cómo pueden las empresas e instituciones públicas beneficiarse de las ventajas del voto digital más allá del tiempo de Corona?
Índice
Respetar los requisitos legales y técnicos
Hay que tener en cuenta dos perspectivas clave para el éxito de la implantación de una junta general digital: Por un lado, hay que crear los fundamentos jurídicos para aprobar resoluciones conformes a la ley y protegerlas de las impugnaciones. Por otro lado, es necesario proporcionar plataformas técnicas adecuadas que permitan el cumplimiento y el buen desarrollo de la reunión. Estas dos perspectivas son mutuamente dependientes y, por tanto, deben coordinarse con la participación de ambas disciplinas.
Desde el punto de vista jurídico, se trata en primer lugar de la admisibilidad de la adopción de resoluciones a través de medios de comunicación electrónicos. A tal fin, deben examinarse las normas establecidas en los estatutos y, en caso necesario, completarse. En Alemania, en el curso de la ley para mitigar las consecuencias de la COVID-19, los obstáculos para celebrar una junta general virtual se redujeron considerablemente. Por lo tanto, no es necesario modificar los estatutos, al menos durante el periodo de vigencia del reglamento. Para crear una base para las reuniones virtuales más allá de este período, es necesaria la correspondiente modificación de los estatutos, que debe presentarse al tribunal de registro.
Comunicación en tiempo real y toma de decisiones electrónica
Además de estos requisitos legales, hay que proporcionar las plataformas técnicas necesarias. Por un lado, esto incluye una opción de comunicación entre el presidente de la reunión y los participantes en tiempo real a través de servicios de (video)conferencia como Zoom o Microsoft Teams. Deben diseñarse de manera que cada participante tenga la oportunidad de hacer preguntas o expresar su opinión sobre un punto de resolución durante la reunión. Por otro lado, el proceso de toma de decisiones también debe ser trazado con soluciones adecuadas. El legislador no hace ninguna especificación al respecto. Sin embargo, dependiendo del tipo de votación (por ejemplo, votación secreta) y del número de participantes, deberían utilizarse soluciones profesionales de voto electrónico para evitar la impugnación de la resolución.
Seguridad de manipulación a través de la cadena de bloques
En el contexto de los requisitos descritos anteriormente, las soluciones de votación basadas en blockchain ofrecen ventajas particulares en cuanto a la seguridad de los datos y la manipulación del proceso de votación. Por ejemplo, el procesamiento descentralizado en la cadena de bloques y el uso de procedimientos criptográficos impiden que los resultados de las votaciones se modifiquen o manipulen una vez aprobada la resolución. Al mismo tiempo, tanto los resultados como los procedimientos de votación pueden ser vistos de forma transparente por todos los participantes, mientras que la propia votación es completamente anónima. Por último, los contratos inteligentes garantizan que sólo los participantes con derecho a voto puedan tomar parte en la votación.
Las cuatro fases de la junta general digital
Siguiendo las recomendaciones descritas anteriormente, se pueden derivar cuatro pasos típicos en el camino hacia una reunión virtual exitosa. Se basan en el uso de una solución de votación electrónica, como DecentraVote, y pueden diferir en función del software de votación utilizado:
1. Invitación a los miembros y anuncio de los puntos de resolución
Incluso en el caso de las asambleas generales virtuales, los participantes deben ser convocados con la debida antelación, de acuerdo con las formalidades y los plazos previstos en los estatutos, e informados del procedimiento de participación y del ejercicio de los derechos de socio.
En este contexto, los miembros reciben un código de acceso con la invitación por correo electrónico, con el que pueden inscribirse en la reunión. Los puntos previstos para la resolución también deben anunciarse en el curso de la convocatoria. Los miembros sólo pueden introducir modificaciones en ellas durante la propia reunión.
2. Acreditación de participantes y delegación de derechos de voto
Para ejercer activamente sus derechos de voto en la reunión virtual, los miembros registrados deben acreditarse antes de la reunión. Al hacerlo, el sistema comprueba si la acreditación procede de un usuario registrado y le asigna un derecho de voto. Los usuarios que no deseen participar en la Asamblea General tienen la opción de ceder sus derechos de voto a otro participante. Sin embargo, esta delegación de voto debe hacerse por escrito y, por lo tanto, debe ser registrada en el sistema por el Consejo de Administración.
3. Desarrollo de la votación y recuento de los votos emitidos
La reunión en sí la abre el presidente de la misma y se desarrolla de acuerdo con el orden del día establecido. De acuerdo con su derecho a hablar y a ser informados, los participantes tienen la oportunidad de hacer preguntas o de expresarse en general. En el caso de una videoconferencia, esto es posible tanto a través de la petición de palabra como del intercambio de chat. En el caso de un gran número de participantes, la Junta puede solicitar preguntas e intervenciones por adelantado y luego grabarlas durante ciertos periodos fijos de la reunión. La votación y el recuento, por su parte, se realizan en la solución de votación. Allí, los votos se emiten de forma encriptada, se almacenan y sólo se descifran cuando se cuentan los votos. Esto evita que los resultados intermedios se conozcan antes del final de la votación e influyan en el comportamiento de voto de los demás participantes.
4. Creación de la transcripción y vinculación a las transacciones en la cadena de bloques
Tras la reunión, los acuerdos adoptados deben ser documentados. En principio, se aplican las mismas obligaciones de documentación que para las reuniones convencionales. En el caso de las modificaciones de los estatutos o de las elecciones al consejo de administración, éstas deben presentarse ante el tribunal de registro competente. Se requiere una lista de participantes, así como el acta de la junta general con los acuerdos correspondientes. Los documentos necesarios para ello, como la lista de participantes y el resumen de los resultados de la votación, pueden exportarse directamente desde la solución de votación. Los procedimientos criptográficos avanzados (pruebas de conocimiento cero) garantizan que no es posible la asignación posterior de los participantes a los resultados de la votación en el caso de la votación anónima.
Conclusión y perspectivas
Si se sigue el procedimiento aquí descrito, las reuniones virtuales permiten una toma de decisiones legalmente segura y eficiente, independientemente de las prohibiciones de reunión y de las restricciones locales. Sin embargo, para que su aplicación sea un éxito, las asociaciones y cooperativas deben tener en cuenta algunos factores de éxito. Además de contar con el tiempo suficiente para proporcionar los requisitos técnicos y legales para una reunión virtual, estos incluyen una comunicación intensiva de acompañamiento y apoyo técnico para los miembros antes y durante la reunión. Además, a pesar de la distancia física de los participantes, o incluso a causa de ella, debe planificarse y habilitarse técnicamente un espacio suficiente para el intercambio y el debate en el marco de la reunión. Si se cumplen estos requisitos, las juntas generales digitales ofrecen una alternativa atractiva a los largos y costosos eventos presenciales, incluso más allá de la pandemia de Corona.
Autor: Dr. Zoltán Fazekas, iteratec GmbH
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