Digital First – moderne Architekturen für eine hohe Profitabilität nutzen

Traditionelle IT- Architekturen (Legacy-Systeme) im Umbruch

Auch die Pandemie hat es gezeigt: Staatliche Institutionen und viele Unternehmen stehen mit der Digitalisierung vor einigen Herausforderungen. Es geht nicht mehr nur um eine umfassende systematische Einführung neuer Anwendungen. Denn für eine schnelle Reaktion auf einschneidende Veränderungen sind in erster Linie moderne Architekturen nötig. Deren Einführung erfordert allerdings Expertise und ein professionelles Projekt-Management.

2019 betrug ein Index-Wert der Digital Readiness Deutschlands 17,85 von 25 Punkten. Die BRD geriet damit im internationalen Vergleich gegenüber 2018 von Platz 6 auf Platz 14 und stand unter 141 Ländern recht gut da. Kritisch zu bewerten waren aber der große Nachholbedarf bei der Entwicklung technologischer Infrastrukturen sowie die geringe Akzeptanz digitaler Produkte und Services. Besonders Unternehmen sollten neueste Technologien und IT-Services einsetzen, um Kosten einzusparen und in kürzester Zeit auf wechselnde Anforderungen des Marktes reagieren zu können. Bisher haben die wenigsten von ihnen dafür die wichtigsten Voraussetzungen bei der IT geschaffen.

Moderne Architekturen sind erforderlich

Laut Studien verfügen weltweit ganze 85 Prozent der Unternehmen über eine veraltete Kern-IT. Die historisch gewachsenen Architekturen (Legacy-Systeme) verursachen häufig Kompatibilitätsprobleme mit neueren Betriebssystemen und Anwendungen. Der Aufwand an Zeit und Kosten für das Einrichten erforderlicher Schnittstellen ist sehr hoch – insbesondere bei der Anbindung an Cloud-Lösungen für kostengünstigen Speicherplatz oder Software-Services. Moderne Architekturen bieten zudem eine hohe Skalierbarkeit: Je nach Bedarf an Performance oder Speicher werden die Lasten systematisch so verteilt, dass alle Anforderungen erfüllt werden können. Veraltete Systeme sind zudem anfälliger gegen Angriffe von außen.

Die traditionellen ERP-Architekturen werden zwar durch regelmäßige Upgrates oder umfassende Releases den wachsenden Anforderungen angepasst. Aber es sollte genau kalkuliert werden, ob nicht eine grundlegende Modernisierung mittel- oder langfristig die lukrativere Investition wäre.

Das Rückgrat zeitgemäßer digitaler Prozesse und Geschäftsmodelle ist eine Architektur, die schnelle, also problemlose Anbindungen von Lösungen und Services zur Anpassung an neue Anforderungen erlaubt. Diese Umstellung lohnt sich. Unternehmen, die sich nach dem Motto „digital first“ neu aufstellen, sind im Vergleich zu ihren nicht digitalisierten Wettbewerbern deutlich profitabler und erzielen oft wesentlich höhere Umsätze. Ohne diesen Wandel kann von einer echten digital readiness nur bedingt die Rede sein. Die Umstellung auf ein digitales Unternehmen bringt allerdings einige Herausforderungen mit sich.

Wo müsste angesetzt werden?

Umfangreichere Digitalisierungsinitiativen sind immer auch Change-Management-Projekte, das heißt: sie müssen methodisch angemessen durchgeführt werden und erfordern ein umfassendes Know-how in Sachen Technologie und Projekt-Management. Jedem zweiten Unternehmen mangelte es allerdings noch Ende 2020 auch auf der obersten Führungsebene an Technologiekompetenz. Die Modernisierung der IT-Architektur sollte also zunächst ein erfahrener CIO oder ein professioneller CDO (eventuell im Interim-Management) leiten. Er nimmt die Koordination der gesamten Digitalisierungsaufgaben und sämtlicher Stakeholder sowie die Budgetplanung und das Projektmanagement in die Hand.

Diese Veränderung muss auch deshalb top down gesteuert werden, weil die Einführung neuer Architekturen und Anwendungen in der Regel tiefgreifende Auswirkungen auf sämtliche Prozesse und die interne Ablauforganisation mit sich bringt. Die konsequente Umstellung auf ein digitales Unternehmen erfordert ferner die Einbindung von Lieferanten, Kunden und anderen Partnern in die digitalen Geschäftsmodelle – für reibungslose Abläufe, eine sichere Kommunikation und die eventuelle Einführung von Big-Data-Lösungen zur permanenten Optimierung der Entwicklungs- und Produktionsprozesse.

Das ist nicht alles: Wenn die Architektur einmal erneuert worden ist, folgen stetig weitere bedarfsorientierte Digitalisierungsprojekte, sei es zur Einführung kommender Technologien oder durch Veränderungen des Marktes. Für eine solche kontinuierliche Transformation sollte eine agile Roadmap laufend fortgeschrieben werden.

Diese zahlreichen Aufgaben müssen von einem Experten mit Know-how und einem erfahrenen Projektmanagement-Team systematisch koordiniert und gesteuert werden.

Digital First – für eine solide Marktposition

Schon umfangreiche Digitalisierungen entlang von Wertschöpfungsketten und zur Optimierung interner Prozesse bringen eine Verbesserung der Ergebnisse – durch Kostensenkungen und eine Steigerung der Performance. Aber Unternehmen, die ihre Marktposition mit Hilfe von Digitalisierungen nachhaltig ausbauen wollen, sollten im Rahmen eines professionellen Projektmanagements moderne Architekturen einführen und ihre Prozesse entsprechend neu ausrichten.

Die technische Umsetzung muss sehr genau geplant werden, denn diverse technische Spezifikationen und individuelle Entwicklungen sowie Tests und Einführung (Rollout) der Lösungen nehmen Monate in Anspruch, teilweise auch Zeiträume von bis zu über einem Jahr. Damit die gewünschten Effekte in GuV, Bilanz oder beim Cash-Flow auch zuverlässig erzielt werden, sollte in Verbindung mit der umfassenden Transformation ein verbindliches Programm für eine systematische Neustrukturierung initiiert werden. Denn der Umbruch durch die Einführung einer neuen Architektur ist zugleich eine Chance für eine ideale Ausrichtung am Markt als digitales Unternehmen – mit optimierten Prozessen und einer entsprechend angepassten Ablauforganisation.

Dabei ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Organisation sich insgesamt auf regelmäßig wiederkehrende Digitalisierungsprojekte einrichtet, um mit einer permanenten Agilität auf Veränderungen des Marktes immer schnell und angemessen reagieren zu können. Für diese große Flexibilität bei dynamischen Anpassungen ist eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen der IT und den jeweiligen Geschäftsbereichen eine notwendige Voraussetzung, für die während der gesamten Umstellung zu sorgen ist.

Erst mit dieser echten Transformation nach dem Motto „digital first“ wird ein solider digitaler Reifegrad erreicht – für ein erfolgreiches Geschäft in der digitalen Wirtschaft.

    Dr. Jörg Schumacher berät seit vielen Jahren das Topmanagement. Er begleitete auch als Interim-Manager zahlreiche Projekte zum Thema Organisation. Jörg Schumacher leitete ferner Restrukturierungen in DAX-Konzernen, darunter Reorganisationen in Frankreich, Portugal und Italien. Er baute bei Haselhorst Associates den Bereich Digitalisierung auf und verantwortet Projekte bei global agierenden Unternehmen.

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